外出时将工作委托给他人

Google Workspace 企业教程

学习内容

如何在离开办公室之前设置通知和委派任务，并在返回工作岗位时快速掌握工作进度。

您需要：

10 分钟

Google Workspace 账号 - 还没有账号？立即开始为期 14 天的试用。

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本教程中的内容

通知您的同事

做好准备并分配任务

跟踪工作进展

1 通知您的同事

全部展开 | 全部收起全部收起

共享您的“不在办公室”详情

根据您的沟通对象选择工具（例如，向老板发送电子邮件或向团队成员发送即时消息）。

在计算机上，前往 Gmail。
点击左上方的“写邮件”图标。
在“收件人”字段中添加收件人。您还可以通过以下方式添加收件人：
- 在“抄送”和“密送”字段中添加收件人。
- 撰写邮件时，在正文中输入“+”或“@”，然后在相应符号后添加联系人姓名。
添加主题。
撰写邮件。
点击页面底部的发送。

提示：若要添加个别收件人和您通过标签创建的联系人群组，请点击收件人：。

向他人发送私信：

转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号。
如果相应姓名还未显示在“聊天”下方，请点击“发起聊天”图标。
输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时，系统会显示相关建议。
- 如要向单位外部人员发送 1 对 1 消息，请输入对方的电子邮件地址。
点击您要发送消息的人员。
输入消息，接着点击“发送”图标。

发起群组对话：

转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号。
在“聊天”下方，点击某个现有的群组对话，输入消息点击“发送”图标。
如果“聊天”下方没有所需的群组对话，请点击“发起聊天”图标 发起群组对话。
输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时，系统会显示相关建议。
点击“完成”图标。
输入消息，接着点击“发送”图标。

向群组发送消息

向您的日历添加“不在办公室”日期

如果您不在办公室，请更新您的 Google 日历，让同事知道您在休假。

当您设置不在办公室的状态后，日历会自动拒绝该时段内的所有会议。

在计算机上打开 Google 日历。
在日历顶部，点击您不在办公室的第一个日期。
点击不在办公室。
选择您不在办公室的日期。您还可以指定时间。
可选：如要安排重复性的“不在办公室”活动，请在您选择的日期和时间下方，点击“不重复”旁边的下拉菜单选择相应频率。
可选：更改拒绝设置并修改拒绝消息。
点击保存。

标记“不在办公室”的日期

取消或重新安排会议

您还需要确保拒绝或重新安排外出期间的任何会议。您可以向邀请对象发送备注，说明您无法参加会议，或者重新安排会议。

向邀请对象发送备注：

点击您日历上的活动。
点击“不确定”旁边的向上箭头 添加备注。
输入备注内容。
提示：在“参加”旁边，您还可以选择您的回复。
点击保存。

注意：除了邀请对象人数超过 200 人的活动或全天活动，所有邀请对象都可以建议新的会议时间。

重新安排会议：

注意：如果活动组织者授予您修改活动的权限，则您可以直接重新安排活动，而无需提出新的时间建议。

在日历上点击相应活动。
点击“不确定”旁边的向上箭头 建议新的时间。
选择其他时间或日期。
提示：您还可以为建议的时间添加备注消息。
点击发送建议。

回复日历活动

设置外出回复

在 Gmail 中针对传入邮件设置自动回复，让同事知道您在休假。

启用或停用外出回复：

注意：要使用外出回复，您的帐号必须至少已使用 24 小时。

打开 Gmail。
点击右上角的“设置”图标 查看所有设置。
向下滚动到外出回复，然后选择启用外出回复或停用外出回复。
如果您启用了外出回复，请输入您要离开的日期并添加邮件内容。然后，选择向谁发送回复。
点击底部的保存更改。

设置外出回复

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2 做好准备并分配任务

创建转换文档

在 Google 文档或 Google 云端硬盘中创建转换文档，说明您不在办公室，列出接管您工作的联系人，以及添加任何相关的项目文件。

在计算机上打开 Google 文档、表格、幻灯片或表单首页。
点击“创建”图标。

您也可以通过模板创建文件。

搜索同事

如果您要移交项目，并且需要查找单位中的人员（例如审核人员或主管），可以在 Google Cloud Search 中搜索人员。

访问 cloudsearch.google.com 登录 Cloud Search。
如果您无法登录，说明您的帐号未启用 Cloud Search。了解详情
按姓名搜索用户。
在结果卡片中，点击相应用户的电子邮件地址以发送电子邮件。
要获取其他联系方式或更多报告信息，请点击此人的姓名以打开其个人资料信息页面。
在个人资料信息页面上，点击您想使用的联系方式：
- 要发送电子邮件，请点击“电子邮件”图标或对方的电子邮件地址。
- 要设置会议，请点击“时间安排”图标。
- 要聊天，请点击“Hangout”图标。
- 要发起视频通话，请点击“视频通话”图标。
要打开个人资料信息页面并联系相应用户的经理或下属，请点击该经理或下属的姓名。

分配任务并与同事共享文件

在项目计划中分配任务：

在文档、表格或幻灯片中，选择您要评论的文本。

点击“添加评论”图标。

在文本框中输入您的评论。

（可选）要将您的任务或评论直接发送给特定人员，请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件，其中包含您的评论内容和文件的链接。

（可选）要将评论分配给特定人员，请勾选分配对象复选框。

点击评论或分配。

注意：如果某个文件中的评论数量达到上限，您可以复制该文件，但不复制任何评论。

打开“评论”框输入文本，随后会出现“将任务分配给某人”选项。

与特定人员共享文件或文件夹：

选择您要共享的文件。
点击共享或“共享”图标。
在与用户和群组共享下方，输入共享对象的电子邮件地址。
注意：如果贵单位启用了访客共享功能，则您可以邀请没有 Google 帐号的人员协作处理 Google 云端硬盘文件和文件夹。请参阅与访客共享文档。
要更改用户可对文件执行的操作，请点击右侧的向下箭头，然后选择查看者、评论者或编辑者。
选择通知用户：
- 如果您想通知用户您向其共享了文件，请勾选通知对方复选框。如果您选择通知对方，通知电子邮件中会包含您输入的所有电子邮件地址。
- 如果您不想通知用户，请取消选中通知对方复选框。
点击共享或发送。

共享指向文件或文件夹的链接：

在云端硬盘中，右键点击要共享的文件或文件夹，然后选择“共享”图标。
在文档、表格或幻灯片的顶部，点击共享。

注意：您只能共享归您所有或您拥有编辑权限的文件。

（可选）如要指定共享对象可对文件执行的操作，请点击您单位名称下方的更改：

如要更改权限，请点击右侧的向下箭头，然后选择查看者、评论者或编辑者。

如要允许与单位以外的人分享链接，请点击您单位名称旁边的向下箭头公开。
注意：如果系统未显示此选项，请与您的管理员联系。

点击复制链接。

点击完成。

将该链接粘贴到电子邮件、网站或要共享的任何地方。