Merencanakan & mengelola project

Yang akan Anda pelajari

Praktik terbaik untuk komunikasi dan kolaborasi di sepanjang siklus proses project.

Yang Anda butuhkan

10 menit

 Akun Google Workspace—Belum punya akun? Mulai uji coba 14 hari Anda sekarang juga.

Dalam tutorial ini

Menyiapkan project Menyimpan file project Membuat rencana project Berbagi file project Mengelola project

1  Menyiapkan project

Luaskan semua  |  Ciutkan semuaCiutkan semua

Membuat grup email

1. Login ke Google Grup.
2. Di bagian atas, klik Buat grup.
3. Masukkan informasi dan pilih setelan untuk grup. Berikut ini beberapa setelan yang disarankan:
   • Yang dapat melihat percakapan:  Hanya anggota tim (jika Anda ingin merahasiakan komunikasi project.
   • Anggota grup: Alamat email setiap pengguna di tim project
   • Pengelola grup: Alamat email setiap anggota tim yang mungkin perlu menambahkan orang lain ke tim nanti.
   • Menambahkan anggota secara langsung: Aktifkan opsi ini agar Anda dapat mengontrol siapa saja yang bergabung dengan grup.
4. Klik Buat grup.

Tunggu beberapa menit hingga grup baru aktif sebelum mengirim pesan ke grup tersebut. Jika tidak, Anda dapat menerima pemberitahuan bahwa pesan tidak dapat dikirim.

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Grup.

Membuat ruang

Buat ruang di Google Chat untuk percakapan singkat dan mendiskusikan ide dengan tim Anda. Anda juga dapat berbagi file di ruang chat.

Membuat kalender tim atau project

Buat kalender tim untuk memantau rapat tim dan waktu libur. Buat kalender project untuk memantau tanggal dan pencapaian project. Anda dapat membuat setiap kalender dengan cara yang sama.

Membuat kalender

Anda hanya dapat membuat kalender baru dari browser, bukan dari aplikasi Google Kalender. Setelah kalender dibuat, Anda dapat menemukannya di browser dan di aplikasi.

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Di sebelah kiri, di samping "Kalender lainnya", klik Tambahkan kalender lain  Buat kalender baru.
3. Tambahkan nama dan deskripsi kalender Anda.
4. Klik Buat kalender.
5. Jika ingin membagikan kalender Anda, klik pada kalender tersebut di kotak kiri, lalu pilih Bagikan dengan orang-orang tertentu.

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Google Kalender

Berbagi kalender dengan tim

1. Di komputer, buka Google Kalender. Anda tidak dapat membagikan kalender dari aplikasi Google Kalender.
2. Di sebelah kiri, temukan bagian “Kalender saya”. Untuk meluaskannya, klik Panah bawah .
3. Arahkan kursor ke kalender yang ingin dibagikan, lalu klik Lainnya Setelan dan berbagi.
4. Pada “Bagikan dengan orang-orang tertentu”, klik Tambahkan orang.
5. Tambahkan alamat email seseorang atau alamat email grup Google. Gunakan menu drop-down untuk menyesuaikan setelan izin. Pelajari izin akses lebih lanjut.
6. Klik Kirim.
7. Penerima harus mengklik link yang dikirim melalui email untuk menambahkan kalender tersebut ke daftar miliknya. Pelajari cara menambahkan kalender orang lain.

Tips: Untuk membagikan kalender yang bukan milik Anda, minta pemiliknya untuk memberi Anda izin “Mengubah dan mengelola fitur berbagi”.

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Google Kalender

Membuat rencana project

Pantau, perbarui, dan berkolaborasi dalam tugas proyek dengan tim Anda dalam spreadsheet bersama. Untuk mengetahui detailnya, lihat Membuat rencana project dengan Spreadsheet.

Menyiapkan rapat pemberitahuan reguler

Jadwalkan rapat tim reguler agar Anda bisa mendapatkan pembaruan status setiap orang dan memperbarui tugas dalam rencana project. Buat rapat di kalender tim. Kirim undangan ke semua orang sekaligus menggunakan alamat email Google Grup tim Anda. Untuk mengetahui detailnya, lihat Merencanakan dan menyelenggarakan rapat.

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Di bagian kiri atas, klik Buat .
3. Tambahkan judul acara dan detail lainnya.
4. Di samping "Tidak berulang", klik Panah bawah .
5. Pilih berapa sering Anda ingin mengulangi acara, dan kapan acara berulang tersebut berakhir.
6. Di kanan atas, klik Simpan.

Membuat situs tim

Buat situs tim tempat semua orang di organisasi dapat menemukan informasi, project, dan fasilitas lainnya dalam tim Anda. Untuk mengetahui detailnya, lihat Memulai Sites.

2  Menyimpan file project

Membuat folder project

Gunakan Google Drive untuk menyimpan rencana, spesifikasi, dan notulen rapat project di folder project bersama di Drive Saya atau drive bersama.

Membuat folder di Drive Saya

1. Buka Drive, lalu klik Drive Saya.
2. Buka tempat yang diinginkan untuk membuat folder.
3. Klik BaruFolder.
4. Beri nama folder dan klik Buat.

Memindahkan file ke folder di Drive Saya

1. Pilih file.
2. Klik Lainnya Pindahkan ke .
3. Pilih folder dan klik Pindahkan atau Pindahkan ke sini.

Anda juga dapat menarik file dan folder ke folder di Drive Saya di sebelah kiri.

Drive bersama

Jika Anda belum melakukannya, buat drive bersama dan tambahkan anggota. Beri semua anggota setidaknya akses Kontributor agar mereka dapat berkolaborasi pada file. Untuk mengetahui petunjuknya, lihat Praktik terbaik untuk drive bersama. Kemudian, buat folder di drive bersama dan tambahkan file. 

Membuat folder di drive bersama

1. Buka Drive dan klik Drive bersama.
2. Buka tempat yang diinginkan untuk membuat folder.
3. Klik BaruFolder.
4. Beri nama folder dan klik Buat.

Catatan:

• Untuk memindahkan folder ke drive bersama yang telah disimpan di Drive Saya atau drive bersama lainnya, hubungi administrator Anda.
• Subfolder harus memiliki izin yang sama dengan folder tingkat teratas.

Mengupload folder yang sudah ada dari komputer ke drive bersama

1. Di sebelah kiri, klik folder drive bersama.
2. Di desktop, tarik folder yang ada ke drive bersama. Selain itu, Anda dapat mengklik  BaruUpload folder. Arahkan kursor ke folder dan buka.

Memindahkan file ke drive bersama

Untuk memindahkan file dari Drive Saya ke drive bersama atau antar-drive bersama, tarik file ke drive bersama yang dituju. Untuk memindahkan folder, hubungi administrator.

Untuk memindahkan file dari Drive Saya ke drive bersama, Anda harus menjadi anggota drive bersama sebagai Kontributor, Pengelola konten, atau Pengelola.

Anda dapat memindahkan file apa pun yang Anda miliki ke drive bersama, baik dari lokasi Drive lain atau dari komputer atau perangkat seluler.

Jika Anda bukan pemilik file di Drive Saya, tapi setidaknya memiliki akses Edit ke file, Anda mungkin dapat memindahkan file tersebut ke drive bersama, jika:

• Administrator Anda telah mengaktifkan opsi ini.
• Pemilik file adalah anggota drive bersama tempat Anda ingin memindahkan file.
• Anda adalah anggota drive bersama tujuan dengan akses Kontributor, Pengelola konten, atau Pengelola.

Jika tidak, Anda harus meminta pemilik untuk memindahkan file ke drive bersama.

Untuk memindahkan file di antara drive bersama, Anda perlu akses Pengelola ke drive bersama asal dan setidaknya akses Kontributor ke drive bersama tujuan.

Untuk memindahkan file atau folder dari drive bersama, Anda memerlukan akses Pengelola ke drive bersama. Untuk memindahkan file atau folder ke folder di Drive Saya, Anda memerlukan akses Editor ke folder induk.

Mencari dan memindahkan file project yang sudah ada

Cari file project yang sudah ada, seperti spesifikasi atau presentasi project, di Drive. Kemudian, pindahkan file ke folder project.

Menelusuri file atau folder di Drive

1. Di kotak penelusuran Drive, masukkan kata atau frasa. 
   Agar penelusuran jadi lebih cepat, Drive menyarankan istilah penelusuran saat Anda memasukkan teks.
2. Klik saran untuk membukanya atau klik Telusuri untuk melihat daftar hasil.

Menggunakan opsi penelusuran lanjutan

1. Di sebelah kanan kotak penelusuran, klik Panah bawah .
   Pilih opsi atau kombinasi opsi untuk memfilter hasil Anda lebih lanjut.
   • Jenis—Menelusuri menurut jenis file.

     Catatan: Untuk Sites, hanya draf situs (bukan yang sudah dipublikasi) yang dapat Anda lihat dan edit yang muncul.

   • Pemilik—Menelusuri menurut pemilik file.
   • Lokasi—Telusuri menurut lokasi (termasuk item dalam Sampah atau Berbintang). Anda hanya dapat menelusuri folder yang ada di Drive Saya atau di drive bersama.
   • Tanggal diubah—Melihat item yang baru saja diubah oleh siapa pun (bukan hanya Anda).
   • Nama item—Telusuri istilah dalam nama file.
   • Berisi kata-kata—Telusuri file yang berisi kata-kata tertentu.
   • Dibagikan dengan—Telusuri seseorang yang memiliki akses ke file.
   • Tindak lanjut—Telusuri file yang Anda miliki dengan saran, atau file dengan item tindakan yang ditetapkan kepada Anda.
2. Klik Telusuri.

Memindahkan file ke folder di Drive Saya

1. Pilih file.
2. Klik Lainnya Pindahkan ke .
3. Pilih folder dan klik Pindahkan atau Pindahkan ke sini.

Anda juga dapat menarik file dan folder ke folder di Drive Saya di sebelah kiri.

Membuat template untuk catatan rapat

Pilih template catatan rapat, lalu sesuaikan dan simpan di folder project bersama.

1. Di komputer, buka Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Formulir, atau Sites.
2. Di kanan atas, klik Galeri Template.
3. Klik template yang ingin Anda gunakan.
4. Salinan template akan terbuka.

Tips: Jika template yang Anda pilih menampilkan "Add-on" di sebelahnya, Anda mungkin harus menginstal add-on untuk menggunakan template tersebut. Pelajari add-on lebih lanjut.

Melampirkan file project ke rapat

Tambahkan file ke undangan rapat, seperti catatan rapat atau rencana project.

1. Buka Kalender.
2. Di .petak kalender, klik rapat tim.
3. Klik Edit .
4. Pada Detail Acara, klik Tambahkan lampiran .
5. Temukan dan klik file.
6. Klik Pilih.

3  Membuat rencana project

Membuat rencana project dan menambahkan tugas

Petakan project dengan menambahkan tugas ke spreadsheet. Kemudian, tambahkan rencana project ke drive bersama atau folder drive bersama.

1. Di Google Drive, Klik Baru Google SpreadsheetSpreadsheet kosong.
2. Klik Spreadsheet tanpa judul, lalu masukkan judul baru untuk rencana project Anda.
3. Tambahkan judul kolom. Misalnya, Anda dapat memantau tugas untuk project dan menyertakan kolom untuk pemilik tugas, batas waktu, status, dan komentar.
4. Tambahkan konten ke sheet untuk memantau rencana project. Setelah Anda membagikan sheet, orang lain juga dapat menambahkan konten.

Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat Membuat rencana project dinamis dengan Spreadsheet.

Menambahkan deskripsi tugas

Jika heading kolom atau tugas memerlukan penjelasan yang lebih detail, tambahkan catatan deskriptif.

1. Pilih kolom atau sel tempat Anda ingin menambahkan catatan.
2. Pilih SisipkanCatatan.
3. Ketik deskripsi.
4. Klik di mana saja di luar catatan untuk menutupnya.

Menambahkan opsi daftar

Izinkan orang lain memilih dari opsi dalam daftar. Misalnya, untuk memantau progres dalam rencana project, buat kolom Status dengan opsi seperti Belum dimulai, Sedang berlangsung, atau Selesai.

	Pilih kolom tempat Anda ingin menambahkan pilihan.
	Klik DataValidasi data.
	Di samping Kriteria, pilih Daftar item.
	Masukkan opsi yang valid yang dipisahkan koma.
	Klik Simpan.
	(Opsional) Untuk melihat pilihan, klik tanda panah di sel pada kolom.

Menambahkan pelacak progres

Lihat progres tugas di project Anda dengan aturan format bersyarat. Misalnya, tambahkan warna untuk membuat tugas yang selesai tampil beda dari tugas yang belum dimulai atau yang sedang berlangsung.

1. Buka Spreadsheet, lalu pilih kolom tempat Anda ingin menerapkan aturan format.
2. Pilih FormatFormat bersyarat.
3. Siapkan aturan. Dalam contoh ini, Anda menetapkan warna yang berbeda untuk tugas yang Selesai, Belum dimulai, atau Sedang berlangsung.

	Pada tab Satu warna, di bagian Format sel jika, pilih Teks berisi.
	Di kotak pada bagian Teks berisi, ketik Selesai.
	Di bagian Gaya format, klik daftar yang akan dipilih jika Anda ingin memberi warna pada latar belakang atau teks.
	Untuk menetapkan warna latar atau teks kustom, klik Warna teks atau Warna isi. Jika perlu, Anda dapat menentukan warna untuk teks dan warna untuk latar belakang.
	Jika Anda ingin menambahkan aturan lainnya, klik Tambah aturan lain, lalu ikuti langkah yang sama. Misalnya, tetapkan latar belakang berwarna merah untuk tugas yang Belum dimulai dan latar belakang berwarna oranye untuk tugas yang Sedang berlangsung.
	Klik Selesai.

Mendapatkan notifikasi

Terus pantau pembaruan project dan perubahan status dengan notifikasi email. Anda akan mengetahui saat seseorang melakukan perubahan pada rencana project, siapa yang melakukan perubahan, kapan dia melakukannya, dan apa yang diubah. Anda juga dapat memilih seberapa sering Anda ingin menerima notifikasi.

Menambahkan notifikasi

1. Di spreadsheet, pilih AlatAturan notifikasi.
2. Pilih waktu dan seberapa sering Anda ingin menerima notifikasi.
3. Klik Simpan.
4. Klik Selesai.

4  Berbagi file project

Berbagi folder project

Membagikan folder atau file dari ruang chat tim

1. Buka Chat atau Gmail.
2. Di bagian Ruang, klik ruang chat tim.
3. Di bagian atas ruang, klik Bagikan file.
4. Temukan folder atau file di Drive Saya atau drive bersama.
5. Klik Pilih.
6. Di ruang chat, klik Kirim .
7. Di samping Bagikan kepada anggota ruang, pilih izin.
8. Klik Kirim.

Berbagi folder di Drive Saya dengan tim Anda

Saat Anda berbagi folder dengan grup, semua anggota akan mendapatkan tingkat akses yang sama. Berikan akses Editor kepada anggota tim agar mereka dapat berkolaborasi di file.

Berbagi folder di drive bersama dengan tim

Folder dan file apa pun yang dimasukkan dalam drive bersama otomatis dibagikan dengan anggota drive bersama.

1. Buka Chat atau Gmail.
2. Di Drive, klik Drive Saya dan pilih folder yang ingin dibagikan.
3. Klik Bagikan .
4. Masukkan alamat email tim.
5. Di sebelah kanan, tetapkan izin ke Editor.
6. Klik Kirim.

Berbagi file project untuk ditinjau

Jika Anda sudah siap, bagikan rencana project kepada tim untuk ditinjau. File project mungkin mencantumkan rencana, agenda, atau presentasi. Saat Anda berbagi file, berikan akses Pemberi komentar atau Editor kepada pengguna agar mereka dapat menambahkan komentar atau memperbarui konten.

Selanjutnya, bagikan rencana project kepada anggota tim (atau kepada grup yang dibuat untuk tim).

Untuk berbagi file dari ruang chat, lihat Berbagi folder project.

Berbagi file yang Anda miliki atau yang dapat Anda edit

1. Pilih file yang ingin Anda bagikan.
2. Klik Bagikan atau Bagikan .
3. Pada Bagikan dengan orang dan grup, masukkan alamat email yang ingin Anda ajak berbagi.

   Catatan: Jika fitur berbagi dengan pengunjung diaktifkan untuk organisasi, Anda dapat mengundang seseorang yang tidak memiliki Akun Google untuk berkolaborasi dalam file dan folder Google Drive. Lihat Berbagi dokumen dengan pengunjung.

4. Untuk mengubah hal yang dapat dilakukan orang ke file Anda, di sebelah kanan, klik Panah bawah Pengakses lihat saja, Pemberi Komentar, atau Editor.
5. Pilih untuk beri tahu pengguna.
   • Jika Anda ingin memberi tahu orang bahwa Anda berbagi file dengan mereka, centang kotak Beri tahu orang. Jika Anda memilih untuk memberi tahu orang, setiap alamat email yang Anda masukkan akan disertakan dalam email.
   • Jika Anda tidak ingin memberi tahu orang, hapus centang kotak Beri tahu orang.
6. Klik Bagikan atau Kirim.

Jika memilih untuk memberi tahu orang lain, semua orang yang Anda bagikan file akan menerima email dengan link. Jika Anda memberi akses Editor kepada anggota tim, mereka dapat:

• Menambahkan atau mengubah konten, seperti tugas, pemilik, dan batas waktu.
• Menyisipkan komentar yang ditujukan untuk orang tertentu.
• Memfilter konten di spreadsheet.
• Memperbarui status tugas atau catatan deskriptif di spreadsheet.

Menambahkan komentar

1. Di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, pilih teks yang ingin dikomentari.
2. Klik Tambahkan komentar .
3. Masukkan komentar Anda di kotak.
4. (Opsional) Untuk mengarahkan tugas atau komentar ke orang tertentu, masukkan tanda tambah (+) yang diikuti dengan alamat email mereka. Anda dapat menambahkan orang sebanyak mungkin. Setiap orang akan mendapatkan email yang berisi komentar dan link ke file tersebut.
5. (Opsional) Untuk menetapkan komentar ke pengguna tertentu, centang kotak Tugaskan kepada.
6. Klik Komentar atau Tugaskan.

Catatan: Jika file mencapai jumlah komentar maksimum, Anda dapat membuat salinan file tanpa menyalin komentar apa pun.

5   Mengelola project

Dapatkan pembaruan status tugas

Melakukan pembaruan status pada rencana project

1. Di Spreadsheet, buka rencana project.
2. Di samping tugas yang Anda miliki, ubah status.

Mengirim pembaruan status sebelum rapat tim

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Klik acara.
3. Di samping jumlah tamu, pilih salah satu opsi:
   • Chat dengan tamu : Chat baru atau yang sudah ada akan terbuka. Hanya tamu yang mengaktifkan Chat di organisasi sekolah atau kantor yang disertakan dalam chat.
   • Kirim email ke tamu : Email baru akan terbuka. Semua tamu yang diundang disertakan dalam email.

Mendapatkan pembaruan status selama rapat tim

Presentasikan rencana project saat melakukan rapat tim. Setiap orang dapat memperbarui statusnya secara real time.

1. Buka Meet, lalu gabung ke rapat video.
2. Di bagian bawah, klik Presentasikan sekarang  dan pilih yang ingin dibagikan:
   • Seluruh layar Anda
   • Jendela
   • Tab
3. Klik Bagikan.
4. Setelah selesai memberikan presentasi, klik Hentikan presentasi.

Mendapatkan pembaruan status menggunakan email grup

Kirim email ke semua orang sekaligus menggunakan alamat email grup. Minta mereka memperbarui tugas mereka di rencana project.

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Di kiri atas, klik  Tulis.
3. Di kolom "Kepada", tambahkan penerima. Anda juga dapat menambahkan penerima:
   • Di kolom "Cc" dan "Bcc".
   • Ketika menulis pesan di kolom teks, menggunakan tanda "+" atau "@" diikuti dengan nama kontak.
4. Tambahkan subjek.
5. Tulis pesan Anda.
6. Di bagian bawah halaman, klik Kirim.

Tips: Untuk menambahkan penerima individual dan grup kontak yang Anda buat dengan label, klik Kepada:. 

Mendapatkan pembaruan status menggunakan Chat

Kirim pesan chat ke anggota tim untuk mendapatkan pembaruan statusnya.

Mengirim pesan langsung (DM) kepada seseorang:

1. Buka Google Chat atau akun Gmail Anda.
2. Jika belum ada nama di bagian "Chat", klik Mulai chat .
3. Masukkan nama atau alamat email. Saran akan muncul saat Anda memasukkan teks.
   • Untuk mengirim pesan 1:1 kepada seseorang di luar organisasi Anda, masukkan alamat emailnya.
4. Klik nama orang yang ingin Anda kirimi pesan.
5. Masukkan pesan, lalu klik Kirim .

Mengirim pesan langsung ke grup:

1. Buka Google Chat atau akun Gmail Anda.
2. Di bagian "Chat", klik percakapan grup yang ada, masukkan pesan klik Kirim .
3. Jika Anda tidak menemukan percakapan grup di bagian "Chat”, klik Mulai chat Mulai percakapan grup.
4. Masukkan nama atau alamat email. Saran akan muncul saat Anda memasukkan teks.
5. Klik Selesai .
6. Masukkan pesan, lalu klik Kirim .

Mengubah linimasa project

Jika linimasa, persyaratan, atau fasilitas berubah, perbarui dokumentasi project Anda. Kemudian, jika Anda perlu mengubah waktu rapat karena linimasa baru atau perlu menambahkan anggota tim baru ke rapat, perbarui acara di kalender tim.

Memperbarui acara yang ada

1. Buka Kalender.
2. Di kisi kalender, klik acara.
3. Klik Edit .
4. Klik waktu atau tanggal untuk mengubahnya.
5. (Opsional) Tambahkan tamu baru.
6. Klik Simpan.
7. Jika acara tersebut adalah acara berulang, pilih acara yang ingin diperbarui, lalu klik Oke.
8. Klik Kirim.

 

Memberi tahu anggota tim terkait perubahan

Jika tanggal project atau pencapaian berubah, segera beri tahu semua anggota tim menggunakan email.

Memberi tahu anggota di Gmail

Cukup masukkan alamat email grup, bukan menambahkan setiap alamat email anggota tim ke email Anda.

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Di kiri atas, klik  Tulis.
3. Di kolom "Kepada", tambahkan penerima. Anda juga dapat menambahkan penerima:
   • Di kolom "Cc" dan "Bcc".
   • Ketika menulis pesan di kolom teks, menggunakan tanda "+" atau "@" diikuti dengan nama kontak.
4. Tambahkan subjek.
5. Tulis pesan Anda.
6. Di bagian bawah halaman, klik Kirim.

Tips: Untuk menambahkan penerima individual dan grup kontak yang Anda buat dengan label, klik Kepada:. 

Mengirim email kepada anggota drive bersama

1. Di sebelah kiri, klik drive bersama.
2. Di bagian atas, di samping nama drive bersama, klik Panah bawah Kirim email ke anggota.
3. Ubah subjek dan tulis pesan Anda.
4. (Opsional) Untuk mengirim email kepada anggota dengan tingkat akses tertentu saja, atau untuk mengirim salinan email kepada Anda sendiri, centang kotak tersebut.
5. Klik Kirim.

Link ke drive bersama disertakan dalam email.

Menyelesaikan file bersama

Setelah selesai berkolaborasi pada project, Anda dapat mengubah setelan berbagi atau mengarsipkan file agar kolaborator tidak dapat melanjutkan pengeditan file yang sudah selesai.

Untuk mengetahui detailnya, lihat Berbagi dokumen final.

Membuat laporan akhir project

Setelah project selesai, Anda dapat membuat presentasi akhir project untuk berbagi dan dikolaborasikan dengan tim Anda.

Untuk membuat presentasi, lihat Memulai Slide. Untuk tips tentang cara memberikan presentasi, lihat 10 tips Google Workspace untuk membuat proposal yang menarik.

_{Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.}