Si vous utilisez Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO) pour synchroniser le calendrier Outlook, voici quelques bonnes pratiques à suivre.
Créer des événements
Conseils sur la création d'événementsLorsque vous créez des événements dans le calendrier Outlook, suivez ces conseils :
- Ne désignez pas de participants facultatifs. Leur participation apparaîtra en effet comme obligatoire auprès des autres utilisateurs.
- Ne joignez pas de documents, d'images ou de contacts à des événements, car personne ne pourra les voir. En ce qui concerne les documents, collez plutôt leur URL dans l'événement.
- N'enregistrez pas d'événement d'agenda (aussi appelé "événement de calendrier" dans Outlook) que vous n'avez pas l'intention d'envoyer. Si vous enregistrez les modifications apportées à un événement, les agendas des participants sont modifiés en conséquence, que vous envoyiez ou non l'événement.
Pour vous assurer que les événements créés par des utilisateurs d'Outlook et de Microsoft Exchange n'utilisant pas Google Workspace apparaissent dans votre agenda, vous devez ajouter automatiquement les invitations à Google Agenda.
Pour activer les ajouts automatiques, procédez comme suit :
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
Vous devez ouvrir Agenda sur le Web, et non l'application.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
Paramètres.
- Dans la section Paramètres des événements, sous Ajouter automatiquement les invitations, sélectionnez Oui.
Dans Outlook 2016 (ou version ultérieure), les événements d'agenda dont les descriptions :
- présentent un format HTML incompatible ;
- dépassent la longueur maximale autorisée pour les descriptions d'événements Google Agenda
se synchronisent avec Google Agenda en tant que texte brut sans mise en forme HTML. Vous continuerez à les recevoir au format HTML dans Outlook, mais uniquement en texte brut dans Google Agenda. La première fois que le format HTML de l'événement est perdu, vous recevez une notification par e-mail. Après cela, vous recevrez uniquement un message dans le dossier Outlook réservé aux problèmes de synchronisation.
Pour éviter de perdre la mise en forme, enregistrez les événements de votre calendrier Outlook 2016 (ou version ultérieure) au format RTF plutôt que HTML.
Consultez la documentation Microsoft pour savoir comment passer le format des messages d'événements d'agenda en RTF ou HTML.
Fuseaux horaires
Définir votre fuseau horaire dans Google AgendaPour vous assurer que les événements sont correctement planifiés dans Outlook, définissez votre fuseau horaire actuel dans Google Agenda. Si vous changez de fuseau horaire pendant un déplacement, vous pouvez modifier ce paramètre de manière temporaire afin que les événements planifiés dans votre agenda s'affichent dans l'heure locale.
Pour configurer votre fuseau horaire :
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
Vous devez ouvrir Agenda sur le Web, et non l'application.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- Dans la section Paramètres généraux sous Fuseau horaire, sélectionnez le bon fuseau horaire principal.
Vous pouvez également définir un fuseau horaire spécifique pour tout agenda autre que votre agenda principal. Pour en savoir plus, consultez Utiliser Google Agenda avec plusieurs fuseaux horaires.
Partage et délégation
Déléguer un agendaVous pouvez confier la gestion de votre agenda à un autre utilisateur, afin que ce dernier puisse créer des événements et répondre aux invitations à votre place depuis Outlook. Pour utiliser GWSMO, vous devez configurer la délégation dans Google Agenda, et non dans Outlook. Pour savoir comment procéder, consultez Déléguer l'accès à votre agenda.
Disponible avec la version 1.8 de GWSMO ou version ultérieure
Si vous souhaitez partager votre agenda avec d'autres utilisateurs de Google Workspace, consultez Partager un agenda en utilisant GWSMO.
Améliorer les performances
Synchroniser uniquement vos agendas principauxVous pouvez améliorer les performances d'Outlook en synchronisant uniquement les agendas que vous utilisez actuellement. Pour en savoir plus, consultez Afficher et gérer vos agendas.
Utiliser d'autres outils de synchronisation
Cesser d'utiliser les autres outils de synchronisation d'agendaSi vous synchronisez des événements d'agenda entre Outlook et votre compte Google Workspace à l'aide de la synchronisation Google Agenda, vous devez cesser d'utiliser cet outil lorsque vous travaillez avec GWSMO. L'utilisation conjointe de ces deux outils de synchronisation avec le même compte Google Workspace peut entraîner des doublons et corrompre les données. Nous vous recommandons de synchroniser vos agendas uniquement avec GWSMO.
Si vous utilisez l'outil de synchronisation de Google Agenda ou un autre outil avec votre compte Google personnel (qui se termine par @gmail.com), vous ne devriez rencontrer aucun problème avec GWSMO.
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