正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

在您不在辦公室時委派工作

Google Workspace 企業教學課程
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""課程內容

如何在離開辦公室前設定通知與委派工作,並在返回工作崗位後快速掌握狀況。

需求條件:

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教學課程內容

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通知您的同事 準備及指派工作 掌握工作狀況
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1 通知您的同事


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1.1 將您不在辦公室的相關詳細資訊告知他人

視您要聯絡的對象選擇適合的溝通工具,例如透過電子郵件與老闆聯絡,或傳送簡短的訊息給團隊成員。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的「撰寫」圖示 ""。您可能會看到另一種「撰寫」圖示 ""
3 (選用) 如要變更視窗大小,請按一下頂端角落的「最大化」圖示 "" 或「退出全螢幕」圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入訊息內容。您開始但尚未傳送的電子郵件,會自動儲存在左側的「草稿」中。
6 (選用) 新增附件,例如雲端硬碟檔案 Insert file using Drive 或相片 Insert image
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送電子郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更選項顯示在畫面上的時間長度。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置

傳送即時訊息給使用者:

  1. 前往 Google ChatGmail 帳戶
  2. 如果在「Chat」下方找不到名稱,請按一下「發起即時通訊」圖示 ""
  3. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示書寫建議。
    • 如要傳送 1:1 訊息給機構外的人,請輸入對方的電子郵件地址。
  4. 按一下你要傳送訊息的對象。
  5. 輸入訊息,然後按一下「傳送」圖示 ""


發起群組對話:

  1. 前往 Google ChatGmail 帳戶
  2. 在「Chat」下方,按一下現有群組對話並輸入訊息內容 下一步 按一下「傳送」圖示 ""
  3. 如果在「Chat」下方找不到群組對話,請依序按一下「發起即時通訊」圖示 "" 下一步 [發起群組對話]
  4. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示書寫建議。
  5. 按一下「完成」圖示 ""
  6. 輸入訊息,然後按一下「傳送」圖示 ""

傳送訊息給群組

1.2 將不在辦公室的日期新增至日曆

如果您不在辦公室,請更新您的 Google 日曆,讓同事知道您哪些時段不在工作崗位上。

  1. 在日曆方格中按一下您休假開始的第一天。
  2. 按一下 [不在辦公室] 並選取時間範圍。
  3. (選用) 如要說明您不在辦公室的原因,請在「拒絕訊息」部分輸入訊息內容。
  4. 在「顯示設定」部分選擇下列其中一個選項:
    • 公開
    • 預設顯示設定
    • 不公開
  5. 按一下 [儲存]。系統將自動拒絕在這段期間召開的新會議和現有會議。

標記不在辦公室的日期

1.3 取消或重新安排會議

您也需確定要拒絕或重新安排會議時間。您可以傳送記事給邀請對象,說明無法出席的原因或要求重新安排會議。

拒絕會議邀請並傳送記事給邀請對象:

  1. 按一下活動。
  2. 按一下右下角的向上箭頭 "",然後選擇下列其中一種做法。
    • 新增附註:輸入您的訊息內容,並視需要變更您的活動回覆,再按一下 [傳送]。
    • 建議新時間:在左側選擇日期與時間,並視需要新增訊息,再按一下 [傳送提議]。

注意:除了全天活動或是擁有超過 200 位邀請對象的活動以外,所有邀請對象都可以建議新時間。

重新安排會議:

注意:如果活動主辦人已經授予您修改活動的權限,您就可以直接重新安排活動時間,不需要建議新時間。

  1. Google 日曆中按一下您日曆方格里的活動。
  2. 前往「是否參加?」部分,然後依序按一下向下箭頭 "" 接下來 [建議新時間]。
  3. 「你的提議」部分,選取其他時間或日期,並新增訊息。
  4. 按一下 [傳送提議]。

注意:如果活動主辦人已經授予您修改活動的權限,您就可以直接重新安排活動時間,不需要建議新時間。

回覆日曆活動邀請

1.4 設定休假回覆

您可以在 Gmail 中針對來信設定自動回覆,讓同事知道您不在工作崗位上。

開啟或關閉休假回覆

注意:建立未滿 24 小時的帳戶無法使用休假回覆。

  1. 開啟 Gmail
  2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 "" 接下來 [查看所有設定]
  3. 向下捲動至「休假回覆」,然後選取 [開啟休假回覆] 或 [關閉休假回覆]
  4. 如果您已開啟休假回覆,請輸入您不在的日期並新增訊息,然後選取會收到回覆的對象。
  5. 按一下底部的 [儲存變更]。

設定休假回覆

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2 準備及指派工作


 
2.1 建立工作代理說明文件

在 Google 文件或 Google 雲端硬碟中建立工作代理說明文件:說明您人不在辦公室時,負責接替您工作的聯絡人,並列出所有相關的專案檔案。

選擇下列任一做法:

  • 按一下文件中的「建立」圖示 ""
  • 雲端硬碟中按一下 [新增],將滑鼠游標移至 [Google 文件] 旁邊的向右箭頭 "",然後點選 [空白文件] 或 [選擇範本]
建立新文件
2.2 搜尋同事

如果您正在交接專案工作,需要與貴機構其他人員聯絡 (例如審查者或管理員),可以在 Google Cloud Search 中搜尋人員。

  1. 請前往 cloudsearch.google.com 登入 Cloud Search。

    如果不能登入,表示您的帳戶無法使用 Cloud Search。瞭解詳情

  2. 搜尋使用者姓名。
  3. 如要傳送電子郵件,請在搜尋結果資訊卡中按一下對方的電子郵件地址。
  4. 如要取得其他聯絡選項或更多回報關係資訊,請按一下使用者的姓名,開啟對方的個人資料頁面。
  5. 在個人資料頁面中,按一下您想與對方聯絡的方式:
    • 如要傳送電子郵件,請按一下「電子郵件」圖示 "" 或對方的電子郵件地址。
    • 如要安排會議,請按一下「時間表」圖示 ""
    • 如要進行即時通訊,請按一下「Hangouts」圖示 ""
    • 如要發起視訊通話,請按一下「視訊通話」圖示 攝影機
  6. 如要開啟對方的個人資料頁面以便與對方的主管或直屬部屬聯絡,請按一下該主管或直屬部屬的姓名。
2.3 指派工作並與同事共用檔案

在專案計畫中指派工作:

  1. 在 Google 文件試算表簡報中,選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示 ""
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象,請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題,所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者,請勾選 [指派給] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]

注意:如果檔案中的註解數量達到上限,您可以另外建立不含註解的檔案副本。

開啟「註解」方塊並輸入文字,並可選擇將工作指派給特定使用者


與特定使用者共用檔案或資料夾:

  1. 選取要共用的檔案。
  2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 ""
  3. 在「與使用者和群組共用」之下,輸入共用對象的電子郵件地址。

    注意:如果貴機構已啟用訪客共用功能,您就能邀請沒有 Google 帳戶的使用者在 Google 雲端硬碟檔案和資料夾上進行協作。請參閱與協作者共用文件

  4. 如要變更共用對象對檔案的操作權限,請依序按一下右側的向下箭頭 "" 接下來 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
  5. 選擇是否要通知對方。
    • 如果想向共用對象發送通知,請勾選 [通知使用者] 方塊。如果您這麼做,共用對象就會在通知電子郵件中看到您輸入的所有電子郵件地址。
    • 如果不想通知對方,請取消勾選 [通知使用者] 方塊。
  6. 按一下 [共用] 或 [傳送]


共用檔案或資料夾的連結:

  1. 雲端硬碟中找到您要共用的檔案或資料夾,在上面按一下滑鼠右鍵,並選取「共用」圖示 共用

    使用 Google 文件試算表簡報時,請按一下頂端的 [共用]

    注意:您只能共用您所擁有或取得編輯權限的檔案。

  2. (選用) 如要指定共用對象可對檔案執行的操作,請點選機構名稱下方的 [變更]
    • 如要變更權限,請點選右側的向下箭頭 "",然後選取 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
    • 如要允許與機構外的人士共用連結,請依序點選機構名稱旁邊的向下箭頭 "" 接下來 [公開]

      注意:如果找不到這個選項,請與管理員聯絡。

  3. 按一下 [複製連結]
  4. 按一下 [完成]
  5. 將連結貼到電子郵件、網站,或者您想共用檔案的任何地方。

在雲端硬碟中共用檔案

2.4 說明要接手處理您工作的對象

決定需要聯絡的對象後,您可以撰寫電子郵件或傳送郵件給相關人員。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的「撰寫」圖示 ""。您可能會看到另一種「撰寫」圖示 ""
3 (選用) 如要變更視窗大小,請按一下頂端角落的「最大化」圖示 "" 或「退出全螢幕」圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入訊息內容。您開始但尚未傳送的電子郵件,會自動儲存在左側的「草稿」中。
6 (選用) 新增附件,例如雲端硬碟檔案 Insert file using Drive 或相片 Insert image
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送電子郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更選項顯示在畫面上的時間長度。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置

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3 掌握工作狀況


 
3.1 在您不在辦公室時瞭解工作狀況

您不在辦公室時,偶爾可能會需要透過電子郵件或即時訊息 (DM) 確認專案進度。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的「撰寫」圖示 ""。您可能會看到另一種「撰寫」圖示 ""
3 (選用) 如要變更視窗大小,請按一下頂端角落的「最大化」圖示 "" 或「退出全螢幕」圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入訊息內容。您開始但尚未傳送的電子郵件,會自動儲存在左側的「草稿」中。
6 (選用) 新增附件,例如雲端硬碟檔案 Insert file using Drive 或相片 Insert image
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送電子郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更選項顯示在畫面上的時間長度。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置

傳送即時訊息給使用者:

  1. 前往 Google ChatGmail 帳戶
  2. 如果在「Chat」下方找不到名稱,請按一下「發起即時通訊」圖示 ""
  3. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示書寫建議。
    • 如要傳送 1:1 訊息給機構外的人,請輸入對方的電子郵件地址。
  4. 按一下你要傳送訊息的對象。
  5. 輸入訊息,然後按一下「傳送」圖示 ""


發起群組對話:

  1. 前往 Google ChatGmail 帳戶
  2. 在「Chat」下方,按一下現有群組對話並輸入訊息內容 下一步 按一下「傳送」圖示 ""
  3. 如果在「Chat」下方找不到群組對話,請依序按一下「發起即時通訊」圖示 "" 下一步 [發起群組對話]
  4. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示書寫建議。
  5. 按一下「完成」圖示 ""
  6. 輸入訊息,然後按一下「傳送」圖示 ""

傳送訊息給群組

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