正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

與外部客戶規劃專案

Google Workspace 企業教學課程
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""課程內容

瞭解如何與機構外部的客戶溝通交流,以及有關共用及審查檔案、指派工作及完成專案的最佳做法。

需求條件:

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教學課程內容

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與客戶連絡 瞭解客戶需求 開始工作 完成工作

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1  與客戶連絡


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1.1 收集同事提供的資訊

在開始與外部客戶合作進行專案前,您可以先與貴機構中的同事聯絡,請對方協助提供外部客戶的相關資訊與角色。您可以傳送電子郵件或簡短訊息給其他人。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的「撰寫」圖示 ""。您可能會看到另一種「撰寫」圖示 ""
3 (選用) 如要變更視窗大小,請按一下頂端角落的「最大化」圖示 "" 或「退出全螢幕」圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入訊息內容。您開始但尚未傳送的電子郵件,會自動儲存在左側的「草稿」中。
6 (選用) 新增附件,例如雲端硬碟檔案 Insert file using Drive 或相片 Insert image
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送電子郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更選項顯示在畫面上的時間長度。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置


傳送即時訊息給使用者:

  1. 前往 Google ChatGmail 帳戶
  2. 如果在「Chat」下方找不到名稱,請按一下「發起即時通訊」圖示 ""
  3. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示書寫建議。
    • 如要傳送 1:1 訊息給機構外的人,請輸入對方的電子郵件地址。
  4. 按一下你要傳送訊息的對象。
  5. 輸入訊息,然後按一下「傳送」圖示 ""


傳送即時訊息給群組:

  1. 前往 Google ChatGmail 帳戶
  2. 在「Chat」下方,按一下現有群組對話並輸入訊息內容 下一步 按一下「傳送」圖示 ""
  3. 如果在「Chat」下方找不到群組對話,請依序按一下「發起即時通訊」圖示 "" 下一步 [發起群組對話]
  4. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示書寫建議。
  5. 按一下「完成」圖示 ""
  6. 輸入訊息,然後按一下「傳送」圖示 ""

傳送訊息給群組

1.2 與外部客戶溝通交流

決定您要聯絡的對象後,可以傳送說明電子郵件給對方。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的「撰寫」圖示 ""。您可能會看到另一種「撰寫」圖示 ""
3 (選用) 如要變更視窗大小,請按一下頂端角落的「最大化」圖示 "" 或「退出全螢幕」圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入訊息內容。您開始但尚未傳送的電子郵件,會自動儲存在左側的「草稿」中。
6 (選用) 新增附件,例如雲端硬碟檔案 Insert file using Drive 或相片 Insert image
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送電子郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更選項顯示在畫面上的時間長度。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置

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2  瞭解客戶需求


 
2.1 安排會議

您可以針對沒有 Google 帳戶的對象安排活動和視訊會議。邀請對象會收到電子郵件邀請並能進行回覆。如果使用 Google Meet,任何邀請對象都能透過點擊邀請函中的連結加入會議。即使您收到不屬於 Google 日曆的會議邀請,您還是可以回覆邀請並將會議新增到日曆中。

  1. Google 日曆中,選擇以下其中一種做法:
    • 在日曆方格中按一下有空的時段。
    • 按一下 [Google+ 建立]。
  2. 選取 [活動]
2.2 加入會議

在 Google 日曆中查看排定的會議,並快速加入視訊會議。請參閱 Google Meet 一覽表

  1. Google 日曆中按一下你要加入的活動。
  2. 按一下 [使用 Google Meet 加入會議]
  3. 在隨即開啟的視窗中,按一下 [立即加入]

加入 Google Meet

如要透過 Gmail 或行動裝置加入視訊會議,請參閱加入視訊會議一文中的說明。
2.3 瞭解需求

建立文件以說明客戶需求。

選擇下列任一做法:

  • 按一下文件中的「建立」圖示 ""
  • 雲端硬碟中按一下 [新增],將滑鼠游標移至 [Google 文件] 旁邊的向右箭頭 "",然後點選 [空白文件] 或 [選擇範本]
建立新文件
2.4 傳送後續追蹤電子郵件給客戶

在會議結束後傳送後續追蹤電子郵件,藉此彙整會議記錄與詢問其他資訊。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的「撰寫」圖示 ""。您可能會看到另一種「撰寫」圖示 ""
3 (選用) 如要變更視窗大小,請按一下頂端角落的「最大化」圖示 "" 或「退出全螢幕」圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入訊息內容。您開始但尚未傳送的電子郵件,會自動儲存在左側的「草稿」中。
6 (選用) 新增附件,例如雲端硬碟檔案 Insert file using Drive 或相片 Insert image
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送電子郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更選項顯示在畫面上的時間長度。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置

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3  開始工作


 
3.1 審核客戶提供的資訊

當您取得客戶提供的文件和其他檔案時,請將所有相關專案資訊集中保存。將您的專案文件、圖片和其他檔案安全地保存在雲端硬碟中。系統會將任何使用者所做的變更同步到雲端,因此所有人都能看到最新版本的內容。

  1. 前往雲端硬碟
  2. 依序按一下 [Google+ 新增] 接下來 [檔案上傳] 或 [資料夾上傳],然後選擇您要上傳的檔案或資料夾。
  3. 按一下 [開啟]

如果您是使用最新版的 Chrome 或 Firefox®,則可將電腦上的檔案直接拖曳到瀏覽器中的雲端硬碟頁面。

如果您上傳的檔案與現有的檔案名稱相符,系統會將該檔案視為新版本,新增至雲端硬碟,而不會建立副本。如要查看該檔案的先前版本,請前往管理版本頁面。

當系統顯示「上傳完成」時,表示您的檔案已順利上傳,您可以透過任何瀏覽器或已安裝雲端硬碟的裝置存取這些檔案。

將檔案上傳到雲端硬碟

3.2 為同事指派工作

決定要處理作業的對象後,您可以指派工作給相關人員。

  1. 在 Google 文件試算表簡報中,選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示 ""
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象,請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題,所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者,請勾選 [指派給] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]

注意:如果檔案中的註解數量達到上限,您可以另外建立不含註解的檔案副本。

開啟「註解」方塊並輸入文字,並可選擇將工作指派給特定使用者

3.3 追蹤更新及變更的內容

您可以運用條件式格式設定規則,將專案工作進度整理得一目瞭然。舉例來說,您可以針對已完成的工作加上顏色,以便與尚未完成或進行中的工作清楚區分。

設定進度追蹤工具:

  1. 開啟試算表,然後選取要套用格式規則的資料欄。
  2. 依序選取 [格式] 接下來 [條件式格式設定]
  3. 設定規則。在這個範例中,您要針對狀態為「完成」、「尚未開始」或「進行中」的工作加上不同的顏色。
A 在「單色」分頁的「儲存格符合以下條件時套用指定格式] 之下,選取 [文字包含]
B 在 [文字包含] 下方的方塊中輸入「完成」
C 按一下「格式設定樣式」下方的清單,選擇為背景或文字設定顏色。
D 如要指定自訂文字或背景顏色,請點選「文字顏色」圖示 "" 或「填滿顏色」圖示 ""。您可以視需要同時指定文字顏色和背景顏色。
E 如要新增更多規則,請按一下 [新增其他規則],並依照上述步驟操作。舉例來說,您可以將狀態為「尚未開始」的工作設定為紅色背景,並將狀態為「進行中」的工作設定為橘色背景。
F 按一下 [完成]

從 [格式] 之下的選單開啟「條件式格式規則」視窗

3.4 將交付項目儲存在共用雲端資料夾中

將專案文件、圖片和其他檔案即時且安全地保存在雲端硬碟中,並與同事或客戶共用。系統會將任何使用者所做的變更同步到雲端,因此所有人都能看到最新版本的內容。

如要在共用雲端硬碟中儲存及共用檔案,請參閱開始使用共用雲端硬碟

建立資料夾:

  1. 開啟雲端硬碟
  2. 依序按一下 [Google+ 新增] 接下來 [資料夾]


與特定使用者共用檔案或資料夾:

  1. 選取要共用的檔案。
  2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 ""
  3. 在「與使用者和群組共用」之下,輸入共用對象的電子郵件地址。

    注意:如果貴機構已啟用訪客共用功能,您就能邀請沒有 Google 帳戶的使用者在 Google 雲端硬碟檔案和資料夾上進行協作。請參閱與協作者共用文件

  4. 如要變更共用對象對檔案的操作權限,請依序按一下右側的向下箭頭 "" 接下來 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
  5. 選擇是否要通知對方。
    • 如果想向共用對象發送通知,請勾選 [通知使用者] 方塊。如果您這麼做,共用對象就會在通知電子郵件中看到您輸入的所有電子郵件地址。
    • 如果不想通知對方,請取消勾選 [通知使用者] 方塊。
  6. 按一下 [共用] 或 [傳送]


共用檔案或資料夾的連結:

  1. 雲端硬碟中找到您要共用的檔案或資料夾,在上面按一下滑鼠右鍵,並選取「共用」圖示 共用

    使用 Google 文件試算表簡報時,請按一下頂端的 [共用]

    注意:您只能共用您所擁有或取得編輯權限的檔案。

  2. (選用) 如要指定共用對象可對檔案執行的操作,請點選機構名稱下方的 [變更]
    • 如要變更權限,請點選右側的向下箭頭 "",然後選取 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
    • 如要允許與機構外的人士共用連結,請依序點選機構名稱旁邊的向下箭頭 "" 接下來 [公開]

      注意:如果找不到這個選項,請與管理員聯絡。

  3. 按一下 [複製連結]
  4. 按一下 [完成]
  5. 將連結貼到電子郵件、網站,或者您想共用檔案的任何地方。

在雲端硬碟中共用檔案

3.5 傳送工作給客戶以供審核及取得意見回饋
  1. 選取要共用的檔案。
  2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 ""
  3. 在「與使用者和群組共用」之下,輸入共用對象的電子郵件地址。

    注意:如果貴機構已啟用訪客共用功能,您就能邀請沒有 Google 帳戶的使用者在 Google 雲端硬碟檔案和資料夾上進行協作。請參閱與協作者共用文件

  4. 如要變更共用對象對檔案的操作權限,請依序按一下右側的向下箭頭 "" 接下來 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
  5. 選擇是否要通知對方。
    • 如果想向共用對象發送通知,請勾選 [通知使用者] 方塊。如果您這麼做,共用對象就會在通知電子郵件中看到您輸入的所有電子郵件地址。
    • 如果不想通知對方,請取消勾選 [通知使用者] 方塊。
  6. 按一下 [共用] 或 [傳送]

在雲端硬碟中共用檔案

3.6 指定目標註解及指派工作
  1. 在 Google 文件試算表簡報中,選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示 ""
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象,請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題,所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者,請勾選 [指派給] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]

注意:如果檔案中的註解數量達到上限,您可以另外建立不含註解的檔案副本。

開啟「註解」方塊並輸入文字,並可選擇將工作指派給特定使用者

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4  完成工作


 
4.1 與客戶安排結案會議

當所有工作都完成後,可以與客戶安排結案會議。

  1. Google 日曆中,選擇以下其中一種做法:
    • 在日曆方格中按一下有空的時段。
    • 按一下 [Google+ 建立]。
  2. 選取 [活動]
4.2 加入會議

在 Google 日曆中查看排定的會議,並快速加入視訊會議。請參閱 Google Meet 一覽表

  1. Google 日曆中按一下你要加入的活動。
  2. 按一下 [使用 Google Meet 加入會議]
  3. 在隨即開啟的視窗中,按一下 [立即加入]
加入 Google Meet

如要透過 Gmail 或行動裝置加入視訊會議,請參閱加入視訊會議一文中的說明。

4.3 在視訊會議中分享及展示螢幕畫面

使用 Google Workspace for Education 的會議發起人可以禁止參與者分享螢幕畫面。

在視訊會議中分享您的螢幕畫面,藉此展示最終版文件、簡報、試算表等內容。

  1. Google 雲端硬碟中,開啟您要共用或在螢幕畫面上分享的 Google 文件Google 試算表Google 簡報檔案。
  2. (選用) 如要與邀請對象同時編輯文件、試算表或簡報,請按照下列步驟操作:
    1. 按一下右上角的 [共用]
    2. 新增文件標題並按一下 [儲存]
    3. 新增會議邀請對象,然後將 [編輯者] 權限授予所有人。
    4. 按一下 [傳送]
  3. 開啟 Google Meet 並加入會議。
  4. 按一下 [立即分享螢幕畫面] 並選取要分享的畫面:
    • 您的整個畫面
    • 單個視窗
    • 分頁
  5. 按一下 [分享]

提示:如果您並非使用 Chrome 瀏覽器 (會自動隱藏任何彈出式通知),可以將通知設為靜音或關閉。這樣一來,當您分享螢幕畫面時,系統就不會顯示通知。

4.4 傳送最終版交付項目給客戶

與外部客戶共用含敏感內容的雲端硬碟檔案時,可以禁止對方下載、列印或複製檔案。您也可為檔案設定到期日,如此一來,外部合作夥伴及代理商就無法在專案結束後存取這些檔案。

如要防止檢視者和加註者列印、複製或下載你的檔案,請依照下列步驟操作:

  1. 開啟 Google 雲端硬碟Google 文件Google 試算表Google 簡報的主畫面。
  2. 選取一或多個你要設定限制的檔案。
  3. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 Share
  4. 按一下頂端的「設定」圖示 設定
  5. 取消勾選 [檢視者和加註者可以下載、列印或複製這個檔案]
  6. 依序按一下 [儲存] 下一步 [完成]
在雲端硬碟中共用檔案
4.5 傳送後續追蹤電子郵件給客戶

在會議結束後傳送後續追蹤電子郵件,藉此彙整會議記錄與進行其他相關工作。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的「撰寫」圖示 ""。您可能會看到另一種「撰寫」圖示 ""
3 (選用) 如要變更視窗大小,請按一下頂端角落的「最大化」圖示 "" 或「退出全螢幕」圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入訊息內容。您開始但尚未傳送的電子郵件,會自動儲存在左側的「草稿」中。
6 (選用) 新增附件,例如雲端硬碟檔案 Insert file using Drive 或相片 Insert image
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送電子郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更選項顯示在畫面上的時間長度。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置

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Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。

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