要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

规划与外部客户合作的项目

Google Workspace 企业教程
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""学习内容

如何与单位外部的客户沟通,以及共享和查看文件、分配任务和项目收尾的最佳做法。

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本教程中的内容

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与客户联系 了解客户的要求 开始工作 项目收尾

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1 与客户联系


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1.1 从同事那里收集信息

在与外部客户开始合作开展一个项目前,可以先联系单位里的相关同事,请他们提供外部客户及其角色的相关信息。为此,可以给同事发一封电子邮件,或者直接发一条简便的消息。

1 打开 Gmail
2 点击左侧的“写邮件”。 
3 (可选)要更改窗口大小,请在上方角落点击“最大化”图标 "" 或“退出全屏模式”图标 退出全屏模式
4 添加收件人和主题。
5 输入邮件内容。系统会自动将您撰写但尚未发送的邮件保存到左侧的草稿中。
6 (可选)添加附件,例如云端硬盘文件 Insert file using Drive 或照片 Insert image
7 点击发送

提示:要取消发送电子邮件,请点击窗口底部的撤消。此选项会短暂显示,但您可以更改其显示时长。请参阅撤消邮件发送操作

此示意图显示了为执行上述第 1 至 7 步而需要在收件箱和电子邮件中分别点击哪些位置


向他人发送直接消息:

  1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号
  2. 如果相应姓名还未显示在“聊天”下方,请点击“发起聊天”图标 ""
  3. 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时,系统会显示相关建议。
    • 如要向单位外部人员发送 1 对 1 消息,请输入对方的电子邮件地址。
  4. 点击您要发送消息的人员。
  5. 输入消息,接着点击“发送”图标 ""


向群组发送直接消息:

  1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号
  2. 在“聊天”下方,点击某个现有的群组对话,输入消息 然后 点击“发送”图标 ""
  3. 如果“聊天”下方没有所需的群组对话,请点击“发起聊天”图标 "" 然后 发起群组对话
  4. 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时,系统会显示相关建议。
  5. 点击“完成”图标 ""
  6. 输入消息,接着点击“发送”图标 ""

向群组发送消息

1.2 与外部客户沟通

确定需要联系的客户后,不妨给他们发一封电子邮件,自我介绍一下。

1 打开 Gmail
2 点击左侧的“写邮件”。 
3 (可选)要更改窗口大小,请在上方角落点击“最大化”图标 "" 或“退出全屏模式”图标 退出全屏模式
4 添加收件人和主题。
5 输入邮件内容。系统会自动将您撰写但尚未发送的邮件保存到左侧的草稿中。
6 (可选)添加附件,例如云端硬盘文件 Insert file using Drive 或照片 Insert image
7 点击发送

提示:要取消发送电子邮件,请点击窗口底部的撤消。此选项会短暂显示,但您可以更改其显示时长。请参阅撤消邮件发送操作

此示意图显示了为执行上述第 1 至 7 步而需要在收件箱和电子邮件中分别点击哪些位置

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2 了解客户的要求


 
2.1 安排会议

您可以安排活动和视频会议,即使是没有 Google 帐号的人员,您也可以邀请他们参加。邀请对象会收到电子邮件邀请,并可以进行回复。对于您使用 Google Meet 发出的邀请,任何邀请对象都可以点击邀请邮件中的链接来加入会议。如果您收到了会议邀请,但 Google 日历中并没有这个会议,您仍然可以回复此邀请,然后将该会议添加到 Google 日历中。

  1. 日历中选择一个选项:
    • 点击日历网格中的空白时间段。
    • 点击 + 创建
  2. 选择活动
2.2 加入会议

在日历中查看已安排的会议,并快速加入视频会议。请参阅这份 Google Meet 备忘单

  1. Google 日历中,点击您想加入的活动。
  2. 点击通过 Google Meet 加入视频会议
  3. 在随即打开的窗口中,点击立即加入

加入 Hangouts Meet

要通过 Gmail 或移动设备加入视频会议,请参阅加入视频会议
2.3 记录要求

可以创建一个文档来简要记录客户的要求。

选择一个选项:

  • 文档中,点击“创建”图标 ""
  • 云端硬盘中,点击新建,然后将光标指向 Google 文档旁边的向右箭头 "" 接着点击空白文档基于模板
创建新文档
2.4 向客户发送后续跟进邮件

会议结束后,可以发一封跟进邮件,一方面是为了总结一下会议内容,另一方面也可以借此请客户提供更多信息(如果需要的话)。

1 打开 Gmail
2 点击左侧的“写邮件”。 
3 (可选)要更改窗口大小,请在上方角落点击“最大化”图标 "" 或“退出全屏模式”图标 退出全屏模式
4 添加收件人和主题。
5 输入邮件内容。系统会自动将您撰写但尚未发送的邮件保存到左侧的草稿中。
6 (可选)添加附件,例如云端硬盘文件 Insert file using Drive 或照片 Insert image
7 点击发送

提示:要取消发送电子邮件,请点击窗口底部的撤消。此选项会短暂显示,但您可以更改其显示时长。请参阅撤消邮件发送操作

此示意图显示了为执行上述第 1 至 7 步而需要在收件箱和电子邮件中分别点击哪些位置

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3 开始工作


 
3.1 查看来自客户的信息

从客户那里收到文档和其他文件后,可以将所有相关的项目信息集中保存在一个地方。项目文档、图片及其他文件都可以安全地存储在云端硬盘中。用户所做的任何更改都会同步到云端,因此所有人看到的都是最新内容。

  1. 转到云端硬盘
  2. 点击 + 新建 接着点击 上传文件上传文件夹,然后选择您想上传的文件或文件夹。
  3. 点击打开

如果您使用的是最新版本的 Chrome 或 Firefox® 浏览器,可以直接将文件从计算机拖到浏览器中的云端硬盘页面。

如果您上传的文件与现有文件的名称相同,云端硬盘会将其添加为新版本,而不会创建副本。要查看该文件的早期版本,您可以管理版本

当您看到上传完成消息时,说明您的文件已成功上传,可以通过任意浏览器或安装了云端硬盘的设备加以访问了。

将文件上传到云端硬盘

3.2 将任务分配给同事

确定参与任务的人选后,请将任务分配给相关人员。

  1. 文档表格幻灯片中,选择您要评论的文本。
  2. 点击“添加评论”图标 ""
  3. 在文本框中输入您的评论。
  4. (可选)要将您的任务或评论直接发送给特定人员,请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件,其中包含您的评论内容和文件的链接。
  5. (可选)要将评论分配给特定人员,请勾选分配对象复选框。
  6. 点击评论分配

注意:如果某个文件中的评论数量达到上限,您可以复制该文件,但不复制任何评论。

打开“评论”框输入文本,随后会出现“将任务分配给某人”选项

3.3 跟踪更新和更改

使用条件格式规则后,项目任务的进展情况一目了然。例如,为已完成的任务添加颜色,将其与尚未开始或正在进行中的任务区分开来。

设置进度跟踪器:

  1. 打开表格,选择要应用格式规则的列。
  2. 选择格式 接着点击 条件格式
  3. 设置规则。在本例中,可以为“已完成”、“尚未开始”或“进行中”的任务分别指定不同的颜色:
A 单一颜色标签中,在符合以下条件时为单元格应用格式下方,选择文本包含
B 文字包含下方的框中,输入已完成
C 格式样式下方,如果要让背景或文本以某种颜色显示,请点击列表选择颜色。
D 要指定自定义的文本颜色或背景颜色,请点击“文本颜色”图标 "" 或“填充颜色”图标 ""。如果需要,可以为文本和背景分别指定一种颜色。
E 如果您想添加更多规则,请点击添加其他规则,然后按同样的步骤操作即可。例如,可以为尚未开始的任务指定红色背景,为进行中的任务指定橘色背景。
F 点击完成

在“格式”菜单项下方,找到“条件格式”规则

3.4 将交付成果保存在共享文件夹中

可以将项目文档、图片及其他文件存储在云端硬盘中,这样就能即时、安全地与同事或客户共享它们。对文件所做的任何更改都会同步到云端,因此所有人看到的都是最新内容。

要在共享云端硬盘中存储和共享文件,请参阅共享云端硬盘使用入门

创建文件夹:

  1. 打开云端硬盘
  2. 点击“+ 新建”接着点击 文件夹


与特定人员共享文件或文件夹:

  1. 选择您要共享的文件。
  2. 点击共享或“共享”图标 ""
  3. 与用户和群组共享下方,输入共享对象的电子邮件地址。

    注意:如果贵单位启用了访客共享功能,则您可以邀请没有 Google 帐号的人员协作处理 Google 云端硬盘文件和文件夹。请参阅与访客共享文档

  4. 要更改用户可对文件执行的操作,请点击右侧的向下箭头 ""接着点击,然后选择查看者评论者编辑者
  5. 选择通知用户:
    • 如果您想通知用户您向其共享了文件,请勾选通知对方复选框。如果您选择通知对方,通知电子邮件中会包含您输入的所有电子邮件地址。
    • 如果您不想通知用户,请取消选中通知对方复选框。
  6. 点击共享发送


共享指向文件或文件夹的链接:

  1. 云端硬盘中,右键点击要共享的文件或文件夹,然后选择“共享”图标 分享

    文档表格幻灯片的顶部,点击共享

    注意:您只能共享归您所有或您拥有编辑权限的文件。

  2. (可选)如要指定共享对象可对文件执行的操作,请点击您单位名称下方的更改
    • 如要更改权限,请点击右侧的向下箭头 "",然后选择查看者评论者编辑者
    • 如要允许与单位以外的人分享链接,请点击您单位名称旁边的向下箭头 "" 接着点击 公开

      注意:如果系统未显示此选项,请与您的管理员联系。

  3. 点击复制链接
  4. 点击完成
  5. 将该链接粘贴到电子邮件、网站或要共享的任何地方。

分享云端硬盘中的文件

3.5 将工作成果发给客户审核并收集反馈
  1. 选择您要共享的文件。
  2. 点击共享或“共享”图标 ""
  3. 与用户和群组共享下方,输入共享对象的电子邮件地址。

    注意:如果贵单位启用了访客共享功能,则您可以邀请没有 Google 帐号的人员协作处理 Google 云端硬盘文件和文件夹。请参阅与访客共享文档

  4. 要更改用户可对文件执行的操作,请点击右侧的向下箭头 ""接着点击,然后选择查看者评论者编辑者
  5. 选择通知用户:
    • 如果您想通知用户您向其共享了文件,请勾选通知对方复选框。如果您选择通知对方,通知电子邮件中会包含您输入的所有电子邮件地址。
    • 如果您不想通知用户,请取消选中通知对方复选框。
  6. 点击共享发送

分享云端硬盘中的文件

3.6 提醒他人查看评论和分配任务
  1. 文档表格幻灯片中,选择您要评论的文本。
  2. 点击“添加评论”图标 ""
  3. 在文本框中输入您的评论。
  4. (可选)要将您的任务或评论直接发送给特定人员,请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件,其中包含您的评论内容和文件的链接。
  5. (可选)要将评论分配给特定人员,请勾选分配对象复选框。
  6. 点击评论分配

注意:如果某个文件中的评论数量达到上限,您可以复制该文件,但不复制任何评论。

打开“评论”框输入文本,随后会出现“将任务分配给某人”选项

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4 项目收尾


 
4.1 安排与客户的收尾会议

所有任务都完成后,可以安排一场收尾会议请客户参加。

  1. 日历中选择一个选项:
    • 点击日历网格中的空白时间段。
    • 点击 + 创建
  2. 选择活动
4.2 加入会议

在日历中查看已安排的会议,并快速加入视频会议。请参阅这份 Google Meet 备忘单

  1. Google 日历中,点击您想加入的活动。
  2. 点击通过 Google Meet 加入视频会议
  3. 在随即打开的窗口中,点击立即加入
加入 Hangouts Meet

要通过 Gmail 或移动设备加入视频会议,请参阅加入视频会议

4.3 在视频会议期间进行共享和演示

使用 Google Workspace 教育版的会议组织者可以禁止参与者共享自己的屏幕画面。

在视频会议期间,可以共享您的屏幕以演示最终文档、演示文稿、电子表格等。

  1. Google 云端硬盘中,打开您要共享或展示的 Google 文档Google 表格Google 幻灯片文件。
  2. (可选)要与您的邀请对象同时编辑文档、电子表格或演示文稿,请按以下步骤操作:
    1. 点击右上角的共享
    2. 为文档添加标题,然后点击保存
    3. 添加会议邀请对象,并向所有人授予编辑者权限。
    4. 点击发送
  3. 打开 Google Meet 并加入会议。
  4. 点击立即展示并选择要分享的内容:
    • 你的整个屏幕
    • 单个窗口
    • 单个标签页
  5. 点击分享

提示:如果您使用的不是 Chrome 浏览器(Chrome 浏览器会自动隐藏弹出式通知),请忽略或关闭通知,以免在您展示内容时显示通知。

4.4 向客户发送最终交付成果

与外部客户共享包含敏感内容的云端硬盘文件时,您可以禁止用户下载、打印或复制文件。您还可以为文件设置失效日期,这样外部合作伙伴和代理机构在项目结束后就无法继续访问相应文件。

要禁止查看者和评论者打印、复制或下载您的文件,请执行以下操作:

  1. Google 云端硬盘Google 文档Google 表格Google 幻灯片中查找文件或文件夹。
  2. 选择一个或多个要限制操作的文件。
  3. 点击共享或“共享”图标 Share
  4. 点击顶部的“设置”图标 设置
  5. 取消选中查看者和评论者可以看到下载、打印和复制选项
分享云端硬盘中的文件
4.5 向客户发送后续跟进邮件

会议结束后,发送后续跟进邮件以总结会议笔记和任何其他任务。

1 打开 Gmail
2 点击左侧的“写邮件”。 
3 (可选)要更改窗口大小,请在上方角落点击“最大化”图标 "" 或“退出全屏模式”图标 退出全屏模式
4 添加收件人和主题。
5 输入邮件内容。系统会自动将您撰写但尚未发送的邮件保存到左侧的草稿中。
6 (可选)添加附件,例如云端硬盘文件 Insert file using Drive 或照片 Insert image
7 点击发送

提示:要取消发送电子邮件,请点击窗口底部的撤消。此选项会短暂显示,但您可以更改其显示时长。请参阅撤消邮件发送操作

此示意图显示了为执行上述第 1 至 7 步而需要在收件箱和电子邮件中分别点击哪些位置

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