在 Google 日曆中協同合作的訣竅

本頁面提供下列問題解決方法：

• 將同事的時區加到您的日曆中
• 確認他人是否有空參與活動
• 使用群組簡化邀請流程
• 管理大型活動的回覆
• 通知邀請對象時間異動資訊
• 允許其他人管理您的活動
• 隨時隨地回覆邀請
• 允許邀請對象修改活動
• 控管哪些人能看到您的日曆和活動
• 確認會議室是否可供使用

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將同事的時區加到您的日曆中

如果您的工作夥伴遍佈世界各地，您就必須確實掌握對方的工作時間。

只要在日曆中加入世界時鐘，就可以迅速得知其他國家/地區的時間。此外，你還可以在日曆中加入時區，為世界各地的團隊成員找出適合安排活動的時間。

操作說明

在日曆中加入世界時鐘

日曆左側會顯示您選擇時區的目前時間：

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 依序按一下右上角的「設定」圖示 「設定」。
3. 勾選「世界時鐘」下的「顯示世界時鐘」。
4. 按一下「新增時區」 選擇你要查看的時區。

在日曆中加入時區

在日曆中將時區顯示為欄，方便您安排各個時區的活動。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 依序按一下右上角的「設定」圖示 「設定」。
3. 在「時區」部分中勾選「顯示次要時區」。
4. 按一下「次要時區」圖示 選擇你的時區。

更改所有日曆的時區

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 依序按一下右上角的「設定」圖示 「設定」。
3. 在「時區」中按一下「主要時區」圖示 選擇你的時區。

 

詳情請造訪 Google 日曆說明中心

 

 

確認他人是否有空參與活動

如要在 Google 日曆中與其他人協調時間表，請使用建議的會議時間，以便查看所有人都有空的時間。

操作說明

取得會議時間建議

如果有人與你共用日曆，或者對方和你在同一家公司、學校或其他機構服務，只要將對方加入某場活動，你就可以查看他們是否有空。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 按一下左側的「搜尋使用者」。
3. 開始輸入對方的名稱，然後選取你要會面的對象。
4. 按一下左上角的「建立」圖示 。
5. 按一下 [建議時間]。如果邀請對象已經與你共用日曆，你就能看到他們何時可以出席。

詳情請造訪 Google 日曆說明中心

 

 

使用群組簡化邀請流程

如果您經常傳送電子郵件或活動邀請給相同使用者，可以為他們建立 Google 群組。下次撰寫郵件時，只要將電子郵件寄給群組，就可以一次傳送給所有成員。您可以運用相同的群組來安排 Google 日曆會議。

操作說明

建立群組

1. 登入 Google 網路論壇。
2. 按一下頂端的「建立群組」。
3. 輸入群組的相關資訊並選擇設定。
4. 按一下 [建立群組]。
5. 如果你要向新群組傳送郵件，請先稍候片刻，等系統啟用該群組。如果你在群組啟用前就寄出郵件，可能會收到無法傳送郵件的通知。

傳送電子郵件給群組成員

1. 在 Gmail 中點選「撰寫」。
2. 在「收件者」旁邊，輸入群組的標籤名稱。
3. 撰寫郵件內容，然後按一下「傳送」。

在日曆中安排群組會議

目前的群組成員可以在自己日曆中查看活動。

1. 前往 Google 日曆。
2. 輸入群組的電子郵件地址，方法就和新增邀請對象一樣。

提示：

• 提示：如果你有群組的「查看成員」權限並建立了群組活動，所有成員都會收到邀請電子郵件。
• 如果你沒有「查看成員」權限，邀請就會寄送給群組。使用者必須透過電子郵件邀請函接受邀請，活動才會顯示在使用者的日曆上。
• 如果邀請大量使用者參加活動，你會在活動中看見邀請進行中的訊息，直到所有人都收到邀請。

 

 

管理大型活動的回覆

需要整理大量的活動參與者資料嗎？可以使用 Google 日曆和 Google 試算表有效管理任何規模的活動。建立大型群組活動時，您可以查看及下載邀請對象的回覆、電子郵件地址和任何新增的附註。

• 如果您正在籌辦會議，請檢查您收到的回函，確保已準備了適合該活動的空間。
• 查看邀請對象清單列表，瞭解特定人員如主管或重要客戶是否會參加會議。
• 使用郵寄清單邀請大型群組：日曆會自動邀請任何加入活動邀請的成員，並且自動移除離開群組的成員。
• 追蹤活動出席情形，例如參加者的名稱、活動參與時間和聯絡人資訊。共用簽到/簽退表，讓遠端團隊成員也能查看所收集的資料。

操作說明

查看及匯出大型群組的回函清單

重要事項：在人數超過 200 人的活動中，您必須有編輯權限才能執行這些步驟。

注意：您只能看到自己有檢視權限的群組成員回覆狀態。

1. 在電腦上開啟當初建立活動時所用的日曆，然後開啟這場活動。
2. 選取 [將邀請對象的回覆匯出到試算表]。Google 試算表會根據最新的回覆名單製作清單。
3. 如要更新資訊，請重複上面的步驟 2。匯出作業會在原始試算表的最前面建立新的工作表，並填入最新資訊。

建立電子簽到表

1. 在 Google 雲端硬碟中，按一下「 新增」，然後依序點選「Google 試算表」「空白試算表」。
2. 在第一列新增標題，例如「名稱」、「電子郵件」和「簽到 (是/否)」。
3. 在活動準備的公用電腦上開啟這份試算表，讓參加者在到場時輸入個人資訊。

詳情請造訪 Google 日曆說明中心

 

 

通知邀請對象時間異動資訊

您可以透過電子郵件或即時通訊訊息一次通知所有邀請對象。

• 將活動異動資訊 (例如新的時間、地點或取消活動) 通知寄給邀請對象。
• 在活動前對所有邀請對象發出提醒或待辦事項通知。
• 活動後，寄送後續郵件詢問與會者對於活動的意見，或提醒與會者有哪些交辦事項。

操作說明

通知邀請對象活動異動資訊

重要事項：必須透過公司或學校帳戶登入 Google 日曆，才能使用即時通訊功能。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 按一下活動。
3. 在邀請對象的人數旁邊，選取以下其中一個選項：
   • 「與邀請對象聊天」圖示 ：開啟新的或原有的即時通訊。只有貴公司或學校機構中已啟用 Chat 的邀請對象，才能加入即時通訊。
   • 「傳送電子郵件給邀請對象」圖示 ：開啟新的電子郵件。所有邀請對象都會收到該電子郵件。

只有在受邀參加活動的對象不超過 50 人 (包含發起人) 時，Google 日曆才會建立群組通訊並邀請對方加入，但外部邀請對象無法加入群組通訊。

 

 

允許其他人管理您的活動

如果您不再負責管理先前由您建立的活動，可以將活動指派給其他使用者，以便讓活動照常進行。其他人可以視需要變更活動。

注意：活動的擁有權只能轉移給擁有 Google 帳戶的使用者。

操作說明

將活動擁有權轉移給 Google 日曆中的其他使用者

目前的群組成員可以在自己日曆中查看活動。

1. 前往 Google 日曆。
2. 輸入群組的電子郵件地址，方法就和新增邀請對象一樣。

提示：

• 提示：如果你有群組的「查看成員」權限並建立了群組活動，所有成員都會收到邀請電子郵件。
• 如果你沒有「查看成員」權限，邀請就會寄送給群組。使用者必須透過電子郵件邀請函接受邀請，活動才會顯示在使用者的日曆上。
• 如果邀請大量使用者參加活動，你會在活動中看見邀請進行中的訊息，直到所有人都收到邀請。

注意：新擁有者必須在系統自動傳送的電子郵件中點選連結，表示接受活動擁有權的轉移；在對方接受擁有權之前，您依然是活動的擁有者。如果您想在他人的日曆上建立含有會議連結的日曆活動，或是將活動轉移到他們的日曆，請確認您已清楚瞭解視訊會議政策。

 

 

建立團隊日曆

除了您自己的日曆外，您還可以建立其他日曆，用以追蹤時間表及管理專案。

• 追蹤團隊成員的休假安排和出差日期。
• 隨時查看誰在辦公室或進行遠端工作。
• 為團隊活動及會議找出每個人皆有空的時間。
• 查看進行中的專案、截止期限和其他活動。

操作說明

建立團隊日曆

你無法使用 Google 日曆應用程式建立新的日曆，只能透過瀏覽器執行這項操作。日曆建立完成後，你就可以透過瀏覽器和應用程式查看日曆。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 在左側的「其他日曆」旁，依序按一下「新增其他日曆」圖示   [建立新日曆]。
3. 輸入日曆名稱和說明。
4. 按一下 [建立日曆]。
5. 如果要與別人共用日曆，請在左側導覽列中點選這個日曆，然後選取 [與特定使用者共用日曆]。

共用團隊日曆

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。你無法透過 Google 日曆應用程式與別人共用日曆。
2. 在畫面左側找出「我的日曆」部分。如要展開這部分，請按一下「向下箭頭」圖示 。
3. 將游標懸停在想要共用的日曆上方，然後依序按一下「更多」圖示 「設定和共用」。
4. 在「與特定使用者共用日曆」之下，按一下「新增邀請對象」。
5. 新增邀請對象或 Google 群組的電子郵件地址，並使用下拉式選單調整權限設定。進一步瞭解存取權限。
6. 按一下「傳送」。
7. 收件者必須點選電子郵件內的連結，才能把你的日曆加入自己的日曆清單。瞭解如何新增他人的日曆。

提示：如要共用不屬於自己的日曆，你必須要求擁有者授予「進行變更並管理共用設定」權限。

刪除日曆

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 依序按一下右上方的「設定」圖示  「設定」。
3. 在左欄中找出你要刪除的日曆。
4. 按一下該日曆的名稱。
5. 依序點選「移除日曆」「刪除」「永久刪除」。

 

 

隨時隨地回覆活動邀請

僅適用於 Android 裝置

參加活動就快遲到了，需要趕快通知所有活動參與者嗎？

您可以透過行動裝置上的 Google 日曆應用程式，將預先撰寫好或自訂的電子郵件傳送給所有活動邀請對象。

操作說明

編輯應答短訊

1. 在 Android 裝置上開啟 Google 日曆應用程式。
2. 依序輕觸「選單」圖示 [設定] [一般] [應答短訊]。
3. 輕觸其中一則現有的回覆，即可編輯或取代文字。
4. 輕觸 [確定]。

傳送應答短訊

1. 在 Android 裝置上開啟 Google 日曆應用程式。
2. 開啟活動。
3. 依序點選「更多」圖示 [傳送電子郵件給邀請對象]。
4. 選擇其中一則應答短訊，或自行撰寫自訂訊息。

 

 

允許邀請對象修改活動

與其來回傳送大量電子郵件、討論邀請對象是否有空參與會議，建議您不妨開放邀請對象修改活動，讓對方挑選自己有空的時段。

操作說明

如何允許邀請對象修改活動

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 依序按一下活動 「編輯活動」圖示 。
3. 在右側的「邀請對象權限」下方，勾選「修改活動」。
4. 按一下「儲存」。

注意：若您勾選「邀請對象可以修改活動」，他們就可以和您一樣編輯所有欄位、查看邀請對象名單、預約會議室及管理活動。

如何預設允許邀請對象修改活動

1. 在 Google 日曆中依序點選「設定」圖示 [設定]。
2. 在「活動設定」部分按一下 [預設邀請對象權限]，然後選取 [修改活動]。

 

 

控管哪些人能看到您的日曆和活動

即使您未主動與同事共用自己的日曆，他們仍然可以檢視您的日曆。無論您共用日曆或活動的方式為何，管理員都有您日曆的完整存取權。您可以變更預設設定，只讓您選定的對象能看到您的日曆。

操作說明

手動選取可以查看日曆的對象

1. 在 Google 日曆中，前往左側的「我的日曆」。
2. 依序按一下日曆旁的「更多」圖示 「設定和共用」。
3. 在「活動的存取權限」部分，選取偏好的共用設定。
   您還是可以藉由與特定使用者或群組共用設定，邀請對方查看您的日曆。

確認會議室是否可供使用

如果您經常使用會議室，請將會議室新增到日曆。這樣一來，您就能在規劃會議時查看會議室是否可用。

操作說明

在日曆中新增會議室

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 依序按一下「其他日曆」旁邊的「新增」圖示 「瀏覽資源」。
3. 找到要新增的會議室，勾選旁邊的方塊。
4. (選用) 如何重新命名會議室：
   1. 在「其他日曆的設定」旁邊，按一下剛新增的會議室。
   2. 在「名稱」中輸入新名稱。
5. 按一下頂端的「返回」圖示 ，即可返回日曆首頁。

_{Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。}