هل تعمل مع زملائك عن بُعد وداخل المكتب؟ تعرَّف على كيفية تحقيق النجاح في بيئات العمل المختلطة.

تفويض العمل عندما تكون خارج المكتب

​برنامج تعليمي عن الأنشطة التجارية في ​Google Workspace
هل تريد الاستفادة إلى أقصى حد من تطبيقات Google في العمل أو المؤسسة التعليمية؟  اشترِك في الإصدار التجريبي المجاني من Google Workspace

""ما الذي ستتعلمه

طريقة إعداد الإشعارات وتفويض المهام قبل مغادرة المكتب. وأيضًا، كيفية الاطّلاع على آخر المستجدات سريعًا عند العودة للعمل.

المتطلبات

"" 10 دقائق تقريبًا.
الحساب حساب الحساب Google Workspace - ألا تمتلك حسابًا؟ ابدأ اليوم فترة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا.

" "

في هذا البرنامج التعليمي

""
إبلاغ زملائك في العمل تجهيز العمل وإسناده إلى الزملاء تتبُّع العمل
" "

1  إبلاغ زملائك في العمل


توسيع الكل  |  إغلاق الكلإغلاق الكل
1.1 مشاركة التفاصيل خارج المكتب

يمكنك اختيار أداة التواصل بناءً على المستخدم الذي يتواصل معك (مثلاً، إرسال رسالة إلكترونية إلى رئيسك في العمل أو رسالة سريعة إلى زملائك في الفريق).

1 افتح Gmail.
2 على يمين الصفحة، انقر على رمز الإنشاء "". قد يظهر لك رمز الإنشاء "" بدلاً من ذلك.
3 (اختياري) لتغيير حجم النافذة، انقر على رمز التكبير "" أو رمز الخروج من وضع ملء الشاشة الخروج من وضع ملء الشاشة في أعلى الصفحة.
4 أضِف مستلمين وموضوعًا.
5 أدخِل رسالتك. يتم تلقائيًا حفظ الرسالة الإلكترونية التي تبدأ في كتابتها، ولكنك لم ترسلها في المسودات على يمين الصفحة.
6 (اختياري) أضِف المرفقات، مثل ملفات Drive Insert file using Drive أو الصور Insert image.
7 انقر على إرسال.

معلومة: لإلغاء إرسال رسالة إلكترونية، انقر على تراجع في أسفل النافذة. ويظهر هذا الخيار لفترة وجيزة، ولكن يمكنك تغيير الوقت الذي يستمر عرضه فيه. يُرجى الاطّلاع على التراجع عن إرسال البريد.

خريطة الأماكن التي يجب النقر عليها في صندوق البريد الوارد والبريد الإلكتروني لتنفيذ الخطوات من رقم 1 إلى 7 الواردة أعلاه

إرسال رسالة مباشرة إلى مستخدم:

  1. انتقِل إلى Google Chat أو حسابك على Gmail.
  2. إذا لم يكن الاسم ضمن محادثة، انقر على العثور على مستخدمين وغرف وبرامج تتبّع أو انقر على رمز بدء محادثة "".
  3. أدخِل اسمًا أو عنوان بريد إلكتروني. ستظهر اقتراحات أثناء الكتابة.
    لإرسال رسالة مباشرة إلى مستخدم من خارج مؤسستك، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الكامل للمستخدم.
  4. اختَر الشخص الذي تريد مراسلته.
  5. أدخِل رسالة ثم انقر على رمز الإرسال "".
    تشمل الاقتراحات كل المستخدمين في مؤسستك، حتى إذا لم يكن لديهم Google Chat.


بدء محادثة جماعية:

  1. انتقِل إلى Google Chat أو حسابك على Gmail.
  2. ضمن "محادثة"، انقر على اسم مجموعة وأدخِل رسالة، ثم وانقر على رمز الإرسال "".
  3. إذا لم يكن اسم المجموعة ضمن "محادثة":
    • في Google Chat، انقر على  العثور على مستخدمين وغرف وبرامج تتبّعثم بدء محادثة جماعية.
    • في Gmail، ضمن  Chat، انقر على رمز بدء محادثة ""ثم بدء محادثة جماعية.
  4. أدخِل اسمًا أو عنوان بريد إلكتروني. ستظهر اقتراحات أثناء الكتابة. 
  5. انقر على رسالة أو رمز الإتمام "".
  6. أدخِل رسالة ثم انقر على رمز الإرسال "".
    تشمل الاقتراحات كل المستخدمين في مؤسستك، حتى إذا لم يكن لديهم Google Chat.

 

إرسال رسالة إلى مجموعة

1.2 إضافة تواريخ "خارج المكتب" إلى التقويم

في حال كنت خارج المكتب، يمكنك تعديل تقويم Google حتى يعرف زملاء العمل أنك لست في مكان العمل.

  1. في شبكة التقويم، انقر على اليوم الأول الذي ستكون فيه بعيدًا عن العمل.
  2. انقر على خارج المكتب واختَر فترة زمنية.
  3. (اختياري) لتوضيح أنك بعيد عن العمل، أدخِل رسالة في قسم رفض الرسالة.
  4. في قسم مستوى الرؤية، حدِّد خيارًا:
    • عام
    • مستوى الظهور التلقائي
    • خاص
  5. انقر على حفظ. سيتم رفض أي اجتماعات جديدة وحالية خلال هذه الفترة تلقائيًا.

تحديد الأيام خارج المكتب

1.3 إلغاء الاجتماعات أو إعادة جدولتها

عليك أيضًا التأكد من رفض أي اجتماعات أو إعادة جدولتها. يمكنك إرسال ملاحظة إلى المدعوين لتوضيح غيابك أو إعادة جدولة اجتماع.

رفض اجتماع وإرسال ملاحظة إلى المدعوين:

  1. انقر على الحدث.
  2. في أسفل يسار الصفحة، انقر على السهم المتّجه للأعلى "" وحدِّد خيارًا.
    • إضافة ملاحظة: أدخِل رسالتك، ويمكنك اختياريًا تغيير الرد على الحدث، وانقر على إرسال.
    • اقتراح وقت جديد: على يمين الصفحة، اختَر اليوم والوقت، ويمكنك اختياريًا إضافة رسالة، ثم انقر على إرسال الاقتراح.

ملاحظة: يمكن لجميع المدعوين اقتراح وقت جديد، باستثناء الأحداث التي تضم أكثر من 200 مدعو أو الأحداث التي تعقد على مدار اليوم.

إعادة جدولة اجتماع:

ملاحظة: في حال منحك منظِّم الحدث الوصول إلى تعديل حدث، يمكنك إعادة جدولة الحدث مباشرةً بدون اقتراح وقت جديد.

  1. في التقويم، انقر مرة واحدة على الحدث في شبكة التقويم.
  2. انتقِل إلى القسم أتريد الانتقال؟ وانقر على السهم المتجه للأسفل""ثماقتراح وقت جديد.
  3. في قسم اقتراحك، اختَر وقتًا أو يومًا آخر وأضِف رسالة.
  4. انقر على إرسال اقتراح.

ملاحظة: في حال منحك منظِّم الحدث الوصول إلى تعديل حدث، يمكنك إعادة جدولة الحدث مباشرةً بدون اقتراح وقت جديد.

الرد على حدث تقويم

1.4 إعداد المجيب التلقائي

في Gmail، يمكنك إعداد ردّ تلقائي على الرسائل الواردة حتى يعرف زملاء العمل أنك غير متاح.

تفعيل المجيب التلقائي أو إيقافه:

ملاحظة: Tلاستخدام المجيب التلقائي، يجب أن يكون قد تم إنشاء حسابك منذ 24 ساعة على الأقل.

  1. افتَح Gmail.
  2. في أعلى يسار الشاشة، انقر على رمز الإعدادات ""ثمعرض جميع الإعدادات.
  3. مرّر للأسفل إلى المجيب التلقائي واختَر تفعيل المجيب التلقائي أو إيقاف المجيب التلقائي.
  4. في حال تفعيل المجيب التلقائي، أدخِل التواريخ التي كنت فيها بعيدًا عن مكتبك وأضِف رسالة. ثم اختَر الشخص الذي يجب أن يحصل على رد.
  5. في أسفل الصفحة، انقر على حفظ التغييرات.

ضبط مجيب تلقائي

الرجوع إلى أعلى

" "

2  تجهيز العمل وإسناده إلى الزملاء


 
2.1 إنشاء مستند انتقالي

يمكنك إنشاء مستند انتقالي في"مستندات Google" أو Google Drive، وتوضيح أنك خارج المكتب، وإدراج جهات الاتصال التي تشرف على عملك، وأي ملفات مشاريع ذات الصلة.

اختر خيارًا:

  • في "مستندات Google"، انقر على رمز الإنشاء "".
  • في Drive، انقر على جديد، وبجانب "مستندات Google"، أشِر إلى السهم المتّجه لليمين""وانقر على مستند فارغ أو من نموذج.
إنشاء مستندات جديدة
2.2 البحث عن زملاء العمل

في حال كنت تسلم مشروعًا وتحتاج إلى البحث عن مستخدمين آخرين في مؤسستك، مثل المراجعين أو المدراء، يمكنك البحث عن المستخدمين في Google Cloud Search.

  1. سجِّل الدخول إلى Cloud Search على الرابط التالي cloudsearch.google.com.

    إذا لم تتمكن من تسجيل الدخول، فهذا يعني أن حسابك لا يتوفر به Cloud Search. مزيد من المعلومات‏‏

  2. ابحث عن أحد الأشخاص بالاسم.
  3. في بطاقة النتائج، لإرسال رسالة إلكترونية، انقر على عنوان البريد الإلكتروني للشخص.
  4. للحصول على خيارات اتصال أخرى أو مزيد من المعلومات عن التسلسل الإداري، انقر على اسم الشخص لفتح صفحة معلومات الملف الشخصي له. 
  5. في صفحة معلومات الملف الشخصي، انقر على الطريقة التي تريد التواصل مع الشخص من خلالها:
    • لإرسال رسالة إلكترونية، انقر على رمز البريد الإلكتروني "" أو عنوان البريد الإلكتروني للشخص.
    • لإعداد اجتماع، انقر على رمز الجدولة "".
    • للدردشة، انقر على Hangout "".
    • لبدء مكالمة فيديو، انقر على رمز مكالمة الفيديو كاميرا فيديو.
  6. لفتح صفحة معلومات الملف الشخصي والتواصل مع مدير الشخص أو مرؤوسيه المباشرين، انقر على اسم المدير أو المرؤوس.
2.3 تخصيص المهام ومشاركة الملفات مع زملاء العمل

تخصيص المهام في خطة المشروع:

  1. في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، اختَر النص الذي تريد التعليق عليه.
  2. انقر على رمز إضافة تعليق "".
  3. أدخِل التعليق في المربع.
  4. (اختياري) لتوجيه مهمتك أو تعليقك إلى مستخدم محدد، أدخِل علامة الإضافة (+) متبوعة بعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المستخدمين. سيتلقى كل مستخدم رسالة إلكترونية تتضمن تعليقك ورابطًا إلى الملف.
  5. (اختياري) لإسناد التعليق إلى مستخدم مُحدَّد، ضَع علامة في المربّع الإسناد إلى.
  6. انقر على تعليق أو إسناد.

ملاحظة: في حال وصل الملف إلى الحد الأقصى لعدد التعليقات، يمكنك إنشاء نسخة من الملف بدون نسخ أي تعليقات.

فتح مربع التعليق وإدخال نص، مع الخيار لتحديد مهمة لمستخدم


مشاركة ملف أو مجلد مع مستخدمين مُحدَّدين:

  1. اختَر الملف الذي تريد مشاركته.
  2. انقر على مشاركة أو رمز المشاركة "".
  3. ضمن المشاركة مع المستخدمين والمجموعات، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد مشاركة الملف معه.

    ملاحظة: في حال تفعيل مشاركة الزائرين لمؤسستك، يمكنك دعوة مستخدم لا يمتلك حسابًا على Google للتعاون في العمل على ملفاتك ومجلداتك على Google Drive. راجع مشاركة المستندات مع الزوّار.

  4. لتغيير الإجراءات التي يمكن للمستخدمين اتخاذها على ملفك، على يسار الصفحة، انقر على السهم المتجه للأسفل ""ثم مُشاهد أو معلِّق أو محرِّر.
  5. اختَر إشعار المستخدمين:
    • إذا كنت تريد إشعار المستخدمين بمشاركتك لملف معهم ، ضَع علامة في المربّع إشعار المستخدمين. في حال إشعار المستخدمين، سيتم تضمين كل عنوان بريد إلكتروني تُدخله في الرسالة الإلكترونية.
    • إذا كنت لا تريد إشعار المستخدمين، أزِل العلامة من المربّع إشعار المستخدمين.
  6. انقر على مشاركة أو إرسال.


مشاركة رابط ينقل إلى ملف أو مجلد:

  1. في Drive، انقر بزر الماوس الأيمن على الملف أو المجلد الذي تريد مشاركته واختَر "مشاركة" مشاركة.

    في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، انقر على مشاركة أعلى الصفحة.

    ملاحظة: لا يمكنك مشاركة سوى الملفات التي تمتلكها أو لديك الإذن بتعديل محتواها.

  2. (اختياري) لتحديد ما يمكن للمستخدمين تنفيذه على ملفك عند مشاركته، ضمن اسم مؤسستك، انقر على تغيير:
    • لتغيير الإذن، انقر على السهم المتّجه للأسفل "" واختَر مُشاهد أو معلِّق أو محرر.
    • للسماح بمشاركة الرابط خارج مؤسستك، بجانب اسم مؤسستك، انقر على السهم المتّجه للأسفل ""ثمعلني.

      ملاحظة: في حال لم يظهر لك هذا الخيار، يُرجى التواصل مع المشرف.

  3. انقر على نسخ الرابط.
  4. انقر على تم.
  5. الصق الرابط في رسالة إلكترونية أو موقع إلكتروني أو أي مكان تريد مشاركته فيه.

مشاركة الملفات في Drive

2.4 توضيح من سيتولى عملك

بعد تحديد المستخدمين الذين عليك التواصل معهم، يمكنك إنشاء رسالة إلكترونية أو إرسال رسالة إلى الأشخاص المعنيين.

1 افتح Gmail.
2 على يمين الصفحة، انقر على رمز الإنشاء "". قد يظهر لك رمز الإنشاء "" بدلاً من ذلك.
3 (اختياري) لتغيير حجم النافذة، انقر على رمز التكبير "" أو رمز الخروج من وضع ملء الشاشة الخروج من وضع ملء الشاشة في أعلى الصفحة.
4 أضِف مستلمين وموضوعًا.
5 أدخِل رسالتك. يتم تلقائيًا حفظ الرسالة الإلكترونية التي تبدأ في كتابتها، ولكنك لم ترسلها في المسودات على يمين الصفحة.
6 (اختياري) أضِف المرفقات، مثل ملفات Drive Insert file using Drive أو الصور Insert image.
7 انقر على إرسال.

معلومة: لإلغاء إرسال رسالة إلكترونية، انقر على تراجع في أسفل النافذة. ويظهر هذا الخيار لفترة وجيزة، ولكن يمكنك تغيير الوقت الذي يستمر عرضه فيه. يُرجى الاطّلاع على التراجع عن إرسال البريد.

خريطة الأماكن التي يجب النقر عليها في صندوق البريد الوارد والبريد الإلكتروني لتنفيذ الخطوات من رقم 1 إلى 7 الواردة أعلاه

الرجوع إلى أعلى

" "

3 تتبُّع العمل


 
3.1 فحص مشاريع العمل أثناء غيابك

أثناء غيابك، قد تحتاج أحيانًا إلى فحص المشاريع من خلال البريد الإلكتروني أو رسالة مباشرة لمعرفة مدى تقدّمها.

1 افتح Gmail.
2 على يمين الصفحة، انقر على رمز الإنشاء "". قد يظهر لك رمز الإنشاء "" بدلاً من ذلك.
3 (اختياري) لتغيير حجم النافذة، انقر على رمز التكبير "" أو رمز الخروج من وضع ملء الشاشة الخروج من وضع ملء الشاشة في أعلى الصفحة.
4 أضِف مستلمين وموضوعًا.
5 أدخِل رسالتك. يتم تلقائيًا حفظ الرسالة الإلكترونية التي تبدأ في كتابتها، ولكنك لم ترسلها في المسودات على يمين الصفحة.
6 (اختياري) أضِف المرفقات، مثل ملفات Drive Insert file using Drive أو الصور Insert image.
7 انقر على إرسال.

معلومة: لإلغاء إرسال رسالة إلكترونية، انقر على تراجع في أسفل النافذة. ويظهر هذا الخيار لفترة وجيزة، ولكن يمكنك تغيير الوقت الذي يستمر عرضه فيه. يُرجى الاطّلاع على التراجع عن إرسال البريد.

خريطة الأماكن التي يجب النقر عليها في صندوق البريد الوارد والبريد الإلكتروني لتنفيذ الخطوات من رقم 1 إلى 7 الواردة أعلاه

إرسال رسالة مباشرة إلى مستخدم:

  1. انتقِل إلى Google Chat أو حسابك على Gmail.
  2. إذا لم يكن الاسم ضمن محادثة، انقر على العثور على مستخدمين وغرف وبرامج تتبّع أو انقر على رمز بدء محادثة "".
  3. أدخِل اسمًا أو عنوان بريد إلكتروني. ستظهر اقتراحات أثناء الكتابة.
    لإرسال رسالة مباشرة إلى مستخدم من خارج مؤسستك، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الكامل للمستخدم.
  4. اختَر الشخص الذي تريد مراسلته.
  5. أدخِل رسالة ثم انقر على رمز الإرسال "".
    تشمل الاقتراحات كل المستخدمين في مؤسستك، حتى إذا لم يكن لديهم Google Chat.


بدء محادثة جماعية:

  1. انتقِل إلى Google Chat أو حسابك على Gmail.
  2. ضمن "محادثة"، انقر على اسم مجموعة وأدخِل رسالة، ثم وانقر على رمز الإرسال "".
  3. إذا لم يكن اسم المجموعة ضمن "محادثة":
    • في Google Chat، انقر على  العثور على مستخدمين وغرف وبرامج تتبّعثم بدء محادثة جماعية.
    • في Gmail، ضمن  Chat، انقر على رمز بدء محادثة ""ثم بدء محادثة جماعية.
  4. أدخِل اسمًا أو عنوان بريد إلكتروني. ستظهر اقتراحات أثناء الكتابة. 
  5. انقر على رسالة أو رمز الإتمام "".
  6. أدخِل رسالة ثم انقر على رمز الإرسال "".
    تشمل الاقتراحات كل المستخدمين في مؤسستك، حتى إذا لم يكن لديهم Google Chat.

 

إرسال رسالة إلى مجموعة

الرجوع إلى أعلى


Google وGoogle Workspace والعلامات التجارية والشعارات المرتبطة هي علامات تجارية مملوكة لشركة Google LLC. وجميع أسماء الشركات والمنتجات الأخرى هي علامات تجارية مملوكة للشركات ذات الصلة بها.

هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟
بحث
محو البحث
إغلاق البحث
تطبيقات Google
القائمة الرئيسية
مركز مساعدة البحث
false