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正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

提出有力提案的秘訣

Google Workspace 效率提升指南

本頁面提供下列資源說明:

全部展開  |  全部收合

使用範本

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使用文件中的範本來節省時間並避免錯誤。您可以選擇使用現有的提案範本或建立自己的範本,還能與小組成員共用範本。任何人對原始範本做出的變更都會自動更新。

操作說明

選擇現有範本

  1. 在電腦上前往 Google 文件試算表簡報表單協作平台
  2. 按一下右上方的 [範本庫]。
  3. 按一下你要使用的範本。
  4. 範本副本隨即開啟。

提示:如果你選擇的範本旁顯示「外掛程式」,則必須先安裝外掛程式才能使用該範本。進一步瞭解外掛程式

自行建立範本

貴機構必須支援這項功能,您才能使用。如需相關協助,請與管理員聯絡 
  1. 選擇下列任一做法:
    • 建立新的文件、試算表、簡報、表單或協作平台網站。
    • 開啟現有的文件、試算表、簡報、表單或協作平台網站,然後依照您的範本需求加以調整。
    注意:如果您的範本檔案位於共用雲端硬碟中,請檢查該共用雲端硬碟的共用設定,其中若設有共用限制,可能會導致使用者無法存取範本。
  2. 文件試算表簡報表單協作平台的主畫面頂端,依序點選 [範本庫] 接下來 貴機構名稱
  3. 點選 [提交範本]。
    重要事項:如果您無權修改範本的共用設定,或者範本共用設定已設為限制檢視者和加註者下載檔案,您將無法提交範本。
  4. 按一下 [選取一份文件],然後選擇您建立的範本檔案。
  5. 按一下 [開啟]
  6. (選用) 如要提交副本而非原始檔案,請勾選方塊。
  7. 選取您要提交的檔案類別。
  8. 按一下 [提交]。

    如要找出新範本,請前往「範本庫」下一步 選取您的範本。

顯示或隱藏範本庫

  1. 開啟 Google 文件試算表簡報表單協作平台
  2. 依序按一下左上方的「選單」圖示 選單 下一步 [設定]
  3. 開啟或關閉 [在主畫面顯示近期存取過的範本] 設定。

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

 

新增引用資料

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需要為提案加上引用資料嗎?直接在提案中快速加入引用資料和參考書目,不必離開提案編輯畫面。

詳情請參閱「新增引用資料和來源


 

為文件添加視覺效果

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如要製作複雜的提案,建議您加入圖片,藉此清楚呈現您要說明的資訊。您不需要使用其他軟體或離開文件編輯畫面,就可以直接在文件中新增及編輯圖片。

操作說明

新增圖片

  1. 在電腦上使用 Google 文件開啟文件,或使用 Google 簡報開啟簡報。
  2. 依序按一下「插入」下一步「圖片」
  3. 選擇圖片來源。
    • 上傳電腦中的圖片:插入儲存在裝置上的圖片。
    • 搜尋網路:搜尋網路上的圖片。
    • GIF 和貼圖:在投影片中插入 GIF 或貼圖。
    • 雲端硬碟:使用儲存在 Google 雲端硬碟中的圖片。
    • 相簿:使用 Google 相簿相片庫中的圖片。
    • 使用網址上傳:插入圖片連結或插入 .gif 檔案。
  4. 按一下 [插入] 或 [開啟]

瞭解如何在試算表中新增圖片

裁剪圖片

你可以修剪圖片邊緣或移除不需要的區塊。

  1. 在電腦上開啟文件或簡報。
  2. 按一下您要裁剪的圖片。
  3. 按一下「裁剪」圖示 裁剪
  4. 按一下框線周圍的藍色方塊並拖曳成您要的形狀。
  5. 完成時,請按下鍵盤上的 Enter 鍵或按一下檔案中的任何其他位置。

取得圖片建議

  1. 使用電腦在 Google 文件中開啟文件。
  2. 點選右下角的「探索」圖示 探索
  3. 在畫面頂端搜尋特定文件、簡報、圖片、圖表或網頁。搜尋結果分為以下類別:
    • 網頁:網路上與您的文件相關的資訊。
    • 圖片:網路上與您的文件相關的圖片。
    • 雲端硬碟:儲存在您 Google 雲端硬碟中的文件。
  4. 新增搜尋結果中的項目:
    • 新增圖片或圖表:按一下您要新增的項目,然後按一下頂端的 [插入]。
    • 新增註腳:將滑鼠游標移至您需要的搜尋結果,然後按一下「以註腳格式引用」圖示以註腳格式引用
    • 新增連結:將滑鼠游標移至您需要的搜尋結果,然後按一下「插入連結」圖示 Plus

 

隨時隨地修改內容

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您可以使用文件應用程式在手機或平板電腦上編輯提案。無論您是在前往機場的路上或是正在拜訪客戶,即使不在辦公桌前也可以輕鬆更新提案內容。您所做的任何變更都會自動同步處理到您的所有裝置,方便您隨時存取最新內容。更棒的是,如果您無暇手動輸入,也可以使用語音快速輸入頁面內容。

瞭解如何取得行動版 Google 文件應用程式


 

新增大綱以便閱讀

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為協助讀者快速查看您的提案,文件可自動為您建立大綱。Google 文件會根據您用來安排文件內容的標題建立大綱。如要進一步改善文件設計,請自訂標題樣式或新增項目符號清單等。這樣一來,讀者就能輕鬆瞭解提案概要,並快速跳至想要閱讀的部分。

操作說明

在 Google 文件中建立自動大綱

  1. 暫時關閉文件大綱:在文件左側按一下「大綱」字樣旁邊的「關閉文件大綱」圖示 返回
  2. 完全隱藏文件大綱:依序按一下頂端的「查看」下一步「顯示大綱」

提示:如果「顯示大綱」旁邊有勾號,則文件大綱圖示 Docs outline icon 仍會顯示在文件左上方。

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

 

在同一份檔案中追蹤草稿

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過去您可能會為檔案保存多版草稿,以便在需要參閱或切換至先前的版本時使用。現在雲端硬碟會將所有草稿儲存在單一檔案中,方便您查閱或透過修訂版本記錄功能將檔案還原至先前版本。如此一來,即使大幅修改檔案也不必擔心;如果您改變心意,隨時可以切換回先前的版本!

操作說明

查看 Google 文件、試算表和簡報檔案,或將檔案還原為先前版本

注意:您必須具備擁有者編輯者權限才能查看版本記錄。

  1. 開啟雲端硬碟中的檔案。
  2. 依序按一下 [檔案] 接下來 [版本記錄] 接下來 [查看版本記錄]
  3. 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。時間戳記下方會顯示:
    • 編輯文件的使用者名稱。
    • 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色,系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。
  4. (選用) 如要還原成這個版本,請點選 [還原這個版本]

注意:您必須具備「擁有者」或「可以編輯」權限才能查看版本記錄。

將檔案新版本上傳至雲端硬碟

  1. 透過電腦前往 drive.google.com
  2. 點選要取代的檔案。
  3. 依序點選畫面右上方的「更多」圖示 更多下一步「管理版本」下一步「上傳新版本」。

詳情請造訪 Google 雲端硬碟說明中心

 

即時協作提案

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想在製作提案時徵詢其他團隊的意見嗎?您可以在文件中製作提案草稿,並列舉主要目標和專案里程碑,然後與團隊成員共用這份提案,讓所有成員可以同時建立提案內容、即時查看編輯狀態以及提供意見。

在雲端硬碟中共用檔案

操作說明

透過雲端硬碟共用檔案

雲端硬碟中:

  1. 選取你要共用的檔案。
  2. 按一下「共用」或「共用」圖示 Share
  3. 輸入共用對象的電子郵件地址或 Google 網路論壇群組。
  4. 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色,指定使用者對檔案具有哪種存取權限。
  5. 如果你的帳戶符合資格,就可以新增存取權的到期日
  6. 選擇是否要通知共用對象。
    • 如要讓共用對象知道你已與他們共用項目,請勾選「通知共用對象」旁邊的方塊。如果選擇通知共用對象,你輸入的所有電子郵件地址都會納入通知電子郵件中。
    • 如果不想通知共用對象,請取消勾選這個方塊。
  7. 按一下「傳送」或「共用」

 

快速查看是誰變更檔案以及變更的內容

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多人協作同一份文件時,您可能會想查看自您上次編輯以後有哪些內容經過變更。文件可讓您立即查看經過變更的內容、執行變更的使用者以及變更時間。如果您需要將還原為先前的文件版本,請使用修訂版本記錄。

操作說明

查看加註、編輯、移動或共用檔案的對象

您可以查看「我的雲端硬碟」或共用雲端硬碟中的檔案。

  1. 在電腦上前往 drive.google.com
  2. 按一下左側的 [我的雲端硬碟]。
  3. 按一下右上方的「資訊」圖示 資訊
  4. 如要查看近期異動,請點選「活動」
  5. 如要查看特定檔案或資料夾的活動,請點選該檔案或資料夾。
  6. 如要查看近期異動,請在畫面右側向下捲動。

 

為機密提案設定到期日

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如要將提案寄給外部的客戶或機構,您可能需要在專案完成後限制提案的存取權。這時您可以為這些檔案設定到期日,使用者在專案結束後將無法查看這些檔案。

操作說明
  1. Google 雲端硬碟Google 文件Google 試算表Google 簡報中開啟檔案。
  2. 按一下「共用」下一步 找出您要授予暫時權限的使用者。
    • 如果未曾與對方共用此檔案,請新增對方的電子郵件地址,然後按一下「傳送」或「共用」。再次按一下文件右上方的「共用」
  3. 在對方名稱旁邊,依序點按向下箭頭 向下箭頭 下一步「新增到期日」
  4. 在「存取權有效期限」旁邊,按一下你要設為到期日的日期。請選擇自當天起一年內的日期。
  5. 按一下「儲存」

 

在團隊網站上分享提案

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想要與團隊成員分享提案草稿嗎?您可以在協作平台上製作內部團隊網站,然後加入您的提案。此外,您隨時都可透過任何裝置存取這個網站。您在 Google 文件中做出的變更也會自動顯示在團隊網站上。

詳情請參閱開始使用協作平台



Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。

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