與外部客戶規劃專案

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藍色分隔線1  與客戶連絡

1.1 收集同事提供的資訊

在開始與外部客戶合作進行專案前,您可以先與貴機構中的同事聯絡,請對方協助提供外部客戶的相關資訊與角色。您可以傳送電子郵件或簡短訊息給其他人。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的 [Google+ 撰寫]
3 (選用) 如要變更視窗尺寸,請按一下頂端角落的「最大化」圖示 Expand 或「結束全螢幕模式」圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入您要傳送的訊息內容。系統會將已開始撰寫但還未傳送的郵件自動儲存在左側的 [草稿] 中
6 (選用) 加入附件,例如雲端硬碟檔案 Insert image 或相片 Insert file using Drive
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更顯示選項的持續時間。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置


傳送即時訊息給使用者:

  1. 開啟 Chat
  2. 按一下左上方的 [尋找使用者、聊天室和機器人]
  3. 輸入邀請對象的姓名或電子郵件地址,或是從建議清單中選取使用者。建議清單會列出貴機構的所有人,包括未啟用 Google Chat 的使用者。如要傳送即時訊息給機構外的使用者,請輸入完整的電子郵件地址。 
    如要傳送即時訊息給 2 位以上的機構內部使用者,請按一下 [群組訊息]
  4. 按一下 [傳送即時訊息]
  5. 輸入訊息,然後按下 Enter 鍵。訊息中可以加入任何文字,包括連結 (網址)。


傳送即時訊息給群組:

  1. 依序按一下左側的 [尋找使用者、聊天室和機器人]接下來[群組訊息]
  2. 輸入名稱或電子郵件地址,或從建議中選取聯絡人。
  3. 在您新增聯絡人後,按一下 [傳送即時訊息]
  4. 輸入您的即時訊息,然後按一下「傳送」圖示 傳送訊息
  5. (選填) 如要隱藏群組即時訊息,請將滑鼠游標移至左側的即時訊息,然後依序按一下「更多」圖示 接下來[隱藏對話] 移除

傳送訊息給群組

1.2 與外部客戶溝通交流

決定您要聯絡的對象後,可以傳送說明電子郵件給對方。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的 [Google+ 撰寫]
3 (選用) 如要變更視窗尺寸,請按一下頂端角落的「最大化」圖示 Expand 或「結束全螢幕模式」圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入您要傳送的訊息內容。系統會將已開始撰寫但還未傳送的郵件自動儲存在左側的 [草稿] 中
6 (選用) 加入附件,例如雲端硬碟檔案 Insert image 或相片 Insert file using Drive
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更顯示選項的持續時間。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置

藍色分隔線2  瞭解客戶需求

2.1 安排會議

您可以針對沒有 Google 帳戶的對象安排活動和視訊會議。邀請對象會收到電子郵件邀請並能進行回覆。如果使用 Google Meet,任何邀請對象都能透過點擊邀請函中的連結加入會議。即使您收到不屬於 Google 日曆的會議邀請,您還是可以回覆邀請並將會議新增到日曆中。

  1. Google 日曆中,選擇以下其中一種做法:
    • 在日曆方格中按一下有空的時段。
    • 按一下 [Google+ 建立]。
  2. 選取 [活動]
2.2 加入會議

在 Google 日曆中查看排定的會議,並快速加入視訊會議。請參閱 Google Meet 一覽表

  1. Google 日曆中按一下你要加入的活動。
  2. 按一下 [使用 Google Meet 加入會議]
  3. 在隨即開啟的視窗中,按一下 [立即加入]
加入 Google Meet
2.3 瞭解需求

建立文件以說明客戶需求。

選擇下列任一做法:

  • 在 Google 文件試算表簡報首頁,按一下「空白」上方的「建立」圖示
  • 雲端硬碟中,依序按一下 [新增] 接下來 [Google 文件/試算表/簡報] 接下來 [空白文件] 或 [選擇範本]
建立新文件
2.4 傳送後續追蹤電子郵件給客戶

在會議結束後傳送後續追蹤電子郵件,藉此彙整會議記錄與詢問其他資訊。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的 [Google+ 撰寫]
3 (選用) 如要變更視窗尺寸,請按一下頂端角落的「最大化」圖示 Expand 或「結束全螢幕模式」圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入您要傳送的訊息內容。系統會將已開始撰寫但還未傳送的郵件自動儲存在左側的 [草稿] 中
6 (選用) 加入附件,例如雲端硬碟檔案 Insert image 或相片 Insert file using Drive
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更顯示選項的持續時間。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置

藍色分隔線3  開始工作

3.1 審核客戶提供的資訊

當您取得客戶提供的文件和其他檔案時,請將所有相關專案資訊集中保存。將您的專案文件、圖片和其他檔案安全地保存在雲端硬碟中。系統會將任何使用者所做的變更同步到雲端,因此所有人都能看到最新版本的內容。

  1. 前往雲端硬碟
  2. 依序按一下 [Google+ 新增] 接下來 [檔案上傳] 或 [資料夾上傳],然後選擇您要上傳的檔案或資料夾。
  3. 按一下 [開啟]

如果您是使用最新版的 Chrome 或 Firefox®,則可將電腦上的檔案直接拖曳到瀏覽器中的雲端硬碟頁面。

如果您上傳的檔案與現有的檔案名稱相符,系統會將該檔案視為新版本,新增至雲端硬碟,而不會建立副本。如要查看該檔案的先前版本,請前往管理版本頁面。

當系統顯示「上傳完成」時,表示您的檔案已順利上傳,您可以透過任何瀏覽器或已安裝雲端硬碟的裝置存取這些檔案。

將檔案上傳到雲端硬碟

3.2 為同事指派工作

決定要處理作業的對象後,您可以指派工作給相關人員。

  1. 在 Google 文件試算表簡報中,選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示 Add comment
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象,請輸入加號 (+),並接著輸入對方的電子郵件地址。您可以視需求新增使用者,人數不限。每位使用者都會收到電子郵件,其中附有您的註解內容和檔案連結。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者,請勾選 [指派給:] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]

開啟「註解」方塊並輸入文字,並可選擇將工作指派給特定使用者

3.3 追蹤更新及變更的內容

您可以運用條件式格式設定規則,將專案工作進度整理得一目瞭然。舉例來說,您可以針對已完成的工作加上顏色,以便與尚未完成或進行中的工作清楚區分。

設定進度追蹤工具:

  1. 開啟試算表,然後選取要套用格式規則的資料欄。
  2. 依序選取 [格式] 接下來 [條件式格式設定]
  3. 設定規則。在這個範例中,您要針對狀態為「完成」、「尚未開始」或「進行中」的工作加上不同的顏色。
A 在「單色」分頁的「儲存格符合以下條件時套用指定格式] 之下,選取 [文字包含]
B 在 [文字包含] 下方的方塊中輸入「完成」
C 按一下「格式設定樣式」下方的清單,選擇為背景或文字設定顏色。
D 如要指定自訂文字或背景顏色,請點選「文字顏色」圖示 或「填滿顏色」圖示 。您可以視需要同時指定文字顏色和背景顏色。
E 如要新增更多規則,請按一下 [新增其他規則],並依照上述步驟操作。舉例來說,您可以將狀態為「尚未開始」的工作設定為紅色背景,並將狀態為「進行中」的工作設定為橘色背景。
F 按一下 [完成]

從 [格式] 之下的選單開啟「條件式格式規則」視窗

3.4 將交付項目儲存在共用雲端資料夾中

將專案文件、圖片和其他檔案即時且安全地保存在雲端硬碟中,並與同事或客戶共用。系統會將任何使用者所做的變更同步到雲端,因此所有人都能看到最新版本的內容。

如要在共用雲端硬碟中儲存及共用檔案,請參閱開始使用共用雲端硬碟

建立資料夾:

  1. 開啟雲端硬碟
  2. 依序按一下 [Google+ 新增] 接下來 [資料夾]。


與特定使用者共用檔案或資料夾:

  1. 選取您要共用的檔案。
  2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 Share
  3. 在 [與使用者和群組共用] 底下,輸入共用對象的電子郵件地址。
    • 重要事項:如果對方使用的電子郵件地址並非 Google 帳戶,則只能檢視檔案。
  4. 如要變更使用者對文件的操作權限,請按一下右側的向下箭頭 向下箭頭 下一步 然後選擇 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
  5. 選擇是否要通知他人。
    • 如要讓他人知道您已與他們共用文件,請勾選 [通知邀請對象] 旁邊的方塊。如果您選擇通知使用者,輸入的所有電子郵件地址都會加入通知電子郵件中。
    • 如果不想要通知邀請對象,請取消勾選這個方塊。
  6. 按一下 [共用] 或 [傳送]


共用檔案或資料夾的連結:

  1. 雲端硬碟中找到您要共用的檔案或資料夾,在上面按一下滑鼠右鍵,並選取「共用」圖示 共用

    使用 Google 文件試算表簡報時,請按一下頂端的 [共用]

    注意:您只能共用您所擁有或取得編輯權限的檔案。

  2. (選用) 如要指定共用對象可對檔案執行的操作,請點選機構名稱下方的 [變更]
    • 如要變更權限,請點選右側的向下箭頭 ,然後選取 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
    • 如要允許與機構外的人士共用連結,請依序點選機構名稱旁邊的向下箭頭  接下來 [公開]

      注意:如果找不到這個選項,請與您的 G Suite 管理員聯絡。

  3. 按一下 [複製連結]
  4. 按一下 [完成]
  5. 將連結貼到電子郵件、網站,或者您想共用檔案的任何地方。

在雲端硬碟中共用檔案

3.5 傳送工作給客戶以供審核及取得意見回饋

不論外部客戶是否擁有 Google 帳戶*,您都可以與對方共用 Google 雲端硬碟檔案。只要將檔案與他們的電子郵件共用即可。對方會取得您的檔案連結,並且可在網路上查看檔案。如果對方想要對您的檔案進行編輯或加註,可以直接透過檔案申請 Google 帳戶。

*如果您的客戶沒有 Google 帳戶,貴機構必須同意與機構外部人員 (無論對方是否擁有 Google 帳戶) 共用雲端硬碟檔案,如此一來,外部人員無需登入帳戶即可檢視檔案。

  1. 選取您要共用的檔案。
  2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 Share
  3. 在 [與使用者和群組共用] 底下,輸入共用對象的電子郵件地址。
    • 重要事項:如果對方使用的電子郵件地址並非 Google 帳戶,則只能檢視檔案。
  4. 如要變更使用者對文件的操作權限,請按一下右側的向下箭頭 向下箭頭 下一步 然後選擇 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
  5. 選擇是否要通知他人。
    • 如要讓他人知道您已與他們共用文件,請勾選 [通知邀請對象] 旁邊的方塊。如果您選擇通知使用者,輸入的所有電子郵件地址都會加入通知電子郵件中。
    • 如果不想要通知邀請對象,請取消勾選這個方塊。
  6. 按一下 [共用] 或 [傳送]

在雲端硬碟中共用檔案

3.6 指定目標註解及指派工作
  1. 在 Google 文件試算表簡報中,選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示 Add comment
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象,請輸入加號 (+),並接著輸入對方的電子郵件地址。您可以視需求新增使用者,人數不限。每位使用者都會收到電子郵件,其中附有您的註解內容和檔案連結。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者,請勾選 [指派給:] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]
開啟「註解」方塊並輸入文字,並可選擇將工作指派給特定使用者

藍色分隔線4  完成工作

4.1 與客戶安排結案會議

當所有工作都完成後,可以與客戶安排結案會議。

  1. Google 日曆中,選擇以下其中一種做法:
    • 在日曆方格中按一下有空的時段。
    • 按一下 [Google+ 建立]。
  2. 選取 [活動]
4.2 加入會議

在 Google 日曆中查看排定的會議,並快速加入視訊會議。請參閱 Google Meet 一覽表

  1. Google 日曆中按一下你要加入的活動。
  2. 按一下 [使用 Google Meet 加入會議]
  3. 在隨即開啟的視窗中,按一下 [立即加入]
加入 Google Meet
4.3 在視訊會議中分享及展示螢幕畫面

在視訊會議中分享您的螢幕畫面,藉此展示最終版文件、簡報、試算表等內容。

  1. Google 雲端硬碟中,開啟你要共用或在螢幕畫面上分享的 Google 文件Google 試算表Google 簡報檔案。
  2. (選用) 如要與受邀者同時編輯文件、試算表或簡報,請按照下列步驟操作:
    1. 按一下右上角的 [共用]
    2. 新增文件標題並按一下 [儲存]
    3. 新增會議邀請對象,然後將 [編輯者] 權限授予所有人。
    4. 按一下 [傳送]
  3. 開啟 Google Meet 並加入會議。
  4. 按一下 [立即進行簡報] 並選擇要在螢幕畫面上分享的內容:
    • 您的整個畫面
    • 新視窗
  5. 按一下 [分享]
  6. (選用) 如要停止分享螢幕畫面,你隨時可以在畫面底部按一下 [停止共用]

將您的整個畫面或單個視窗顯示在所有人的主畫面上

4.4 傳送最終版交付項目給客戶

與外部客戶共用含敏感內容的雲端硬碟檔案時,可以禁止對方下載、列印或複製檔案。您也可為檔案設定到期日,如此一來,外部合作夥伴及代理商就無法在專案結束後存取這些檔案。

如要防止檢視者和加註者列印、複製或下載你的檔案,請依照下列步驟操作:

  1. 開啟 Google 雲端硬碟Google 文件Google 試算表Google 簡報的主畫面。
  2. 選取一或多個你要設定限制的檔案。
  3. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 Share
  4. 按一下頂端的「設定」圖示 設定
  5. 取消勾選 [檢視者和加註者可以下載、列印或複製這個檔案]
  6. 依序按一下 [儲存] 下一步 [完成]
在雲端硬碟中共用檔案
4.5 傳送後續追蹤電子郵件給客戶

在會議結束後傳送後續追蹤電子郵件,藉此彙整會議記錄與進行其他相關工作。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的 [Google+ 撰寫]
3 (選用) 如要變更視窗尺寸,請按一下頂端角落的「最大化」圖示 Expand 或「結束全螢幕模式」圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入您要傳送的訊息內容。系統會將已開始撰寫但還未傳送的郵件自動儲存在左側的 [草稿] 中
6 (選用) 加入附件,例如雲端硬碟檔案 Insert image 或相片 Insert file using Drive
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更顯示選項的持續時間。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置

 
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