تخطيط مشروع مع عملاء خارجيين

هل تريد الاستفادة إلى أقصى حد من تطبيقات Google في العمل أو المؤسسة التعليمية؟  اشترِك في الإصدار التجريبي المجاني من G Suite

عرض جميع التعليمات | إخفاء جميع التعليمات

" "1  التواصل مع العملاء

1.1 جمع المعلومات من زملاء العمل

قبل البدء في العمل على مشروع مع عملاء خارجيين، يمكنك التواصل مع زملاء العمل في مؤسستك الذين يمكنهم المساعدة في تقديم معلومات عن العملاء الخارجيين وأدوارهم. يمكنك إرسال رسالة إلكترونية أو رسالة سريعة إلى مستخدم.

1 افتح Gmail.
2 في يمين الصفحة، انقر على Plus إنشاء.
3 (اختياري) لتغيير حجم النافذة، انقر على "تكبير" Expand أو "الخروج من وضع ملء الشاشة" الخروج من وضع ملء الشاشة في أعلى الصفحة.
4 أضِف مستلمين وموضوعًا.
5 أدخِل رسالتك. يتم تلقائيًا حفظ الرسالة الإلكترونية التي تبدأ في كتابتها، ولكنك لم ترسلها في المسودات على يمين الصفحة.
6 (اختياري) أضِف المرفقات، مثل ملفات Drive Insert file using Drive أو الصور Insert image.
7 انقر على إرسال.

نصيحة: لإلغاء إرسال رسالة إلكترونية في أسفل النافذة، انقر على تراجع. ويظهر هذا الخيار لفترة وجيزة، ولكن يمكنك تغيير الوقت الذي يستمر عرضه فيه. يُرجى الاطّلاع على التراجع عن إرسال البريد.

خريطة الأماكن التي يجب النقر عليها في صندوق البريد الوارد والبريد الإلكتروني لتنفيذ الخطوات من رقم 1 إلى 7، الواردة أعلاه


إرسال رسالة مباشرة إلى مستخدم:

  1. افتح تطبيق Chat.
  2. في أعلى يمين الصفحة، انقر على البحث عن مستخدمين وغرف وبرامج تتبُّع.
  3. أدخِل اسم المستخدم أو عنوان بريده الإلكتروني، أو اختَرهما من الاقتراحات التي تظهر لك. تتضمّن الاقتراحات جميع المستخدمين في مؤسستك، حتى إذا لم يكن مُفعَّل لديهم تطبيق Google Chat. لإرسال رسالة مباشرة إلى مستخدم خارج مؤسستك، أدخِل عنوان بريده الإلكتروني بالكامل. 
    لإرسال رسالة مباشرة إلى أكثر من مستخدم واحد داخل مؤسستك، انقر على رسالة جماعية.
  4. انقر على رسالة.
  5. أدخِل رسالتك واضغط على Enter. يمكن أن تتضمّن رسالتك أي نص، بما في ذلك رابط (عنوان URL).


إرسال رسالة مباشرة إلى مجموعة:

  1. على يمين الصفحة، انقر على البحث عن المستخدمين والغرف وبرامج التتبُّعثمرسالة جماعية.
  2. أدخِل أسماء أو عناوين البريد الإلكتروني أو اختَر جهات الاتصال من الاقتراحات.
  3. بعد إضافة جهات الاتصال، انقر على رسالة.
  4. أدخِل الرسالة المباشرة، وانقر على "إرسال" إرسال رسالة.
  5. (اختياري) لإخفاء رسالة مباشرة جماعية، على يمين الصفحة، أشِر إلى الرسالة المباشرة وانقر على "المزيد" ثمإخفاء المحادثة إزالة.

إرسال رسالة إلى مجموعة

1.2 التواصل مع العملاء الخارجيين

بعد اختيار العملاء الذين عليك التواصل معهم، يمكنك إرسال رسالة إلكترونية تقديمية.

1 افتح Gmail.
2 في يمين الصفحة، انقر على Plus إنشاء.
3 (اختياري) لتغيير حجم النافذة، انقر على "تكبير" Expand أو "الخروج من وضع ملء الشاشة" الخروج من وضع ملء الشاشة في أعلى الصفحة.
4 أضِف مستلمين وموضوعًا.
5 أدخِل رسالتك. يتم تلقائيًا حفظ الرسالة الإلكترونية التي تبدأ في كتابتها، ولكنك لم ترسلها في المسودات على يمين الصفحة.
6 (اختياري) أضِف المرفقات، مثل ملفات Drive Insert file using Drive أو الصور Insert image.
7 انقر على إرسال.

نصيحة: لإلغاء إرسال رسالة إلكترونية في أسفل النافذة، انقر على تراجع. ويظهر هذا الخيار لفترة وجيزة، ولكن يمكنك تغيير الوقت الذي يستمر عرضه فيه. يُرجى الاطّلاع على التراجع عن إرسال البريد.

خريطة الأماكن التي يجب النقر عليها في صندوق البريد الوارد والبريد الإلكتروني لتنفيذ الخطوات من رقم 1 إلى 7، الواردة أعلاه

" "2  فهم طلبات العملاء

2.1 تحديد موعد اجتماع

يمكنك تحديد موعد اجتماعات الفيديو والأحداث مع المستخدمين الذين ليس لديهم حسابات Google. سيتلقّى المدعوون دعوة بالبريد الإلكتروني ويمكنهم الرد عليها. باستخدام Google Meet، يمكن لأي مدعو الانضمام إلى اجتماعك من خلال النقر على الرابط الوارد في الدعوة. في حال تلقّيت طلب اجتماع غير موجود في "تقويم Google"، يمكنك الرد وبعد ذلك إضافة الاجتماع إلى "تقويم Google".

  1. في تقويم Google، اختَر خيارًا:
    • انقر على خانة وقت فارغة في شبكة التقويم.
    • انقر على Plusإنشاء.
  2. اختَر الحدث.
2.2 الانضمام إلى الاجتماع

يمكنك الاطِّلاع على الاجتماع الذي تم تحديد موعده في "تقويم Google" والانضمام سريعًا إلى اجتماع الفيديو. استخدِم ورقة الملاحظات الموجزة هذه بشأن Google Meet.

  1. في تقويم Google، انقر على الحدث الذي تريد الانضمام إليه.
  2. انقر على الانضمام عبر Google Meet.
  3. في النافذة التي تظهر لك، انقر على الانضمام الآن
الانضمام إلى Google Meet
2.3 تحديد المتطلبات

يمكنك إنشاء مستند لتحديد المتطلبات من العميل.

اختر خيارًا:

إنشاء مستندات جديدة
2.4 إرسال رسالة إلكترونية للمتابعة إلى العملاء

بعد الاجتماع، يمكنك إرسال رسالة إلكترونية للمتابعة لتلخيص ملاحظات الاجتماع وأي مهام إضافية.

1 افتح Gmail.
2 في يمين الصفحة، انقر على Plus إنشاء.
3 (اختياري) لتغيير حجم النافذة، انقر على "تكبير" Expand أو "الخروج من وضع ملء الشاشة" الخروج من وضع ملء الشاشة في أعلى الصفحة.
4 أضِف مستلمين وموضوعًا.
5 أدخِل رسالتك. يتم تلقائيًا حفظ الرسالة الإلكترونية التي تبدأ في كتابتها، ولكنك لم ترسلها في المسودات على يمين الصفحة.
6 (اختياري) أضِف المرفقات، مثل ملفات Drive Insert file using Drive أو الصور Insert image.
7 انقر على إرسال.

نصيحة: لإلغاء إرسال رسالة إلكترونية في أسفل النافذة، انقر على تراجع. ويظهر هذا الخيار لفترة وجيزة، ولكن يمكنك تغيير الوقت الذي يستمر عرضه فيه. يُرجى الاطّلاع على التراجع عن إرسال البريد.

خريطة الأماكن التي يجب النقر عليها في صندوق البريد الوارد والبريد الإلكتروني لتنفيذ الخطوات من رقم 1 إلى 7، الواردة أعلاه

" "3  بدء العمل

3.1 مراجعة المعلومات من العملاء

عندما تستلم مستندات وملفات أخرى من العميل، يمكنك الاحتفاظ بجميع معلومات المشاريع ذات الصلة في مكان واحد. يمكنك تخزين مستندات المشروع والصور والملفات الأخرى بأمان في Drive. تتم مزامنة أي تغييرات يجريها المستخدمون مع السحابة الإلكترونية حتى يتمكن جميع المستخدمين من الاطِّلاع على أحدث محتوى.

  1. انتقِل إلى Drive.
  2. انقر على Plus جديدثمتحميل ملف أو تحميل مجلد، ثم اختَر الملف أو المجلد الذي تريد تحميله.
  3. انقر على فتح.

في حال كنت تستخدم أحدث إصدار من Chrome أو ®Firefox، يمكنك ببساطة سحب الملفات مباشرةً من جهاز الكمبيوتر إلى صفحة Google Drive على متصفِّحك.

في حال حمّلت ملفًا يتطابق مع اسم ملف حالي، سيضيفه تطبيق Google Drive كنسخة جديدة، بدلاً من إنشاء نسخة طبق الأصل. للاطّلاع على الإصدار السابق من هذا الملف، يمكنك إدارة الإصدارات.

عند ظهور رسالة اكتمل التحميل، يكون قد تم تحميل ملفاتك بنجاح ويمكن الوصول إليها من أي متصفِّح أو جهاز مثبَّت عليه Drive.

تحميل ملفات إلى Drive

3.2 توزيع المهام على زملاء العمل

بعد اختيار الأفراد المطلوب منهم تنفيذ المهمة، يمكنك توزيع المهام على الجهات المعنية.

  1. في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، اختَر النص الذي تريد التعليق عليه.
  2. انقر على "إضافة تعليق" Add comment.
  3. أدخِل التعليق في المربع.
  4. (اختياري) لتوجيه مهمتك أو تعليقك إلى مستخدم محدد، أدخِل علامة الإضافة (+) متبوعة بعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المستخدمين. سيتلقى كل مستخدم رسالة إلكترونية تتضمن تعليقك ورابطًا إلى الملف.
  5. (اختياري) لتحديد التعليق إلى مستخدم محدد، ضع علامة في المربع تحديد إلى.
  6. انقر على تعليق أو تحديد.

فتح مربع التعليق وإدخال نص، مع الخيار لتحديد مهمة لمستخدم

3.3 تتبُّع التحديثات والتغييرات

تتيح لك قواعد التنسيق الشرطي الاطلاع بسرعة على مراحل تنفيذ المهام في مشروعك. مثلاً، يمكنك إضافة ألوان لإبراز المهام المكتملة من المهام التي لم يتم البدء فيها أو التي لا تزال قيد التقدم.

إعداد برامج تتبع التقدم:

  1. افتح جداول البيانات واختَر العمود الذي تريد تطبيق قواعد التنسيق عليه.
  2. اختَر تنسيقثمتنسيق شرطي.
  3. عليك إعداد القواعد. مثلاً، يمكنك تحديد لون مختلف للمهام التي "اكتملت"، أو "لم يتم البدء"، أو "قيد التقدم":
A في علامة التبويب اللون الفردي ضمن تنسيق الخلايا في حال، اختَر احتواء النص.
B في المربع ضمن احتواء النص، اكتب كامل.
C ضمن نمط التنسيق، انقر على القائمة لاختيار ما إذا كنت تريد تلوين الخلفية أو النص.
D لتحديد نص مخصّص أو لون خلفية، انقر على "لون النص" أو "لون التعبئة" . ويمكنك تحديد لون للنص ولون للخلفية إذا لزم الأمر.
E في حال كنت تريد إضافة المزيد من القواعد، انقر على إضافة قاعدة أخرى واتّبع الخطوات نفسها. مثلاً، يمكنك تحديد خلفية ذات لون أحمر إلى المهام التي لم يتم البدء وخلفية ذات لون برتقالي إلى مهام قيد التنفيذ.
F انقر على تم.

البحث عن قواعد التنسيق الشرطي في القائمة ضمن "تنسيق"

3.4 حفظ عناصر التسليم في مجلد مشترك

يمكنك تخزين مستندات المشروع والصور والملفات الأخرى في Drive، ثم مشاركتها على الفور (وبأمان) مع زملاء العمل أو العملاء. تتم مزامنة أي تغييرات تم إجراؤها على الملفات مع السحابة الإلكترونية حتى يتمكن جميع المستخدمين من الاطَّلاع على أحدث محتوى.

لتخزين الملفات ومشاركتها في مساحة Google Drive المشتركة، يُرجى الاطِّلاع على البدء في استخدام مساحة Google Drive المشتركة.

إنشاء مجلد:

  1. افتَح Drive.
  2. انقر على Plus جديدثممجلد.


مشاركة ملف أو مجلد مع مستخدمين مختارين:

  1. اختَر الملف الذي تريد مشاركته.
  2. انقر على مشاركة أو رمز المشاركة Share.
  3. ضمن "المشاركة مع الأشخاص والمجموعات"، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد مشاركة الملف معه. 
    • ملاحظة مهمة: إذا كنت تشارك الملف مع عنوان بريد إلكتروني ليس حسابًا على Google، يمكن للمستخدم فقط عرض الملف.
  4. لتغيير ما يمكن للمستخدمين تنفيذه في المستند، انقر في يسار الصفحة على رمز السهم المتجه للأسفل للأسفل ثم مُشاهِد أو معلِّق أو محرِّر.
  5. اختَر "إشعار الأشخاص".
    • إذا كنت تريد إبلاغ المستخدمين بأنك شاركت مستندًا معهم، ضَع علامة في المربّع بجانب "إشعار الأشخاص". في حال إشعار المستخدمين، سيتم تضمين كل عنوان بريد إلكتروني تُدخِله في الرسالة الإلكترونية.
    • إذا كنت لا تريد إشعار المستخدمين، عليك إزالة العلامة من المربّع.
  6. انقر على مشاركة أو إرسال.


مشاركة رابط ينقل إلى ملف أو مجلد:

  1. في Drive، انقر بزر الماوس الأيمن على الملف أو المجلد الذي تريد مشاركته واختَر "مشاركة" مشاركة.

    في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، انقر على مشاركة أعلى الصفحة.

    ملاحظة: لا يمكنك مشاركة سوى الملفات التي تمتلكها أو لديك الإذن بتعديل محتواها.

  2. (اختياري) لتحديد ما يمكن للمستخدمين تنفيذه على ملفك عند مشاركته، ضمن اسم مؤسستك، انقر على تغيير:
    • لتغيير الإذن، انقر على السهم المتّجه للأسفل  واختَر مُشاهد أو معلِّق أو محرر.
    • للسماح بمشاركة الرابط خارج مؤسستك، بجانب اسم مؤسستك، انقر على السهم المتّجه للأسفل ثمعلني.

      ملاحظة: إذا لم يظهر لك هذا الخيار، تواصل مع مشرف G Suite.

  3. انقر على نسخ الرابط.
  4. انقر على تم.
  5. الصق الرابط في رسالة إلكترونية أو موقع إلكتروني أو أي مكان تريد مشاركته فيه.

مشاركة الملفات في Drive

3.5 إرسال الأعمال إلى العملاء لمراجعتها والتعليق عليها

يمكنك مشاركة ملفات Google Drive مع عملاء خارجيين، سواء كان لديهم حساب Google أم لا *. ما عليك سوى مشاركة الملف باستخدام عنوان البريد الإلكتروني. سيمكنهم الحصول على رابط لملفك ويمكنهم عرضه على الإنترنت. في حال أراد المستخدمون تعديل الملف أو إضافة تعليق فيه، يمكنهم الاشتراك في حساب Google مباشرةً من الملف.

*في حال لم يكن لدى العميل حساب Google، على مؤسستك مشاركة ملفات Google Drive مع مستخدمين من خارج مؤسستك (سواء كان لديهم حساب Google أم لا) ومستخدمين خارجيين لعرض الملفات بدون تسجيل الدخول.

  1. اختَر الملف الذي تريد مشاركته.
  2. انقر على مشاركة أو رمز المشاركة Share.
  3. ضمن "المشاركة مع الأشخاص والمجموعات"، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد مشاركة الملف معه. 
    • ملاحظة مهمة: إذا كنت تشارك الملف مع عنوان بريد إلكتروني ليس حسابًا على Google، يمكن للمستخدم فقط عرض الملف.
  4. لتغيير ما يمكن للمستخدمين تنفيذه في المستند، انقر في يسار الصفحة على رمز السهم المتجه للأسفل للأسفل ثم مُشاهِد أو معلِّق أو محرِّر.
  5. اختَر "إشعار الأشخاص".
    • إذا كنت تريد إبلاغ المستخدمين بأنك شاركت مستندًا معهم، ضَع علامة في المربّع بجانب "إشعار الأشخاص". في حال إشعار المستخدمين، سيتم تضمين كل عنوان بريد إلكتروني تُدخِله في الرسالة الإلكترونية.
    • إذا كنت لا تريد إشعار المستخدمين، عليك إزالة العلامة من المربّع.
  6. انقر على مشاركة أو إرسال.

مشاركة الملفات في Drive

3.6 استهداف التعليقات وتوزيع المهام
  1. في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، اختَر النص الذي تريد التعليق عليه.
  2. انقر على "إضافة تعليق" Add comment.
  3. أدخِل التعليق في المربع.
  4. (اختياري) لتوجيه مهمتك أو تعليقك إلى مستخدم محدد، أدخِل علامة الإضافة (+) متبوعة بعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المستخدمين. سيتلقى كل مستخدم رسالة إلكترونية تتضمن تعليقك ورابطًا إلى الملف.
  5. (اختياري) لتحديد التعليق إلى مستخدم محدد، ضع علامة في المربع تحديد إلى.
  6. انقر على تعليق أو تحديد.
فتح مربع التعليق وإدخال نص، مع الخيار لتحديد مهمة لمستخدم

" "4  إنهاء العمل

4-1 تحديد موعد اجتماع نهائي مع العملاء

عند اكتمال جميع المهام، يمكنك تحديد موعد اجتماع نهائي مع عملائك.

  1. في تقويم Google، اختَر خيارًا:
    • انقر على خانة وقت فارغة في شبكة التقويم.
    • انقر على Plusإنشاء.
  2. اختَر الحدث.
4.2 الانضمام إلى الاجتماع

يمكنك الاطِّلاع على الاجتماع الذي تم تحديد موعده في "تقويم Google" والانضمام سريعًا إلى اجتماع الفيديو. استخدِم ورقة الملاحظات الموجزة هذه بشأن Google Meet.

  1. في تقويم Google، انقر على الحدث الذي تريد الانضمام إليه.
  2. انقر على الانضمام عبر Google Meet.
  3. في النافذة التي تظهر لك، انقر على الانضمام الآن
الانضمام إلى Google Meet
4.3 المشاركة وتقديم العروض أثناء اجتماع فيديو

في اجتماع الفيديو، يمكنك مشاركة شاشتك لعرض النسخ النهائية من المستندات والعروض التقديمية وجداول البيانات وغير ذلك.

  1. في Google Drive، افتح ملف مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google الذي تريد مشاركته أو عرضه.
  2. (اختياري) لتعديل مستند أو جدول بيانات أو عرض تقديمي بشكل متزامن مع المدعوّين:
    1. في أعلى يسار الصفحة، انقر على مشاركة.
    2. أضِف عنوانًا للمستند وانقر على حفظ.
    3. أضِف المدعوين إلى الاجتماع وامنح الجميع حق وصول محرِّر.
    4. انقر على إرسال.
  3. افتح Google Meet وانضم إلى الاجتماع.
  4. انقر على مشاركة العرض الآن واختَر ما تريد مشاركته:
    • شاشتك بأكملها
    • نافذة
  5. انقر على مشاركة.
  6. (اختياري) لإيقاف مشاركة شاشتك في أي وقت، انقر على إيقاف المشاركة في أسفل الشاشة.

اختيار الشاشة بأكملها أو نافذة

4.4 إرسال عناصر التسليم النهائية للعملاء

عند مشاركة ملفات Google Drive مع عملاء خارجيين، يمكنك منع المستخدمين من تنزيلها أو طباعتها أو نسخها. يمكنك أيضًا تحديد تاريخ انتهاء الصلاحية للملفات حتى لا تتمكن الهيئات والشركاء الخارجية من الوصول إليها بعد انتهاء المشروع.

لمنع المشاهدين والمعلقين من طباعة الملف أو نسخه أو تنزيله:

  1. افتح الشاشة الرئيسية لتطبيقات Google Drive أو مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google.
  2. اختَر ملفًا واحدًا أو أكثر تريد تقييد مشاركته.
  3. انقر على مشاركة أو رمز المشاركة Share.
  4. في أعلى الصفحة، انقر على رمز الإعدادات الإعدادات.
  5. أزِل العلامة من المربّع تظهر للمشاهدين والمعلقين خيارات التنزيل والطباعة والنسخ.
  6. انقر على حفظ ثم تم.
مشاركة الملفات في Drive
4.5 إرسال رسالة إلكترونية للمتابعة إلى العملاء

بعد الاجتماع، يمكنك إرسال رسالة إلكترونية للمتابعة تتضمن ملخصًا لملاحظات الاجتماع وأي مهام إضافية.

1 افتح Gmail.
2 في يمين الصفحة، انقر على Plus إنشاء.
3 (اختياري) لتغيير حجم النافذة، انقر على "تكبير" Expand أو "الخروج من وضع ملء الشاشة" الخروج من وضع ملء الشاشة في أعلى الصفحة.
4 أضِف مستلمين وموضوعًا.
5 أدخِل رسالتك. يتم تلقائيًا حفظ الرسالة الإلكترونية التي تبدأ في كتابتها، ولكنك لم ترسلها في المسودات على يمين الصفحة.
6 (اختياري) أضِف المرفقات، مثل ملفات Drive Insert file using Drive أو الصور Insert image.
7 انقر على إرسال.

نصيحة: لإلغاء إرسال رسالة إلكترونية في أسفل النافذة، انقر على تراجع. ويظهر هذا الخيار لفترة وجيزة، ولكن يمكنك تغيير الوقت الذي يستمر عرضه فيه. يُرجى الاطّلاع على التراجع عن إرسال البريد.

خريطة الأماكن التي يجب النقر عليها في صندوق البريد الوارد والبريد الإلكتروني لتنفيذ الخطوات من رقم 1 إلى 7، الواردة أعلاه

 
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟