在您不在辦公室時委派工作

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藍色分隔線1 通知您的同事

1.1 將您不在辦公室的相關詳細資訊告知他人

視您要聯絡的對象選擇適合的溝通工具,例如透過電子郵件與老闆聯絡,或傳送簡短的訊息給團隊成員。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的 [Google+ 撰寫]
3 (選用) 如要變更視窗尺寸,請按一下頂端角落的「最大化」圖示 Expand 或「結束全螢幕模式」圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入您要傳送的訊息內容。系統會將已開始撰寫但還未傳送的郵件自動儲存在左側的 [草稿] 中
6 (選用) 加入附件,例如雲端硬碟檔案 Insert image 或相片 Insert file using Drive
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更顯示選項的持續時間。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置

傳送即時訊息給使用者:

  1. 開啟 Chat
  2. 按一下左上方的 [尋找使用者、聊天室和機器人]
  3. 輸入邀請對象的姓名或電子郵件地址,或是從建議清單中選取使用者。建議清單會列出貴機構的所有人,包括未啟用 Google Chat 的使用者。如要傳送即時訊息給機構外的使用者,請輸入完整的電子郵件地址。 
    如要傳送即時訊息給 2 位以上的機構內部使用者,請按一下 [群組訊息]
  4. 按一下 [傳送即時訊息]
  5. 輸入訊息,然後按下 Enter 鍵。訊息中可以加入任何文字,包括連結 (網址)。


傳送即時訊息給群組:

  1. 依序按一下左側的 [尋找使用者、聊天室和機器人]接下來[群組訊息]
  2. 輸入名稱或電子郵件地址,或從建議中選取聯絡人。
  3. 在您新增聯絡人後,按一下 [傳送即時訊息]
  4. 輸入您的即時訊息,然後按一下「傳送」圖示 傳送訊息
  5. (選填) 如要隱藏群組即時訊息,請將滑鼠游標移至左側的即時訊息,然後依序按一下「更多」圖示 接下來[隱藏對話] 移除

傳送訊息給群組

1.2 將不在辦公室的日期新增至日曆

如果您不在辦公室,請更新您的 Google 日曆,讓同事知道您哪些時段不在工作崗位上。

  1. 在日曆方格中按一下您休假開始的第一天。
  2. 按一下 [不在辦公室] 並選取時間範圍。
  3. (選用) 如要說明您不在辦公室的原因,請在「拒絕訊息」部分輸入訊息內容。
  4. 在「顯示設定」部分選擇下列其中一個選項:
    • 公開
    • 預設顯示設定
    • 不公開
  5. 按一下 [儲存]。系統將自動拒絕在這段期間召開的新會議和現有會議。

標記不在辦公室的日期

1.3 取消或重新安排會議

您也需確定要拒絕或重新安排會議時間。您可以傳送記事給邀請對象,說明無法出席的原因或要求重新安排會議。

拒絕會議邀請並傳送記事給邀請對象:

  1. 按一下活動。
  2. 按一下右下角的向上箭頭 ,然後選擇下列其中一種做法。
    • 新增附註:輸入您的訊息內容,並視需要變更您的活動回覆,再按一下 [傳送]。
    • 建議新時間:在左側選擇日期與時間,並視需要新增訊息,再按一下 [傳送提議]。

注意:除了全天活動或是擁有超過 200 位邀請對象的活動以外,所有邀請對象都可以建議新時間。

重新安排會議:

注意:如果活動主辦人已經授予您修改活動的權限,您就可以直接重新安排活動時間,不需要建議新時間。

  1. Google 日曆中按一下您日曆方格里的活動。
  2. 前往「是否參加?」部分,然後依序按一下向下箭頭 接下來 [建議新時間]。
  3. 「你的提議」部分,選取其他時間或日期,並新增訊息。
  4. 按一下 [傳送提議]。

注意:如果活動主辦人已經授予您修改活動的權限,您就可以直接重新安排活動時間,不需要建議新時間。

回覆日曆活動邀請

1.4 設定休假回覆

您可以在 Gmail 中針對來信設定自動回覆,讓同事知道您不在工作崗位上。

開啟或關閉休假回覆

  1. 開啟 Gmail
  2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 設定 接下來 [查看所有設定]
  3. 向下捲動至「休假回覆」,然後選取 [開啟休假回覆] 或 [關閉休假回覆]
  4. 如果您已開啟休假回覆,請輸入您不在的日期並新增訊息,然後選取會收到回覆的對象。
  5. 按一下底部的 [儲存變更]。

設定休假回覆

藍色分隔線2 準備及指派工作

2.1 建立工作代理說明文件

在 Google 文件或 Google 雲端硬碟中建立工作代理說明文件:說明您人不在辦公室時,負責接替您工作的聯絡人,並列出所有相關的專案檔案。

選擇下列任一做法:

  • 在 Google 文件試算表簡報首頁,按一下「空白」上方的「建立」圖示
  • 雲端硬碟中,依序按一下 [新增] 接下來 [Google 文件/試算表/簡報] 接下來 [空白文件] 或 [選擇範本]
建立新文件
2.2 搜尋同事

如果您正在交接專案工作,需要與貴機構其他人員聯絡 (例如審查者或管理員),可以在 Google Cloud Search 中搜尋人員。

  1. 開啟 Cloud Search,然後在搜尋框中輸入使用者的姓名。

  2. 在使用者的個人資料卡頂端,選取「發起對話」圖示 Start a Hangout 或「電子郵件」圖示

  3. 按一下 [直屬主管],即可查看使用者主管的個人資料卡。

  4. 如果您是使用行動裝置,只要輕觸電話號碼即可撥打電話給對方。

  5. (選用) 您也可以透過一般常用的字詞進行搜尋,例如阿珍的電話號碼。如果您有同事名叫阿珍,系統會在答案資訊卡上顯示她的電話號碼。如有多位同名的使用者,請在「要尋找特定人物嗎?」下方點選其他使用者的姓名。

注意:如果您的管理員已在使用者帳戶中添加其他聯絡資訊和主管資訊,您就可以查看這些個人詳細資料。

注意:如果您的管理員已在使用者帳戶中新增其他聯絡資訊和主管資訊,您就可以查看這些個人詳細資料。

搜尋使用者並與對方聯絡

2.3 指派工作並與同事共用檔案

在專案計畫中指派工作:

  1. 在 Google 文件試算表簡報中,選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示 Add comment
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象,請輸入加號 (+),並接著輸入對方的電子郵件地址。您可以視需求新增使用者,人數不限。每位使用者都會收到電子郵件,其中附有您的註解內容和檔案連結。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者,請勾選 [指派給:] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]

開啟「註解」方塊並輸入文字,並可選擇將工作指派給特定使用者


與特定使用者共用檔案或資料夾:

  1. 選取您要共用的檔案。
  2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 Share
  3. 在 [與使用者和群組共用] 底下,輸入共用對象的電子郵件地址。
    • 重要事項:如果對方使用的電子郵件地址並非 Google 帳戶,則只能檢視檔案。
  4. 如要變更使用者對文件的操作權限,請按一下右側的向下箭頭 向下箭頭 下一步 然後選擇 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
  5. 選擇是否要通知他人。
    • 如要讓他人知道您已與他們共用文件,請勾選 [通知邀請對象] 旁邊的方塊。如果您選擇通知使用者,輸入的所有電子郵件地址都會加入通知電子郵件中。
    • 如果不想要通知邀請對象,請取消勾選這個方塊。
  6. 按一下 [共用] 或 [傳送]


分享檔案或資料夾的連結:

  1. 雲端硬碟中找到您要共用的檔案或資料夾,在上面按一下滑鼠右鍵,並選取「共用」圖示 共用

    使用 Google 文件試算表簡報時,請按一下頂端的 [共用]

    注意:您只能共用您所擁有或取得編輯權限的檔案。

  2. (選用) 如要指定共用對象可對檔案執行的操作,請點選機構名稱下方的 [變更]
    • 如要變更權限,請點選右側的向下箭頭 ,然後選取 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
    • 如要允許與機構外的人士共用連結,請依序點選機構名稱旁邊的向下箭頭  接下來 [公開]

      注意:如果找不到這個選項,請與您的 G Suite 管理員聯絡。

  3. 按一下 [複製連結]
  4. 按一下 [完成]
  5. 將連結貼到電子郵件、網站,或者您想共用檔案的任何地方。

在雲端硬碟中共用檔案

2.4 說明要接手處理您工作的對象

決定需要聯絡的對象後,您可以撰寫電子郵件或傳送郵件給相關人員。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的 [Google+ 撰寫]
3 (選用) 如要變更視窗尺寸,請按一下頂端角落的「最大化」圖示 Expand 或「結束全螢幕模式」圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入您要傳送的訊息內容。系統會將已開始撰寫但還未傳送的郵件自動儲存在左側的 [草稿] 中
6 (選用) 加入附件,例如雲端硬碟檔案 Insert image 或相片 Insert file using Drive
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更顯示選項的持續時間。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置

藍色分隔線3 掌握工作狀況

3.1 在您不在辦公室時瞭解工作狀況

您不在辦公室時,偶爾可能會需要透過電子郵件或即時訊息 (DM) 確認專案進度。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的 [Google+ 撰寫]
3 (選用) 如要變更視窗尺寸,請按一下頂端角落的「最大化」圖示 Expand 或「結束全螢幕模式」圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入您要傳送的訊息內容。系統會將已開始撰寫但還未傳送的郵件自動儲存在左側的 [草稿] 中
6 (選用) 加入附件,例如雲端硬碟檔案 Insert image 或相片 Insert file using Drive
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更顯示選項的持續時間。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置

傳送即時訊息給使用者:

  1. 開啟 Chat
  2. 按一下左上方的 [尋找使用者、聊天室和機器人]
  3. 輸入邀請對象的姓名或電子郵件地址,或是從建議清單中選取使用者。建議清單會列出貴機構的所有人,包括未啟用 Google Chat 的使用者。如要傳送即時訊息給機構外的使用者,請輸入完整的電子郵件地址。 
    如要傳送即時訊息給 2 位以上的機構內部使用者,請按一下 [群組訊息]
  4. 按一下 [傳送即時訊息]
  5. 輸入訊息,然後按下 Enter 鍵。訊息中可以加入任何文字,包括連結 (網址)。


傳送即時訊息給群組:

  1. 依序按一下左側的 [尋找使用者、聊天室和機器人]接下來[群組訊息]
  2. 輸入名稱或電子郵件地址,或從建議中選取聯絡人。
  3. 在您新增聯絡人後,按一下 [傳送即時訊息]
  4. 輸入您的即時訊息,然後按一下「傳送」圖示 傳送訊息
  5. (選填) 如要隱藏群組即時訊息,請將滑鼠游標移至左側的即時訊息,然後依序按一下「更多」圖示 接下來[隱藏對話] 移除

傳送訊息給群組

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