Delegar trabajo cuando se está fuera de la oficina

Aprenderás a hacer lo siguiente

Cómo configurar notificaciones y delegar tareas antes de dejar la oficina. También te explicamos cómo ponerte al día rápidamente cuando vuelves al trabajo.

Qué se necesita

10 minutos

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En este tutorial

Avisar a tus compañeros de trabajo Preparar y asignar tareas Seguir el progreso del trabajo

1. Avisar a los compañeros de trabajo

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Avisa de que estás fuera de la oficina e informa de qué se debe hacer en tu ausencia

Elige la herramienta de comunicación según la persona con la que quieras hablar (por ejemplo, correos electrónicos para hablar con tu jefe o mensajes rápidos para hacerlo con tus compañeros de equipo).

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en  Redactar.
3. En el campo "Para", añade a los destinatarios. También puedes añadir destinatarios:
   • En los campos "Cc" y "Cco".
   • Al redactar un mensaje, con el signo "+" o "@" y el nombre del contacto en el campo de texto.
4. Escribe el asunto del correo.
5. Redacta el mensaje.
6. Al final de la página, haz clic en Enviar.

Consejo: Para añadir destinatarios individuales y grupos de contactos creados con etiquetas, haz clic en Para:. 

Enviar mensajes directos a personas concretas

1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
2. Si el nombre aún no aparece en la sección "Chat", haz clic en Iniciar un chat .
3. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
   • Para enviar un mensaje 1:1 a personas ajenas a tu organización, escribe sus direcciones de correo.
4. Selecciona la persona a la que quieras enviar un mensaje.
5. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar .

Iniciar conversaciones de grupo

1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
2. En "Chat", haz clic en una conversación de grupo, escribe un mensaje  haz clic en Enviar .
3. Si la conversación de grupo no está en "Chat", haz clic en Iniciar un chat   Iniciar una conversación de grupo.
4. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
5. Haz clic en Listo .
6. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar .

Añadir al calendario las fechas en las que estarás fuera de la oficina

Si estás fuera de la oficina, actualiza tu calendario de Google para que tus compañeros de trabajo sepan que no estás trabajando.

Si indicas que estás fuera de la oficina, tu calendario rechazará automáticamente todas las reuniones durante ese tiempo.

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. En la parte superior de tu calendario, haz clic en la primera fecha en la que estarás fuera de la oficina.
3. Haz clic en Fuera de la oficina.
4. Selecciona las fechas en las que estarás fuera de la oficina. También puedes especificar la hora.
5. Opcional: Para programar eventos fuera de la oficina que se repiten, debajo del día y la hora que selecciones, haz clic en el menú desplegable situado junto a "No se repite" elige una frecuencia.
6. Opcional: Cambia la configuración de rechazo y edita el mensaje de rechazo.
7. Haz clic en Guardar.

Cancela o reprograma reuniones

También debes asegurarte de que rechazas o cambias de día las reuniones. Puedes enviar una nota a tus invitados para indicarles tu ausencia o reprogramar una reunión.

Enviar una nota a los invitados:

1. Haz clic en un evento de tu calendario.
2. Junto a "Quizás", haz clic en la flecha hacia arriba   Añadir una nota.
3. Escribe la nota.
   Nota: También puedes elegir tu confirmación de asistencia junto a "¿Asistirás?".
4. Haz clic en Guardar.

Nota: Todos los invitados pueden proponer otra hora, salvo en eventos que tienen más de 200 invitados o duran todo el día.

Reprogramar reuniones

Nota: Si el organizador del evento te ha dado acceso para editarlo, puedes reprogramarlo directamente sin necesidad de proponer otra hora.

1. En tu calendario, haz clic en el evento.
2. Junto a "Quizás", haz clic en la flecha hacia arriba   Proponer otra hora.
3. Cambia el día o la hora.
   Nota: También puedes añadir un mensaje a tu propuesta de hora.
4. Haz clic en Enviar propuesta.

Configura una respuesta automática

En Gmail, crea una respuesta automática a los mensajes entrantes para que tus compañeros de trabajo sepan que no estás disponible.

Activar o desactivar las respuestas automáticas

Nota: Para usar las respuestas automáticas, debes haber creado tu cuenta como mínimo 24 horas antes.

1. Abre Gmail. 
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración   Ver todos los ajustes.
3. Desplázate hacia abajo, hasta Respuesta automática, y selecciona Respuesta automática activada o Respuesta automática desactivada.
4. Al activarla, debes indicar en qué fechas estarás fuera y añadir un mensaje. A continuación, selecciona quién debe recibir la respuesta.
5. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

2. Preparar y asignar tareas

Crea un documento de transición

Crear un documento de transición en Documentos de Google o en Google Drive: indica que estás fuera de la oficina, qué usuarios se encargarán de tus tareas y señala los archivos de proyecto relevantes.

1. En un ordenador, abre la pantalla de inicio de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google.
2. Haz clic en Crear .

También puedes crear un documento a partir de una plantilla.

Busca compañeros de trabajo

Si tienes que entregar un proyecto y necesitas que lo haga otro miembro de tu organización, como un revisor o un gestor, puedes buscar a personas en Google Cloud Search.

1. Inicia sesión en Cloud Search accediendo a cloudsearch.google.com.

   Si no puedes iniciar sesión, tu cuenta no tiene instalado Cloud Search. Más información
2. Busca a una persona por su nombre.
3. Para enviar un correo electrónico, haz clic en la dirección de correo electrónico de esa persona en la tarjeta de resultados.
4. Si quieres ver otras opciones de contacto o consultar más información sobre los informes, haz clic en el nombre de la persona para abrir la página de información de su perfil. 
5. En la página de información del perfil, elige cómo quieres ponerte en contacto con la persona:
   • Para enviarle un correo electrónico, haz clic en Correo electrónico  o en su dirección de correo electrónico.
   • Para organizar una reunión, haz clic en Programar .
   • Para chatear, haz clic en Hangouts .
   • Para iniciar una videollamada, haz clic en Videollamada .
6. Para abrir la página de información del perfil y ponerte en contacto con el supervisor o los subordinados de la persona, haz clic en el nombre del supervisor o del subordinado.

Asigna tareas y comparte archivos con tus compañeros de trabajo

Asignar tareas en el plan del proyecto

1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
2. Haz clic en Añadir comentario .
3. Escribe tu comentario en el cuadro.
4. (Opcional) Para dirigir el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantos usuarios como quieras. Todos recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Nota: Si en un archivo se llega al máximo de comentarios, puedes hacer una copia del archivo que no incluya ningún comentario.

Compartir archivos o carpetas con determinados usuarios

1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir .
3. En Compartir con personas y grupos, introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo.

   Nota: Si la opción para compartir archivos con personas que no tienen cuenta de Google está activada en tu organización, puedes invitar a este tipo de usuarios a colaborar en tus archivos y carpetas de Google Drive. Consulta el artículo Compartir documentos con visitantes.

4. Si quieres cambiar lo que los usuarios pueden hacer con tu archivo, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo  Lector, Comentador o Editor.
5. Elige si notificar a los usuarios:
   • Si quieres avisar a las personas con las que has compartido un archivo, marca la casilla Notificar. Si, por el contrario, quieres notificar a las personas, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
   • Si no quieres avisar a las personas, desmarca la casilla Notificar.
6. Haz clic en Compartir o en Enviar.

Compartir enlaces a archivos o carpetas

1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que quieras compartir y selecciona Compartir .

   En la parte superior de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, haz clic en Compartir.

   Nota: Solo puedes compartir archivos que sean de tu propiedad o que tengas permiso para editar.

2. (Opcional) Para especificar qué pueden hacer los usuarios con tu archivo cuando lo compartas, haz clic en Cambiar debajo del nombre de tu organización:
   • Para cambiar el permiso, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo  y selecciona Lector, Comentador o Editor.
   • Para permitir que se comparta el enlace fuera de la organización, haz clic en la flecha hacia abajo Público.

     Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador.

3. Haz clic en Copiar enlace.
4. Haz clic en Listo.
5. Pega el enlace en un correo electrónico, en un sitio web o en otro lugar donde quieras compartirlo.

Explicar quién se encargará de tus tareas

Una vez que hayas determinado con quién debes ponerte en contacto, envíales un correo electrónico o un mensaje.

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en  Redactar.
3. En el campo "Para", añade a los destinatarios. También puedes añadir destinatarios:
   • En los campos "Cc" y "Cco".
   • Al redactar un mensaje, con el signo "+" o "@" y el nombre del contacto en el campo de texto.
4. Escribe el asunto del correo.
5. Redacta el mensaje.
6. Al final de la página, haz clic en Enviar.

Consejo: Para añadir destinatarios individuales y grupos de contactos creados con etiquetas, haz clic en Para:. 

3. Seguir el progreso del trabajo

Revisar el trabajo mientras estás fuera

Mientras estés fuera, es posible que debas consultar el correo de vez en cuando o enviar algún que otro mensaje directo (MD) para saber cómo van los proyectos.

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en  Redactar.
3. En el campo "Para", añade a los destinatarios. También puedes añadir destinatarios:
   • En los campos "Cc" y "Cco".
   • Al redactar un mensaje, con el signo "+" o "@" y el nombre del contacto en el campo de texto.
4. Escribe el asunto del correo.
5. Redacta el mensaje.
6. Al final de la página, haz clic en Enviar.

Consejo: Para añadir destinatarios individuales y grupos de contactos creados con etiquetas, haz clic en Para:. 

Enviar mensajes directos a personas concretas

1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
2. Si el nombre aún no aparece en la sección "Chat", haz clic en Iniciar un chat .
3. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
   • Para enviar un mensaje 1:1 a personas ajenas a tu organización, escribe sus direcciones de correo.
4. Selecciona la persona a la que quieras enviar un mensaje.
5. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar .

Iniciar conversaciones de grupo

1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
2. En "Chat", haz clic en una conversación de grupo, escribe un mensaje  haz clic en Enviar .
3. Si la conversación de grupo no está en "Chat", haz clic en Iniciar un chat   Iniciar una conversación de grupo.
4. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
5. Haz clic en Listo .
6. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar .

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