Delegar trabajo cuando se está fuera de la oficina

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" "1. Enviar una notificación a los compañeros de trabajo

1.1. Avisar de que estás fuera de la oficina e informar de qué se debe hacer en tu ausencia

Elige la herramienta de comunicación según la persona con la que quieras hablar (por ejemplo, correos electrónicos para hablar con tu jefe o mensajes rápidos para hacerlo con tus compañeros de equipo).

1 Abre Gmail.
2 En la parte izquierda, haz clic en Redactar Más.
3 (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior derecha, haz clic en Ventana completa Expand o en Salir de la pantalla completa Salir del modo de pantalla completa.
4 Añade los destinatarios y un asunto.
5 Escribe el mensaje. Si empiezas a escribir un correo electrónico, pero no llegas a enviarlo, el correo se guarda automáticamente en la sección Borradores, situada en la parte izquierda.
6 (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive Insert file using Drive o fotos Insert image.
7 Haz clic en Enviar.

Nota: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer situado en el cuadro que aparece en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Más información sobre cómo deshacer el envío de correos

Mapa de la bandeja de entrada y una ventana de redacción de un correo con las opciones en las que hacer clic para realizar los pasos del 1 al 7 anteriores

Enviar mensajes directos a personas concretas

  1. Abre Chat.
  2. Arriba a la izquierda, haz clic en Buscar personas, salas y bots.
  3. Introduce el nombre o la dirección de correo electrónico de una persona o selecciónala en la lista de sugerencias. En esta lista puede aparecer cualquier persona de tu organización, incluidas las que no tienen activado Google Chat. Para enviar un mensaje directo a una persona ajena a tu organización, escribe su dirección de correo electrónico completa. 
    Para enviar un mensaje directo a dos o más personas de tu organización, haz clic en Mensaje de grupo.
  4. Haz clic en Mensaje.
  5. Escribe el mensaje y pulsa Intro. El mensaje puede contener cualquier tipo de texto, incluidos enlaces (URLs).


Enviar mensajes directos grupales

  1. A la izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots y luego Mensaje de grupo.
  2. Introduce los nombres o las direcciones de correo electrónico de los contactos a los quieres enviar un mensaje, o bien selecciónalos en la lista de sugerencias.
  3. Una vez que hayas añadido los contactos, haz clic en Mensaje.
  4. Escribe un mensaje directo y haz clic en Enviar Enviar mensajes.
  5. (Opcional) Para ocultar un mensaje directo de grupo, a la izquierda, coloca el cursor sobre el mensaje y haz clic en Más "" y luego Ocultar conversación Quitar.

Enviar mensajes a grupos

1.2. Añadir al calendario las fechas en las que estarás fuera de la oficina

Si estás fuera de la oficina, actualiza tu calendario de Google para que tus compañeros de trabajo sepan que no estás trabajando.

  1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el primer día que estarás fuera de la oficina.
  2. Haz clic en Fuera de la oficina y selecciona un periodo.
  3. (Opcional) Para explicar que estás fuera de la oficina, escribe un mensaje en la sección Mensaje de rechazo.
  4. En la sección Visibilidad, elige una opción:
    • Público
    • Visibilidad predeterminada
    • Privado
  5. Haz clic en Guardar. Las reuniones nuevas y programadas durante este periodo se rechazarán automáticamente.

Marcar los días que se estará fuera de la oficina

1.3. Cancelar o reprogramar reuniones

También debes asegurarte de que rechazas o cambias de día las reuniones. Puedes enviar una nota a tus invitados para indicarles tu ausencia o reprogramar una reunión.

Rechazar una solicitud de reunión y enviar una nota a los invitados

  1. Haz clic en el evento.
  2. En la esquina inferior derecha, haz clic en la flecha hacia arriba  y elige una opción.
    • Añadir una nota: introduce un mensaje, cambia tu respuesta al evento si quieres y haz clic en Enviar.
    • Proponer otra hora: a la izquierda, elige el día y la hora, añade un mensaje si quieres y haz clic en Enviar propuesta.

Nota: Todos los invitados pueden proponer otra hora, salvo en eventos que tienen más de 200 invitados o duran todo el día.

Reprogramar reuniones

Nota: Si el organizador del evento te ha dado acceso para editarlo, puedes reprogramarlo directamente sin necesidad de proponer otra hora.

  1. En Calendar, haz clic en el evento en la cuadrícula del calendario.
  2. Ve a la sección ¿Asistirás? y haz clic en la flecha hacia abajo "" y luego Proponer otra hora.
  3. En la sección Tu propuesta, selecciona otra hora u otro día y añade un mensaje.
  4. Haz clic en Enviar propuesta.

Responder a eventos de calendario

1.4. Crear respuestas automáticas

En Gmail, crea una respuesta automática a los mensajes entrantes para que tus compañeros de trabajo sepan que no estás disponible.

Activar o desactivar las respuestas automáticas

  1. Abre Gmail
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración Configuración y luego Ver todos los ajustes.
  3. Desplázate hacia abajo, hasta Respuesta automática, y selecciona Respuesta automática activada o Respuesta automática desactivada.
  4. Al activarla, debes indicar en qué fechas estarás fuera y añadir un mensaje. A continuación, selecciona quién debe recibir la respuesta.
  5. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

Configurar una respuesta automática

" "2. Preparar y asignar tareas

2.1. Crear un documento de transición

Crear un documento de transición en Documentos de Google o en Google Drive: indica que estás fuera de la oficina, qué usuarios se encargarán de tus tareas y señala los archivos de proyecto relevantes.

Elige una opción:

  • En la opción "En blanco" de la página principal de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, haz clic en Crear .
  • En Drive, haz clic en Nuevo y luego Documentos de Google/Hojas de cálculo de Google/Diapositivas de Google y luego Documento en blanco o Desde una plantilla.
Crear documentos
2.2. Buscar compañeros de trabajo

Si tienes que entregar un proyecto y necesitas que lo haga otro miembro de tu organización, como un revisor o un gestor, puedes buscar a personas en Google Cloud Search.

  1. Abre Cloud Search y escribe el nombre de la persona en el cuadro de búsqueda.

  2. En la parte superior de la tarjeta de perfil de la persona, selecciona Iniciar una conversación Start a Hangout o Correo .

  3. Haz clic en Superior inmediato para ver la tarjeta de perfil del supervisor de la persona.

  4. Si estás utilizando un móvil, toca el número de teléfono para llamarle.

  5. (Opcional) También puedes hacer una búsqueda utilizando palabras de uso frecuente, como número de teléfono de Ana. Verás una tarjeta de respuesta con el número de teléfono de tu compañera Ana. Si hay más de una persona con ese nombre, en ¿Buscas a alguien en concreto?, haz clic en el nombre correspondiente.

Nota: Puedes ver más información de contacto y de los superiores de una persona si tu administrador ha añadido estos detalles del perfil a las cuentas de los usuarios.

Buscar usuarios y ponerse en contacto con ellos

2.3. Asignar tareas y compartir archivos con los compañeros de trabajo

Asignar tareas en el plan del proyecto

  1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
  2. Haz clic en Comentar  y luego Añadir comentario Añadir comentario.
  3. Escribe un comentario en el cuadro.
  4. (Opcional) Para dirigir la tarea o el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantas personas como quieras. Todas recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
  5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
  6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Abrir el cuadro Comentarios, introducir texto y asignar una tarea a otro usuario


Compartir archivos o carpetas con determinados usuarios

  1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
  2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir Share.
  3. En "Compartir con personas y grupos", introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo. 
    • Importante: Si compartes el archivo con una dirección de correo que no pertenezca a una cuenta de Google, estos usuarios solo podrán verlo.
  4. Para cambiar qué pueden hacer los usuarios con tu documento, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo y luego Lector, Comentador o Editor.
  5. Elige que quieres notificar a las personas.
    • Si quieres notificar a las personas con las que has compartido un documento, marca la casilla junto a Notificar a las personas. Si quieres avisar a los usuarios de que compartes un archivo con ellos, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
    • Si no quieres notificar a las personas, desmarca la casilla.
  6. Haz clic en Compartir o en Enviar.


Compartir enlaces a archivos o carpetas

  1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que quieras compartir y selecciona Compartir Compartir.

    En la parte superior de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, haz clic en Compartir.

    Nota: Solo puedes compartir archivos que sean de tu propiedad o que tengas permiso para editar.

  2. (Opcional) Para especificar qué pueden hacer los usuarios con tu archivo cuando lo compartas, haz clic en Cambiar debajo del nombre de tu organización:
    • Para cambiar el permiso, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo "" y selecciona Lector, Comentador o Editor.
    • Para permitir que se comparta el enlace fuera de la organización, haz clic en la flecha hacia abajo ""y luegoPúblico.

      Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

  3. Haz clic en Copiar enlace.
  4. Haz clic en Listo.
  5. Pega el enlace en un correo electrónico, en un sitio web o en otro lugar donde quieras compartirlo.

Compartir archivos en Drive

2.4. Explicar quién se encargará de tus tareas

Una vez que hayas determinado con quién debes ponerte en contacto, envíales un correo electrónico o un mensaje.

1 Abre Gmail.
2 En la parte izquierda, haz clic en Redactar Más.
3 (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior derecha, haz clic en Ventana completa Expand o en Salir de la pantalla completa Salir del modo de pantalla completa.
4 Añade los destinatarios y un asunto.
5 Escribe el mensaje. Si empiezas a escribir un correo electrónico, pero no llegas a enviarlo, el correo se guarda automáticamente en la sección Borradores, situada en la parte izquierda.
6 (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive Insert file using Drive o fotos Insert image.
7 Haz clic en Enviar.

Nota: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer situado en el cuadro que aparece en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Más información sobre cómo deshacer el envío de correos

Mapa de la bandeja de entrada y una ventana de redacción de un correo con las opciones en las que hacer clic para realizar los pasos del 1 al 7 anteriores

" "3. Seguir el progreso del trabajo

3.1. Revisar el trabajo mientras estás fuera

Mientras estés fuera, es posible que debas consultar el correo de vez en cuando o enviar algún que otro mensaje directo (MD) para saber cómo van los proyectos.

1 Abre Gmail.
2 En la parte izquierda, haz clic en Redactar Más.
3 (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior derecha, haz clic en Ventana completa Expand o en Salir de la pantalla completa Salir del modo de pantalla completa.
4 Añade los destinatarios y un asunto.
5 Escribe el mensaje. Si empiezas a escribir un correo electrónico, pero no llegas a enviarlo, el correo se guarda automáticamente en la sección Borradores, situada en la parte izquierda.
6 (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive Insert file using Drive o fotos Insert image.
7 Haz clic en Enviar.

Nota: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer situado en el cuadro que aparece en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Más información sobre cómo deshacer el envío de correos

Mapa de la bandeja de entrada y una ventana de redacción de un correo con las opciones en las que hacer clic para realizar los pasos del 1 al 7 anteriores

Enviar mensajes directos a personas concretas

  1. Abre Chat.
  2. Arriba a la izquierda, haz clic en Buscar personas, salas y bots.
  3. Introduce el nombre o la dirección de correo electrónico de una persona o selecciónala en la lista de sugerencias. En esta lista puede aparecer cualquier persona de tu organización, incluidas las que no tienen activado Google Chat. Para enviar un mensaje directo a una persona ajena a tu organización, escribe su dirección de correo electrónico completa. 
    Para enviar un mensaje directo a dos o más personas de tu organización, haz clic en Mensaje de grupo.
  4. Haz clic en Mensaje.
  5. Escribe el mensaje y pulsa Intro. El mensaje puede contener cualquier tipo de texto, incluidos enlaces (URLs).


Enviar mensajes directos grupales

  1. A la izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots y luego Mensaje de grupo.
  2. Introduce los nombres o las direcciones de correo electrónico de los contactos a los quieres enviar un mensaje, o bien selecciónalos en la lista de sugerencias.
  3. Una vez que hayas añadido los contactos, haz clic en Mensaje.
  4. Escribe un mensaje directo y haz clic en Enviar Enviar mensajes.
  5. (Opcional) Para ocultar un mensaje directo de grupo, a la izquierda, coloca el cursor sobre el mensaje y haz clic en Más "" y luego Ocultar conversación Quitar.

Enviar mensajes a grupos

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