Een project plannen met externe klanten

Wilt u meer uit Google-apps halen op het werk of op school?  Meld u aan voor een kosteloze proefperiode voor Google Workspace

Alle instructies weergeven | Alle instructies verbergen

" "1  Contact opnemen met klanten

1.1 Informatie van collega's verzamelen

Voordat u met externe klanten aan een project gaat werken, moet u contact opnemen met collega's in uw organisatie die informatie over externe klanten en hun rollen kunnen leveren. Stuur iemand een e-mail of een kort bericht.

1 Open Gmail.
2 Klik links op Plus Opstellen.
3 (Optioneel) Als u de venstergrootte wilt wijzigen, klikt u in de bovenhoek op Maximaliseren "" of Volledig scherm afsluiten Volledig scherm afsluiten.
4 Voeg ontvangers en een onderwerp toe.
5 Voer het bericht in. E-mails die u begint te schrijven, maar die u niet verzendt, worden automatisch opgeslagen in Concepten aan de linkerkant.
6 (Optioneel) Voeg bijlagen toe, zoals Drive-bestanden Insert file using Drive of foto's Insert image.
7 Klik op Verzenden.

Tip: Als u het verzenden van een e-mail wilt annuleren, klikt u onderaan het venster op Ongedaan maken. Deze optie wordt kort weergegeven, maar u kunt wijzigen hoelang deze wordt weergegeven. Zie Verzenden van e-mail ongedaan maken.

Waar u in de inbox en de e-mail moet klikken om stap 1 tot en met 7 hierboven uit te voeren


Een privéchat sturen naar iemand:

  1. Log in bij Chat of Gmail.
  2. Als u de naam niet onder Chat ziet, klikt u op Mensen, chatruimten en bots zoeken of op Een chat starten "".
  3. Geef een naam of e-mailadres op. Er verschijnen suggesties terwijl u typt.
    Als u een privéchat wilt sturen naar iemand buiten uw organisatie, moet u het volledige e-mailadres van die persoon opgeven.
  4. Selecteer de persoon die u een bericht wilt sturen.
  5. Geef een bericht op and then klik op Sturen "".
    De suggesties omvatten iedereen in uw organisatie, zelfs mensen die geen Chat hebben.


Een privéchat sturen naar een groep:

  1. Log in bij Chat of Gmail.
  2. Klik onder Chat op een groepsnaam en geef een bericht op and then klik op Sturen "".
  3. Als u de groepsnaam niet onder Chat ziet:
    • Klik in Chat op Mensen, chatruimten en bots zoeken and then Groepsgesprek starten.
    • Klik in Gmail onder Chat op Een chat starten ""and then Groepsgesprek starten.
  4. Geef een naam of e-mailadres op. Er verschijnen suggesties terwijl u typt.
  5. Klik op Bericht of Gereed "".
  6. Geef een bericht op and then klik op Sturen "".
    De suggesties omvatten iedereen in uw organisatie, zelfs mensen die geen Chat hebben.

 

Een bericht sturen naar een groep

1.2 Communiceren met externe klanten

Nadat u heeft vastgesteld met welke klanten u contact moet opnemen, stuurt u hen een introductiebericht.

1 Open Gmail.
2 Klik links op Plus Opstellen.
3 (Optioneel) Als u de venstergrootte wilt wijzigen, klikt u in de bovenhoek op Maximaliseren "" of Volledig scherm afsluiten Volledig scherm afsluiten.
4 Voeg ontvangers en een onderwerp toe.
5 Voer het bericht in. E-mails die u begint te schrijven, maar die u niet verzendt, worden automatisch opgeslagen in Concepten aan de linkerkant.
6 (Optioneel) Voeg bijlagen toe, zoals Drive-bestanden Insert file using Drive of foto's Insert image.
7 Klik op Verzenden.

Tip: Als u het verzenden van een e-mail wilt annuleren, klikt u onderaan het venster op Ongedaan maken. Deze optie wordt kort weergegeven, maar u kunt wijzigen hoelang deze wordt weergegeven. Zie Verzenden van e-mail ongedaan maken.

Waar u in de inbox en de e-mail moet klikken om stap 1 tot en met 7 hierboven uit te voeren

" "2  Verzoeken van klanten begrijpen

2.1 Een vergadering plannen

U kunt afspraken en videovergaderingen plannen met mensen die geen Google-account hebben. Gasten ontvangen een e-mailuitnodiging waarop ze kunnen reageren. Met Google Meet kan elke gast aan de vergadering deelnemen door op de link in de uitnodiging te klikken. Als u een verzoek ontvangt voor een vergadering die niet in Google Agenda staat, kunt u nog steeds reageren en vervolgens de vergadering toevoegen aan Agenda.

  1. Kies een optie in Agenda:
    • Klik op een leeg tijdblok in het agendaraster.
    • Klik op PlusMaken.
  2. Selecteer Afspraak.
2.2 Deelnemen aan de vergadering

Bekijk de geplande vergadering in Agenda en neem snel deel aan een videovergadering. Gebruik deze cheatsheet voor Google Meet.

  1. Klik in Google Agenda op de afspraak waaraan u wilt deelnemen.
  2. Klik op Deelnemen met Google Meet.
  3. Klik in het venster dat wordt geopend op Nu deelnemen.

Deelnemen aan Google Meet

Zie Deelnemen aan een videovergadering om deel te nemen aan een videovergadering via Gmail of een mobiel apparaat.
2.3 Vereisten vastleggen

Maak een document waarin de vereisten van uw klant worden beschreven.

Kies een optie:

  • Klik op de homepage van Documenten, Spreadsheets of Presentaties, boven Leeg, op Maken "" .
  • Klik in Drive op Nieuw and thenGoogle Documenten/Spreadsheets/Presentatiesand thenLeeg document of Op basis van template.
Nieuwe documenten maken
2.4 Een follow-upbericht verzenden naar klanten

Verzend na de vergadering een follow-upbericht met de notulen en een overzicht van eventuele aanvullende informatie.

1 Open Gmail.
2 Klik links op Plus Opstellen.
3 (Optioneel) Als u de venstergrootte wilt wijzigen, klikt u in de bovenhoek op Maximaliseren "" of Volledig scherm afsluiten Volledig scherm afsluiten.
4 Voeg ontvangers en een onderwerp toe.
5 Voer het bericht in. E-mails die u begint te schrijven, maar die u niet verzendt, worden automatisch opgeslagen in Concepten aan de linkerkant.
6 (Optioneel) Voeg bijlagen toe, zoals Drive-bestanden Insert file using Drive of foto's Insert image.
7 Klik op Verzenden.

Tip: Als u het verzenden van een e-mail wilt annuleren, klikt u onderaan het venster op Ongedaan maken. Deze optie wordt kort weergegeven, maar u kunt wijzigen hoelang deze wordt weergegeven. Zie Verzenden van e-mail ongedaan maken.

Waar u in de inbox en de e-mail moet klikken om stap 1 tot en met 7 hierboven uit te voeren

" "3  Aan het werk gaan

3.1 Informatie van klanten beoordelen

Wanneer u documenten en andere bestanden van uw klant ontvangt, bewaart u alle gerelateerde projectgegevens op één plaats. Sla uw projectdocumenten, afbeeldingen en andere bestanden veilig op in Drive. Alle wijzigingen die mensen maken, worden met de cloud gesynchroniseerd, zodat iedereen up-to-date content ziet.

  1. Ga naar Drive.
  2. Klik op Plus Nieuw and then Bestand uploaden of Map uploaden en kies het bestand dat of de map die u wilt uploaden.
  3. Klik op Openen.

Als u de nieuwste versie van Chrome of Firefox® gebruikt, kunt u bestanden eenvoudig rechtstreeks vanaf uw computer naar de Drive-pagina in uw browser slepen.

Als u een bestand uploadt dat overeenkomt met de naam van een bestaand bestand, voegt Drive dit bestand toe als een nieuwe versie in plaats van dat er een kopie wordt gemaakt. U kunt versies beheren om de eerdere versie van het bestand te bekijken.

Wanneer Uploaden voltooid wordt weergegeven, zijn uw bestanden geüpload en kunt u deze openen in elke browser of op elk apparaat waarop Drive is geïnstalleerd.

Bestanden uploaden naar Drive

3.2 Taken toewijzen aan collega's

Nadat u heeft vastgesteld wie aan de opdracht moet werken, kunt u taken toewijzen aan collega's.

  1. Selecteer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties de tekst waarop u wilt reageren.
  2. Klik op Opmerking toevoegen "".
  3. Typ een opmerking in het vak.
  4. (Optioneel) Als u de taak of opmerking aan een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. U kunt zo veel mensen toevoegen als u wilt.Elke persoon krijgt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.
  5. (Optioneel) Als u de opmerking aan een specifieke persoon wilt toewijzen, vinkt u het vakje aan voor Toewijzen aan.
  6. Klik op Opmerking toevoegen of Toewijzen.

Opmerking: Als het bestand het maximumaantal reacties heeft bereikt, kunt u een kopie van het bestand maken zonder de opmerkingen te kopiëren.

Open het reactievak en voer tekst in, met de optie om een taak aan iemand toe te wijzen

3.3 Updates en wijzigingen bijhouden

Bekijk in één oogopslag hoe uw projecttaken ervoor staan met regels voor conditionele opmaak. U kunt bijvoorbeeld kleuren toevoegen om complexe taken te laten opvallen tussen taken die nog niet zijn gestart of die al lopen.

Voortgangstrackers instellen:

  1. Open Spreadsheets en selecteer de kolom waarop u de opmaakregels wilt toepassen.
  2. Selecteer Indeling and then Conditionele opmaak.
  3. Stel de regels in. In dit voorbeeld krijgen taken die de status 'Voltooid', 'Niet gestart' of 'In behandeling' hebben elk een andere kleur:
A Ga naar het tabblad Eén kleur en selecteer onder Cellen opmaken als de optie Tekst bevat.
B Typ Voltooid in het vak onder Tekst bevat.
C Klik onder Opmaakstijl op de lijst om te kiezen of de achtergrond of de tekst gekleurd moet worden.
D Als u een aangepaste tekst- of achtergrondkleur wilt toewijzen, klikt u op Tekstkleur "" of Opvulkleur "". U kunt eventueel één kleur opgeven voor de tekst en een andere kleur voor de achtergrond.
E Als u meer regels wilt toevoegen, klikt u op Nog een regel toevoegen en voert u dezelfde stappen uit. U kunt bijvoorbeeld een rode achtergrond toewijzen aan taken met de status Niet gestart en een oranje achtergrond aan taken met de status In behandeling.
F Klik op Gereed.

U vindt de regels voor conditionele opmaak in het menu, onder

3.4 Resultaten opslaan in een gedeelde map

Sla projectdocumenten, afbeeldingen en andere bestanden op in Drive en deel ze meteen (en veilig) met collega's of klanten. Eventuele wijzigingen in bestanden worden met de cloud gesynchroniseerd, zodat iedereen up-to-date content ziet.

Zie Aan de slag met gedeelde Drives als u bestanden wilt opslaan en delen op een gedeelde schijf.

Een map maken:

  1. Open Drive.
  2. Klik op Plus Nieuwand thenMap.


Een bestand of map delen met specifieke mensen:

  1. Selecteer het bestand dat u wilt delen.
  2. Klik op Delen of Delen "".
  3. Voer onder Delen met mensen en groepen het e-mailadres in waarmee u het bestand wilt delen.

    Opmerking: Als delen met bezoekers is ingeschakeld voor uw organisatie, kunt u iemand uitnodigen die geen Google-account heeft om samen te werken in uw Google Drive-bestanden en -mappen. Zie Documenten delen met bezoekers.

  4. Als u wilt wijzigen wat mensen met het bestand kunnen doen, klikt u rechts op de pijl-omlaag ""and thenKijker, Reageerder of Bewerker.
  5. Kies ervoor om mensen op de hoogte te brengen:
    • Als u mensen wilt laten weten dat u een bestand met ze heeft gedeeld, vinkt u het vakje aan voor Mensen op de hoogte brengen. Als deze optie is ingeschakeld, wordt de e-mail gestuurd naar alle e-mailadressen die u invoert.
    • Als u mensen niet op de hoogte wilt brengen, haalt u het vinkje weg voor Mensen op de hoogte brengen.
  6. Klik op Delen of Verzenden.


Een link naar een bestand of map delen:

  1. Klik in Drive met de rechtermuisknop op het bestand dat of de map die u wilt delen en selecteer Delen Delen.

    Klik bovenaan in Documenten, Spreadsheets of Presentaties op Delen.

    Opmerking: U kunt alleen bestanden delen waarvan u de eigenaar bent of waarvoor u bewerkingsrechten heeft.

  2. (Optioneel) Als u wilt opgeven wat mensen met een bestand kunnen doen als u het deelt, klikt u onder de naam van uw organisatie op Wijzigen:
    • Als u de rechten wilt wijzigen, klikt u rechts op de pijl-omlaag "" en selecteert u Kijker, Reageerder of Bewerker.
    • Als u wilt toestaan dat de link buiten uw organisatie wordt gedeeld, klikt u naast de naam van uw organisatie op de pijl-omlaag ""and thenOpenbaar.

      Opmerking: Als u deze optie niet ziet, neemt u contact op met uw beheerder.

  3. Klik op Link kopiëren.
  4. Klik op Gereed.
  5. Plak de link in een e-mail, op een website of op een andere plek waar u deze wilt delen.

Bestanden delen in Drive

3.5 Werk naar klanten sturen voor beoordeling en feedback
  1. Selecteer het bestand dat u wilt delen.
  2. Klik op Delen of Delen "".
  3. Voer onder Delen met mensen en groepen het e-mailadres in waarmee u het bestand wilt delen.

    Opmerking: Als delen met bezoekers is ingeschakeld voor uw organisatie, kunt u iemand uitnodigen die geen Google-account heeft om samen te werken in uw Google Drive-bestanden en -mappen. Zie Documenten delen met bezoekers.

  4. Als u wilt wijzigen wat mensen met het bestand kunnen doen, klikt u rechts op de pijl-omlaag ""and thenKijker, Reageerder of Bewerker.
  5. Kies ervoor om mensen op de hoogte te brengen:
    • Als u mensen wilt laten weten dat u een bestand met ze heeft gedeeld, vinkt u het vakje aan voor Mensen op de hoogte brengen. Als deze optie is ingeschakeld, wordt de e-mail gestuurd naar alle e-mailadressen die u invoert.
    • Als u mensen niet op de hoogte wilt brengen, haalt u het vinkje weg voor Mensen op de hoogte brengen.
  6. Klik op Delen of Verzenden.

Bestanden delen in Drive

3.6 Reageren op reacties en taken toewijzen
  1. Selecteer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties de tekst waarop u wilt reageren.
  2. Klik op Opmerking toevoegen "".
  3. Typ een opmerking in het vak.
  4. (Optioneel) Als u de taak of opmerking aan een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. U kunt zo veel mensen toevoegen als u wilt.Elke persoon krijgt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.
  5. (Optioneel) Als u de opmerking aan een specifieke persoon wilt toewijzen, vinkt u het vakje aan voor Toewijzen aan.
  6. Klik op Opmerking toevoegen of Toewijzen.

Opmerking: Als het bestand het maximumaantal reacties heeft bereikt, kunt u een kopie van het bestand maken zonder de opmerkingen te kopiëren.

Open het reactievak en voer tekst in, met de optie om een taak aan iemand toe te wijzen

" "4  Werk afronden

4.1 Een laatste vergadering met klanten plannen

Wanneer alle opdrachten zijn voltooid, plant u een laatste vergadering met uw klanten.

  1. Kies een optie in Agenda:
    • Klik op een leeg tijdblok in het agendaraster.
    • Klik op PlusMaken.
  2. Selecteer Afspraak.
4.2 Deelnemen aan de vergadering

Bekijk de geplande vergadering in Agenda en neem snel deel aan een videovergadering. Gebruik deze cheatsheet voor Google Meet.

  1. Klik in Google Agenda op de afspraak waaraan u wilt deelnemen.
  2. Klik op Deelnemen met Google Meet.
  3. Klik in het venster dat wordt geopend op Nu deelnemen.
Deelnemen aan Google Meet

Zie Deelnemen aan een videovergadering om deel te nemen aan een videovergadering via Gmail of een mobiel apparaat.

4.3 Delen en presenteren tijdens een videovergadering

In de videovergadering kunt u uw scherm delen om onder andere de definitieve documenten, presentaties en spreadsheets te presenteren.

  1. Open in Google Drive het bestand uit Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties dat u wilt delen of presenteren.
  2. (Optioneel) Ga als volgt te werk om een document, spreadsheet of presentatie samen met uw gasten te bewerken:
    1. Klik rechtsboven op Delen.
    2. Voeg een titel toe voor het document en klik op Opslaan.
    3. Voeg de gasten voor de vergadering toe en geef iedereen het toegangsniveau Bewerker.
    4. Klik op Verzenden.
  3. Open Google Meet en neem deel aan de vergadering.
  4. Klik op Nu presenteren en kies wat u wilt delen:
    • Uw volledige scherm
    • Een venster
  5. Klik op Delen.
  6. (Optioneel) Als u uw scherm niet meer wilt delen, klikt u onderaan het scherm op Delen stoppen.

Tip: Als u niet de Chrome-browser gebruikt (waarin pop-upmeldingen automatisch worden verborgen) moet u meldingen verbergen of uitzetten, zodat ze niet worden weergegeven terwijl u presenteert.

Uw hele scherm of een venster presenteren

4.4 Eindresultaten naar klanten verzenden

Als u gevoelige Drive-bestanden met externe klanten deelt, kunt u voorkomen dat ze deze downloaden, afdrukken of kopiëren. U kunt ook een vervaldatum instellen voor bestanden, zodat externe partners en bureaus ze niet meer kunnen openen nadat een project is afgelopen.

Ga als volgt te werk om te voorkomen dat kijkers en reageerders een bestand kunnen afdrukken, kopiëren of downloaden:

  1. Open het startscherm van Google Drive, Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties.
  2. Selecteer een of meer bestanden waarvoor je beperkingen wilt instellen.
  3. Klik op Delen of het deelicoon Share.
  4. Klik bovenaan op Instellingen Instellingen.
  5. Vink Kijkers en reageerders kunnen de optie zien om te downloaden, af te drukken en te kopiëren uit.
  6. Klik op Opslaan en dan Gereed.
Bestanden delen in Drive
4.5 Een follow-upbericht verzenden naar klanten

Verzend na de vergadering een follow-upbericht met de notulen en een overzicht van eventuele aanvullende taken.

1 Open Gmail.
2 Klik links op Plus Opstellen.
3 (Optioneel) Als u de venstergrootte wilt wijzigen, klikt u in de bovenhoek op Maximaliseren "" of Volledig scherm afsluiten Volledig scherm afsluiten.
4 Voeg ontvangers en een onderwerp toe.
5 Voer het bericht in. E-mails die u begint te schrijven, maar die u niet verzendt, worden automatisch opgeslagen in Concepten aan de linkerkant.
6 (Optioneel) Voeg bijlagen toe, zoals Drive-bestanden Insert file using Drive of foto's Insert image.
7 Klik op Verzenden.

Tip: Als u het verzenden van een e-mail wilt annuleren, klikt u onderaan het venster op Ongedaan maken. Deze optie wordt kort weergegeven, maar u kunt wijzigen hoelang deze wordt weergegeven. Zie Verzenden van e-mail ongedaan maken.

Waar u in de inbox en de e-mail moet klikken om stap 1 tot en met 7 hierboven uit te voeren

 



Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?