¿Trabajas con compañeros a distancia o en la oficina? Descubre cómo crecer en entornos de trabajo híbridos.

Delegar trabajo cuando se está fuera de la oficina

Tutorial de Google Workspace para empresas
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""Aprenderás a hacer lo siguiente

Cómo configurar notificaciones y delegar tareas antes de dejar la oficina. También te explicamos cómo ponerte al día rápidamente cuando vuelves al trabajo.

Qué se necesita

"" Aproximadamente 10 minutos.
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En este tutorial

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Avisar a tus compañeros de trabajo Preparar y asignar tareas Seguir el progreso del trabajo
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1. Avisar a los compañeros de trabajo


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1.1. Avisar de que estás fuera de la oficina e informar de qué se debe hacer en tu ausencia

Elige la herramienta de comunicación según la persona con la que quieras hablar (por ejemplo, correos electrónicos para hablar con tu jefe o mensajes rápidos para hacerlo con tus compañeros de equipo).

1 Abre Gmail.
2 A la izquierda, haz clic en Redactar
3 (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior derecha, haz clic en Pantalla completa "" o en Salir de la pantalla completa Salir del modo de pantalla completa.
4 Añade los destinatarios y un asunto.
5 Escribe el mensaje. Si empiezas a escribir un correo electrónico, pero no llegas a enviarlo, el correo se guarda automáticamente en la sección Borradores, situada en la parte izquierda.
6 (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive Insert file using Drive o fotos Insert image.
7 Haz clic en Enviar.

Nota: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer situado en el cuadro que aparece en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Más información sobre cómo deshacer el envío de correos

Mapa de las áreas de la bandeja de entrada y el correo donde hay que hacer clic para realizar los pasos del 1 al 7 que se indican arriba

Enviar mensajes directos a personas concretas

  1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
  2. Si el nombre aún no aparece en la sección "Chat", haz clic en Iniciar un chat "".
  3. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
    • Para enviar un mensaje 1:1 a personas ajenas a tu organización, escribe sus direcciones de correo.
  4. Selecciona la persona a la que quieras enviar un mensaje.
  5. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar "".


Iniciar conversaciones de grupo

  1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
  2. En "Chat", haz clic en una conversación de grupo, escribe un mensaje y luego haz clic en Enviar "".
  3. Si la conversación de grupo no está en "Chat", haz clic en Iniciar un chat "" y luego Iniciar una conversación de grupo.
  4. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
  5. Haz clic en Listo "".
  6. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar "".

Enviar mensajes a grupos

1.2. Añadir al calendario las fechas en las que estarás fuera de la oficina

Si estás fuera de la oficina, actualiza tu calendario de Google para que tus compañeros de trabajo sepan que no estás trabajando.

  1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el primer día que estarás fuera de la oficina.
  2. Haz clic en Fuera de la oficina y selecciona un periodo.
  3. (Opcional) Para explicar que estás fuera de la oficina, escribe un mensaje en la sección Mensaje de rechazo.
  4. En la sección Visibilidad, elige una opción:
    • Público
    • Visibilidad predeterminada
    • Privado
  5. Haz clic en Guardar. Las reuniones nuevas y programadas durante este periodo se rechazarán automáticamente.

Marcar los días que se estará fuera de la oficina

1.3. Cancelar o reprogramar reuniones

También debes asegurarte de que rechazas o cambias de día las reuniones. Puedes enviar una nota a tus invitados para indicarles tu ausencia o reprogramar una reunión.

Rechazar una solicitud de reunión y enviar una nota a los invitados

  1. Haz clic en el evento.
  2. En la esquina inferior derecha, haz clic en la flecha hacia arriba "" y elige una opción.
    • Añadir una nota: introduce un mensaje, cambia tu respuesta al evento si quieres y haz clic en Enviar.
    • Proponer otra hora: a la izquierda, elige el día y la hora, añade un mensaje si quieres y haz clic en Enviar propuesta.

Nota: Todos los invitados pueden proponer otra hora, salvo en eventos que tienen más de 200 invitados o duran todo el día.

Reprogramar reuniones

Nota: Si el organizador del evento te ha dado acceso para editarlo, puedes reprogramarlo directamente sin necesidad de proponer otra hora.

  1. En Calendar, haz clic en el evento en la cuadrícula del calendario.
  2. Ve a la sección ¿Asistirás? y haz clic en la flecha hacia abajo "" y luego Proponer otra hora.
  3. En la sección Tu propuesta, selecciona otra hora u otro día y añade un mensaje.
  4. Haz clic en Enviar propuesta.

Responder a eventos de calendario

1.4. Crear respuestas automáticas

En Gmail, crea una respuesta automática a los mensajes entrantes para que tus compañeros de trabajo sepan que no estás disponible.

Activar o desactivar las respuestas automáticas

Nota: Para usar las respuestas automáticas, debes haber creado tu cuenta como mínimo 24 horas antes.

  1. Abre Gmail
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración "" y luego Ver todos los ajustes.
  3. Desplázate hacia abajo, hasta Respuesta automática, y selecciona Respuesta automática activada o Respuesta automática desactivada.
  4. Al activarla, debes indicar en qué fechas estarás fuera y añadir un mensaje. A continuación, selecciona quién debe recibir la respuesta.
  5. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

Configurar una respuesta automática

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2. Preparar y asignar tareas


 
2.1. Crear un documento de transición

Crear un documento de transición en Documentos de Google o en Google Drive: indica que estás fuera de la oficina, qué usuarios se encargarán de tus tareas y señala los archivos de proyecto relevantes.

Elige una opción:

  • En Documentos, haz clic en Crear "".
  • En Drive, haz clic en Nuevo y, a continuación, junto a Documentos de Google, coloca el cursor sobre la flecha hacia la derecha""y haz clic en Documento en blanco o en Desde una plantilla.
Crear documentos
2.2. Buscar compañeros de trabajo

Si tienes que entregar un proyecto y necesitas que lo haga otro miembro de tu organización, como un revisor o un gestor, puedes buscar a personas en Google Cloud Search.

  1. Inicia sesión en Cloud Search accediendo a cloudsearch.google.com.

    Si no puedes iniciar sesión, tu cuenta no tiene instalado Cloud Search. Más información

  2. Busca a una persona por su nombre.
  3. Para enviar un correo electrónico, haz clic en la dirección de correo electrónico de esa persona en la tarjeta de resultados.
  4. Si quieres ver otras opciones de contacto o consultar más información sobre los informes, haz clic en el nombre de la persona para abrir la página de información de su perfil. 
  5. En la página de información del perfil, elige cómo quieres ponerte en contacto con la persona:
    • Para enviarle un correo electrónico, haz clic en Correo electrónico "" o en su dirección de correo electrónico.
    • Para organizar una reunión, haz clic en Programar "".
    • Para chatear, haz clic en Hangouts "".
    • Para iniciar una videollamada, haz clic en Videollamada Videocámara.
  6. Para abrir la página de información del perfil y ponerte en contacto con el supervisor o los subordinados de la persona, haz clic en el nombre del supervisor o del subordinado.
2.3. Asignar tareas y compartir archivos con los compañeros de trabajo

Asignar tareas en el plan del proyecto

  1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
  2. Haz clic en Añadir comentario "".
  3. Escribe tu comentario en el cuadro.
  4. (Opcional) Para dirigir el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantos usuarios como quieras. Todos recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
  5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
  6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Nota: Si en un archivo se llega al máximo de comentarios, puedes hacer una copia del archivo que no incluya ningún comentario.

Abrir el cuadro Comentarios, introducir texto y asignar una tarea a otro usuario


Compartir archivos o carpetas con determinados usuarios

  1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
  2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir "".
  3. En Compartir con personas y grupos, introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo.

    Nota: Si la opción para compartir archivos con personas que no tienen cuenta de Google está activada en tu organización, puedes invitar a este tipo de usuarios a colaborar en tus archivos y carpetas de Google Drive. Consulta el artículo Compartir documentos con visitantes.

  4. Si quieres cambiar lo que los usuarios pueden hacer con tu archivo, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo ""y luego Lector, Comentador o Editor.
  5. Elige si notificar a los usuarios:
    • Si quieres avisar a las personas con las que has compartido un archivo, marca la casilla Notificar. Si, por el contrario, quieres notificar a las personas, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
    • Si no quieres avisar a las personas, desmarca la casilla Notificar.
  6. Haz clic en Compartir o en Enviar.


Compartir enlaces a archivos o carpetas

  1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que quieras compartir y selecciona Compartir Compartir.

    En la parte superior de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, haz clic en Compartir.

    Nota: Solo puedes compartir archivos que sean de tu propiedad o que tengas permiso para editar.

  2. (Opcional) Para especificar qué pueden hacer los usuarios con tu archivo cuando lo compartas, haz clic en Cambiar debajo del nombre de tu organización:
    • Para cambiar el permiso, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo "" y selecciona Lector, Comentador o Editor.
    • Para permitir que se comparta el enlace fuera de la organización, haz clic en la flecha hacia abajo ""y luegoPúblico.

      Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador.

  3. Haz clic en Copiar enlace.
  4. Haz clic en Listo.
  5. Pega el enlace en un correo electrónico, en un sitio web o en otro lugar donde quieras compartirlo.

Compartir archivos en Drive

2.4. Explicar quién se encargará de tus tareas

Una vez que hayas determinado con quién debes ponerte en contacto, envíales un correo electrónico o un mensaje.

1 Abre Gmail.
2 A la izquierda, haz clic en Redactar
3 (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior derecha, haz clic en Pantalla completa "" o en Salir de la pantalla completa Salir del modo de pantalla completa.
4 Añade los destinatarios y un asunto.
5 Escribe el mensaje. Si empiezas a escribir un correo electrónico, pero no llegas a enviarlo, el correo se guarda automáticamente en la sección Borradores, situada en la parte izquierda.
6 (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive Insert file using Drive o fotos Insert image.
7 Haz clic en Enviar.

Nota: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer situado en el cuadro que aparece en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Más información sobre cómo deshacer el envío de correos

Mapa de las áreas de la bandeja de entrada y el correo donde hay que hacer clic para realizar los pasos del 1 al 7 que se indican arriba

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3. Seguir el progreso del trabajo


 
3.1. Revisar el trabajo mientras estás fuera

Mientras estés fuera, es posible que debas consultar el correo de vez en cuando o enviar algún que otro mensaje directo (MD) para saber cómo van los proyectos.

1 Abre Gmail.
2 A la izquierda, haz clic en Redactar
3 (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior derecha, haz clic en Pantalla completa "" o en Salir de la pantalla completa Salir del modo de pantalla completa.
4 Añade los destinatarios y un asunto.
5 Escribe el mensaje. Si empiezas a escribir un correo electrónico, pero no llegas a enviarlo, el correo se guarda automáticamente en la sección Borradores, situada en la parte izquierda.
6 (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive Insert file using Drive o fotos Insert image.
7 Haz clic en Enviar.

Nota: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer situado en el cuadro que aparece en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Más información sobre cómo deshacer el envío de correos

Mapa de las áreas de la bandeja de entrada y el correo donde hay que hacer clic para realizar los pasos del 1 al 7 que se indican arriba

Enviar mensajes directos a personas concretas

  1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
  2. Si el nombre aún no aparece en la sección "Chat", haz clic en Iniciar un chat "".
  3. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
    • Para enviar un mensaje 1:1 a personas ajenas a tu organización, escribe sus direcciones de correo.
  4. Selecciona la persona a la que quieras enviar un mensaje.
  5. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar "".


Iniciar conversaciones de grupo

  1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
  2. En "Chat", haz clic en una conversación de grupo, escribe un mensaje y luego haz clic en Enviar "".
  3. Si la conversación de grupo no está en "Chat", haz clic en Iniciar un chat "" y luego Iniciar una conversación de grupo.
  4. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
  5. Haz clic en Listo "".
  6. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar "".

Enviar mensajes a grupos

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