要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

外出时将工作委托给他人

Google Workspace 企业教程
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如何在离开办公室之前设置通知和委派任务,并在返回工作岗位时快速掌握工作进度。

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本教程中的内容

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通知您的同事 做好准备并分配任务 跟踪工作进展
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1 通知您的同事


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1.1 共享您的“不在办公室”详情

根据您的沟通对象选择工具(例如,向老板发送电子邮件或向团队成员发送即时消息)。

1 打开 Gmail
2 点击左侧的“写邮件”图标 ""。您看到的也可能是“写邮件”""
3 (可选)要更改窗口大小,请在上方角落点击“最大化”图标 "" 或“退出全屏模式”图标 退出全屏模式
4 添加收件人和主题。
5 输入邮件内容。系统会自动将您撰写但尚未发送的邮件保存到左侧的草稿中。
6 (可选)添加附件,例如云端硬盘文件 Insert file using Drive 或照片 Insert image
7 点击发送

提示:要取消发送电子邮件,请点击窗口底部的撤消。此选项会短暂显示,但您可以更改其显示时长。请参阅撤消邮件发送操作

此示意图显示了为执行上述第 1 至 7 步而需要在收件箱和电子邮件中分别点击哪些位置

向他人发送直接消息:

  1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号
  2. 如果相应姓名还未显示在“聊天”下方,请点击“发起聊天”图标 ""
  3. 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时,系统会显示相关建议。
    • 如要向单位外部人员发送 1 对 1 消息,请输入对方的电子邮件地址。
  4. 点击您要发送消息的人员。
  5. 输入消息,接着点击“发送”图标 ""


发起群组对话:

  1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号
  2. 在“聊天”下方,点击某个现有的群组对话,输入消息 接着点按 点击“发送”图标 ""
  3. 如果“聊天”下方没有所需的群组对话,请点击“发起聊天”图标 "" 接着点按 发起群组对话
  4. 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时,系统会显示相关建议。
  5. 点击“完成”图标 ""
  6. 输入消息,接着点击“发送”图标 ""

向群组发送消息

1.2 向您的日历添加“不在办公室”日期

如果您不在办公室,请更新您的 Google 日历,让同事知道您在休假。

  1. 在日历网格中,点击您外出的第一天。
  2. 点击不在办公室并选择时间段。
  3. (可选)要说明您不在办公室,请在拒绝消息部分输入一条消息。
  4. 公开部分,选择一个选项:
    • 公开
    • 默认的公开范围
    • 不公开
  5. 点击保存。系统会自动拒绝安排在此时间的新会议和已有会议。

标记“不在办公室”的日期

1.3 取消或重新安排会议

您还需要确保拒绝或重新安排外出期间的任何会议。您可以向邀请对象发送备注,说明您无法参加会议,或者重新安排会议。

拒绝会议并向邀请对象发送备注:

  1. 点击相应活动。
  2. 点击右下角的向上箭头 "" 并选择一个选项。
    • 添加备注 - 输入消息,根据需要更改活动回复,然后点击发送。
    • 建议新的时间 - 在左侧选择日期和时间,视情况添加消息,然后点击发送建议。

注意:除了邀请对象人数超过 200 人的活动或全天活动,所有邀请对象都可以建议新的会议时间。

重新安排会议:

注意:如果活动组织者授予您修改活动的权限,则您可以直接重新安排活动,而无需提出新的时间建议。

  1. 日历中,点击日历网格中的活动。
  2. 转到参加?部分,然后点击向下箭头 "" 接着点击 建议新的时间
  3. 您的建议部分,选择其他时间或日期,并添加消息。
  4. 点击发送建议

注意:如果活动组织者授予您修改活动的权限,则您可以直接重新安排活动,而无需提出新的时间建议。

回复日历活动

1.4 设置外出回复

Gmail 中针对传入邮件设置自动回复,让同事知道您在休假。

启用或停用外出回复:

注意:要使用外出回复,您的帐号必须至少已使用 24 小时。

  1. 打开 Gmail
  2. 点击右上角的“设置”图标 "" 接着点击 查看所有设置
  3. 向下滚动到外出回复,然后选择启用外出回复停用外出回复
  4. 如果您启用了外出回复,请输入您要离开的日期并添加邮件内容。然后,选择向谁发送回复。
  5. 点击底部的保存更改

设置外出回复

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2 做好准备并分配任务


 
2.1 创建转换文档

在 Google 文档或 Google 云端硬盘中创建转换文档,说明您不在办公室,列出接管您工作的联系人,以及添加任何相关的项目文件。

选择一个选项:

  • 文档中,点击“创建”图标 ""
  • 云端硬盘中,点击新建,然后将光标指向 Google 文档旁边的向右箭头 "" 接着点击空白文档基于模板
创建新文档
2.2 搜索同事

如果您要移交项目,并且需要查找单位中的人员(例如审核人员或主管),可以在 Google Cloud Search 中搜索人员。

  1. 访问 cloudsearch.google.com 登录 Cloud Search。

    如果您无法登录,说明您的帐号未启用 Cloud Search。了解详情

  2. 按姓名搜索用户。
  3. 在结果卡片中,点击相应用户的电子邮件地址以发送电子邮件。
  4. 要获取其他联系方式或更多报告信息,请点击此人的姓名以打开其个人资料信息页面。
  5. 在个人资料信息页面上,点击您想使用的联系方式:
    • 要发送电子邮件,请点击“电子邮件”图标 "" 或对方的电子邮件地址。
    • 要设置会议,请点击“时间安排”图标 ""
    • 要聊天,请点击“Hangout”图标 ""
    • 要发起视频通话,请点击“视频通话”图标 摄像机
  6. 要打开个人资料信息页面并联系相应用户的经理或下属,请点击该经理或下属的姓名。
2.3 分配任务并与同事共享文件

在项目计划中分配任务:

  1. 文档表格幻灯片中,选择您要评论的文本。
  2. 点击“添加评论”图标 ""
  3. 在文本框中输入您的评论。
  4. (可选)要将您的任务或评论直接发送给特定人员,请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件,其中包含您的评论内容和文件的链接。
  5. (可选)要将评论分配给特定人员,请勾选分配对象复选框。
  6. 点击评论分配

注意:如果某个文件中的评论数量达到上限,您可以复制该文件,但不复制任何评论。

打开“评论”框输入文本,随后会出现“将任务分配给某人”选项


与特定人员共享文件或文件夹:

  1. 选择您要共享的文件。
  2. 点击共享或“共享”图标 ""
  3. 与用户和群组共享下方,输入共享对象的电子邮件地址。

    注意:如果贵单位启用了访客共享功能,则您可以邀请没有 Google 帐号的人员协作处理 Google 云端硬盘文件和文件夹。请参阅与访客共享文档

  4. 要更改用户可对文件执行的操作,请点击右侧的向下箭头 ""接着点击,然后选择查看者评论者编辑者
  5. 选择通知用户:
    • 如果您想通知用户您向其共享了文件,请勾选通知对方复选框。如果您选择通知对方,通知电子邮件中会包含您输入的所有电子邮件地址。
    • 如果您不想通知用户,请取消选中通知对方复选框。
  6. 点击共享发送


共享指向文件或文件夹的链接:

  1. 云端硬盘中,右键点击要共享的文件或文件夹,然后选择“共享”图标 分享

    文档表格幻灯片的顶部,点击共享

    注意:您只能共享归您所有或您拥有编辑权限的文件。

  2. (可选)如要指定共享对象可对文件执行的操作,请点击您单位名称下方的更改
    • 如要更改权限,请点击右侧的向下箭头 "",然后选择查看者评论者编辑者
    • 如要允许与单位以外的人分享链接,请点击您单位名称旁边的向下箭头 "" 接着点击 公开

      注意:如果系统未显示此选项,请与您的管理员联系。

  3. 点击复制链接
  4. 点击完成
  5. 将该链接粘贴到电子邮件、网站或要共享的任何地方。

分享云端硬盘中的文件

2.4 说明谁将接替您的工作

确定需要与谁联系后,向相关人员发送电子邮件或消息。

1 打开 Gmail
2 点击左侧的“写邮件”图标 ""。您看到的也可能是“写邮件”""
3 (可选)要更改窗口大小,请在上方角落点击“最大化”图标 "" 或“退出全屏模式”图标 退出全屏模式
4 添加收件人和主题。
5 输入邮件内容。系统会自动将您撰写但尚未发送的邮件保存到左侧的草稿中。
6 (可选)添加附件,例如云端硬盘文件 Insert file using Drive 或照片 Insert image
7 点击发送

提示:要取消发送电子邮件,请点击窗口底部的撤消。此选项会短暂显示,但您可以更改其显示时长。请参阅撤消邮件发送操作

此示意图显示了为执行上述第 1 至 7 步而需要在收件箱和电子邮件中分别点击哪些位置

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3 跟踪工作进展


 
3.1 在外出期间了解工作进展

外出时,您可能需要偶尔查看电子邮件或直接消息,了解项目的进展情况。

1 打开 Gmail
2 点击左侧的“写邮件”图标 ""。您看到的也可能是“写邮件”""
3 (可选)要更改窗口大小,请在上方角落点击“最大化”图标 "" 或“退出全屏模式”图标 退出全屏模式
4 添加收件人和主题。
5 输入邮件内容。系统会自动将您撰写但尚未发送的邮件保存到左侧的草稿中。
6 (可选)添加附件,例如云端硬盘文件 Insert file using Drive 或照片 Insert image
7 点击发送

提示:要取消发送电子邮件,请点击窗口底部的撤消。此选项会短暂显示,但您可以更改其显示时长。请参阅撤消邮件发送操作

此示意图显示了为执行上述第 1 至 7 步而需要在收件箱和电子邮件中分别点击哪些位置

向他人发送直接消息:

  1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号
  2. 如果相应姓名还未显示在“聊天”下方,请点击“发起聊天”图标 ""
  3. 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时,系统会显示相关建议。
    • 如要向单位外部人员发送 1 对 1 消息,请输入对方的电子邮件地址。
  4. 点击您要发送消息的人员。
  5. 输入消息,接着点击“发送”图标 ""


发起群组对话:

  1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号
  2. 在“聊天”下方,点击某个现有的群组对话,输入消息 接着点按 点击“发送”图标 ""
  3. 如果“聊天”下方没有所需的群组对话,请点击“发起聊天”图标 "" 接着点按 发起群组对话
  4. 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时,系统会显示相关建议。
  5. 点击“完成”图标 ""
  6. 输入消息,接着点击“发送”图标 ""

向群组发送消息

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