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Planejar um projeto com clientes externos

Tutorial do Google Workspace para empresas
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""O que você aprenderá

Saiba como se comunicar com clientes fora da sua organização. Aprenda também práticas recomendadas para compartilhar e analisar arquivos, atribuir tarefas e finalizar um projeto.

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Neste tutorial

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Entrar em contato com clientes Entender os requisitos dos clientes Começar a trabalhar Finalizar o trabalho

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1  Entrar em contato com clientes


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1.1 Coletar informações de colegas de trabalho

Antes de começar a trabalhar em um projeto com clientes externos, entre em contato com colegas de trabalho na sua organização que possam compartilhar informações sobre os clientes externos e as funções deles. Envie um e-mail ou uma mensagem rápida para alguém.

1 Abra o Gmail.
2 À esquerda, clique em Escrever "". É possível que o ícone seja "".
3 (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar "" ou Sair da tela cheia  Sair da tela cheia.
4 Adicione os destinatários e um assunto.
5 Digite sua mensagem. Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.
6 (Opcional) Adicione anexos, como arquivos Insert file using Drive ou fotos Insert image do Drive.
7 Clique em Enviar.

Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração. Consulte Cancelar o envio dos seus e-mails.

Mapa de onde clicar na caixa de entrada e no e-mail para seguir as etapas numeradas de 1 a 7 acima


Enviar uma mensagem direta para alguém:

  1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
  2. Se o nome ainda não estiver em "Chat", clique em Iniciar um chat "".
  3. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
    • Para enviar uma mensagem individual para alguém fora da sua organização, digite o endereço de e-mail da pessoa.
  4. Selecione o destinatário da mensagem.
  5. Digite uma mensagem e clique em Enviar "".


Enviar uma mensagem direta para um grupo:

  1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
  2. Em "Chat", clique em uma conversa em grupo, digite uma mensagem e clique em Enviar "".
  3. Se a conversa em grupo não estiver em "Chat", clique em Iniciar um chat "" e Iniciar conversa em grupo.
  4. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
  5. Clique em Concluído "".
  6. Digite uma mensagem e clique em Enviar "".

Enviar uma mensagem para um grupo

1.2 Falar com clientes externos

Após definir os clientes com quem você precisa entrar em contato, envie um e-mail de apresentação para eles.

1 Abra o Gmail.
2 À esquerda, clique em Escrever "". É possível que o ícone seja "".
3 (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar "" ou Sair da tela cheia  Sair da tela cheia.
4 Adicione os destinatários e um assunto.
5 Digite sua mensagem. Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.
6 (Opcional) Adicione anexos, como arquivos Insert file using Drive ou fotos Insert image do Drive.
7 Clique em Enviar.

Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração. Consulte Cancelar o envio dos seus e-mails.

Mapa de onde clicar na caixa de entrada e no e-mail para seguir as etapas numeradas de 1 a 7 acima

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2  Entender os requisitos dos clientes


 
2.1. Programar uma reunião

Você pode programar eventos e videochamadas com pessoas que não têm uma Conta do Google. As pessoas receberão um convite por e-mail e poderão responder. Com o Google Meet, qualquer pessoa pode participar da reunião clicando no link do convite. Se você receber um convite uma reunião fora do Google Agenda, poderá responder e adicionar a reunião ao Agenda.

  1. No Agenda, escolha uma opção:
    • Clique em um horário vazio na grade da agenda.
    • Clique em Google+Criar.
  2. Selecione Evento.
2.2. Participar da reunião

Veja sua reunião programada no Agenda e participe rapidamente de uma videochamada. Use esta folha de referência do Google Meet.

  1. No Google Agenda, clique no evento de que você quer participar.
  2. Clique em Entrar com o Google Meet.
  3. Na janela que é aberta, clique em Participar agora.

Participar do Hangouts Meet

Veja como entrar em uma videochamada no Gmail ou em um dispositivo móvel em Participar de uma videochamada.
2.3 Registrar os requisitos

Crie um documento para listar os requisitos do seu cliente.

Escolha uma opção:

  • No Documentos, clique em Criar "".
  • No Drive, clique em Novo. Ao lado de Documentos Google, aponte o cursor para a seta para a direita "" e clique em Documento em branco ou Com base em um modelo.
Criar documentos
2.4. Enviar um e-mail de acompanhamento para os clientes

Após a reunião, envie um e-mail de acompanhamento para resumir o que foi discutido e pedir informações adicionais.

1 Abra o Gmail.
2 À esquerda, clique em Escrever "". É possível que o ícone seja "".
3 (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar "" ou Sair da tela cheia  Sair da tela cheia.
4 Adicione os destinatários e um assunto.
5 Digite sua mensagem. Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.
6 (Opcional) Adicione anexos, como arquivos Insert file using Drive ou fotos Insert image do Drive.
7 Clique em Enviar.

Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração. Consulte Cancelar o envio dos seus e-mails.

Mapa de onde clicar na caixa de entrada e no e-mail para seguir as etapas numeradas de 1 a 7 acima

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3  Começar a trabalhar


 
3.1. Analisar informações dos clientes

Ao receber documentos e outros arquivos de um cliente, mantenha todas as informações relacionadas ao projeto em um só lugar. Armazene os documentos, as imagens e outros arquivos do seu projeto com segurança no Drive. As alterações que as pessoas fazem são sincronizadas com a nuvem para todos verem o conteúdo atualizado.

  1. Acesse o Drive.
  2. Clique em Google+ Novo e depois Upload de arquivos ou Upload de pasta e escolha um arquivo ou uma pasta.
  3. Clique em Abrir.

Se você usa a versão mais recente do Chrome ou do Firefox®, basta arrastar os arquivos diretamente do computador para a página do Drive no navegador.

Se você fizer upload de um arquivo com o mesmo nome de um arquivo atual, o Drive o adicionará como uma nova versão em vez de criar uma cópia. Para ver a versão anterior desse arquivo, você pode gerenciar versões.

Quando a mensagem Upload concluído aparecer, os arquivos foram enviados e podem ser acessados em qualquer navegador ou dispositivo com o Drive instalado.

Fazer o upload de arquivos para o Drive

3.2. Atribuir tarefas a colegas de trabalho

Após definir quem trabalhará na tarefa, você pode atribuir tarefas aos interessados.

  1. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
  2. Clique em Adicionar comentário "".
  3. Digite seu comentário na caixa.
  4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de mais (+) seguido pelo endereço de e-mail dela. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Elas receberão um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
  5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
  6. Clique em Comentar ou Atribuir.

Observação: se um arquivo alcançar o número máximo de comentários, você poderá fazer uma cópia do arquivo sem os comentários.

Abrir a caixa "Comentar" e digitar o texto, com a opção de atribuir uma tarefa a alguém

3.3. Acompanhar as atualizações e mudanças

Use regras de formatação condicional para ver rapidamente o andamento das tarefas do seu projeto. Por exemplo, adicione cores para destacar as tarefas concluídas das que ainda não foram iniciadas ou estão em andamento.

Crie medidores de progresso:

  1. Abra o Planilhas e selecione a coluna para aplicar as regras de formatação.
  2. Selecione Formatar e depois Formatação condicional.
  3. Defina as regras. Neste exemplo, você atribui uma cor diferente às tarefas Concluídas, Não iniciadas ou Em andamento:
A Na guia Cor única, em Formatar células se, selecione O texto contém.
B Na caixa em O texto contém, digite Concluído.
C Em Estilo de formatação, clique na lista para escolher se o plano de fundo ou o texto serão coloridos.
D Para atribuir um texto personalizado ou uma cor de plano de fundo, clique em Cor do texto "" ou Cor de preenchimento "". Se necessário, especifique uma cor para o texto e outra para o plano de fundo.
E Se você quiser adicionar regras, clique em Adicionar outra regra e siga as mesmas etapas. Por exemplo, atribua um plano de fundo vermelho a tarefas Não iniciadas e um plano de fundo laranja a tarefas Em andamento.
F Clique em Concluído.

No menu, em "Formatar", encontrar as regras de formatação condicional

3.4. Salvar os resultados em uma pasta compartilhada

Armazene documentos, imagens e outros arquivos do seu projeto no Drive e compartilhe-os de forma instantânea (e segura) com colegas de trabalho e clientes. As alterações feitas nos arquivos são sincronizadas com a nuvem para todos verem o conteúdo atualizado.

Veja como armazenar e compartilhar arquivos em um drive compartilhado em Primeiros passos nos drives compartilhados.

Criar uma pasta:

  1. Abra o Drive.
  2. Clique em Google+ Novoe depoisPasta.


Compartilhar um arquivo ou uma pasta com pessoas específicas:

  1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar ou Compartilhar "".
  3. Em Compartilhar com pessoas e grupos, digite o endereço de e-mail do usuário com quem você quer compartilhar.

    Observação: se o compartilhamento com visitantes estiver ativado na sua organização, você poderá convidar alguém que não tenha uma Conta do Google para colaborar em arquivos e pastas do Google Drive. Consulte Compartilhar documentos com visitantes.

  4. Para alterar o que as pessoas podem fazer no seu arquivo, à direita, clique na seta para baixo ""e depois e selecione Leitor, Comentarista ou Editor.
  5. Selecione a opção para notificar as pessoas:
    • Se você quiser informar que compartilhou um arquivo, marque a caixa Notificar pessoas. Se optar por notificar as pessoas, cada endereço de e-mail adicionado será incluído na mensagem.
    • Se você não quiser notificar as pessoas, desmarque a caixa Notificar pessoas.
  6. Clique em Compartilhar ou Enviar.


Compartilhar um link de arquivo ou pasta:

  1. No Drive, clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer compartilhar e selecione Compartilhar Compartilhar.

    Na parte superior do Documentos, do Planilhas ou do Apresentações, clique em Compartilhar.

    Observação: você só pode compartilhar arquivos quando é o proprietário ou tem acesso para edição.

  2. (Opcional) Para especificar o que as pessoas podem fazer quando você compartilha seu arquivo, abaixo do nome da organização, clique em Alterar:
    • Para alterar a permissão, à direita, clique na seta para baixo "" e selecione Leitor, Comentarista ou Editor.
    • Para permitir o compartilhamento do link fora da sua organização, ao lado do nome dela, clique na seta para baixo ""e depoisPúblico.

      Observação: se você não vir essa opção, entre em contato com seu administrador.

  3. Clique em Copiar link.
  4. Clique em Concluído.
  5. Cole o link em um e-mail, um site ou onde precisar compartilhá-lo.

Compartilhar arquivos no Drive

3.5. Enviar o trabalho para receber a análise e o feedback dos clientes
  1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar ou Compartilhar "".
  3. Em Compartilhar com pessoas e grupos, digite o endereço de e-mail do usuário com quem você quer compartilhar.

    Observação: se o compartilhamento com visitantes estiver ativado na sua organização, você poderá convidar alguém que não tenha uma Conta do Google para colaborar em arquivos e pastas do Google Drive. Consulte Compartilhar documentos com visitantes.

  4. Para alterar o que as pessoas podem fazer no seu arquivo, à direita, clique na seta para baixo ""e depois e selecione Leitor, Comentarista ou Editor.
  5. Selecione a opção para notificar as pessoas:
    • Se você quiser informar que compartilhou um arquivo, marque a caixa Notificar pessoas. Se optar por notificar as pessoas, cada endereço de e-mail adicionado será incluído na mensagem.
    • Se você não quiser notificar as pessoas, desmarque a caixa Notificar pessoas.
  6. Clique em Compartilhar ou Enviar.

Compartilhar arquivos no Drive

3.6. Direcionar comentários e atribuir tarefas
  1. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
  2. Clique em Adicionar comentário "".
  3. Digite seu comentário na caixa.
  4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de mais (+) seguido pelo endereço de e-mail dela. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Elas receberão um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
  5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
  6. Clique em Comentar ou Atribuir.

Observação: se um arquivo alcançar o número máximo de comentários, você poderá fazer uma cópia do arquivo sem os comentários.

Abrir a caixa "Comentar" e digitar o texto, com a opção de atribuir uma tarefa a alguém

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4  Finalizar o trabalho


 
4.1. Programar uma reunião final com os clientes

Quando todas as tarefas estiverem concluídas, programe uma reunião final com seus clientes.

  1. No Agenda, escolha uma opção:
    • Clique em um horário vazio na grade da agenda.
    • Clique em Google+Criar.
  2. Selecione Evento.
4.2. Participar da reunião

Veja sua reunião programada no Agenda e participe rapidamente de uma videochamada. Use esta folha de referência do Google Meet.

  1. No Google Agenda, clique no evento de que você quer participar.
  2. Clique em Entrar com o Google Meet.
  3. Na janela que é aberta, clique em Participar agora.
Participar do Hangouts Meet

Veja como entrar em uma videochamada no Gmail ou em um dispositivo móvel em Participar de uma videochamada.

4.3 Compartilhar e apresentar durante uma videochamada

Os organizadores de reuniões que usam o Google Workspace for Education podem impedir que os participantes compartilhem a tela. 

Na videochamada, compartilhe sua tela para mostrar documentos, apresentações, planilhas e muito mais.

  1. No Google Drive, abra o arquivo do Documentos, do Planilhas ou do Apresentações Google que você quer compartilhar ou apresentar.
  2. (Opcional) Para editar um documento, uma planilha ou uma apresentação em tempo real com os convidados:
    1. No canto superior direito, clique em Compartilhar.
    2. Adicione um título ao documento e clique em Salvar.
    3. Adicione os convidados da reunião e conceda a todos o acesso de editor.
    4. Clique em Enviar.
  3. Abra o Google Meet e participe da reunião.
  4. Clique em Apresentar agora e escolha o que você quer compartilhar:
    • A tela inteira
    • Uma janela
    • Uma guia
  5. Clique em Compartilhar.

Dica: se você não estiver usando o navegador Chrome (que oculta automaticamente as notificações pop-up), silencie ou desative as notificações para elas não aparecerem durante a apresentação.

4.4. Enviar os resultados finais para os clientes

Ao compartilhar arquivos do Drive confidenciais com clientes externos, você pode impedir que o download, a impressão ou a cópia do material. Também é possível definir uma data de validade nos arquivos para que as agências ou os parceiros externos não possam mais acessá-los quando o projeto terminar.

Para impedir que leitores e comentaristas imprimam, copiem ou façam o download do seu arquivo:

  1. Abra a tela inicial do Google Drive, Documentos, Planilhas ou Apresentações Google.
  2. Selecione um ou mais arquivos que você quer limitar.
  3. Clique em Compartilhar ou Compartilhar Share.
  4. Na parte superior, clique em Configurações Configurações.
  5. Desmarque Os leitores e comentaristas podem ver a opção de fazer o download, imprimir e copiar.
  6. Clique em Salvar e Concluído.
Compartilhar arquivos no Drive
4.5. Enviar um e-mail de acompanhamento para os clientes

Após a reunião, envie um e-mail de acompanhamento para resumir a ata da reunião e as tarefas adicionais.

1 Abra o Gmail.
2 À esquerda, clique em Escrever "". É possível que o ícone seja "".
3 (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar "" ou Sair da tela cheia  Sair da tela cheia.
4 Adicione os destinatários e um assunto.
5 Digite sua mensagem. Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.
6 (Opcional) Adicione anexos, como arquivos Insert file using Drive ou fotos Insert image do Drive.
7 Clique em Enviar.

Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração. Consulte Cancelar o envio dos seus e-mails.

Mapa de onde clicar na caixa de entrada e no e-mail para seguir as etapas numeradas de 1 a 7 acima

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