Planera ett projekt med externa kunder

Det här lär du dig

Så här kommunicerar du med kunder utanför organisationen. Du får även metodtips för att dela och granska filer, tilldela uppgifter och slutföra ett projekt.

Det här behöver du

10 minuter

 Google Workspace-konto – Har du inget ännu? Starta provperioden på 14 dagar i dag.

I de här självstudierna

Få kontakt med kunder Förstå kundernas önskemål Börja jobba Slutför arbetet

1  Få kontakt med kunder

Utöka alla  |  Komprimera allaKomprimera alla

1.1 Samla in information från kollegerna

Innan du börjar arbeta med ett projekt med externa kunder kontaktar du kollegerna i organisationen som kan bidra med information om externa kunder och deras roller. Skicka ett e-postmeddelande eller ett snabbmeddelande till någon.

1. Öppna Gmail på datorn.
2. Klicka på Skriv uppe till vänster.
3. Lägg till mottagare i fältet Till. Du kan även lägga till mottagare
   • i fälten Kopia och Hemlig kopia
   • när du skriver ett meddelande med ett plustecken eller @omnämnande och kontaktens namn i textfältet.
4. Lägg till ett ämne.
5. Skriv ditt meddelande.
6. Klicka på Skicka längst ned på sidan.

Tips! Lägg till enskilda mottagare och grupper av kontakter som du har skapat med etiketter genom att klicka på Till:. 

Skicka ett direktmeddelande till någon:

1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
2. Klicka på Starta en chatt om namnet inte redan finns under Chatta.
3. Ange ett namn eller en e-postadress. Förslag visas medan du skriver.
   • Ange personens e-postadress om du vill skicka ett personligt meddelande till någon utanför organisationen.
4. Klicka på personen som du vill skicka meddelandet till.
5. Skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka .

Skicka ett direktmeddelande till en grupp:

1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
2. Klicka på en befintlig gruppkonversation under Chat, skriv ett meddelande och klicka på Skicka .
3. Klicka på Starta en chatt Starta gruppkonversation om gruppen inte finns under Chat.
4. Ange ett namn eller en e-postadress. Förslag visas medan du skriver.
5. Klicka på Klart .
6. Skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka .

1.2 Kommunicera med externa kunder

När du har fastställt vilka kunder du behöver kontakta skickar du ett introduktionsmeddelande till dem.

1. Öppna Gmail på datorn.
2. Klicka på Skriv uppe till vänster.
3. Lägg till mottagare i fältet Till. Du kan även lägga till mottagare
   • i fälten Kopia och Hemlig kopia
   • när du skriver ett meddelande med ett plustecken eller @omnämnande och kontaktens namn i textfältet.
4. Lägg till ett ämne.
5. Skriv ditt meddelande.
6. Klicka på Skicka längst ned på sidan.

Tips! Lägg till enskilda mottagare och grupper av kontakter som du har skapat med etiketter genom att klicka på Till:. 

2  Förstå kundernas önskemål

2.1 Boka ett möte

Du kan schemalägga händelser och videomöten med personer som inte har Google-konton. Gäster får en e-postinbjudan och kan svara. Med Google Meet kan gäster gå med i mötet genom att klicka på länken i din inbjudan. Om du får en mötesförfrågan som inte finns i Google Kalender kan du ändå svara och sedan lägga till mötet i kalendern.

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Valfritt: Om du vill lägga till gäster i din händelse klickar du på Sök efter personer till vänster och börjar skriva in namnen på gästerna.
3. Klicka på valfri ledig tid i kalendern utan schemalagd händelse.
4. Ge händelsen en rubrik och lägg till eventuella uppgifter.
5. Klicka på Spara.

Tips! Skapa en längre händelse genom att dra musen nedåt på sidan när du väljer tiden.

2.2 Anslut till mötet

Se ditt bokade möte i Kalender och gå snabbt med i ett videomöte. Använd denna lathund för Google Meet.

1. Klicka på händelsen i vilken du vill delta i Google Kalender.
2. Klicka på Anslut genom Google Meet.
3. Klicka på Gå med nu i fönstret som öppnas. 

Om du vill gå med i ett videomöte från Gmail eller en mobil enhet läser du Gå med i ett videomöte.

2.3 Notera behoven

Skapa ett dokument för att dokumentera kundens behov.

1. Öppna startskärmen för Google Dokument, Kalkylark, Presentationer eller Formulär på en dator.
2. Klicka på Skapa .

Du kan också skapa ett dokument från en mall.

2.4 Skicka ett uppföljningsmeddelande till kunder

Efter mötet skickar du ett uppföljningsmeddelande för att sammanfatta mötesanteckningarna och eventuella ytterligare uppgifter.

1. Öppna Gmail på datorn.
2. Klicka på Skriv uppe till vänster.
3. Lägg till mottagare i fältet Till. Du kan även lägga till mottagare
   • i fälten Kopia och Hemlig kopia
   • när du skriver ett meddelande med ett plustecken eller @omnämnande och kontaktens namn i textfältet.
4. Lägg till ett ämne.
5. Skriv ditt meddelande.
6. Klicka på Skicka längst ned på sidan.

Tips! Lägg till enskilda mottagare och grupper av kontakter som du har skapat med etiketter genom att klicka på Till:. 

3  Börja jobba

3.1 Gå igenom information från kunder

När du får dokument och andra filer från kunden samlar du all relaterad projektinformation på ett ställe. Spara dina projektdokument, bilder och andra filer i Drive. Alla ändringar som görs synkroniseras till molnet så att alla ser uppdaterat innehåll.

1. Öppna Drive.
2. Klicka på Ny Filuppladdning eller Mappuppladdning och välj sedan den fil eller mapp du vill ladda upp.
3. Klicka på Öppna.

Om du använder den senaste versionen av Chrome eller Firefox^® drar du bara filer direkt från datorn till Drive-sidan i webbläsaren.

Om du laddar upp en fil som matchar namnet på en befintlig fil läggs den till som en ny version i Drive istället för att en dubblett skapas. Om du vill se den föregående versionen av filen kan du hantera versioner.

När du ser Uppladdning slutförd har dina filer laddats upp och kan nås i alla webbläsare eller enheter där Drive har installerats.

3.2 Tilldela uppgifter till medarbetarna

När du har fastställt vem som behöver jobba med uppgiften kan du tilldela uppgifter till intressenter.

1. I Dokument, Kalkylark eller Presentationer markerar du texten du vill kommentera.
2. Klicka på Lägg till kommentar .
3. Skriv din kommentar i rutan.
4. (Valfritt) Om du vill hänvisa din uppgift eller kommentar till en viss person anger du ett plustecken (+) följt av personens e-postadress. Du kan lägga till så många personer som du vill. Varje person får ett e-postmeddelande med din kommentar och en länk till filen.
5. (Valfritt) Om du vill tilldela en kommentar till en viss person markerar du rutan Tilldela till.
6. Klicka på Kommentera eller Tilldela.

Obs! Om en fil har maximalt antal kommentarer kan du göra en kopia av den utan att kopiera några kommentarer.

3.3 Spåra uppdateringar och ändringar

Se direkt hur dina projektuppgifter utvecklas med villkorsbaserade formateringsregler. Du kan till exempel lägga till färger som får slutförda uppgifter att sticka ut från uppgifter som inte har startats eller pågår.

Konfigurera förloppsspårning:

1. Öppna Kalkylark och markera kolumnen som du vill tillämpa formateringsreglerna på.
2. Välj Formatera Villkorsstyrd formatering.
3. Ställ in reglerna. I det här exemplet tilldelar du en annan färg till uppgifter som är slutförda, inte påbörjade eller pågående:

	På fliken En färg väljer du Texten innehåller under Formatera celler.
	I rutan under Texten innehåller anger du Slutför.
	Under Formatering klickar du på listan och väljer om bakgrunden eller texten ska färgmarkeras.
	Om du vill tilldela en anpassad text eller bakgrundsfärg klickar du på Textfärg eller Fyllningsfärg . Vid behov kan du ange en färg för texten och en färg för bakgrunden.
	Om du vill lägga till fler regler klickar du på Lägg till ny regel och följer samma steg. Tilldela exempelvis en röd bakgrund till Inte påbörjade uppgifter och en orange bakgrund till Pågående uppgifter.
	Klicka på Klar.

3.4 Spara leveranser i en delad mapp

Spara projektdokument, bilder och andra filer i Drive och dela dem med direkt (och på ett säkert sätt) med kolleger och kunder. Alla ändringar som görs i filer synkroniseras med molnet så att alla ser uppdaterat innehåll.

Om du vill lagra och dela filer i en delad enhet läser du Komma igång med delade enheter.

Skapa en mapp:

1. Öppna Drive.
2. Klicka på Ny Mapp.

Dela en fil eller mapp med specifika personer:

1. Välj den fil du vill dela.
2. Klicka på Dela eller Dela .
3. Under Dela med personer och grupper anger du den e-postadress du vill dela med.

   Obs! Om besökardelning är på för din organisation kan du bjuda in någon som inte har ett Google-konto att samarbeta i dina Google Drive-filer och mappar. Se Dela dokument med besökare.

4. Om du vill ändra vad andra kan göra med filen klickar du på nedåtpilen till höger Läsbehörig, Kommentator eller Redigerare.
5. Välj att avisera personer:
   • Om du vill avisera personer om att du har delat en fil med dem markerar du rutan Avisera personer. Om du aviserar andra inkluderas samtliga e-postadresser du anger att inkluderas i e-postmeddelandet.
   • Om du inte vill avisera personer avmarkerar du rutan Avisera personer.
6. Klicka på Dela eller Skicka.

Dela en länk till en fil eller mapp:

1. Högerklicka på filen eller mappen du vill dela i Drive och välj Dela .

   Klicka på Dela i Dokument, Kalkylark eller Presentationer högst upp.

   Obs! Du kan bara dela filer som du äger eller har redigeringsåtkomst till.

2. (Valfritt) Ange vad andra får göra med din fil när du delar den genom att klicka på Ändra under organisationens namn:
   • Du kan ändra behörigheten genom att klicka på nedåtpilen till höger   och väljer Läsbehörig, Kommentator eller Redigerare.
   • Om du vill tillåta delning av länken utanför organisationen klickar du på nedåtpilen  bredvid organisationens namn Offentlig.

     Obs! Kontakta administratören om du inte ser det här alternativet.

3. Klicka på Kopiera länk.
4. Klicka på Klar.
5. Klistra in länken i ett e-postmeddelande, på en webbplats eller där du behöver dela den.

3.5 Skicka arbete till kunder för granskning och feedback

1. Välj den fil du vill dela.
2. Klicka på Dela eller Dela .
3. Under Dela med personer och grupper anger du den e-postadress du vill dela med.

   Obs! Om besökardelning är på för din organisation kan du bjuda in någon som inte har ett Google-konto att samarbeta i dina Google Drive-filer och mappar. Se Dela dokument med besökare.

4. Om du vill ändra vad andra kan göra med filen klickar du på nedåtpilen till höger Läsbehörig, Kommentator eller Redigerare.
5. Välj att avisera personer:
   • Om du vill avisera personer om att du har delat en fil med dem markerar du rutan Avisera personer. Om du aviserar andra inkluderas samtliga e-postadresser du anger att inkluderas i e-postmeddelandet.
   • Om du inte vill avisera personer avmarkerar du rutan Avisera personer.
6. Klicka på Dela eller Skicka.

3.6 Skriv kommentarer och tilldela uppgifter

1. I Dokument, Kalkylark eller Presentationer markerar du texten du vill kommentera.
2. Klicka på Lägg till kommentar .
3. Skriv din kommentar i rutan.
4. (Valfritt) Om du vill hänvisa din uppgift eller kommentar till en viss person anger du ett plustecken (+) följt av personens e-postadress. Du kan lägga till så många personer som du vill. Varje person får ett e-postmeddelande med din kommentar och en länk till filen.
5. (Valfritt) Om du vill tilldela en kommentar till en viss person markerar du rutan Tilldela till.
6. Klicka på Kommentera eller Tilldela.

Obs! Om en fil har maximalt antal kommentarer kan du göra en kopia av den utan att kopiera några kommentarer.

4  Slutför arbetet

4.1 Planera ett avslutande möte med kunderna

När alla uppgifter är klara bokar du ett avslutande möte med kunderna.

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Valfritt: Om du vill lägga till gäster i din händelse klickar du på Sök efter personer till vänster och börjar skriva in namnen på gästerna.
3. Klicka på valfri ledig tid i kalendern utan schemalagd händelse.
4. Ge händelsen en rubrik och lägg till eventuella uppgifter.
5. Klicka på Spara.

Tips! Skapa en längre händelse genom att dra musen nedåt på sidan när du väljer tiden.

4.2 Anslut till mötet

Se ditt bokade möte i Kalender och gå snabbt med i ett videomöte. Använd denna lathund för Google Meet.

1. Klicka på händelsen i vilken du vill delta i Google Kalender.
2. Klicka på Anslut genom Google Meet.
3. Klicka på Gå med nu i fönstret som öppnas. 

Om du vill gå med i ett videomöte från Gmail eller en mobil enhet läser du Gå med i ett videomöte.

4.3 Dela och presentera under ett videomöte

Mötesarrangörer som använder Google Workspace for Education kan förhindra att deltagare delar sina skärmar. 

I videomötet delar du skärmen för att presentera de slutliga dokumenten, presentationerna, kalkylarken med mera.

1. I Google Drive öppnar du den fil från Google Dokument, Google Kalkylark eller Google Presentationer som du vill dela eller presentera.
2. (Valfritt) Så här redigerar du ett dokument, ett kalkylark eller en presentation samtidigt som dina gäster:
   1. Klicka på Dela uppe till höger.
   2. Ge dokumentet ett namn och klicka på Spara.
   3. Lägg till dina mötesgäster och ge alla redigeringsåtkomst.
   4. Klicka på Skicka.
3. Öppna Google Meet och gå med i mötet.
4. Klicka på Presentera nu och välj vad du vill dela:
   • Hela skärmen
   • Ett fönster
   • En flik
5. Klicka på Dela.

Tips! Om du inte använder webbläsaren Chrome (som automatiskt döljer popup-aviseringar) ska du dölja eller stänga av aviseringar så att de inte visas medan du presenterar.

4.4 Skicka slutleveranser till kunder

När du delar känsliga Drive-filer med externa kunder kan du förhindra att personer laddar ned, skriver ut eller kopierar dem. Du kan också ange ett slutdatum på filer så externa partner och byråer inte kan få åtkomst till dem efter det att ett projekt är slut.

Så här förhindrar du att läsbehöriga och kommentatorer skriver ut, kopierar eller laddar ned filen:

1. Leta reda på filen eller mappen i Google Drive, Google Dokument, Google Kalkylark eller Google Presentationer.
2. Välj en eller flera filer som du vill begränsa.
3. Klicka på Dela eller Dela .
4. Klicka på Inställningar  högst upp.
5. Avmarkera Användare med läs- och kommentarsbehörighet kan se alternativet för att ladda ned, skriva ut och kopiera.

4.5 Skicka ett uppföljningsmeddelande till kunder

Efter mötet skickar du ett uppföljningsmeddelande för att sammanfatta mötesanteckningarna och eventuella ytterligare uppgifter.

1. Öppna Gmail på datorn.
2. Klicka på Skriv uppe till vänster.
3. Lägg till mottagare i fältet Till. Du kan även lägga till mottagare
   • i fälten Kopia och Hemlig kopia
   • när du skriver ett meddelande med ett plustecken eller @omnämnande och kontaktens namn i textfältet.
4. Lägg till ett ämne.
5. Skriv ditt meddelande.
6. Klicka på Skicka längst ned på sidan.

Tips! Lägg till enskilda mottagare och grupper av kontakter som du har skapat med etiketter genom att klicka på Till:. 

_{Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.}