สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้มีดังนี้
วิธีสื่อสารกับลูกค้าภายนอกองค์กร และแนวทางปฏิบัติแนะนำในการแชร์และตรวจสอบไฟล์ การมอบหมายงาน และการสรุปโครงการ |
สิ่งที่ต้องมี
10 นาที
บัญชี Google Workspace หากยังไม่มี ให้เริ่มช่วงทดลองใช้ 14 วันได้เลย
ในบทแนะนำนี้
|
1 ติดต่อกับลูกค้า |
ขยายทั้งหมด | ยุบทั้งหมดยุบทั้งหมด |
ติดต่อเพื่อนร่วมงานในองค์กรเพื่อขอข้อมูลทั่วไปและข้อมูลบทบาทของลูกค้าภายนอกก่อนเริ่มทำโครงการ โดยส่งอีเมลหรือข้อความด่วนหาสมาชิกในทีม
- ไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
- คลิกเขียน ที่ด้านซ้ายบน
- เพิ่มผู้รับในช่อง "ถึง" นอกจากนี้คุณยังเพิ่มผู้รับด้วยวิธีต่อไปนี้ได้ด้วย
- ในช่อง "สำเนา" และ "สำเนาลับ"
- เมื่อเขียนข้อความ ให้พิมพ์เครื่องหมาย "+" หรือ "@" แล้วตามด้วยชื่อของผู้ที่คุณติดต่อในช่องข้อความ
- เพิ่มเรื่อง
- เขียนข้อความ
- คลิกส่งที่ด้านล่างของหน้า
เคล็ดลับ: หากต้องการเพิ่มผู้รับรายบุคคลและกลุ่มรายชื่อติดต่อที่คุณสร้างป้ายกำกับติดเอาไว้ ให้คลิกถึง:
วิธีส่งข้อความส่วนตัวถึงผู้อื่น
- ไปที่ Google Chat หรือบัญชี Gmail ของคุณ
- หากไม่พบชื่อในส่วน "แชท" ให้คลิกเริ่มแชท
- ป้อนชื่อหรืออีเมล คำแนะนำจะปรากฏขึ้นขณะที่ป้อนข้อความ
- หากต้องการส่งข้อความแบบ 1:1 ถึงบุคคลภายนอกองค์กร ให้ป้อนอีเมลแของบุคคลนั้น
- คลิกคนที่ต้องการส่งข้อความถึง
- ป้อนข้อความแล้วคลิกส่ง
วิธีส่งข้อความส่วนตัวถึงกลุ่ม
- ไปที่ Google Chat หรือบัญชี Gmail ของคุณ
- ในส่วน "แชท" ให้คลิกการสนทนากลุ่มที่มีอยู่ จากนั้นป้อนข้อความ คลิกส่ง
- หากการสนทนากลุ่มไม่ได้อยู่ในส่วน "แชท" ให้คลิกเริ่มแชท เริ่มการสนทนากลุ่ม
- ป้อนชื่อหรืออีเมล คำแนะนำจะปรากฏขึ้นขณะที่ป้อนข้อความ
- คลิกเสร็จสิ้น
- ป้อนข้อความแล้วคลิกส่ง
ส่งอีเมลแนะนำถึงลูกค้าหลังจากกำหนดได้แล้วว่าต้องติดต่อลูกค้าคนใด
- ไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
- คลิกเขียน ที่ด้านซ้ายบน
- เพิ่มผู้รับในช่อง "ถึง" นอกจากนี้คุณยังเพิ่มผู้รับด้วยวิธีต่อไปนี้ได้ด้วย
- ในช่อง "สำเนา" และ "สำเนาลับ"
- เมื่อเขียนข้อความ ให้พิมพ์เครื่องหมาย "+" หรือ "@" แล้วตามด้วยชื่อของผู้ที่คุณติดต่อในช่องข้อความ
- เพิ่มเรื่อง
- เขียนข้อความ
- คลิกส่งที่ด้านล่างของหน้า
เคล็ดลับ: หากต้องการเพิ่มผู้รับรายบุคคลและกลุ่มรายชื่อติดต่อที่คุณสร้างป้ายกำกับติดเอาไว้ ให้คลิกถึง:
2 ทำความเข้าใจคำขอของลูกค้า |
คุณวางกำหนดการกิจกรรมและการประชุมทางวิดีโอกับผู้ที่ไม่มีบัญชี Google ได้ ผู้เข้าร่วมจะได้รับคำเชิญทางอีเมลและตอบกลับได้ จากนั้นจึงเข้าร่วมการประชุมผ่าน Google Meet โดยคลิกลิงก์ในคำเชิญ และหากได้รับคำขอเข้าร่วมการประชุมที่ไม่อยู่ใน Google ปฏิทิน คุณก็ยังตอบกลับและเพิ่มการประชุมนั้นลงในปฏิทินได้
- เปิด Google ปฏิทินในคอมพิวเตอร์
- ไม่บังคับ: หากต้องการเพิ่มผู้เข้าร่วมในกิจกรรม ให้คลิกค้นหาผู้คนทางด้านซ้าย แล้วพิมพ์ชื่อของผู้เข้าร่วม
- คลิกเวลาในปฏิทินที่ยังไม่ได้กำหนดเวลากิจกรรมไว้
- ใส่ชื่อและรายละเอียดกิจกรรม
- คลิกบันทึก
เคล็ดลับ: หากต้องการสร้างกิจกรรมที่ใช้เวลานานขึ้น ให้ลากเมาส์ลงมาที่ด้านล่างของหน้าเมื่อเลือกเวลา
ดูการประชุมตามกำหนดการในปฏิทินและเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอได้อย่างรวดเร็ว ใช้ข้อมูลสรุปของ Google Meet นี้
- คลิกกิจกรรมที่ต้องการเข้าร่วมใน Google ปฏิทิน
- คลิกเข้าร่วมด้วย Google Meet
- ในหน้าต่างที่เปิดขึ้นมา ให้คลิกเข้าร่วมเลย
สร้างเอกสารเพื่อร่างความต้องการของลูกค้า
นอกจากนี้ คุณยังสร้างเอกสารจากเทมเพลตได้ด้วย
ส่งอีเมลติดตามผลหลังการประชุม เพื่อสรุปบันทึกการประชุมและขอข้อมูลเพิ่มเติม
- ไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
- คลิกเขียน ที่ด้านซ้ายบน
- เพิ่มผู้รับในช่อง "ถึง" นอกจากนี้คุณยังเพิ่มผู้รับด้วยวิธีต่อไปนี้ได้ด้วย
- ในช่อง "สำเนา" และ "สำเนาลับ"
- เมื่อเขียนข้อความ ให้พิมพ์เครื่องหมาย "+" หรือ "@" แล้วตามด้วยชื่อของผู้ที่คุณติดต่อในช่องข้อความ
- เพิ่มเรื่อง
- เขียนข้อความ
- คลิกส่งที่ด้านล่างของหน้า
เคล็ดลับ: หากต้องการเพิ่มผู้รับรายบุคคลและกลุ่มรายชื่อติดต่อที่คุณสร้างป้ายกำกับติดเอาไว้ ให้คลิกถึง:
3 เริ่มงาน |
เมื่อได้รับเอกสารและไฟล์อื่นๆ จากลูกค้า ให้เก็บข้อมูลโครงการที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ในที่เดียว เก็บเอกสารโครงการ รูปภาพ และไฟล์อื่นๆ ไว้ในไดรฟ์อย่างปลอดภัย ข้อมูลที่แก้ไขจะซิงค์กับระบบคลาวด์เพื่อให้ทุกคนเห็นข้อมูลล่าสุด
- ไปที่ไดรฟ์
- คลิก ใหม่อัปโหลดไฟล์ หรืออัปโหลดโฟลเดอร์ แล้วเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการอัปโหลด
- คลิกเปิด
หากกำลังใช้ Chrome หรือ Firefox® เวอร์ชันล่าสุด คุณจะลากไฟล์จากคอมพิวเตอร์ไปยังหน้าไดรฟ์บนเบราว์เซอร์ได้โดยตรง
หากคุณอัปโหลดไฟล์ที่มีชื่อเดียวกับไฟล์ที่มีอยู่แล้ว ไดรฟ์จะเพิ่มไฟล์นั้นเป็นเวอร์ชันใหม่แทนที่จะสร้างไฟล์ซ้ำขึ้นมา หากต้องการดูเวอร์ชันก่อนหน้านี้ของไฟล์ คุณสามารถจัดการเวอร์ชันได้
เมื่อเห็นข้อความอัปโหลดเสร็จสมบูรณ์ แสดงว่าไฟล์อัปโหลดสำเร็จแล้วและเข้าถึงได้จากทุกเบราว์เซอร์หรือผ่านอุปกรณ์ที่ติดตั้งไดรฟ์
คุณมอบหมายงานให้กับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องได้เมื่อกำหนดแล้วว่าใครต้องทำงานใด
- เลือกข้อความที่ต้องการแสดงความคิดเห็นในเอกสาร ชีต หรือสไลด์
- คลิกเพิ่มความคิดเห็น
- ป้อนความคิดเห็นในช่อง
- (ไม่บังคับ) หากต้องการส่งงานหรือความคิดเห็นไปยังบุคคลที่ต้องการโดยตรง ให้ป้อนเครื่องหมายบวก (+) ตามด้วยอีเมลของบุคคลดังกล่าว โดยคุณจะเพิ่มผู้คนกี่คนก็ได้ตามต้องการ ซึ่งแต่ละคนจะได้รับอีเมลที่มีความคิดเห็นของคุณและลิงก์ไปยังไฟล์ดังกล่าว
- (ไม่บังคับ) หากต้องการให้สิทธิ์แสดงความคิดเห็นกับบุคคลที่ต้องการ ให้เลือกช่องให้สิทธิ์กับ
- คลิกแสดงความคิดเห็นหรือให้สิทธิ์
หมายเหตุ: หากไฟล์มีความคิดเห็นถึงจํานวนสูงสุดแล้ว คุณจะทําสําเนาไฟล์ได้โดยไม่ต้องคัดลอกความคิดเห็นใดๆ
ดูความคืบหน้าของงานโครงการอย่างรวดเร็วด้วยกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ตัวอย่างเช่น เพิ่มสีเพื่อสร้างงานที่เสร็จสมบูรณ์ให้โดดเด่นกว่างานที่ยังไม่ได้เริ่มต้นหรือกำลังดำเนินการ
วิธีตั้งค่าเครื่องมือติดตามความคืบหน้ามีดังนี้
- เปิดชีตแล้วเลือกคอลัมน์ที่ต้องการใช้กฎการจัดรูปแบบ
- เลือกรูปแบบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
- ตั้งค่ากฎ ในตัวอย่างนี้ คุณจะกำหนดสีอื่นกับงานที่มีสถานะ "เสร็จสมบูรณ์" "ยังไม่ได้เริ่ม" หรือ "กำลังดำเนินการ" ได้ดังนี้
เลือกข้อความมีในหัวข้อจัดรูปแบบเซลล์ถ้าในแท็บสีเดียว พิมพ์เสร็จสมบูรณ์ในช่องของหัวข้อข้อความมี คลิกรายการเพื่อเลือกว่าต้องการใส่สีพื้นหลังหรือข้อความในหัวข้อการจัดรูปแบบ หากต้องการกำหนดข้อความหรือสีพื้นหลังเอง ให้คลิกสีข้อความ หรือเติมสี คุณจะระบุสีข้อความและสีพื้นหลังได้หากจำเป็น หากต้องการเพิ่มกฎอื่นๆ ให้คลิกเพิ่มกฎอื่นแล้วทำตามขั้นตอนเดียวกัน ตัวอย่างเช่น กำหนดพื้นหลังสีแดงเป็นสถานะยังไม่ได้เริ่มและพื้นหลังสีส้มเป็นสถานะกำลังดำเนินการ คลิกเสร็จสิ้น
เก็บเอกสารโครงการ รูปภาพ และไฟล์อื่นๆ ในไดรฟ์แล้วแชร์เอกสารเหล่านั้นกับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าอย่างปลอดภัยได้ทันที การเปลี่ยนแปลงในไฟล์จะซิงค์กับระบบคลาวด์เพื่อให้ทุกคนเห็นข้อมูลล่าสุด
หากต้องการเก็บและแชร์ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ โปรดดูหัวข้อเริ่มต้นใช้งานไดรฟ์ที่แชร์
วิธีสร้างโฟลเดอร์
- เปิดไดรฟ์
- คลิก เพิ่มใหม่โฟลเดอร์
วิธีแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์กับบุคคลที่ต้องการ
- เลือกไฟล์ที่ต้องการแชร์
- คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
- ในส่วนแชร์กับผู้คนและกลุ่ม ให้ป้อนอีเมลที่ต้องการแชร์ด้วย
หมายเหตุ: ถ้าองค์กรเปิดการแชร์กับผู้เข้าชมไว้ คุณจะเชิญผู้ที่ไม่มีบัญชี Google มาทำงานร่วมกันในไฟล์และโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์ได้ โปรดดูหัวข้อแชร์เอกสารกับผู้เข้าชม
- หากต้องการแก้ไขสิ่งที่ผู้อื่นมีสิทธิ์ดำเนินการใดกับไฟล์ ให้คลิกลูกศรลงทางด้านขวา ผู้มีสิทธิ์อ่าน ผู้แสดงความคิดเห็น หรือเอดิเตอร์
- เลือกแจ้งบุคคลอื่น
- หากต้องการแจ้งให้บุคคลอื่นทราบว่าคุณแชร์ไฟล์กับบุคคลนั้น ให้เลือกช่องแจ้งเตือนพวกเขา หากเลือกที่จะแจ้งให้คนอื่นทราบ ระบบจะรวมที่อยู่อีเมลแต่ละบัญชีที่คุณป้อนไว้ในอีเมล
- หากไม่ต้องการแจ้งบุคคลอื่น ให้ยกเลิกการเลือกช่องแจ้งเตือนพวกเขา
- คลิกแชร์หรือส่ง
วิธีแชร์ลิงก์ไปยังไฟล์หรือโฟลเดอร์
- คลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ในไดรฟ์ที่ต้องการแชร์แล้วเลือกแชร์
คลิกแชร์ในเอกสาร ชีต หรือสไลด์ที่ด้านบน
หมายเหตุ: คุณจะแชร์ได้เฉพาะไฟล์ที่คุณเป็นเจ้าของหรือมีสิทธิ์แก้ไขเท่านั้น
- (ไม่บังคับ) หากต้องการระบุสิ่งที่ผู้ใช้ดำเนินการกับไฟล์ได้เมื่อคุณแชร์ ให้คลิกเปลี่ยนใต้ชื่อองค์กร ดังนี้
- หากต้องการเปลี่ยนสิทธิ์ ให้คลิกลูกศรลง ทางด้านขวา แล้วเลือกผู้มีสิทธิ์อ่าน ผู้แสดงความคิดเห็น หรือเอดิเตอร์
- หากต้องการอนุญาตให้แชร์ลิงก์กับภายนอกองค์กรได้ ให้คลิกลูกศรลงข้างชื่อองค์กร สาธารณะ
หมายเหตุ: หากคุณไม่เห็นตัวเลือกนี้ โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบ
- คลิกคัดลอกลิงก์
- คลิกเสร็จสิ้น
- วางลิงก์ในอีเมล บนเว็บไซต์ หรือที่ใดก็ตามที่ต้องการแชร์
- เลือกไฟล์ที่ต้องการแชร์
- คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
- ในส่วนแชร์กับผู้คนและกลุ่ม ให้ป้อนอีเมลที่ต้องการแชร์ด้วย
หมายเหตุ: ถ้าองค์กรเปิดการแชร์กับผู้เข้าชมไว้ คุณจะเชิญผู้ที่ไม่มีบัญชี Google มาทำงานร่วมกันในไฟล์และโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์ได้ โปรดดูหัวข้อแชร์เอกสารกับผู้เข้าชม
- หากต้องการแก้ไขสิ่งที่ผู้อื่นมีสิทธิ์ดำเนินการใดกับไฟล์ ให้คลิกลูกศรลงทางด้านขวา ผู้มีสิทธิ์อ่าน ผู้แสดงความคิดเห็น หรือเอดิเตอร์
- เลือกแจ้งบุคคลอื่น
- หากต้องการแจ้งให้บุคคลอื่นทราบว่าคุณแชร์ไฟล์กับบุคคลนั้น ให้เลือกช่องแจ้งเตือนพวกเขา หากเลือกที่จะแจ้งให้คนอื่นทราบ ระบบจะรวมที่อยู่อีเมลแต่ละบัญชีที่คุณป้อนไว้ในอีเมล
- หากไม่ต้องการแจ้งบุคคลอื่น ให้ยกเลิกการเลือกช่องแจ้งเตือนพวกเขา
- คลิกแชร์หรือส่ง
- เลือกข้อความที่ต้องการแสดงความคิดเห็นในเอกสาร ชีต หรือสไลด์
- คลิกเพิ่มความคิดเห็น
- ป้อนความคิดเห็นในช่อง
- (ไม่บังคับ) หากต้องการส่งงานหรือความคิดเห็นไปยังบุคคลที่ต้องการโดยตรง ให้ป้อนเครื่องหมายบวก (+) ตามด้วยอีเมลของบุคคลดังกล่าว โดยคุณจะเพิ่มผู้คนกี่คนก็ได้ตามต้องการ ซึ่งแต่ละคนจะได้รับอีเมลที่มีความคิดเห็นของคุณและลิงก์ไปยังไฟล์ดังกล่าว
- (ไม่บังคับ) หากต้องการให้สิทธิ์แสดงความคิดเห็นกับบุคคลที่ต้องการ ให้เลือกช่องให้สิทธิ์กับ
- คลิกแสดงความคิดเห็นหรือให้สิทธิ์
หมายเหตุ: หากไฟล์มีความคิดเห็นถึงจํานวนสูงสุดแล้ว คุณจะทําสําเนาไฟล์ได้โดยไม่ต้องคัดลอกความคิดเห็นใดๆ
4 สรุปงาน |
เมื่องานทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้นัดหมายการประชุมครั้งสุดท้ายกับลูกค้า
- เปิด Google ปฏิทินในคอมพิวเตอร์
- ไม่บังคับ: หากต้องการเพิ่มผู้เข้าร่วมในกิจกรรม ให้คลิกค้นหาผู้คนทางด้านซ้าย แล้วพิมพ์ชื่อของผู้เข้าร่วม
- คลิกเวลาในปฏิทินที่ยังไม่ได้กำหนดเวลากิจกรรมไว้
- ใส่ชื่อและรายละเอียดกิจกรรม
- คลิกบันทึก
เคล็ดลับ: หากต้องการสร้างกิจกรรมที่ใช้เวลานานขึ้น ให้ลากเมาส์ลงมาที่ด้านล่างของหน้าเมื่อเลือกเวลา
ดูการประชุมตามกำหนดการในปฏิทินและเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอได้อย่างรวดเร็ว ใช้ข้อมูลสรุปของ Google Meet นี้
- คลิกกิจกรรมที่ต้องการเข้าร่วมใน Google ปฏิทิน
- คลิกเข้าร่วมด้วย Google Meet
- ในหน้าต่างที่เปิดขึ้นมา ให้คลิกเข้าร่วมเลย
หากต้องการเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอจาก Gmail หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ โปรดดูหัวข้อเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอ
ผู้จัดการประชุมที่มี Google Workspace for Education สามารถป้องกันไม่ให้ผู้เข้าร่วมแชร์หน้าจอของตนเองได้
แชร์หน้าจอในการประชุมทางวิดีโอเพื่อนำเสนอเอกสาร งานนำเสนอ สเปรดชีต หรือไฟล์อื่นๆ ที่เป็นเวอร์ชันสุดท้าย
- ใน Google ไดรฟ์ ให้เปิดไฟล์ Google เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์ที่ต้องการแชร์หรือนำเสนอ
- (ไม่บังคับ) หากต้องการแก้ไขเอกสาร สเปรดชีต หรืองานนำเสนอพร้อมกันกับผู้เข้าร่วม ให้ดำเนินการดังนี้
- ที่มุมขวาบน ให้คลิกแชร์
- เพิ่มชื่อในเอกสาร แล้วคลิกบันทึก
- เพิ่มผู้เข้าร่วมการประชุมและให้สิทธิ์เอดิเตอร์กับทุกคน
- คลิกส่ง
- เปิด Google Meet และเข้าร่วมการประชุม
- คลิกนำเสนอทันทีแล้วเลือกสิ่งที่ต้องการแชร์ดังนี้
- ทั้งหน้าจอ
- หน้าต่าง
- แท็บ
- คลิกแชร์
เคล็ดลับ: หากคุณไม่ได้ใช้เบราว์เซอร์ Chrome (ซึ่งจะซ่อนการแจ้งเตือนป๊อปอัปโดยอัตโนมัติ) ให้ปิดเสียงหรือปิดการแจ้งเตือนเพื่อไม่ให้ปรากฏขึ้นในระหว่างที่คุณนำเสนอ
เมื่อคุณแชร์ไฟล์ที่มีความละเอียดอ่อนในไดรฟ์กับลูกค้าภายนอก คุณจะป้องกันไม่ให้ผู้อื่นดาวน์โหลด พิมพ์ หรือคัดลอกไฟล์เหล่านั้นได้ และยังกำหนดวันที่หมดอายุให้กับไฟล์เพื่อไม่ให้พาร์ทเนอร์และตัวแทนภายนอกเข้าถึงเอกสารเหล่านั้นได้อีกหลังจากโครงการสิ้นสุดอีกด้วย
วิธีป้องกันไม่ให้ผู้มีสิทธิ์อ่านและผู้แสดงความคิดเห็นพิมพ์ คัดลอก หรือดาวน์โหลดไฟล์ได้
- ค้นหาไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์, Google เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์
- เลือกไฟล์ที่ต้องการจำกัดอย่างน้อย 1 ไฟล์
- คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
- คลิกการตั้งค่า ที่ด้านบน
- ยกเลิกการเลือกผู้มีสิทธิ์อ่านและผู้แสดงความคิดเห็นจะดูตัวเลือกในการดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอกได้
ส่งอีเมลติดตามผลเพื่อสรุปบันทึกการประชุมและงานเพิ่มเติมหลังจากจบการประชุม
- ไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
- คลิกเขียน ที่ด้านซ้ายบน
- เพิ่มผู้รับในช่อง "ถึง" นอกจากนี้คุณยังเพิ่มผู้รับด้วยวิธีต่อไปนี้ได้ด้วย
- ในช่อง "สำเนา" และ "สำเนาลับ"
- เมื่อเขียนข้อความ ให้พิมพ์เครื่องหมาย "+" หรือ "@" แล้วตามด้วยชื่อของผู้ที่คุณติดต่อในช่องข้อความ
- เพิ่มเรื่อง
- เขียนข้อความ
- คลิกส่งที่ด้านล่างของหน้า
เคล็ดลับ: หากต้องการเพิ่มผู้รับรายบุคคลและกลุ่มรายชื่อติดต่อที่คุณสร้างป้ายกำกับติดเอาไว้ ให้คลิกถึง:
Google, Google Workspace และเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง