Советы по совместной работе в Календаре

Содержание

• Как добавить в календарь часовые пояса коллег
• Как узнать доступность пользователя для участия в мероприятии
• Как легко разослать приглашения, используя группу
• Как работать с ответами на приглашения на крупные мероприятия
• Как сообщить гостям об изменениях в расписании
• Как изменить владельца мероприятия
• Как отвечать на приглашения на ходу
• Как разрешить гостям изменять мероприятия
• Как управлять доступом к календарю и мероприятиям
• Как узнать, доступна ли переговорная комната

Развернуть все  |  Свернуть все

Как добавить в календарь часовые пояса коллег

Если вы работаете с людьми с разных концов света, вам нужно знать, когда с ними можно связаться.

Вы сможете видеть текущее время в нужных вам странах благодаря функции "Мировые часы". Добавьте в свой календарь часовые пояса, чтобы знать, когда у коллег в разных странах начинается и заканчивается рабочий день.

Инструкции

Как добавить в Календарь функцию "Мировые часы"

Настройте показ в левой части календаря текущего времени в выбранных часовых поясах:

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Настройки.
3. В разделе "Мировые часы" нажмите Показывать мировые часы.
4. Нажмите Добавить часовой пояс выберите часовые пояса, которые нужно показывать.

Как добавить в Календарь часовой пояс

Вы можете настроить показ в календаре часовых поясов в виде столбцов, чтобы упростить планирование мероприятия с участниками из разных часовых поясов.

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Настройки.
3. В разделе "Часовой пояс" нажмите Показывать дополнительный часовой пояс.
4. Выберите "Дополнительный часовой пояс" укажите нужный вариант.

Как изменить часовой пояс всех своих календарей

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Настройки.
3. В разделе "Часовой пояс" выберите "Основной часовой пояс" укажите нужный вариант.

 

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Календаря.

 

 

Как узнать доступность пользователя для участия в мероприятии

Чтобы согласовать графики с другими пользователями в Google Календаре, используйте время для встречи из предложенных вариантов, когда все участники свободны.

Инструкции

Как находить подходящее время для встреч

Если пользователь открыл доступ к своему календарю или является сотрудником вашей организации или учебного заведения, вы можете посмотреть, когда он свободен.

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. В левой части страницы нажмите Поиск людей.
3. Начните вводить имя человека, с которым хотите организовать встречу. Выберите нужного пользователя.
4. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок "Создать" .
5. Нажмите Предлагаемое время. Если приглашаемый участник предоставил вам доступ к своему календарю, вы сможете посмотреть его свободное время.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Календаря.

 

 

Как легко разослать приглашения, используя группу

Если вы часто отправляете письма или приглашения на мероприятия одним и тем же людям, создайте группу Google. При написании письма укажите в качестве получателя группу, и оно будет доставлено всем входящим в нее пользователям. Группу также можно использовать для отправки приглашений на мероприятия Google Календаря.

Инструкции

Как создать группу

1. Войдите в Google Группы.
2. В верхней части страницы нажмите Создать группу.
3. Введите необходимые данные и выберите настройки.
4. Нажмите Создать группу.
5. Прежде чем отправлять сообщения в группу, дождитесь ее активации (это может занять несколько минут). В противном случае может прийти уведомление об ошибке доставки.

Как отправить группе сообщение по электронной почте

1. В Gmail нажмите Написать.
2. В поле Кому укажите название ярлыка для группы.
3. Введите сообщение и нажмите Отправить.

Как пригласить группу контактов на мероприятие

Участники группы могут просматривать сведения о мероприятии в своем календаре.

1. Откройте Google Календарь.
2. Введите адрес электронной почты группы, как если бы вы приглашали отдельного пользователя.

Примечания

• Если у вас есть право на просмотр списка участников группы, после того как вы создадите мероприятие для группы, каждый из участников получит приглашение по электронной почте.
• Если у вас нет такого права, приглашение получит группа. Каждый пользователь увидит мероприятиятие в своем календаре только после того, как примет приглашение в письме.
• Если вы пригласите группу с большим количеством участников, рассылка приглашений займет некоторое время. До тех пор пока они не будут разосланы, в мероприятии будет пометка о том, что этот процесс ещё не завершен.

 

 

Как работать с ответами на приглашения на крупные мероприятия

Если вы организуете мероприятие с большим количеством участников, воспользуйтесь Google Календарем и Таблицами, которые помогут вам эффективно управлять мероприятиями любого масштаба. Когда вы создаете мероприятие для большой группы людей, вы можете посмотреть и загрузить ответы, примечания и адреса электронной почты гостей.

• Если вы планируете конференцию, просмотрите полученные ответы на приглашения, чтобы подобрать для мероприятия подходящее помещение.
• Просматривайте список гостей, чтобы проверить, будут ли на мероприятии конкретные люди, например руководители или важные клиенты.
• Чтобы отправить приглашение группе пользователей, создайте список рассылки. Календарь автоматически добавит в мероприятие участников, присоединившихся к группе после отправки приглашения, и удалит из него тех, кто выйдет из группы.
• Отслеживайте посещаемость мероприятий, их продолжительность и сведения об участниках, такие как имена и контактные данные. Делитесь журналами регистрации с коллегами из других подразделений.

Инструкции

Как посмотреть и экспортировать список ответов на приглашения большой группы пользователей

Важно! Если на мероприятие приглашено 200 или больше пользователей, для описанных ниже действий у вас должны быть права на его редактирование.

Примечание. Вам будут доступны ответы участников только тех групп, в которых у вас есть права на просмотр.

1. Откройте на компьютере мероприятие в календаре, в котором оно изначально создавалось.
2. Выберите Экспортировать ответы гостей в таблицу Google. Будет создана таблица со списком последних ответов.
3. Если вам нужно обновить информацию, повторите описанный выше шаг 2. В той же таблице будет создана новая вкладка с обновленным списком.

Как создать цифровой журнал регистрации

1. Откройте Google Диск, нажмите Создать и выберите Google ТаблицыСоздать пустую таблицу.
2. Введите в первой строке заголовки, например "Имя", "Адрес электронной почты" или "Время регистрации".
3. Установите у входа на мероприятие компьютер и откройте на нем эту таблицу, чтобы гости могли вносить сведения о себе.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Календаря.

 

 

Как сообщить гостям об изменениях в расписании

Вы можете отправлять уведомления сразу всем гостям по электронной почте или в чате.

• Своевременно сообщайте гостям об изменении времени или места проведения, а также об отмене мероприятий.
• Рассылайте участникам встречи напоминания или списки задач.
• Отправляйте протоколы или опросники для получения обратной связи по итогам мероприятия.

Инструкции

Как сообщить гостям об изменениях в мероприятии

Важно! Функция чата доступна только при входе в Google Календарь с рабочим или учебным аккаунтом.

1. Откройте Google Календарь в браузере на компьютере.
2. Нажмите на мероприятие.
3. Рядом с цифрой, которая указывает на число гостей, выберите один из следующих вариантов:
   • "Чат с гостями"  – откроется новый или существующий чат. В нем могут участвовать только приглашенные гости из вашей организации или учебного заведения, у которых включен сервис Chat.
   • "Уведомить гостей"  – откроется окно создания письма. В список получателей будут включены все приглашенные гости.

Календарь создаст группой чат с приглашенными гостями, если их не более 50 человек (включая организатора). Внешние гости не будут в него добавлены.

 

 

Как изменить владельца мероприятия

При необходимости вы можете передать созданное вами мероприятие другому владельцу. Он сможет вносить необходимые изменения.

Примечание. Передать право собственности на мероприятие можно только пользователю, у которого есть аккаунт Google.

Инструкции

Как передать право собственности на мероприятие другому пользователю в Календаре

Участники группы могут просматривать сведения о мероприятии в своем календаре.

1. Откройте Google Календарь.
2. Введите адрес электронной почты группы, как если бы вы приглашали отдельного пользователя.

Примечания

• Если у вас есть право на просмотр списка участников группы, после того как вы создадите мероприятие для группы, каждый из участников получит приглашение по электронной почте.
• Если у вас нет такого права, приглашение получит группа. Каждый пользователь увидит мероприятиятие в своем календаре только после того, как примет приглашение в письме.
• Если вы пригласите группу с большим количеством участников, рассылка приглашений займет некоторое время. До тех пор пока они не будут разосланы, в мероприятии будет пометка о том, что этот процесс ещё не завершен.

Примечание. Новому владельцу необходимо принять право собственности на мероприятие, нажав на ссылку в автоматическом электронном письме. Пока он не сделает этого, вы останетесь владельцем мероприятия. Если вы создаете мероприятие календаря со ссылкой на встречу, организованную в календаре другого пользователя, или передаете мероприятие в чужой календарь, вам следует разобраться, как действуют правила в отношении настроек видеовстреч.

 

 

Как создать календарь для команды

Чтобы контролировать график отпусков и расписание командировок, вы сможете создавать дополнительные календари.

• Контролируйте график отпусков и расписание командировок.
• Знайте, кто из коллег в офисе, а кто работает удаленно.
• Быстро находите удобное всем время для совещаний и командных мероприятий.
• Отслеживайте проекты и мероприятия, над которыми работают коллеги, и сроки их выполнения.

Инструкции

Как создать календарь для команды

Создавать календари можно только в веб-версии сервиса; в приложении эта функция недоступна. Как только календарь будет создан, вы увидите его и в браузере, и в приложении.

1. Откройте Google Календарь в браузере на компьютере.
2. На панели слева в разделе "Другие календари" нажмите на значок "Добавить другие календари" Создать календарь.
3. Введите название и описание календаря.
4. Нажмите кнопку Создать календарь.
5. Если вы хотите открыть доступ к календарю, нажмите на него в списке слева и выберите Доступ для отдельных пользователей.

Как предоставить доступ к календарю команды

1. Откройте Google Календарь на компьютере. В приложении для мобильных устройств эта функция недоступна.
2. В левой части экрана найдите раздел "Мои календари". Разверните его, нажав на стрелку вниз .
3. Наведите указатель на нужный календарь, нажмите "Ещё" Настройки и общий доступ.
4. В разделе "Доступ для отдельных пользователей" выберите Добавить пользователей.
5. Добавьте адрес электронной почты нужного пользователя или группы Google. Выберите нужные разрешения в раскрывающемся меню.Подробнее о разрешениях…
6. Нажмите Отправить.
7. Чтобы добавить к себе ваш календарь, каждому пользователю нужно будет перейти по ссылке, полученной в письме. Подробнее о том, как добавить календарь другого пользователя…

Совет. Если вы хотите поделиться чужим календарем, попросите владельца этого календаря разрешить вам вносить изменения и предоставлять доступ.

Как удалить календарь

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Настройки.
3. Найдите календарь в списке слева.
4. Нажмите на название календаря.
5. Нажмите Удаление календаря Удалить Удалить навсегда

 

 

Как отвечать на приглашения на ходу

Только для Android

Опаздываете на мероприятие и хотите быстро сообщить об этом всем участникам?

Отправьте им стандартный или измененный быстрый ответ в приложении "Google Календарь" на мобильном устройстве.

Инструкции

Как изменить быстрый ответ

1. На устройстве Android откройте приложение Календарь.
2. Нажмите на значок меню Настройки Общие Быстрые ответы.
3. Нажмите на один из предложенных вариантов, чтобы отредактировать текст.
4. Нажмите ОК.

Как отправить быстрый ответ

1. На устройстве Android откройте приложение Календарь.
2. Откройте мероприятие.
3. Нажмите Уведомить гостей по эл. почте.
4. Выберите один из быстрых ответов и при необходимости отредактируйте его.

 

 

Как разрешить гостям изменять мероприятия

Чтобы избежать огромного количества писем и согласований относительно присутствия приглашенных пользователей, разрешите им изменять мероприятие и выбирать подходящее время.

Инструкции

Как разрешить гостям изменять мероприятие

1. Откройте Google Календарь в браузере на компьютере.
2. Нажмите на мероприятиенажмите на значок "Изменить мероприятие" .
3. Справа в разделе "Разрешения для гостей" установите флажок "изменять мероприятие".
4. Нажмите Сохранить.

Примечание. Указывая, что гости могут изменять мероприятие, вы позволяете участникам редактировать любые поля, просматривать список приглашенных, бронировать переговорные комнаты и управлять мероприятием наравне с вами.

Как по умолчанию разрешить гостям изменять мероприятия

1. В Календаре нажмите Настройки.
2. В разделе Мероприятия нажмите Разрешения по умолчанию для гостей и выберите Изменять мероприятие.

 

 

Как управлять доступом к календарю и мероприятиям

Если вы не предоставили коллегам активный доступ к своему календарю, он все равно будет им виден. У администратора есть полный доступ к календарю независимо от ваших настроек. Вы можете изменить настройки по умолчанию, чтобы календарь был виден только тем людям, которых вы выбрали.

Инструкции

Как выбрать вручную тех, кому должен быть виден календарь

1. Откройте Календарь и слева выберите Мои календари.
2. Рядом с календарем нажмите на значок "Ещё" Настройки и общий доступ.
3. Выберите нужные настройки в разделе Разрешения на доступ к мероприятиям.
   Вы также можете приглашать пользователей к просмотру календаря с помощью настроек в разделе Открыть доступ пользователям или группам.

Как узнать, доступна ли переговорная комната

Если вы часто пользуетесь переговорной комнатой, добавьте ее в календарь, чтобы при планировании встреч иметь возможность быстро узнать, занята ли она.

Инструкции

Как добавить переговорную комнату в календарь

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Рядом со списком "Другие календари" нажмите на значок "Добавить" Доступные ресурсы.
3. Установите флажок рядом с переговорной комнатой, которую нужно добавить.
4. Если нужно переименовать переговорную комнату:
   1. В разделе "Настройки других календарей" нажмите на добавленную переговорную комнату.
   2. В поле "Название" укажите новое название.
5. В верхней части страницы нажмите на значок "Назад" , чтобы вернуться на главную страницу Календаря.

_{Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.}