Как делегировать рабочие задачи на время отсутствия в офисе

Вы узнаете:

Как настраивать уведомления и делегировать задачи на время отсутствия в офисе, а также как быстро вернуться к работе.

Что вам понадобится

10 минут

Аккаунт Google Workspace. Если у вас его нет, оформите 14-дневную пробную подписку.

В этом руководстве

Уведомьте коллег Подготовьте рабочие задачи и назначьте их исполнителям Следите за выполнением задач

1. Уведомьте коллег

Развернуть все  |  Свернуть всеСвернуть все

Как сообщить о своем отсутствии всем, для кого это важно

Выберите способ связи в зависимости от того, к кому вы обращаетесь: это может быть как электронное письмо руководителю, так и короткое сообщение в чате с коллегами.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левом верхнем углу экрана нажмите Написать.
3. Добавьте получателей в поле "Кому". Также получателей можно добавить:
   • В полях "Копия" и "Скрытая копия".
   • В список получателей также будут автоматически добавлены все контакты, которых вы упомянете в теле письма в формате "+imya" или "@imya".
4. Введите тему письма.
5. Введите текст письма.
6. Внизу страницы нажмите Отправить.

Совет. Чтобы добавить отдельных получателей с назначенными ярлыками и созданные вами группы контактов, нажмите на поле Кому.

Как начать прямую переписку

1. Откройте Google Chat или Gmail.
2. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" .
3. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
   • Чтобы начать переписку 1:1 с пользователем не из вашей организации, введите его адрес электронной почты.
4. Выберите пользователя, которому хотите отправить сообщение.
5. Введите сообщение и нажмите "Отправить" .

Как начать групповой чат

1. Откройте Google Chat или Gmail.
2. В разделе "Чат" нажмите на название существующего группового чата, введите сообщение нажмите "Отправить" .
3. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" Начать групповой чат.
4. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
5. Нажмите на значок "Готово" .
6. Введите сообщение и нажмите "Отправить" .

Как указать даты отсутствия на рабочем месте

Отметьте в Google Календаре даты, в которые вы будете отсутствовать, чтобы коллеги были в курсе.

Календарь автоматически отклоняет все приглашения на встречи, назначенные на то время, когда вас не будет на рабочем месте.

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Сверху нажмите на первый день, когда вас не будет на рабочем месте.
3. Нажмите Нет на рабочем месте.
4. Выберите даты, когда вас не будет. Вы также можете задать время.
5. Если вам нужно добавить повторяющиеся мероприятия "Нет на рабочем месте", под окном выбора даты и времени нажмите на раскрывающееся меню рядом с надписью "Не повторяется" выберите частоту повторов.
6. При желании можно изменить настройки отклонения и сообщение, которое будет при этом отправляться.
7. Нажмите Сохранить.

Как отменить или перенести встречи

Обязательно убедитесь, что вы отклонили или перенесли все встречи. Отправьте участникам примечание с объяснением причины вашего отсутствия на встрече или с просьбой о переносе.

Как отправить гостям примечание

1. Нажмите на мероприятие в календаре.
2. Рядом с ответом "Может быть" нажмите на стрелку вниз Добавить примечание.
3. Введите текст.
   Примечание. Выбрать ответ можно рядом с надписью "Вы пойдете?".
4. Нажмите Сохранить.

Примечание. Предлагать время проведения могут все гости. Исключение составляют мероприятия, включающие более 200 приглашенных или длящиеся весь день.

Как перенести встречу

Примечание. Если организатор мероприятия предоставил вам право вносить изменения, вы можете сразу же изменить время проведения.

1. Нажмите на мероприятие в календаре.
2. Рядом с ответом "Может быть" нажмите на стрелку вниз Предложить другое время.
3. Выберите день и время.
   Совет. К предлагаемому времени также можно добавить сообщение.
4. Нажмите Отправить предложение.

Как настроить автоответчик

Настройте автоматический ответ на входящие письма в Gmail, чтобы коллеги знали о вашем отсутствии.

Как включить или выключить автоответчик

Примечание. Использование автоответчика возможно не ранее, чем через 24 часа после создания аккаунта.

1. Откройте Gmail.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Все настройки.
3. Найдите раздел Автоответчик и выберите Автоответчик включен или Автоответчик отключен.
4. Если вы включили автоответчик, укажите период, в течение которого вы будете отсутствовать, и добавьте сообщение. Затем выберите, кто должен получать ответ.
5. Внизу нажмите Сохранить изменения.

2. Подготовьте рабочие задачи и назначьте их исполнителям

Как создать документ о передаче дел на время отсутствия

Создайте в Google Документах или на Google Диске документ о передаче дел. Объясните, что вы временно отсутствуете, укажите список людей, которые будут заниматься рабочими задачами вместо вас, и добавьте ссылки на важные файлы.

1. На компьютере откройте главный экран Google Документов, Таблиц, Презентаций, Форм или Vids.
2. Нажмите "Создать" .

Кроме того, вы можете:

• создать файл на основе шаблона;
• использовать шаблон в Google Vids.

Как найти коллег для передачи дел

Если вам требуется найти кого-то из коллег, которому можно передать проект, воспользуйтесь Google Cloud Search.

1. Войдите в Cloud Search на странице cloudsearch.google.com.

   Если вам не удается войти в Cloud Search, значит этот сервис не поддерживается в вашем аккаунте. Подробнее…
2. Выполните поиск по имени человека.
3. Чтобы отправить сообщение по электронной почте, в подсказке с результатами поиска коснитесь адреса человека.
4. Чтобы узнать, как ещё можно связаться с этим сотрудником, или посмотреть информацию о его руководителе и подчиненных, коснитесь его имени. Откроется страница с информацией профиля. 
5. На странице с информацией профиля выберите, как именно хотите связаться с этим человеком:
   • Чтобы написать по электронной почте, нажмите на значок или на адрес пользователя.
   • Чтобы организовать встречу, нажмите на значок .
   • Чтобы пообщаться в чате, нажмите на значок .
   • Чтобы начать видеовстречу, нажмите на значок .
6. Чтобы открыть страницу с информацией профиля и обратиться к руководителю или подчиненным этого человека, коснитесь имени руководителя или подчиненного.

Как назначить задачи исполнителям и предоставить коллегам доступ к файлам

Как назначить задачи в проектном плане

1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
2. Нажмите "Добавить комментарий" .
3. Введите комментарий в поле.
4. Чтобы адресовать задачу или комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и укажите адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылкой на файл.
5. Если вы хотите адресовать комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить задачу.
6. Нажмите Добавить или Назначить задачу.

Примечание. Если в файл добавлено максимально допустимое количество комментариев, вы можете создать копию файла, не копируя комментарии.

Как поделиться файлом или папкой с отдельными пользователями

1. Выберите нужный файл.
2. Выберите Открыть доступ или нажмите на значок .
3. В разделе Предоставьте доступ пользователям и группам укажите адрес электронной почты соответствующего пользователя или группы.

   Примечание. Если в организации включен гостевой доступ, можно приглашать пользователей, у которых нет аккаунта Google, для совместной работы над файлами и папками на Google Диске. Подробнее…

4. Чтобы указать, что могут делать с файлом пользователи, выберите для них уровень доступа. Для этого справа нажмите на стрелку вниз Читатель, Комментатор или Редактор.
5. Укажите, уведомлять ли пользователей о предоставлении доступа к файлу.
   • Если вы хотите уведомить пользователей, установите флажок Уведомить пользователей. Уведомления получат все пользователи, чьи электронные адреса вы ввели.
   • Чтобы не уведомлять пользователей, снимите флажок Уведомить пользователей.
6. Нажмите Открыть доступ или Отправить.

Как предоставить доступ к файлу или папке по ссылке

1. На Диске нажмите правой кнопкой мыши на файл или папку, доступ к которой хотите предоставить, и выберите "Открыть доступ" .

   В Документах, Таблицах или Презентациях в верхней части страницы нажмите Настройки доступа.

   Примечание. Вы можете предоставить доступ к файлам, только если они принадлежат вам или у вас есть права на их редактирование.

2. (Необязательно.) Чтобы указать, что могут делать с файлом другие пользователи после того, как вы предоставите им доступ, под названием организации нажмите Изменить и выполните описанные ниже действия.
   • Чтобы изменить уровень разрешений, справа нажмите на стрелку вниз и выберите Читатель, Комментатор или Редактор.
   • Если вы планируете отправлять ссылку пользователям за пределами вашей организации, рядом с ее названием нажмите на стрелку вниз Все в Интернете.

     Примечание. Если вы не видите такого варианта, обратитесь к администратору.

3. Нажмите Копировать ссылку.
4. Нажмите Готово.
5. Вставьте ссылку в письмо или опубликуйте в Интернете.

Как сообщить коллегам о том, кто взял на себя ваши рабочие задачи

Выяснив, с кем из ключевых сотрудников вам нужно связаться, отправьте им электронное письмо или сообщение в чате.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левом верхнем углу экрана нажмите Написать.
3. Добавьте получателей в поле "Кому". Также получателей можно добавить:
   • В полях "Копия" и "Скрытая копия".
   • В список получателей также будут автоматически добавлены все контакты, которых вы упомянете в теле письма в формате "+imya" или "@imya".
4. Введите тему письма.
5. Введите текст письма.
6. Внизу страницы нажмите Отправить.

Совет. Чтобы добавить отдельных получателей с назначенными ярлыками и созданные вами группы контактов, нажмите на поле Кому.

3. Следите за выполнением задач

Как контролировать выполнение задач, когда вы не в офисе

Находясь за пределами офиса, вы можете время от времени проверять, как продвигаются проекты, с помощью электронной почты или прямой переписки в чате.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левом верхнем углу экрана нажмите Написать.
3. Добавьте получателей в поле "Кому". Также получателей можно добавить:
   • В полях "Копия" и "Скрытая копия".
   • В список получателей также будут автоматически добавлены все контакты, которых вы упомянете в теле письма в формате "+imya" или "@imya".
4. Введите тему письма.
5. Введите текст письма.
6. Внизу страницы нажмите Отправить.

Совет. Чтобы добавить отдельных получателей с назначенными ярлыками и созданные вами группы контактов, нажмите на поле Кому.

Как начать прямую переписку

1. Откройте Google Chat или Gmail.
2. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" .
3. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
   • Чтобы начать переписку 1:1 с пользователем не из вашей организации, введите его адрес электронной почты.
4. Выберите пользователя, которому хотите отправить сообщение.
5. Введите сообщение и нажмите "Отправить" .

Как начать групповой чат

1. Откройте Google Chat или Gmail.
2. В разделе "Чат" нажмите на название существующего группового чата, введите сообщение нажмите "Отправить" .
3. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" Начать групповой чат.
4. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
5. Нажмите на значок "Готово" .
6. Введите сообщение и нажмите "Отправить" .

_{Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.}