Suggerimenti per gestire il proprio tempo in Calendar

In questa pagina

• Creare elenchi di attività
• Creare note in Google Keep
• Impostare lo stato fuori sede
• Pianificare un momento di concentrazione
• Creare un programma degli appuntamenti
• Controllare la partecipazione degli invitati
• Programmare eventi privati o personali

               

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Creare elenchi di attività

Con Google Tasks in Calendar puoi monitorare le attività della giornata, organizzare più elenchi e tenere traccia delle scadenze importanti.

Scopri come

1. Apri Google Calendar.
2. A sinistra, nella sezione "I miei calendari", seleziona Tasks.
3. Scegli un'opzione:
   • Nel tuo calendario, fai clic su uno spazio vuoto.
   • In alto a sinistra, fai clic su Crea.
4. Fai clic su Attività.
5. Inserisci un titolo e una descrizione.
6. Per aggiungere la nuova attività a un elenco specifico, scegline uno dal menu a discesa.
7. Fai clic su Salva.

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Google Tasks

 

 

Creare note in Google Keep

Puoi tenere traccia facilmente delle note importanti mentre lavori in Calendar. Devi solo aprire Google Keep.

Scopri come

1. Sulla destra, fai clic su Keep .
2. Per aggiungere una nota o un elenco: fai clic su + Scrivi una nota o su Nuovo elenco .
3. Fai clic su una nota per modificarla e inserire un messaggio.
4. Fai clic su Fine.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza Google Keep

 

 

Impostare lo stato fuori sede

Se prevedi di essere fuori sede, aggiorna il tuo calendario in modo che i tuoi colleghi sappiano che non sei in ufficio.

Scopri come

Quando indichi che sei fuori sede, il calendario rifiuterà automaticamente tutte le riunioni pianificate per quel periodo.

1. Apri Google Calendar sul computer.
2. Nella parte superiore del calendario, fai clic sulla prima data in cui non sarai disponibile.
3. Fai clic su Fuori sede.
4. Seleziona le date in cui sarai fuori sede. Puoi anche specificare un orario.
5. (Facoltativo) Per pianificare eventi fuori sede che si ripetono, sotto il giorno e l'ora selezionati, fai clic sul menu a discesa accanto a "Non si ripete" scegli una frequenza.
6. (Facoltativo) Modifica le impostazioni di rifiuto e il messaggio di rifiuto.
7. Fai clic su Salva.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza Google Calendar

 

 

Pianificare un momento di concentrazione

Puoi ridurre le distrazioni mentre lavori bloccando il tempo nel calendario per concentrarti su quello che devi fare.

Per pianificare un evento di momento di concentrazione, devi avere un account di lavoro o della scuola. Se non riesci a trovare l'opzione per il momento di concentrazione, potrebbe non essere disponibile per la tua organizzazione.

Scopri come

Importante: puoi creare eventi relativi a momenti di concentrazione solo dalle visualizzazioni Giorno e Settimana. Gli eventi devono avere un'ora di inizio e di fine specifiche.

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. Fai clic sull'ora in cui vuoi pianificare il momento di concentrazione.
3. Nella parte superiore dell'evento, fai clic su Momento di concentrazione.
4. Seleziona quando vuoi che l'evento inizi e termini.
5. Imposta le preferenze per il momento di concentrazione:
   • Per ricevere le notifiche per i messaggi di Chat, deseleziona la casella accanto a "Non disturbare".
   • Per rifiutare automaticamente le riunioni durante un momento di concentrazione, seleziona la casella accanto a "Rifiuta automaticamente riunioni".
6. Fai clic su Salva.

Suggerimenti:

• Se deselezioni l'opzione Non disturbare, questa diventa l'impostazione predefinita per i nuovi eventi di momento di concentrazione.
• Per impostazione predefinita, il momento di concentrazione rifiuta le riunioni nuove ed esistenti. Tuttavia, puoi aggiornare le impostazioni del momento di concentrazione su "Rifiuta solo le nuove riunioni".

Scopri di più nel Centro assistenza Google Calendar

 

 

Creare un programma degli appuntamenti

Importante: i programmi degli appuntamenti sostituiscono gli spazi per appuntamenti. Scopri di più sulle modifiche agli spazi per appuntamenti.

Con i programmi degli appuntamenti, puoi:

• Creare e condividere pagine di prenotazione in modo che le persone possano prenotare appuntamenti con te.
• Visualizzare gli appuntamenti prenotati insieme al tuo programma in Calendar.

Scopri come

Creare un programma degli appuntamenti

Importante: per creare un programma degli appuntamenti su un calendario secondario o aggiungere co-organizzatori a un programma degli appuntamenti, devi disporre di un abbonamento a Google Workspace idoneo. Scopri di più sulle funzionalità premium per i programmi degli appuntamenti.

1. Apri Google Calendar sul computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su Crea .
3. Fai clic su Programma degli appuntamenti.
4. Inserisci un titolo.
   • Il titolo è visibile a chiunque abbia il link alla tua pagina di prenotazione.
   • Il titolo viene visualizzato nel tuo calendario per il programma e le prenotazioni in arrivo.
5. Per impostare una durata dell'appuntamento, fai clic sulla Freccia giù .
   • Gli appuntamenti devono durare almeno 5 minuti.
6. Imposta la data, l'ora e il fuso orario dei tuoi appuntamenti.
   • Puoi impostare un programma degli appuntamenti una tantum o ricorrente.
   • Suggerimento: per aggiungere più fasce orarie per un singolo giorno, fai clic su Aggiungi un altro periodo a questo giorno.
7. Scegli le impostazioni per la disponibilità degli appuntamenti, ad esempio la finestra di programmazione o i giorni in cui non sarai disponibile. Scopri di più sulla personalizzazione della disponibilità.
8. Scegli un calendario principale o secondario in cui vuoi aggiungere il programma degli appuntamenti.

   • Suggerimenti:

     • Una volta creato un programma degli appuntamenti, non puoi modificarlo in modo che si trovi in un calendario principale o secondario diverso.

     • Chiunque disponga dell'autorizzazione di modifica per un calendario secondario o principale può apportare modifiche al programma e visualizzare le prenotazioni in arrivo. Scopri di più sulle autorizzazioni di accesso.

9. (Facoltativo) Per evitare conflitti per gli eventi creati o accettati nei calendari principali o secondari, seleziona Verifica la disponibilità nei calendari nella sezione "Calendari". Quindi, seleziona tutti i calendari per i quali non vuoi che gli orari prenotabili siano disponibili durante gli eventi creati o accettati.
   • Importante: ogni spazio per appuntamenti in una pagina di prenotazione può essere prenotato solo una volta anche se questa funzionalità è disattivata.
10. Per aggiungere co-organizzatori all'appuntamento, inserisci i relativi nomi o indirizzi email.

    •  Puoi anche aggiungere direttamente Google Gruppi.

11. Fai clic su Avanti.

Scopri di più nel Centro assistenza Google Calendar

 

 

Controllare la partecipazione degli invitati

Se devi monitorare la partecipazione all'evento, puoi vedere immediatamente chi ha accettato o rifiutato l'invito e chi ha proposto un nuovo orario per la riunione.

Scopri come

1. Nella griglia di Calendar, fai clic una sola volta sull'evento.
2. In corrispondenza di ciascun invitato è visualizzata la relativa risposta. Per vedere le risposte potresti dover fare clic sulla freccia giù .

 

 

Programmare eventi privati o personali

Puoi aggiungere eventi personali al tuo calendario di lavoro, dove i dettagli non vengono mostrati agli altri utenti. Ad esempio, programma una visita medica o un evento sportivo personale e imposta la visibilità dell'evento su Privato. Vedrai i dettagli dell'evento sul tuo calendario, ma per gli altri lo stato dell'evento risulta solo "occupato".

Scopri come fare nel Centro assistenza Google Calendar

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