Pianificare un progetto con clienti esterni

Cosa imparerai a fare

Come comunicare con clienti esterni all'organizzazione. Sono inoltre illustrate le best practice per condividere e rivedere i file, assegnare attività e finalizzare un progetto.

Che cosa ti serve

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In questo tutorial

Contattare i clienti Comprendere le richieste dei clienti Avviare il lavoro Finalizzare il lavoro

1  Contattare i clienti

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1.1 Raccogliere informazioni dai collaboratori

Prima di iniziare a lavorare su un progetto con clienti esterni, contatta i collaboratori della tua organizzazione che possono fornirti informazioni su quei clienti e sui i loro ruoli. Invia un'email o un messaggio rapido a qualcuno di loro.

1. Accedi a Gmail da un computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su  Scrivi.
3. Nel campo "A", aggiungi i destinatari. Puoi anche aggiungere destinatari:
   • Nei campi "Cc" e "Ccn".
   • Quando scrivi un messaggio, inserendo il segno "+" o "@menzione" e il nome del contatto nel campo di testo.
4. Aggiungi l'oggetto del messaggio.
5. Scrivi il messaggio.
6. Nella parte inferiore della pagina, fai clic su Invia.

Suggerimento: per aggiungere singoli destinatari e gruppi di contatti creati con le etichette, fai clic su A:. 

Inviare un messaggio diretto a qualcuno:

1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
2. Se il nome non è già presente in "Chat", fai clic su Avvia una chat .
3. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
   • Per inviare un messaggio 1:1 a una persona esterna alla tua organizzazione, inserisci il suo indirizzo email.
4. Fai clic sulla persona a cui vuoi inviare un messaggio.
5. Inserisci un messaggio e fai clic su Invia .

Inviare un messaggio diretto a un gruppo:

1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
2. In "Chat", fai clic su una conversazione di gruppo esistente, inserisci un messaggio fai clic su Invia .
3. Se la conversazione di gruppo non si trova in "Chat", fai clic su Avvia una chat Avvia conversazione di gruppo.
4. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
5. Fai clic su Fine .
6. Inserisci un messaggio e fai clic su Invia .

1.2 Comunicare con i clienti esterni

Dopo aver stabilito quali clienti devi contattare, invia loro un'email di presentazione.

1. Accedi a Gmail da un computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su  Scrivi.
3. Nel campo "A", aggiungi i destinatari. Puoi anche aggiungere destinatari:
   • Nei campi "Cc" e "Ccn".
   • Quando scrivi un messaggio, inserendo il segno "+" o "@menzione" e il nome del contatto nel campo di testo.
4. Aggiungi l'oggetto del messaggio.
5. Scrivi il messaggio.
6. Nella parte inferiore della pagina, fai clic su Invia.

Suggerimento: per aggiungere singoli destinatari e gruppi di contatti creati con le etichette, fai clic su A:. 

2  Comprendere le richieste dei clienti

2.1 Programmare una riunione

Puoi pianificare eventi e riunioni video con persone che non hanno un Account Google. Gli invitati riceveranno un invito via email e potranno rispondere. Con Google Meet, qualsiasi invitato può partecipare alla riunione se fa clic sul link incluso nell'invito. Se ricevi una richiesta di riunione non di Google Calendar, puoi comunque rispondere e poi aggiungere la riunione a Calendar.

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. (Facoltativo) Per aggiungere invitati al tuo evento, a sinistra fai clic su Cerca persone e inizia a digitare i nomi degli invitati.
3. Fai clic su qualsiasi orario a cui non sia ancora associato un evento programmato nel calendario.
4. Aggiungi all'evento un titolo e altri eventuali dettagli.
5. Fai clic su Salva.

Suggerimento: per creare un evento di durata maggiore, trascina il mouse verso il basso della pagina mentre selezioni l'ora.

2.2 Partecipare alla riunione

Visualizza la riunione pianificata in Calendar ed entra rapidamente in una riunione video. Utilizza questa scheda di riferimento di Google Meet.

1. In Google Calendar, fai clic sull'evento a cui vuoi partecipare.
2. Fai clic su Partecipa con Google Meet.
3. Nella finestra che si apre, fai clic su Partecipa. 

Per partecipare a una riunione video da Gmail o da un dispositivo mobile, vedi Partecipare a una riunione video.

2.3 Definire i requisiti

Crea un documento per delineare i requisiti del cliente.

1. Sul computer, apri la schermata Home di Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli o Vids su Google.
2. Fai clic su Crea .

Inoltre puoi:

• Creare un file da un modello
• Utilizzare un modello in Google Vids

2.4 Inviare un'email di follow-up ai clienti

Dopo la riunione, invia un'email di follow-up per riepilogare le note sulla riunione e richiedere eventuali informazioni aggiuntive.

1. Accedi a Gmail da un computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su  Scrivi.
3. Nel campo "A", aggiungi i destinatari. Puoi anche aggiungere destinatari:
   • Nei campi "Cc" e "Ccn".
   • Quando scrivi un messaggio, inserendo il segno "+" o "@menzione" e il nome del contatto nel campo di testo.
4. Aggiungi l'oggetto del messaggio.
5. Scrivi il messaggio.
6. Nella parte inferiore della pagina, fai clic su Invia.

Suggerimento: per aggiungere singoli destinatari e gruppi di contatti creati con le etichette, fai clic su A:. 

3  Avviare il lavoro

3.1 Rivedere le informazioni dei clienti

Quando ricevi documenti e altri file dal tuo cliente, raduna tutte le informazioni relative al progetto in un unico posto. Archivia i documenti di progetto, le immagini e altri file in modo sicuro in Drive. Ogni modifica che viene apportata è sincronizzata nel cloud in modo che tutti possano vedere i contenuti aggiornati.

1. Vai a Drive.
2. Fai clic su  Nuovo Caricamento di file o Caricamento di una cartella, quindi scegli il file o la cartella che vuoi caricare.
3. Fai clic su Apri.

Se utilizzi la versione più recente di Chrome o Firefox^®, puoi semplicemente trascinare i file direttamente dal tuo computer alla pagina Drive del browser.

Se carichi un file che corrisponde al nome di un file esistente, Drive lo aggiunge come nuova versione anziché creare un duplicato. Per visualizzare la versione precedente di quel file, puoi gestire le versioni.

Quando vedi il messaggio Caricamento completato, i file sono stati caricati ed è possibile accedervi da qualsiasi browser o dispositivo su cui è installato Drive.

3.2 Assegnare le attività ai collaboratori

Dopo aver stabilito a chi affidare il compito, puoi assegnare attività alle persone coinvolte.

1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo che vuoi commentare.
2. Fai clic su Aggiungi commento .
3. Inserisci il commento nella casella.
4. Per indirizzare l'attività o il commento a una persona specifica, inserisci un segno più (+) seguito dal suo indirizzo email. Puoi aggiungere un numero illimitato di persone. Ciascuna persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
5. (Facoltativo) Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a.
6. Fai clic su Commenta o Assegna.

Nota: se un file raggiunge il numero massimo di commenti, puoi crearne una copia senza copiare i commenti.

3.3 Monitorare gli aggiornamenti e le modifiche

Utilizza le regole di formattazione condizionale per vedere a colpo d'occhio lo stato di avanzamento delle attività del progetto. Ad esempio, aggiungi i colori per far risaltare le attività completate rispetto alle attività non ancora iniziate o in corso.

Configurare strumenti di monitoraggio dello stato di avanzamento:

1. Apri Fogli e seleziona la colonna a cui vuoi applicare le regole di formattazione.
2. Seleziona Formato Formattazione condizionale.
3. Imposta le regole. In questo esempio, assegnerai un colore diverso alle attività con stato Completata, Non iniziata o In corso:

	Nella scheda Colore singolo, in Formatta le celle se, seleziona Il testo contiene.
	Nella casella sotto Il testo contiene, digita Completata.
	In Stile di formattazione, fai clic sull'elenco per scegliere se colorare lo sfondo o il testo.
	Per assegnare un colore personalizzato allo sfondo o al testo, fai clic su Colore testo  o Colore riempimento . Se necessario, puoi specificare un colore per il testo e uno per lo sfondo. (facoltativo)
	Per aggiungere altre regole, fai clic su Aggiungi un'altra regola e segui la stessa procedura. Ad esempio, puoi assegnare uno sfondo rosso alle attività con stato Non iniziata e uno sfondo arancione alle attività In corso.
	Fai clic su Fine.

3.4 Salvare le consegne in una cartella condivisa

Archivia documenti, immagini e altri file di progetto su Drive e condividili all'istante, e in modo sicuro, con i collaboratori o i clienti. Tutte le modifiche apportate ai file sono sincronizzate nel cloud, in modo che tutti vedano i contenuti aggiornati.

Per archiviare e condividere i file su un Drive condiviso, consulta la guida introduttiva all'utilizzo dei Drive condivisi.

Creare una cartella:

1. Apri Drive.
2. Fai clic su  NuovoCartella.

Condividere un file o una cartella con persone specifiche:

1. Seleziona il file che vuoi condividere.
2. Fai clic su Condividi o sull'icona Condividi .
3. In Condividi con persone e gruppi, inserisci l'indirizzo email con cui vuoi condividere il file.

   Nota: se la condivisione con i visitatori è attiva nella tua organizzazione, puoi invitare una persona che non ha un Account Google a collaborare ai tuoi file e alle tue cartelle su Google Drive. Vedi Condividere documenti con i visitatori.

4. Per cambiare le azioni che le persone possono eseguire nel file, a destra, fai clic sulla Freccia giù Visualizzatore, Commentatore o Editor.
5. Scegli di inviare notifiche alle persone:
   • Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un file con loro, seleziona la casella Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi email che inserisci verranno inclusi nell'email.
   • Se non vuoi inviare notifiche, deseleziona la casella Invia notifiche.
6. Fai clic su Condividi o Invia.

Condividere un link a un file o a una cartella:

1. In Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella che vuoi condividere e seleziona Condividi .

   In alto in Documenti, Fogli o Presentazioni, fai clic su Condividi.

   Nota: puoi condividere solo i file di tua proprietà o per i quali disponi dell'accesso in modifica.

2. (Facoltativo) Per specificare quali azioni possono effettuare gli utenti sul file che hai condiviso, fai clic su Modifica sotto il nome della tua organizzazione:
   • Per cambiare l'autorizzazione, fai clic sulla Freccia giù  sulla destra e seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor.
   • Per consentire la condivisione del link all'esterno dell'organizzazione, fai clic sulla Freccia giù Pubblico.

     Nota: se non vedi questa opzione, contatta il tuo amministratore.

3. Fai clic su Copia link.
4. Fai clic su Fine.
5. Incolla il link in un messaggio email, su un sito web o dovunque tu debba condividerlo.

3.5 Inviare il lavoro ai clienti per la revisione e il feedback

1. Seleziona il file che vuoi condividere.
2. Fai clic su Condividi o sull'icona Condividi .
3. In Condividi con persone e gruppi, inserisci l'indirizzo email con cui vuoi condividere il file.

   Nota: se la condivisione con i visitatori è attiva nella tua organizzazione, puoi invitare una persona che non ha un Account Google a collaborare ai tuoi file e alle tue cartelle su Google Drive. Vedi Condividere documenti con i visitatori.

4. Per cambiare le azioni che le persone possono eseguire nel file, a destra, fai clic sulla Freccia giù Visualizzatore, Commentatore o Editor.
5. Scegli di inviare notifiche alle persone:
   • Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un file con loro, seleziona la casella Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi email che inserisci verranno inclusi nell'email.
   • Se non vuoi inviare notifiche, deseleziona la casella Invia notifiche.
6. Fai clic su Condividi o Invia.

3.6 Indirizzare i commenti e assegnare le attività

1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo che vuoi commentare.
2. Fai clic su Aggiungi commento .
3. Inserisci il commento nella casella.
4. Per indirizzare l'attività o il commento a una persona specifica, inserisci un segno più (+) seguito dal suo indirizzo email. Puoi aggiungere un numero illimitato di persone. Ciascuna persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
5. (Facoltativo) Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a.
6. Fai clic su Commenta o Assegna.

Nota: se un file raggiunge il numero massimo di commenti, puoi crearne una copia senza copiare i commenti.

4  Finalizzare il lavoro

4.1 Pianificare una riunione finale con i clienti

Quando tutte le attività sono state completate, programma una riunione finale con i clienti.

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. (Facoltativo) Per aggiungere invitati al tuo evento, a sinistra fai clic su Cerca persone e inizia a digitare i nomi degli invitati.
3. Fai clic su qualsiasi orario a cui non sia ancora associato un evento programmato nel calendario.
4. Aggiungi all'evento un titolo e altri eventuali dettagli.
5. Fai clic su Salva.

Suggerimento: per creare un evento di durata maggiore, trascina il mouse verso il basso della pagina mentre selezioni l'ora.

4.2 Partecipare alla riunione

Visualizza la riunione pianificata in Calendar ed entra rapidamente in una riunione video. Utilizza questa scheda di riferimento di Google Meet.

1. In Google Calendar, fai clic sull'evento a cui vuoi partecipare.
2. Fai clic su Partecipa con Google Meet.
3. Nella finestra che si apre, fai clic su Partecipa. 

Per partecipare a una riunione video da Gmail o da un dispositivo mobile, vedi Partecipare a una riunione video.

4.3 Condividere e presentare contenuti durante una riunione video

Gli organizzatori di riunioni con Google Workspace for Education possono impedire ai partecipanti di condividere il loro schermo. 

Durante la riunione video, condividi lo schermo per presentare i documenti finali, le presentazioni, i fogli di lavoro e altro ancora.

1. Su Google Drive, apri il file di Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google che vuoi condividere o presentare.
2. (Facoltativo) Per modificare un documento, un foglio di lavoro o una presentazione in simultanea con i tuoi invitati:
   1. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Condividi.
   2. Aggiungi un titolo al documento e fai clic su Salva.
   3. Aggiungi gli invitati alla riunione e concedi a tutti l'accesso come Editor.
   4. Fai clic su Invia.
3. Apri Google Meet e partecipa alla riunione.
4. Fai clic su Presenta ora e scegli cosa condividere:
   • Il tuo schermo intero
   • Una finestra
   • Una scheda
5. Fai clic su Condividi.

Suggerimento: se non stai utilizzando il browser Chrome (che nasconde automaticamente tutte le notifiche popup), silenzia o disattiva le modifiche in modo che non vengano visualizzate durante la presentazione.

4.4 Inviare le consegne finali ai clienti

Quando condividi file di Drive sensibili con i clienti esterni, puoi impedire alle persone di scaricarli, stamparli o copiarli. Puoi anche impostare una data di scadenza per i file in modo che le agenzie e i partner esterni non possano accedervi dopo la fine del progetto.

Per impedire a visualizzatori e commentatori di stampare, copiare o scaricare il file:

1. Trova il file o la cartella in Google Drive, Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google.
2. Seleziona uno o più file a cui vuoi applicare le limitazioni.
3. Fai clic su Condividi o Condividi .
4. In alto, fai clic su Impostazioni .
5. Deseleziona Visualizzatori e commentatori possono vedere l'opzione per scaricare, stampare e copiare.

4.5 Inviare un'email di follow-up ai clienti

Dopo la riunione, invia un'email di follow-up per riepilogare le note sulla riunione e le eventuali attività aggiuntive.

1. Accedi a Gmail da un computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su  Scrivi.
3. Nel campo "A", aggiungi i destinatari. Puoi anche aggiungere destinatari:
   • Nei campi "Cc" e "Ccn".
   • Quando scrivi un messaggio, inserendo il segno "+" o "@menzione" e il nome del contatto nel campo di testo.
4. Aggiungi l'oggetto del messaggio.
5. Scrivi il messaggio.
6. Nella parte inferiore della pagina, fai clic su Invia.

Suggerimento: per aggiungere singoli destinatari e gruppi di contatti creati con le etichette, fai clic su A:. 

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