Best Practices im Outlook-Kalender

Für die Synchronisierung des Outlook-Kalenders mit Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO) haben sich bestimmte Best Practices bewährt. Sie sind in diesem Artikel beschrieben.

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Termine erstellen

Tipps zum Erstellen von Terminen

Folgendes sollten Sie vermeiden, wenn Sie in Outlook Kalendertermine erstellen:

• Optionale Teilnehmer festlegen, denn allen anderen Nutzern werden diese als erforderliche Teilnehmer angezeigt.
• Dokumente, Bilder und Kontakte an Termine anhängen, weil niemand sonst sie sehen kann. Bei Dokumenten haben Sie stattdessen die Möglichkeit, die URL in den Termin einzufügen.
• Kalendertermine speichern, die Sie nicht senden möchten. Wenn Sie Änderungen an einem Termin speichern, werden die Kalender der Teilnehmer aktualisiert, unabhängig davon, ob Sie den Termin senden.

Ihrem Kalender automatisch Einladungen hinzufügen

Damit Termine, die von Outlook- und Microsoft Exchange-Nutzern ohne Google Workspace-Konto erstellt wurden, in Ihrem Kalender angezeigt werden, sollten Einladungen dem Google Kalender automatisch hinzugefügt werden.

Gehen Sie dazu so vor:

1. Öffnen Sie Google Kalender auf einem Computer.

   Sie müssen Google Kalender im Browser und nicht über die App öffnen.

2. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“   Einstellungen.
3. Wählen Sie im Abschnitt Termineinstellungen unter Automatisch Einladungen hinzufügen die Option Ja aus.

Kalendertermine in Outlook 2016 oder höher nicht im HTML-Format speichern

In Outlook 2016 oder höher werden Kalendertermine, deren Beschreibung

• nicht unterstützte HTML-Formatierungen enthält oder
• die maximal zulässige Länge für Terminbeschreibungen in Google Kalender überschreitet,

als reiner Text ohne HTML-Formatierung mit Google Kalender synchronisiert. Das HTML-Format ist zwar weiterhin in Outlook verfügbar, in Google Kalender wird jedoch nur Text angezeigt. Sie erhalten eine E-Mail, wenn zum ersten Mal das HTML-Format eines Termins nicht beibehalten werden kann. Danach wird nur eine Nachricht im Outlook-Ordner „Synchronisierungsprobleme“ angezeigt.

Die Formatierung geht nicht verloren, wenn Sie Kalendertermine in Outlook 2016 oder höher im RTF- statt im HTML-Format speichern.

Wie Sie das Nachrichtenformat für Kalendertermine zu RTF oder HTML ändern können, erfahren Sie in der Microsoft-Dokumentation.

Zeitzonen

Zeitzone in Google Kalender einstellen

Damit Termine in Outlook richtig geplant werden, müssen Sie Ihre aktuelle Zeitzone in Google Kalender festlegen. Wenn Sie verreisen, können Sie die Zeitzone vorübergehend ändern. Dadurch werden die Termine in der entsprechenden Ortszeit angezeigt.

So legen Sie die Zeitzone fest:

1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.

   Sie müssen Google Kalender im Browser und nicht über die App öffnen.

2. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“   Einstellungen.
3. Wählen Sie im Abschnitt Allgemein unter Zeitzone die richtige Primäre Zeitzone aus.

Sie können für jeden anderen Kalender als Ihren primären Kalender auch eine spezifische Zeitzone festlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Google Kalender-Hilfeartikel Google Kalender in unterschiedlichen Zeitzonen verwenden.

Freigabe und Delegierung

Kalender delegieren

Sie können Ihren Kalender über Outlook von einer anderen Person verwalten lassen, die beispielsweise in Ihrem Namen Termine erstellen und auf Einladungen antworten kann. Wenn Sie GWSMO nutzen, richten Sie die Delegierung nicht in Outlook, sondern in Google Kalender ein. Weitere Informationen finden Sie im Google Workspace-Hilfeartikel Kalenderzugriff delegieren.

Kalenderfreigabe einrichten

Verfügbar ab GWSMO 1.8 und höher

Wenn Sie einen Kalender für andere Google Workspace-Nutzer freigeben möchten, lesen Sie bitte den Google Workspace-Hilfeartikel Kalender mit GWSMO freigeben.

Performance optimieren

Nur Hauptkalender synchronisieren

Sie können die Performance von Outlook verbessern, indem Sie nur die Kalender synchronisieren, die Sie derzeit auch nutzen. Weitere Informationen finden Sie unter Eigene Kalender anzeigen und verwalten.

Andere Synchronisierungstools

Keine zusätzlichen Tools für die Synchronisierung von Kalendern verwenden

Falls Sie Termine mit der Google Kalender-Synchronisierung zwischen Outlook und Ihrem Google Workspace-Konto synchronisieren, sollten Sie dieses Tool nach dem Wechsel zu GWSMO nicht mehr einsetzen. Wenn Sie beide Tools mit demselben Google Workspace-Konto verwenden, können Daten dupliziert und beschädigt werden. Deshalb sollten Sie für die Synchronisierung der Kalender nur GWSMO verwenden.

Falls Sie für ein privates Google-Konto (endet auf @gmail.com) die Google Kalender-Synchronisierung oder ein anderes Tool verwenden, sollten keine Probleme mit GWSMO auftreten.

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