Werk delegeren wanneer u niet op kantoor bent

Wat u leert

Hoe u meldingen kunt instellen en taken kunt delegeren voordat u het kantoor verlaat. En hoe u snel weer bijgewerkt bent als u weer terug op kantoor bent.

Wat u nodig heeft

10 minuten

Google Workspace-account: Heeft u geen account? Start vandaag uw proefperiode van 14 dagen.

In deze tutorial

Collega's op de hoogte brengen Werk voorbereiden en toewijzen Werk bijhouden

1  Collega's op de hoogte brengen

Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwenAlles samenvouwen

Afwezigheidsgegevens delen

Kies een communicatiemiddel op basis van degene met wie u correspondeert. Stuur bijvoorbeeld een e-mail naar uw baas of een kort bericht naar teamgenoten.

1. Ga op je computer naar Gmail.
2. Klik linksboven op Opstellen.
3. Voeg ontvangers toe aan het veld Aan. Je kunt ontvangers ook toevoegen:
   • In de velden Cc en Bcc.
   • Met een plusteken (+) of @vermelding en de naam van het contact in het tekstveld als je een bericht opstelt.
4. Voeg een onderwerp toe.
5. Schrijf je bericht.
6. Klik onderaan het bericht op Sturen.

Tip: Klik op Aan om afzonderlijke ontvangers en groepen contacten toe te voegen die je met labels hebt gemaakt. 

Een privéchat sturen naar iemand:

1. Ga naar Google Chat of je Gmail-account.
2. Als de naam nog niet onder Chat staat, klik je op Een chat starten .
3. Geef een naam of e-mailadres op. Je ziet suggesties terwijl je typt.
   • Als je een 1:1-bericht naar iemand buiten je organisatie wilt sturen, geef je het e-mailadres van die persoon op.
4. Klik op de persoon naar wie je een bericht wilt sturen.
5. Typ een bericht en klik op Sturen .

Een groepsgesprek starten:

1. Ga naar Google Chat of uw Gmail-account.
2. Klik onder Chat op een bestaand groepsgesprek. Typ een bericht klik op Sturen .
3. Als het groepsgesprek niet onder Chat staat, klikt u op Een chat starten  Groepsgesprek starten.
4. Geef een naam of e-mailadres op. U ziet suggesties terwijl u typt.
5. Klik op Klaar .
6. Typ een bericht en klik op Sturen .

Datums toevoegen aan uw agenda waarop u afwezig bent

Update uw Google Agenda als u niet op kantoor bent, zodat collega's weten dat u afwezig bent.

Als je aangeeft dat je afwezig bent, weigert je agenda automatisch alle vergaderingen gedurende die tijd.

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Klik bovenaan je agenda op de eerste datum dat je out-of-office bent.
3. Klik op Out-of-office.
4. Selecteer de datums waarop je afwezig bent. Je kunt ook een tijd opgeven.
5. Optioneel: Als je afwezigheidsafspraken wilt plannen die worden herhaald, klik je onder de geselecteerde dag en tijd op het dropdownmenu naast Niet herhaald kies een frequentie.
6. Optioneel: Wijzig je instellingen voor weigeren en bewerk je weigeringsbericht.
7. Klik op Opslaan.

Vergaderingen annuleren of verzetten

U moet ook meetings annuleren of opnieuw plannen. U kunt uw gasten een bericht sturen om uw afwezigheid te verklaren of een meeting opnieuw te plannen.

Een opmerking naar gasten sturen:

1. Klik op de afspraak in je agenda.
2. Klik naast 'Misschien' op de pijl-omlaag Notitie toevoegen.
3. Voer je notitie in.
   Tip: Je kunt je reactie ook kiezen naast 'Kom je ook?'.
4. Klik op Opslaan.

Opmerking: Alle gasten kunnen een nieuwe tijd voorstellen, behalve voor afspraken met meer dan 200 gasten of afspraken die de hele dag duren.

Een vergadering opnieuw plannen:

Opmerking: Als de organisator van de afspraak u bewerkingsrechten heeft gegeven voor de afspraak, kunt u de afspraak meteen opnieuw plannen, zonder een nieuwe tijd te hoeven voorstellen.

1. Klik op de afspraak in je agenda.
2. Klik naast Misschien op de pijl-omlaag Andere tijd voorstellen.
3. Selecteer een andere tijd of dag.
   Tip: Je kunt ook een bericht aan je voorgestelde tijd toevoegen.
4. Klik op Voorstel versturen.

Een automatisch antwoord instellen

Stel in Gmail een automatisch antwoord op inkomende berichten in, zodat collega's weten dat u niet beschikbaar bent.

Uw automatische antwoord aan- of uitzetten:

Opmerking: Als u automatische antwoorden wilt gebruiken, moet uw account minstens 24 uur oud zijn.

1. Open Gmail.
2. Klik rechtsboven op Instellingen Alle instellingen bekijken.
3. Ga naar Automatisch antwoord en selecteer Automatisch antwoord ingeschakeld of Automatisch antwoord uitgeschakeld.
4. Als u het automatisch antwoord inschakelt, voert u de datums in waarop u afwezig bent en voegt u een bericht toe. Selecteer vervolgens wie een antwoord moet krijgen.
5. Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan.

2  Werk voorbereiden en toewijzen

Een transitiedocument maken

Maak een transitiedocument in Google Documenten of Google Drive. Leg uit dat u niet op kantoor bent, vermeld wie uw taken overnemen en voeg links toe naar relevante projectbestanden.

1. Open op je computer een startscherm van Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Formulieren of Vids.
2. Klik op Maken .

Je kunt ook het volgende doen:

• Een bestand maken op basis van een template
• Een template gebruiken in Google Vids

Zoeken naar collega's

Als u een project overhandigt en andere mensen in uw organisatie zoekt, zoals controleurs of beheerders, kunt u in Google Cloud Search naar mensen zoeken.

1. Log in bij Cloud Search via cloudsearch.google.com.

   Als u niet kunt inloggen, maakt uw account geen gebruik van Cloud Search. Meer informatie.

2. Zoek iemands naam.
3. Als u een e-mail wilt verzenden, klikt u op de resultatenkaart op het e-mailadres van de persoon.
4. Als u andere contactopties of meer rapportagegegevens wilt bekijken, klikt u op de naam van de persoon om de pagina met profielgegevens te openen. 
5. Klik op de pagina met profielgegevens op de manier waarop u contact wilt opnemen met de persoon:
   • Als u een e-mail wilt verzenden, klikt u op E-mail of op het e-mailadres van de persoon.
   • Als u een meeting wilt instellen, klikt u op Plannen .
   • Als u wilt chatten, klikt u op Hangouts .
   • Als u een videogesprek wilt starten, klikt u op Videogesprek .
6. Als u de pagina met profielgegevens wilt openen en contact wilt opnemen met de manager of ondergeschikten van de persoon, klikt u op de naam van de manager of ondergeschikte.

Taken toewijzen en bestanden delen met collega's

Taken toewijzen in het projectplan:

1. Selecteer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties de tekst waarop u wilt reageren.
2. Klik op Opmerking toevoegen .
3. Typ een opmerking in het vak.
4. (Optioneel) Als u de taak of opmerking aan een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. U kunt zo veel mensen toevoegen als u wilt.Elke persoon krijgt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.
5. (Optioneel) Als u de opmerking aan een specifieke persoon wilt toewijzen, vinkt u het vakje aan voor Toewijzen aan.
6. Klik op Opmerking toevoegen of Toewijzen.

Opmerking: Als het bestand het maximumaantal reacties heeft bereikt, kunt u een kopie van het bestand maken zonder de opmerkingen te kopiëren.

Een bestand of map delen met specifieke mensen:

1. Selecteer het bestand dat u wilt delen.
2. Klik op Delen of Delen .
3. Voer onder Delen met mensen en groepen het e-mailadres in waarmee u het bestand wilt delen.

   Opmerking: Als delen met bezoekers is ingeschakeld voor uw organisatie, kunt u iemand uitnodigen die geen Google-account heeft om samen te werken in uw Google Drive-bestanden en -mappen. Zie Documenten delen met bezoekers.

4. Als u wilt wijzigen wat mensen met het bestand kunnen doen, klikt u rechts op de pijl-omlaag Kijker, Reageerder of Bewerker.
5. Kies ervoor om mensen op de hoogte te brengen:
   • Als u mensen wilt laten weten dat u een bestand met ze heeft gedeeld, vinkt u het vakje aan voor Mensen op de hoogte brengen. Als deze optie is ingeschakeld, wordt de e-mail gestuurd naar alle e-mailadressen die u invoert.
   • Als u mensen niet op de hoogte wilt brengen, haalt u het vinkje weg voor Mensen op de hoogte brengen.
6. Klik op Delen of Verzenden.

Een link naar een bestand of map delen:

1. Klik in Drive met de rechtermuisknop op het bestand dat of de map die u wilt delen en selecteer Delen .

   Klik bovenaan in Documenten, Spreadsheets of Presentaties op Delen.

   Opmerking: U kunt alleen bestanden delen waarvan u de eigenaar bent of waarvoor u bewerkingsrechten heeft.

2. (Optioneel) Als u wilt opgeven wat mensen met een bestand kunnen doen als u het deelt, klikt u onder de naam van uw organisatie op Wijzigen:
   • Als u de rechten wilt wijzigen, klikt u rechts op de pijl-omlaag  en selecteert u Kijker, Reageerder of Bewerker.
   • Als u wilt toestaan dat de link buiten uw organisatie wordt gedeeld, klikt u naast de naam van uw organisatie op de pijl-omlaag Openbaar.

     Opmerking: Als u deze optie niet ziet, neemt u contact op met uw beheerder.

3. Klik op Link kopiëren.
4. Klik op Gereed.
5. Plak de link in een e-mail, op een website of op een andere plek waar u deze wilt delen.

Uitleggen wie uw werk gaat overnemen

Nadat u heeft vastgesteld met wie u contact moet opnemen, kunt u een e-mail opstellen of een bericht sturen naar belanghebbenden.

1. Ga op je computer naar Gmail.
2. Klik linksboven op Opstellen.
3. Voeg ontvangers toe aan het veld Aan. Je kunt ontvangers ook toevoegen:
   • In de velden Cc en Bcc.
   • Met een plusteken (+) of @vermelding en de naam van het contact in het tekstveld als je een bericht opstelt.
4. Voeg een onderwerp toe.
5. Schrijf je bericht.
6. Klik onderaan het bericht op Sturen.

Tip: Klik op Aan om afzonderlijke ontvangers en groepen contacten toe te voegen die je met labels hebt gemaakt. 

3  Werk bijhouden

Werk controleren wanneer u weg bent

Als u afwezig bent, moet u mogelijk af en toe via e-mail of een privéchat controleren wat de voortgang van projecten is.

1. Ga op je computer naar Gmail.
2. Klik linksboven op Opstellen.
3. Voeg ontvangers toe aan het veld Aan. Je kunt ontvangers ook toevoegen:
   • In de velden Cc en Bcc.
   • Met een plusteken (+) of @vermelding en de naam van het contact in het tekstveld als je een bericht opstelt.
4. Voeg een onderwerp toe.
5. Schrijf je bericht.
6. Klik onderaan het bericht op Sturen.

Tip: Klik op Aan om afzonderlijke ontvangers en groepen contacten toe te voegen die je met labels hebt gemaakt. 

Een privéchat sturen naar iemand:

1. Ga naar Google Chat of je Gmail-account.
2. Als de naam nog niet onder Chat staat, klik je op Een chat starten .
3. Geef een naam of e-mailadres op. Je ziet suggesties terwijl je typt.
   • Als je een 1:1-bericht naar iemand buiten je organisatie wilt sturen, geef je het e-mailadres van die persoon op.
4. Klik op de persoon naar wie je een bericht wilt sturen.
5. Typ een bericht en klik op Sturen .

Een groepsgesprek starten:

1. Ga naar Google Chat of uw Gmail-account.
2. Klik onder Chat op een bestaand groepsgesprek. Typ een bericht klik op Sturen .
3. Als het groepsgesprek niet onder Chat staat, klikt u op Een chat starten  Groepsgesprek starten.
4. Geef een naam of e-mailadres op. U ziet suggesties terwijl u typt.
5. Klik op Klaar .
6. Typ een bericht en klik op Sturen .

_{Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.}