Delegar trabalho quando você está fora do escritório

O que você aprenderá

Saiba como configurar notificações e delegar tarefas antes de sair do escritório. Aprenda também como se atualizar rapidamente quando voltar ao trabalho.

Você precisará do seguinte

10 minutos

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Neste tutorial

Notificar seus colegas de trabalho Preparar e atribuir tarefas Acompanhar o andamento do trabalho

1 Notificar seus colegas de trabalho

Expandir tudo  |  Recolher tudoFechar tudo

Compartilhe detalhes sobre o período de ausência

Escolha a ferramenta de comunicação dependendo da pessoa com quem você está se comunicando. Por exemplo, envie um e-mail para seu chefe ou uma mensagem rápida para colegas de equipe.

1. No computador, acesse o Gmail.
2. No canto superior esquerdo, clique em  Escrever.
3. No campo "Para", adicione os destinatários. Você também pode adicioná-los das seguintes formas:
   • Nos campos "Cc" e "Cco".
   • Ao escrever uma mensagem, com o sinal de "+" ou "@menção" e o nome do contato no campo de texto.
4. Adicione um assunto.
5. Escreva sua mensagem.
6. Na parte inferior da página, clique em Enviar.

Dica: para adicionar destinatários individuais e grupos de contatos criados com marcadores, clique em Para:.

Enviar uma mensagem direta:

1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
2. Se o nome ainda não estiver em "Chat", clique em Iniciar um chat .
3. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
   • Para enviar uma mensagem individual para alguém fora da sua organização, digite o endereço de e-mail da pessoa.
4. Selecione o destinatário da mensagem.
5. Digite uma mensagem e clique em Enviar .

Iniciar uma conversa em grupo:

1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
2. Em "Chat", clique em uma conversa em grupo, digite uma mensagem clique em Enviar .
3. Se a conversa em grupo não estiver em "Chat", clique em Iniciar um chat Iniciar conversa em grupo.
4. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
5. Clique em Concluído .
6. Digite uma mensagem e clique em Enviar .

Adicionar períodos de ausência à sua agenda

Se você estiver fora do escritório, atualize o Google Agenda para informar isso aos seus colegas de trabalho.

Quando você indica que está fora do escritório, sua agenda recusa automaticamente todas as reuniões durante esse período.

1. Abra o Google Agenda no computador.
2. Na parte superior da agenda, clique na primeira data em que você estará fora do escritório.
3. Clique em Fora do escritório.
4. Selecione as datas em que você estará fora do escritório. Você também pode especificar um horário.
5. Opcional: para programar eventos fora do escritório recorrentes, abaixo do dia e horário selecionados, clique no menu suspenso ao lado de "Não se repete" escolha a frequência.
6. Opcional: é possível alterar as configurações e a mensagem de recusa.
7. Clique em Salvar.

Cancele ou reprograme reuniões

Você também precisa recusar ou reprogramar reuniões. Envie uma nota para os convidados explicando sua ausência ou reprograme a reunião.

Para enviar uma nota para os convidados:

1. Clique no evento na sua agenda.
2. Ao lado de "Talvez", clique na seta para cima Adicionar nota.
3. Digite sua nota.
   Dica: ao lado de "Você vai?", também é possível escolher sua resposta de RSVP.
4. Clique em Salvar.

Observação: todos os convidados podem sugerir um novo horário, exceto quando o evento tem mais de 200 pessoas ou dura o dia inteiro.

Para reprogramar uma reunião, siga estas etapas:

Observação: se o organizador do evento tiver dado permissão para você modificar um evento, será possível reprogramá-lo sem sugerir um novo horário.

1. Na sua agenda, clique no evento.
2. Ao lado de "Talvez", clique na seta para cima Sugerir novo horário.
3. Selecione um horário ou dia diferente.
   Dica: você também pode adicionar uma mensagem ao horário sugerido.
4. Clique em Enviar proposta.

Configure uma resposta automática de férias

No Gmail, configure a resposta automática para seus colegas de trabalho saberem que você não está disponível.

Para ativar ou desativar a resposta automática de férias, siga estas etapas:

Observação: para usar a resposta automática de férias, sua conta precisa ter sido criada há pelo menos 24 horas.

1. Abra o Gmail.
2. No canto superior direito, clique em Configurações Ver todas as configurações.
3. Role para baixo até Resposta automática de férias e selecione Resposta automática de férias ativada ou Resposta automática de férias desativada.
4. Se você tiver ativado a resposta automática de férias, digite as datas em que estará ausente e adicione uma mensagem. Em seguida, escolha quem receberá a resposta.
5. Na parte inferior, clique em Salvar alterações.

2  Preparar e atribuir tarefas

Crie um documento de transição

Crie um documento de transição no Documentos Google ou no Google Drive: explique que você está fora do escritório, liste os contatos que estão substituindo você e informe os arquivos de projeto relevantes.

1. No computador, abra a tela inicial do Documentos, Planilhas, Apresentações ou Formulários Google.
2. Clique em Criar .

Você também pode criar um documento usando um modelo.

Pesquise colegas de trabalho

Se você estiver transferindo o controle de um projeto e precisar encontrar outras pessoas na sua organização, como revisores e administradores, procure os nomes no Google Cloud Search.

1. Faça login no Cloud Search em cloudsearch.google.com.

   Se não for possível fazer login, sua conta não tem o Cloud Search. Saiba mais
2. Pesquise uma pessoa pelo nome.
3. No card de resultados, para enviar um e-mail, toque no endereço de e-mail da pessoa.
4. Para ver outras opções de contato ou mais informações sobre a cadeia hierárquica, clique no nome da pessoa. A página de informações do perfil dela se abrirá. 
5. Na página de informações do perfil, escolha como você quer entrar em contato.
   • Para enviar um e-mail, clique em E-mail ou no endereço de e-mail da pessoa.
   • Para marcar uma reunião, clique em Programar .
   • Para bater papo, clique em Hangout .
   • Para iniciar uma videochamada, clique em Videochamada .
6. Para abrir a página de informações do perfil e entrar em contato com o gerente ou os subordinados diretos da pessoa, clique no nome do gerente ou do subordinado.

Atribua tarefas e compartilhe arquivos com colegas de trabalho

Para atribuir tarefas no plano de projeto, siga estas etapas:

1. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
2. Clique em Adicionar comentário .
3. Digite seu comentário na caixa.
4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de mais (+) seguido pelo endereço de e-mail dela. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Elas receberão um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
6. Clique em Comentar ou Atribuir.

Observação: se um arquivo alcançar o número máximo de comentários, você poderá fazer uma cópia do arquivo sem os comentários.

Compartilhar um arquivo ou uma pasta com pessoas específicas:

1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
2. Clique em Compartilhar ou Compartilhar .
3. Em Compartilhar com pessoas e grupos, digite o endereço de e-mail do usuário com quem você quer compartilhar.

   Observação: se o compartilhamento com visitantes estiver ativado na sua organização, você poderá convidar alguém que não tenha uma Conta do Google para colaborar em arquivos e pastas do Google Drive. Consulte Compartilhar documentos com visitantes.

4. Para alterar o que as pessoas podem fazer no seu arquivo, à direita, clique na seta para baixo e selecione Leitor, Comentarista ou Editor.
5. Selecione a opção para notificar as pessoas:
   • Se você quiser informar que compartilhou um arquivo, marque a caixa Notificar pessoas. Se optar por notificar as pessoas, cada endereço de e-mail adicionado será incluído na mensagem.
   • Se você não quiser notificar as pessoas, desmarque a caixa Notificar pessoas.
6. Clique em Compartilhar ou Enviar.

Compartilhar um link de arquivo ou pasta:

1. No Drive, clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer compartilhar e selecione Compartilhar .

   Na parte superior do Documentos, do Planilhas ou do Apresentações, clique em Compartilhar.

   Observação: você só pode compartilhar arquivos quando é o proprietário ou tem acesso para edição.

2. (Opcional) Para especificar o que as pessoas podem fazer quando você compartilha seu arquivo, abaixo do nome da organização, clique em Alterar:
   • Para alterar a permissão, à direita, clique na seta para baixo  e selecione Leitor, Comentarista ou Editor.
   • Para permitir o compartilhamento do link fora da sua organização, ao lado do nome dela, clique na seta para baixo Público.

     Observação: se você não vir essa opção, entre em contato com seu administrador.

3. Clique em Copiar link.
4. Clique em Concluído.
5. Cole o link em um e-mail, um site ou onde precisar compartilhá-lo.

Explicar quem assumirá suas tarefas

Após definir com quem você precisa entrar em contato, escreva um e-mail ou envie uma mensagem para os interessados.

1. No computador, acesse o Gmail.
2. No canto superior esquerdo, clique em  Escrever.
3. No campo "Para", adicione os destinatários. Você também pode adicioná-los das seguintes formas:
   • Nos campos "Cc" e "Cco".
   • Ao escrever uma mensagem, com o sinal de "+" ou "@menção" e o nome do contato no campo de texto.
4. Adicione um assunto.
5. Escreva sua mensagem.
6. Na parte inferior da página, clique em Enviar.

Dica: para adicionar destinatários individuais e grupos de contatos criados com marcadores, clique em Para:.

3  Acompanhar o andamento do trabalho

Entrar em contato enquanto estiver ausente

Durante sua ausência, talvez você precise enviar e-mails ou mensagens diretas para verificar o andamento de projetos.

1. No computador, acesse o Gmail.
2. No canto superior esquerdo, clique em  Escrever.
3. No campo "Para", adicione os destinatários. Você também pode adicioná-los das seguintes formas:
   • Nos campos "Cc" e "Cco".
   • Ao escrever uma mensagem, com o sinal de "+" ou "@menção" e o nome do contato no campo de texto.
4. Adicione um assunto.
5. Escreva sua mensagem.
6. Na parte inferior da página, clique em Enviar.

Dica: para adicionar destinatários individuais e grupos de contatos criados com marcadores, clique em Para:.

Enviar uma mensagem direta:

1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
2. Se o nome ainda não estiver em "Chat", clique em Iniciar um chat .
3. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
   • Para enviar uma mensagem individual para alguém fora da sua organização, digite o endereço de e-mail da pessoa.
4. Selecione o destinatário da mensagem.
5. Digite uma mensagem e clique em Enviar .

Iniciar uma conversa em grupo:

1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
2. Em "Chat", clique em uma conversa em grupo, digite uma mensagem clique em Enviar .
3. Se a conversa em grupo não estiver em "Chat", clique em Iniciar um chat Iniciar conversa em grupo.
4. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
5. Clique em Concluído .
6. Digite uma mensagem e clique em Enviar .

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