Как вести проект с внешними клиентами

Чтобы использовать сервисы Google на работе или в учебном заведении более эффективно,  подпишитесь на бесплатную пробную версию G Suite.

Показать все инструкции | Скрыть все инструкции

" "1. Свяжитесь с клиентом

1.1. Получите сведения от коллег

Перед началом работы над проектом обратитесь к коллегам, чтобы получить информацию о клиенте и особенностях работы с ним. Это можно сделать с помощью электронного письма или чата.

1 Откройте Gmail.
2 Слева нажмите Плюс Написать.
3 Чтобы изменить размер окна, в верхнем углу нажмите на значок "Развернуть" Expand или "Вернуться в обычный режим" Выйти из полноэкранного режима.
4 Укажите получателя и тему.
5 Введите текст. Начатые письма, которые вы не отправили, сохраняются в папке Черновики слева.
6 Добавьте прикрепленные файлы, например файлы с Диска Insert file using Drive или фотографии Insert image.
7 Нажмите Отправить.

Совет. Чтобы отменить отправку письма, в нижней части окна нажмите Отменить. Этот параметр появляется ненадолго, но время его отображения можно изменить. Подробнее…

Схема пошаговых инструкций с обозначениями от 1 до 7


Как начать прямую переписку

  1. Откройте Chat.
  2. В левом верхнем углу экрана нажмите Поиск людей, чатов и ботов.
  3. Введите имя или адрес электронной почты собеседника либо выберите его из списка, который появляется при вводе. Список включает всех сотрудников организации, даже если они не используют Google Chat. Чтобы начать прямую переписку с пользователем не из вашей организации, введите его адрес электронной почты. 
    Чтобы отправить сообщение нескольким пользователям из вашей организации, нажмите Групповая переписка.
  4. Нажмите Сообщение.
  5. Введите сообщение и нажмите клавишу "Ввод". Ваше сообщение может содержать любой текст и ссылки (URL).


Как начать прямую переписку с группой

  1. Слева нажмите Поиск людей, чатов и ботов а затем Создать групповую переписку.
  2. Введите имена или адреса электронной почты или выберите контакты.
  3. Добавив контакты, нажмите Сообщение.
  4. Введите сообщение и нажмите на значок отправки Отправить сообщение.
  5. Чтобы скрыть прямую переписку, слева наведите на нее указатель и нажмите на значок "" а затем Скрыть чат Удалить.

Отправка сообщения в групповой чат

1.2. Начните общение с клиентом

Выяснив, с кем вам нужно связаться на стороне клиента, отправьте приветственное письмо по электронной почте.

1 Откройте Gmail.
2 Слева нажмите Плюс Написать.
3 Чтобы изменить размер окна, в верхнем углу нажмите на значок "Развернуть" Expand или "Вернуться в обычный режим" Выйти из полноэкранного режима.
4 Укажите получателя и тему.
5 Введите текст. Начатые письма, которые вы не отправили, сохраняются в папке Черновики слева.
6 Добавьте прикрепленные файлы, например файлы с Диска Insert file using Drive или фотографии Insert image.
7 Нажмите Отправить.

Совет. Чтобы отменить отправку письма, в нижней части окна нажмите Отменить. Этот параметр появляется ненадолго, но время его отображения можно изменить. Подробнее…

Схема пошаговых инструкций с обозначениями от 1 до 7

" "2. Уточните потребности клиента

2.1. Запланируйте встречу

Вы можете планировать мероприятия и видеовстречи с людьми, у которых нет аккаунтов Google. Они получат по электронной почте приглашения, на которые смогут дать ответ. Любой участник может присоединиться к вашей встрече Meet, перейдя по ссылке в полученном приглашении. В свою очередь, вы можете отвечать на приглашения, полученные не из Google Календаря, и добавлять такие события в свой Календарь.

  1. В Календаре выполните одно из следующих действий:
    • Нажмите на свободный интервал в календаре.
    • Нажмите Плюс Создать.
  2. Нажмите Мероприятие.
2.2. Присоединитесь к встрече

Найдите запланированное мероприятие в Календаре и присоединитесь к видеовстрече. Подробная информация приведена в памятке по работе с Google Meet.

  1. В Google Календаре выберите мероприятие, к которому хотите присоединиться.
  2. Нажмите Присоединиться с помощью Google Meet.
  3. В открывшемся окне нажмите Присоединиться
Присоединение к видеовстрече Google Meet
2.3. Обсудите и зафиксируйте требования клиента

Создайте документ с перечнем требований, полученных от клиента.

Выберите нужный вариант:

  • На главной странице Документов, Таблиц или Презентаций нажмите на значок "Создать" выше надписи Пустой файл.
  • На Диске: нажмите Создать а затем Google Документы/Таблицы/Презентации а затем Создать новый документ или Использовать шаблон.
Как создавать документы
2.4. Отправьте клиенту электронное письмо с итогами проведенной встречи

После проведения встречи отправьте электронное письмо с итоговыми заметками и уточняющими вопросами.

1 Откройте Gmail.
2 Слева нажмите Плюс Написать.
3 Чтобы изменить размер окна, в верхнем углу нажмите на значок "Развернуть" Expand или "Вернуться в обычный режим" Выйти из полноэкранного режима.
4 Укажите получателя и тему.
5 Введите текст. Начатые письма, которые вы не отправили, сохраняются в папке Черновики слева.
6 Добавьте прикрепленные файлы, например файлы с Диска Insert file using Drive или фотографии Insert image.
7 Нажмите Отправить.

Совет. Чтобы отменить отправку письма, в нижней части окна нажмите Отменить. Этот параметр появляется ненадолго, но время его отображения можно изменить. Подробнее…

Схема пошаговых инструкций с обозначениями от 1 до 7

" "3. Начните работу

3.1. Изучите информацию, полученную от клиента

Получив документы и другие файлы от клиента, разместите все материалы в одной папке или на общем диске. Для безопасного хранения документов, изображений и других файлов воспользуйтесь Диском. Все внесенные изменения синхронизируются с облачным хранилищем, поэтому каждый пользователь будет иметь дело с актуальными версиями файлов.

  1. Откройте Google Диск.
  2. Нажмите Плюс Создать а затем выберите Загрузить файлы или Загрузить папку, а затем выберите их на компьютере.
  3. Нажмите Открыть.

Если вы используете последнюю версию Chrome или Firefox®, то можете просто перетащить файлы на страницу Диска в браузере.

Если вы загрузите файл, название которого совпадает с уже имеющимся, на Диск будет добавлена новая версия этого документа, а не дубликат. Предыдущие версии файла можно найти в истории изменений.

Через некоторое время вы увидите сообщение Загрузка завершена. Это значит, что все файлы отправлены на Google Диск и теперь доступны в любом браузере и на любом устройстве с установленным приложением "Google Диск".

Загрузка файлов на Диск

3.2. Назначьте задачи коллегам

Определившись с исполнителями, вы можете назначить задачи сотрудникам.

  1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
  2. Нажмите "Добавить комментарий" Add comment.
  3. Введите комментарий в поле.
  4. Чтобы адресовать комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и добавьте адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылку на файл.
  5. Если вы хотите назначить комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить.
  6. Нажмите Комментировать или Назначить.

Откройте окно комментария и введите текст. Вы можете также назначить задачу определенному пользователю.

3.3. Отслеживайте обновления и изменения

Вы можете легко отслеживать выполнение задач проекта с помощью правил условного форматирования. Например, задачи можно окрасить в разные цвета в зависимости от их статуса.

Как настроить отслеживание выполнения

  1. Откройте Таблицы и выберите столбец, к которому вы хотите применить правила форматирования.
  2. Выберите Формат а затем Условное форматирование.
  3. Настройте правила. В нашем примере нам нужно назначить разные цвета задачам со статусом "Завершено", "Не начато" и "Выполняется".
A На вкладке Один цвет в меню Форматировать ячейки, если выберите Текст содержит.
B Введите в поле под параметром Текст содержит значение Завершено.
C В разделе Формат выберите, в какие цвета нужно окрасить фон ячейки или сам текст.
D Выберите цвет шрифта или цвет фона .
E Чтобы настроить другие критерии форматирования, нажмите Добавить правило и повторите указанные выше действия. Например, вы можете назначить красный фон задачам со статусом Не начато и оранжевый – задачам со статусом Выполняется.
F Нажмите Готово.

В меню "Формат" найдите параметр "Условное форматирование"

3.4. Сохраните результаты проекта в общей папке

Разместите документы, изображения и прочие файлы, относящиеся к проекту, на Диске, чтобы предоставить к ним быстрый и безопасный доступ коллегам и представителям клиента. Все внесенные изменения синхронизируются с облачным хранилищем, поэтому каждый пользователь будет иметь дело с актуальными версиями файлов.

Подробнее о том, как начать работу с общими дисками

Как создать папку

  1. Откройте Диск.
  2. Нажмите Плюс Создать а затем Папка.


Как поделиться файлом или папкой с отдельными пользователями

  1. Выберите нужный файл.
  2. Нажмите Настройки доступа или "Открыть доступ" Share.
  3. В диалоговом окне "Предоставьте доступ пользователям и группам" введите адреса электронной почты. 
    • Внимание! Если вы укажете адрес, не связанный с аккаунтом Google, пользователь сможет только просматривать файл.
  4. Чтобы выбрать уровень доступа к файлу, справа нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз > Читатель, Комментатор или Редактор.
  5. Укажите, уведомлять ли пользователей.
    • Если вы хотите уведомить тех, кому предоставляете доступ, установите флажок "Оповестить пользователей". Все, кому вы отправите уведомления, увидят адреса электронной почты других получателей.
    • Если вы не хотите никого уведомлять, снимите упомянутый флажок.
  6. Нажмите Открыть доступ или Отправить.


Как предоставить доступ к файлу или папке по ссылке

  1. На Диске нажмите правой кнопкой мыши на файл или папку, доступ к которой хотите предоставить, и выберите "Открыть доступ" Поделиться.

    В Документах, Таблицах или Презентациях в верхней части страницы нажмите Настройки доступа.

    Примечание. Вы можете предоставить доступ к файлам, только если они принадлежат вам или у вас есть права на их редактирование.

  2. (Необязательно.) Чтобы указать, что могут делать с файлом другие пользователи после того, как вы предоставите им доступ, под названием организации нажмите Изменить и выполните описанные ниже действия.
    • Чтобы изменить уровень разрешений, справа нажмите на стрелку вниз "" и выберите Читатель, Комментатор или Редактор.
    • Если вы планируете отправлять ссылку пользователям за пределами вашей организации, рядом с ее названием нажмите на стрелку вниз ""а затемВсе в Интернете.

      Примечание. Если значок сохранения на Диске недоступен, обратитесь к администратору G Suite.

  3. Нажмите Копировать ссылку.
  4. Нажмите Готово.
  5. Вставьте ссылку в письмо или опубликуйте в Интернете.

Предоставление доступа к файлам на Диске

3.5. Отправьте результаты работы клиенту на проверку

Вы можете предоставить доступ к файлам на Диске внешнему клиенту, даже если у него нет аккаунта Google*. Для этого в настройках доступа достаточно указать его адрес электронной почты. Пользователь получит письмо со ссылкой на онлайн-версию документа для просмотра. Чтобы внести изменения или добавить комментарии, пользователь может зарегистрировать аккаунт Google прямо в окне с открытым файлом.

*Если у вашего клиента нет аккаунта Google, администратор вашей организации должен разрешить доступ к файлам на Диске сторонним пользователям, не относящимся к организации, независимо от наличия у них аккаунта Google, а также просмотр файлов сторонним пользователям без необходимости входа в аккаунт.

  1. Выберите нужный файл.
  2. Нажмите Настройки доступа или "Открыть доступ" Share.
  3. В диалоговом окне "Предоставьте доступ пользователям и группам" введите адреса электронной почты. 
    • Внимание! Если вы укажете адрес, не связанный с аккаунтом Google, пользователь сможет только просматривать файл.
  4. Чтобы выбрать уровень доступа к файлу, справа нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз > Читатель, Комментатор или Редактор.
  5. Укажите, уведомлять ли пользователей.
    • Если вы хотите уведомить тех, кому предоставляете доступ, установите флажок "Оповестить пользователей". Все, кому вы отправите уведомления, увидят адреса электронной почты других получателей.
    • Если вы не хотите никого уведомлять, снимите упомянутый флажок.
  6. Нажмите Открыть доступ или Отправить.

Предоставление доступа к файлам на Диске

3.6. Используйте адресные комментарии и назначайте задачи
  1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
  2. Нажмите "Добавить комментарий" Add comment.
  3. Введите комментарий в поле.
  4. Чтобы адресовать комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и добавьте адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылку на файл.
  5. Если вы хотите назначить комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить.
  6. Нажмите Комментировать или Назначить.
Откройте окно комментария и введите текст. Вы можете также назначить задачу определенному пользователю.

" "4. Подведите итоги

4.1. Запланируйте итоговую встречу с клиентом

После завершения работы над проектом запланируйте итоговую встречу с представителями клиента.

  1. В Календаре выполните одно из следующих действий:
    • Нажмите на свободный интервал в календаре.
    • Нажмите Плюс Создать.
  2. Нажмите Мероприятие.
4.2. Присоединитесь к встрече

Найдите запланированное мероприятие в Календаре и присоединитесь к видеовстрече. Подробная информация приведена в памятке по работе с Google Meet.

  1. В Google Календаре выберите мероприятие, к которому хотите присоединиться.
  2. Нажмите Присоединиться с помощью Google Meet.
  3. В открывшемся окне нажмите Присоединиться
Присоединение к видеовстрече Google Meet
4.3. Проведите презентацию и поделитесь материалами во время видеовстречи

Во время видеовстречи вы можете показать на своем экране финальные версии документов, презентаций и таблиц, а также другие материалы.

  1. На Google Диске откройте файл Google Документов, Google Таблиц или Google Презентаций, который хотите отправить или показать на главном экране.
  2. Если вы хотите редактировать документ, таблицу или презентацию вместе с гостями, сделайте следующее:
    1. В правом верхнем углу нажмите Поделиться.
    2. Укажите название документа и нажмите Сохранить.
    3. Добавьте участников встречи и выберите для всех уровень доступа Редактор.
    4. Нажмите Отправить.
  3. Откройте Google Meet и присоединитесь к встрече.
  4. Нажмите Начать показ и выберите вариант демонстрации:
    • Весь ваш экран
    • Окно
  5. Нажмите Поделиться.
  6. Если нужно прекратить демонстрацию экрана, нажмите кнопку Выключить в нижней части экрана. Это можно сделать в любое время.

Показ всего экрана или окна

4.4. Отправьте финальные результаты проекта клиенту

Если нужно открыть доступ к конфиденциальным файлам на Диске внешним пользователям, вы можете запретить скачивание, печать и копирование. Кроме того, можно ограничить период доступа для внешних партнеров и агентств, чтобы после завершения проекта файлы невозможно было открыть.

Чтобы запретить читателям и комментаторам печатать, копировать и скачивать файлы, выполните следующие действия:

  1. Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
  2. Выберите файлы.
  3. Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" Share.
  4. Нажмите на значок настроек Настройки в верхней части страницы.
  5. Снимите флажок Разрешить читателям и комментаторам документа скачивать, распечатывать и копировать его.
  6. Нажмите Сохранить > Готово.
Предоставление доступа к файлам на Диске
4.5. Отправьте клиенту электронное письмо с итогами проекта

После проведения встречи отправьте электронное письмо с итоговыми заметками и дополнительными задачами.

1 Откройте Gmail.
2 Слева нажмите Плюс Написать.
3 Чтобы изменить размер окна, в верхнем углу нажмите на значок "Развернуть" Expand или "Вернуться в обычный режим" Выйти из полноэкранного режима.
4 Укажите получателя и тему.
5 Введите текст. Начатые письма, которые вы не отправили, сохраняются в папке Черновики слева.
6 Добавьте прикрепленные файлы, например файлы с Диска Insert file using Drive или фотографии Insert image.
7 Нажмите Отправить.

Совет. Чтобы отменить отправку письма, в нижней части окна нажмите Отменить. Этот параметр появляется ненадолго, но время его отображения можно изменить. Подробнее…

Схема пошаговых инструкций с обозначениями от 1 до 7

 
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?