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Delegare il lavoro quando sei fuori sede

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" "1  Inviare una notifica ai colleghi

1.1 Condividere i dettagli relativi al fuori sede

Scegli lo strumento di comunicazione in base al destinatario della corrispondenza, ad esempio, invia un'email al tuo superiore o un messaggio rapido ai colleghi del team.

1 Apri Gmail.
2 A sinistra, fai clic su Scrivi "". L'icona visualizzata per l'opzione Scrivi potrebbe anche essere questa: "".
3 (Facoltativo) Per modificare le dimensioni della finestra, fai clic su Schermo intero "" o su Chiudi schermo intero Chiudere schermo intero nell'angolo in alto.
4 Aggiungi i destinatari e un oggetto.
5 Digita il messaggio. I messaggi che inizi a scrivere, ma non invii, vengono automaticamente salvati in Bozze, a sinistra.
6 (Facoltativo) Aggiungi gli eventuali allegati, ad esempio file di Drive Insert file using Drive o foto Insert image.
7 Fai clic su Invia.

Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Vedi Annullare l'invio di un messaggio.

Mappa delle posizioni su cui fare clic nella posta in arrivo e nelle email per eseguire i passaggi da 1 a 7 sopra riportati

Inviare un messaggio diretto a una persona:

  1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
  2. Se il nome non è ancora visualizzato in "Chat", fai clic su Avvia una chat "".
  3. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
    • Per inviare un messaggio 1:1 a una persona esterna alla tua organizzazione, inserisci il suo indirizzo email.
  4. Fai clic sulla persona a cui vuoi inviare un messaggio.
  5. Inserisci un messaggio, quindi fai clic su Invia "".


Avviare una conversazione di gruppo:

  1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
  2. In "Chat", fai clic su una conversazione di gruppo esistente, digita un messaggio e poi fai clic su Invia "".
  3. Se la conversazione di gruppo non è presente in "Chat", fai clic su Avvia una chat ""e poi Avvia conversazione di gruppo.
  4. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
  5. Fai clic su Fine "".
  6. Inserisci un messaggio, quindi fai clic su Invia "".

Inviare un messaggio a un gruppo

1.2 Aggiungere al calendario le date in cui sarai fuori sede

Se non sei in ufficio, aggiorna Google Calendar in modo che i colleghi sappiano che sei fuori sede.

  1. Nella griglia del calendario, fai clic sul primo giorno in cui non sarai al lavoro.
  2. Fai clic Fuori sede e seleziona un periodo di tempo.
  3. Per comunicare che sei assente dal lavoro, inserisci un messaggio nella sezione Messaggio di rifiuto. (facoltativo)
  4. Scegli un'opzione nella sezione Visibilità.
    • Pubblico
    • Visibilità predefinita
    • Privato
  5. Fai clic su Salva. Eventuali riunioni nuove ed esistenti programmate in questo periodo verranno rifiutate automaticamente.

Segnare i giorni di fuori sede

1.3 Annullare o riprogrammare le riunioni

Devi anche assicurarti di rifiutare o riprogrammare le eventuali riunioni. Puoi inviare una nota agli invitati per spiegare la tua assenza o riprogrammare la riunione.

Rifiutare una riunione e inviare una nota agli invitati:

  1. Fai clic sull'evento.
  2. Nell'angolo in basso a destra, fai clic sulla freccia Su "" e scegli un'opzione.
    • Aggiungi nota: inserisci il tuo messaggio e, se vuoi, apporta modifiche all'evento, quindi fai clic su Invia.
    • Proponi un nuovo orario: sulla sinistra, scegli il giorno e l'ora e aggiungi un messaggio facoltativo, quindi fai clic su Invia proposta.

Nota: tutti gli invitati possono proporre un orario alternativo, tranne che per gli eventi con più di 200 invitati o che durano tutto il giorno.

Riprogrammare una riunione:

Nota: se l'organizzatore dell'evento ti ha autorizzato ad accedere per modificare gli eventi, puoi riprogrammarli direttamente senza proporre un nuovo orario.

  1. In Calendar, fai clic una sola volta sull'evento nella griglia del tuo calendario.
  2. Vai alla sezione Parteciperai? e fai clic sulla freccia giù ""e poiProponi un nuovo orario.
  3. Nella sezione La tua proposta, seleziona un altro orario o un giorno diverso e aggiungi un messaggio.
  4. Fai clic su Invia proposta.

Rispondere a un evento di calendario

1.4 Configurare un risponditore automatico

In Gmail, configura una risposta automatica ai messaggi in arrivo in modo che i colleghi sappiano che non sei disponibile.

Attivare o disattivare il risponditore automatico:

Nota: per utilizzare il risponditore automatico, il tuo account deve essere attivo da almeno 24 ore.

  1. Apri Gmail.
  2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni "" e poiVisualizza tutte le impostazioni.
  3. Scorri verso il basso fino a Risponditore automatico e seleziona Attiva risponditore automatico o Disattiva risponditore automatico.
  4. Se hai attivato il risponditore automatico, inserisci le date in cui sarai assente e aggiungi un messaggio. Quindi, seleziona le persone che devono ricevere la risposta.
  5. In fondo alla pagina, fai clic su Salva modifiche.

Impostare un risponditore automatico

" "2  Preparare e assegnare il lavoro

2.1 Creare un documento di passaggio di consegne temporaneo

Crea un documento di passaggio di consegne temporaneo in Documenti Google o su Google Drive: spiega che sei fuori sede, indica i contatti che seguiranno il tuo lavoro e gli eventuali file di progetto pertinenti.

Scegli un'opzione:

  • In Documenti, fai clic su Crea "".
  • In Drive, fai clic su Nuovo, posiziona il cursore sulla Freccia destra""accanto a Documenti Google e fai clic su Documento vuoto o Da un modello.
Creare nuovi documenti
2.2 Cercare i colleghi

Se devi affidare un progetto ad altre persone, ad esempio come revisori o gestori, puoi usare Google Cloud Search per cercarle nella tua organizzazione.

  1. Accedi a Cloud Search all'indirizzo cloudsearch.google.com.

    Se non riesci a eseguire l'accesso, significa che il tuo account non ha Cloud Search. Ulteriori informazioni

  2. Cerca la persona per nome.
  3. Nella scheda dei risultati, per inviare un messaggio alla persona, fai clic sul suo indirizzo email.
  4. Per visualizzare altre opzioni di contatto o altre informazioni sui dipendenti subordinati, fai clic sul nome della persona per aprire la pagina dei dati del profilo. 
  5. Nella pagina dei dati del profilo, fai clic su una delle seguenti modalità di contatto:
    • Per inviare un'email, fai clic su Email "" o sull'indirizzo email della persona.
    • Per organizzare una riunione, fai clic su Programma "".
    • Per chattare, fai clic su Hangout "".
    • Per avviare una videochiamata, fai clic su Videochiamata Videocamera.
  6. Per aprire la pagina dei dati del profilo e contattare il responsabile o i dipendenti subordinati della persona, fai clic sul nome del responsabile o del dipendente.
2.3 Assegnare attività e condividere file con i colleghi

Assegnare le attività nel piano di progetto:

  1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo che vuoi commentare.
  2. Fai clic su Aggiungi commento "".
  3. Inserisci il commento nella casella.
  4. Per indirizzare l'attività o il commento a una persona specifica, inserisci un segno più (+) seguito dal suo indirizzo email. Puoi aggiungere un numero illimitato di persone. Ciascuna persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
  5. (Facoltativo) Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a.
  6. Fai clic su Commenta o Assegna.

Nota: se un file raggiunge il numero massimo di commenti, puoi crearne una copia senza copiare i commenti.

Apri la casella Commento e inserisci il testo. Se vuoi, puoi assegnare un


Condividere un file o una cartella con persone specifiche:

  1. Seleziona il file che vuoi condividere.
  2. Fai clic su Condividi o sull'icona Condividi "".
  3. In Condividi con persone e gruppi, inserisci l'indirizzo email con cui vuoi condividere il file.

    Nota: se la condivisione con i visitatori è attiva nella tua organizzazione, puoi invitare una persona che non ha un Account Google a collaborare ai tuoi file e alle tue cartelle su Google Drive. Vedi Condividere documenti con i visitatori.

  4. Per cambiare le azioni che le persone possono eseguire nel file, a destra, fai clic sulla Freccia giù ""e poi Visualizzatore, Commentatore o Editor.
  5. Scegli di inviare notifiche alle persone:
    • Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un file con loro, seleziona la casella Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi email che inserisci verranno inclusi nell'email.
    • Se non vuoi inviare notifiche, deseleziona la casella Invia notifiche.
  6. Fai clic su Condividi o Invia.


Condividere un link a un file o a una cartella:

  1. In Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella che vuoi condividere e seleziona Condividi Condividere.

    In alto in Documenti, Fogli o Presentazioni, fai clic su Condividi.

    Nota: puoi condividere solo i file di tua proprietà o per i quali disponi dell'accesso in modifica.

  2. (Facoltativo) Per specificare quali azioni possono effettuare gli utenti sul file che hai condiviso, fai clic su Modifica sotto il nome della tua organizzazione:
    • Per cambiare l'autorizzazione, fai clic sulla Freccia giù "" sulla destra e seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor.
    • Per consentire la condivisione del link all'esterno dell'organizzazione, fai clic sulla Freccia giù ""e poiPubblico.

      Nota: se non vedi questa opzione, contatta il tuo amministratore.

  3. Fai clic su Copia link.
  4. Fai clic su Fine.
  5. Incolla il link in un messaggio email, su un sito web o dovunque tu debba condividerlo.

Condividere file su Drive

2.4 Spiegare chi si farà carico del tuo lavoro

Dopo aver stabilito chi devi contattare, scrivi un'email o invia un messaggio alle persone interessate.

1 Apri Gmail.
2 A sinistra, fai clic su Scrivi "". L'icona visualizzata per l'opzione Scrivi potrebbe anche essere questa: "".
3 (Facoltativo) Per modificare le dimensioni della finestra, fai clic su Schermo intero "" o su Chiudi schermo intero Chiudere schermo intero nell'angolo in alto.
4 Aggiungi i destinatari e un oggetto.
5 Digita il messaggio. I messaggi che inizi a scrivere, ma non invii, vengono automaticamente salvati in Bozze, a sinistra.
6 (Facoltativo) Aggiungi gli eventuali allegati, ad esempio file di Drive Insert file using Drive o foto Insert image.
7 Fai clic su Invia.

Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Vedi Annullare l'invio di un messaggio.

Mappa delle posizioni su cui fare clic nella posta in arrivo e nelle email per eseguire i passaggi da 1 a 7 sopra riportati

" "3  Monitorare il lavoro

3.1 Controllare il lavoro mentre sei assente

Mentre sei assente, potresti dover comunicare occasionalmente via email o con un messaggio diretto per vedere come procedono i progetti.

1 Apri Gmail.
2 A sinistra, fai clic su Scrivi "". L'icona visualizzata per l'opzione Scrivi potrebbe anche essere questa: "".
3 (Facoltativo) Per modificare le dimensioni della finestra, fai clic su Schermo intero "" o su Chiudi schermo intero Chiudere schermo intero nell'angolo in alto.
4 Aggiungi i destinatari e un oggetto.
5 Digita il messaggio. I messaggi che inizi a scrivere, ma non invii, vengono automaticamente salvati in Bozze, a sinistra.
6 (Facoltativo) Aggiungi gli eventuali allegati, ad esempio file di Drive Insert file using Drive o foto Insert image.
7 Fai clic su Invia.

Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Vedi Annullare l'invio di un messaggio.

Mappa delle posizioni su cui fare clic nella posta in arrivo e nelle email per eseguire i passaggi da 1 a 7 sopra riportati

Inviare un messaggio diretto a una persona:

  1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
  2. Se il nome non è ancora visualizzato in "Chat", fai clic su Avvia una chat "".
  3. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
    • Per inviare un messaggio 1:1 a una persona esterna alla tua organizzazione, inserisci il suo indirizzo email.
  4. Fai clic sulla persona a cui vuoi inviare un messaggio.
  5. Inserisci un messaggio, quindi fai clic su Invia "".


Avviare una conversazione di gruppo:

  1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
  2. In "Chat", fai clic su una conversazione di gruppo esistente, digita un messaggio e poi fai clic su Invia "".
  3. Se la conversazione di gruppo non è presente in "Chat", fai clic su Avvia una chat ""e poi Avvia conversazione di gruppo.
  4. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
  5. Fai clic su Fine "".
  6. Inserisci un messaggio, quindi fai clic su Invia "".

Inviare un messaggio a un gruppo

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