学习内容
如何在离开办公室之前设置通知和委派任务,并在返回工作岗位时快速掌握工作进度。 |
您需要:
10 分钟
Google Workspace 账号 - 还没有账号?立即开始为期 14 天的试用。
本教程中的内容
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1 通知您的同事 |
全部展开 | 全部收起全部收起 |
根据您的沟通对象选择工具(例如,向老板发送电子邮件或向团队成员发送即时消息)。
- 在计算机上,前往 Gmail。
- 点击左上方的“写邮件”图标 。
- 在“收件人”字段中添加收件人。您还可以通过以下方式添加收件人:
- 在“抄送”和“密送”字段中添加收件人。
- 撰写邮件时,在正文中输入“+”或“@”,然后在相应符号后添加联系人姓名。
- 添加主题。
- 撰写邮件。
- 点击页面底部的发送。
提示:若要添加个别收件人和您通过标签创建的联系人群组,请点击收件人:。
向他人发送私信:
- 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号。
- 如果相应姓名还未显示在“聊天”下方,请点击“发起聊天”图标 。
- 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时,系统会显示相关建议。
- 如要向单位外部人员发送 1 对 1 消息,请输入对方的电子邮件地址。
- 点击您要发送消息的人员。
- 输入消息,接着点击“发送”图标 。
发起群组对话:
- 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号。
- 在“聊天”下方,点击某个现有的群组对话,输入消息 点击“发送”图标 。
- 如果“聊天”下方没有所需的群组对话,请点击“发起聊天”图标 发起群组对话。
- 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时,系统会显示相关建议。
- 点击“完成”图标 。
- 输入消息,接着点击“发送”图标 。
如果您不在办公室,请更新您的 Google 日历,让同事知道您在休假。
当您设置不在办公室的状态后,日历会自动拒绝该时段内的所有会议。
- 在计算机上打开 Google 日历。
- 在日历顶部,点击您不在办公室的第一个日期。
- 点击不在办公室。
- 选择您不在办公室的日期。您还可以指定时间。
- 可选:如要安排重复性的“不在办公室”活动,请在您选择的日期和时间下方,点击“不重复”旁边的下拉菜单 选择相应频率。
- 可选:更改拒绝设置并修改拒绝消息。
- 点击保存。
您还需要确保拒绝或重新安排外出期间的任何会议。您可以向邀请对象发送备注,说明您无法参加会议,或者重新安排会议。
向邀请对象发送备注:
- 点击您日历上的活动。
- 点击“不确定”旁边的向上箭头 添加备注。
- 输入备注内容。
提示:在“参加”旁边,您还可以选择您的回复。 - 点击保存。
注意:除了邀请对象人数超过 200 人的活动或全天活动,所有邀请对象都可以建议新的会议时间。
重新安排会议:
注意:如果活动组织者授予您修改活动的权限,则您可以直接重新安排活动,而无需提出新的时间建议。
- 在日历上点击相应活动。
- 点击“不确定”旁边的向上箭头 建议新的时间。
- 选择其他时间或日期。
提示:您还可以为建议的时间添加备注消息。 - 点击发送建议。
在 Gmail 中针对传入邮件设置自动回复,让同事知道您在休假。
启用或停用外出回复:
注意:要使用外出回复,您的帐号必须至少已使用 24 小时。
- 打开 Gmail。
- 点击右上角的“设置”图标 查看所有设置。
- 向下滚动到外出回复,然后选择启用外出回复或停用外出回复。
- 如果您启用了外出回复,请输入您要离开的日期并添加邮件内容。然后,选择向谁发送回复。
- 点击底部的保存更改。
2 做好准备并分配任务 |
在 Google 文档或 Google 云端硬盘中创建转换文档,说明您不在办公室,列出接管您工作的联系人,以及添加任何相关的项目文件。
您也可以通过模板创建文件。
如果您要移交项目,并且需要查找单位中的人员(例如审核人员或主管),可以在 Google Cloud Search 中搜索人员。
-
访问 cloudsearch.google.com 登录 Cloud Search。
如果您无法登录,说明您的帐号未启用 Cloud Search。了解详情
- 按姓名搜索用户。
- 在结果卡片中,点击相应用户的电子邮件地址以发送电子邮件。
- 要获取其他联系方式或更多报告信息,请点击此人的姓名以打开其个人资料信息页面。
- 在个人资料信息页面上,点击您想使用的联系方式:
- 要发送电子邮件,请点击“电子邮件”图标 或对方的电子邮件地址。
- 要设置会议,请点击“时间安排”图标 。
- 要聊天,请点击“Hangout”图标 。
- 要发起视频通话,请点击“视频通话”图标 。
- 要打开个人资料信息页面并联系相应用户的经理或下属,请点击该经理或下属的姓名。
在项目计划中分配任务:
- 在文档、表格或幻灯片中,选择您要评论的文本。
- 点击“添加评论”图标 。
- 在文本框中输入您的评论。
- (可选)要将您的任务或评论直接发送给特定人员,请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件,其中包含您的评论内容和文件的链接。
- (可选)要将评论分配给特定人员,请勾选分配对象复选框。
- 点击评论或分配。
注意:如果某个文件中的评论数量达到上限,您可以复制该文件,但不复制任何评论。
与特定人员共享文件或文件夹:
- 选择您要共享的文件。
- 点击共享或“共享”图标 。
- 在与用户和群组共享下方,输入共享对象的电子邮件地址。
注意:如果贵单位启用了访客共享功能,则您可以邀请没有 Google 帐号的人员协作处理 Google 云端硬盘文件和文件夹。请参阅与访客共享文档。
- 要更改用户可对文件执行的操作,请点击右侧的向下箭头 ,然后选择查看者、评论者或编辑者。
- 选择通知用户:
- 如果您想通知用户您向其共享了文件,请勾选通知对方复选框。如果您选择通知对方,通知电子邮件中会包含您输入的所有电子邮件地址。
- 如果您不想通知用户,请取消选中通知对方复选框。
- 点击共享或发送。
共享指向文件或文件夹的链接:
确定需要与谁联系后,向相关人员发送电子邮件或消息。
- 在计算机上,前往 Gmail。
- 点击左上方的“写邮件”图标 。
- 在“收件人”字段中添加收件人。您还可以通过以下方式添加收件人:
- 在“抄送”和“密送”字段中添加收件人。
- 撰写邮件时,在正文中输入“+”或“@”,然后在相应符号后添加联系人姓名。
- 添加主题。
- 撰写邮件。
- 点击页面底部的发送。
提示:若要添加个别收件人和您通过标签创建的联系人群组,请点击收件人:。
3 跟踪工作进展 |
外出时,您可能需要偶尔查看电子邮件或私信,了解项目的进展情况。
- 在计算机上,前往 Gmail。
- 点击左上方的“写邮件”图标 。
- 在“收件人”字段中添加收件人。您还可以通过以下方式添加收件人:
- 在“抄送”和“密送”字段中添加收件人。
- 撰写邮件时,在正文中输入“+”或“@”,然后在相应符号后添加联系人姓名。
- 添加主题。
- 撰写邮件。
- 点击页面底部的发送。
提示:若要添加个别收件人和您通过标签创建的联系人群组,请点击收件人:。
向他人发送私信:
- 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号。
- 如果相应姓名还未显示在“聊天”下方,请点击“发起聊天”图标 。
- 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时,系统会显示相关建议。
- 如要向单位外部人员发送 1 对 1 消息,请输入对方的电子邮件地址。
- 点击您要发送消息的人员。
- 输入消息,接着点击“发送”图标 。
发起群组对话:
- 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号。
- 在“聊天”下方,点击某个现有的群组对话,输入消息 点击“发送”图标 。
- 如果“聊天”下方没有所需的群组对话,请点击“发起聊天”图标 发起群组对话。
- 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时,系统会显示相关建议。
- 点击“完成”图标 。
- 输入消息,接着点击“发送”图标 。
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