A continuación te presentamos algunas prácticas recomendadas que pueden serte útiles si utilizas Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO) para sincronizar Calendario de Outlook.
Crear eventos
Consejos para crear eventosCuando estés creando eventos de calendario en Outlook, sigue estas prácticas:
- No selecciones participantes opcionales, ya que el resto de los usuarios los verán como "Requerido".
- No adjuntes documentos, imágenes ni contactos a los eventos, ya que nadie más puede verlos. Si quieres adjuntar un documento, pega su URL en el evento.
- No guardes eventos de calendario que no quieras enviar, ya que si los guardas se actualizarán los calendarios de los participantes, independientemente de si se llegan a enviar o no esos eventos.
Para que los eventos que crean los usuarios de Outlook y Microsoft Exchange que no utilizan Google Workspace aparezcan en tu calendario, debes añadir las invitaciones a Google Calendar de forma automática.
Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Abre Google Calendar en un ordenador.
Abre la versión web de Calendar, no su aplicación.
- En la parte superior derecha, haz clic en Configuración
Configuración.
- En la sección Configuración de los eventos, ve a Añadir invitaciones de forma automática y selecciona Sí.
En Outlook 2016 o versiones posteriores, se sincronizan con Google Calendar como texto sin formato (es decir, sin formato HTML) los eventos de calendario cuya descripción:
- Contiene formato HTML no compatible, o
- supera la longitud máxima de las descripciones de eventos de Google Calendar
Seguirás viendo el formato HTML en Outlook, pero en Google Calendar solo aparecerá texto sin formato. La primera vez que se pierda el formato HTML de un evento, recibirás una notificación por correo. A partir de entonces, cuando vuelva a suceder solo recibirás un mensaje en la carpeta "Problemas de sincronización" de Outlook.
Si usas Outlook 2016 o una versión posterior y no quieres que se pierda el formato de los eventos de calendario, guárdalos con formato de texto enriquecido (RTF) en lugar de HTML.
Consulta la documentación de Microsoft para saber cómo cambiar el formato de los mensajes de evento de calendario a RTF o HTML.
Zonas horarias
Definir una zona horaria en Google CalendarPara asegurarte de que los eventos se programen correctamente en Outlook, configura tu zona horaria actual en Google Calendar. Si viajas a otra zona horaria, puedes cambiarla temporalmente para que los eventos se muestren en la hora local.
Para configurar tu zona horaria, sigue estos pasos:
- Abre Google Calendar en un ordenador.
Abre la versión web de Calendar, no su aplicación.
- En la parte superior derecha, haz clic en Configuración
- En la sección General, ve a Zona horaria y selecciona tu Zona horaria principal.
Puedes definir una zona horaria diferente en otros calendarios, siempre que no se trate del calendario principal. Para obtener más información, consulta el artículo Usar Google Calendar en varias zonas horarias.
Compartir y delegar
Delegar un calendarioPuedes permitir que otra persona gestione tu calendario de Outlook para que cree eventos y responda a las invitaciones en tu nombre. Si quieres utilizar GWSMO, configura la delegación en Google Calendar, no en Outlook. Para descubrir cómo hacerlo, consulta el artículo Delegar el acceso a calendarios.
Disponible en GWSMO 1.8 y en versiones posteriores
Si quieres compartir tu calendario con otros usuarios de Google Workspace, ve a Compartir calendarios a través de GWSMO.
Mejorar el rendimiento
Sincronizar únicamente los calendarios principalesSincroniza únicamente los calendarios que estás usando para mejorar el rendimiento en Outlook. Para obtener más información, consulta el artículo Cómo consultar y administrar calendarios.
Otras herramientas de sincronización
Dejar de utilizar otras herramientas de sincronización de calendariosSi sincronizas los eventos de calendario de Outlook y de tu cuenta de Google Workspace con la herramienta de sincronización de Google Calendar, debes dejar de usar esa herramienta si empiezas a usar GWSMO. Si utilizas ambas herramientas con la misma cuenta de Google Workspace, es posible que los datos se dupliquen o se dañen, por lo que te recomendamos que sincronices los calendarios solo con GWSMO.
Si usas la herramienta de sincronización de Google Calendar u otra herramienta con tu cuenta personal de Google (@gmail.com), no deberías encontrar ningún problema con GWSMO.
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