Google カレンダーにおけるコラボレーションのヒント

目次

• カレンダーに同僚のタイムゾーンを追加する
• 予定を組むために相手の空き時間を確認する
• グループを使用して招待状をまとめて送る
• 大規模な予定に対する出欠の返事を管理する
• スケジュールの変更をゲストに通知する
• 自分の予定の管理を他のユーザーに任せる
• 外出先で招待状に返信する
• ゲストが予定を変更できるようにする
• カレンダーや予定を表示できるユーザーを管理する
• 会議室が利用可能かどうかを確認する

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カレンダーに同僚のタイムゾーンを追加する

世界中のユーザーと仕事をしている場合は、相手に連絡できる時間を把握する必要があります。

カレンダーに世界時計を追加すると、他の国の時刻を確認できます。カレンダーにタイムゾーンを追加することで、いつなら世界各地のチームメンバーとの予定を設定できるかを把握することが可能です。

詳細

カレンダーに世界時計を追加する

選択したタイムゾーンでの現在の時刻がカレンダーの左側に表示されます。

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 右上の設定アイコン [設定] をクリックします。
3. [世界時計] セクションで [世界時計を表示する] をクリックします。
4. [タイムゾーンを追加] をクリックし  表示させるタイムゾーンを選択します。 

カレンダーにタイムゾーンを追加する

カレンダーでタイムゾーンを列として表示することで、複数のタイムゾーンにまたがる予定を組みやすくなります。

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 右上の設定アイコン [設定] をクリックします。
3. [タイムゾーン] セクションで [セカンダリ タイムゾーンを表示する] をオンにします。
4. [セカンダリ タイムゾーン ] をクリック タイムゾーンを選択します。

すべてのカレンダーのタイムゾーンを変更する

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 右上の設定アイコン [設定] をクリックします。
3. [タイムゾーン] セクションで [メインのタイムゾーン ] をクリック タイムゾーンを選択します。

 

詳しくは、Google カレンダー ヘルプセンターをご覧ください

 

 

予定を組むために相手の空き時間を確認する

参加者のスケジュールを Google カレンダーで調整する際に、会議の候補日時を使用すると全員の空き情報を確認できます。

詳細

会議の候補日時を探す

自分のカレンダーをあなたと共有しているユーザーや、同じ組織（会社や学校など）に所属しているユーザーを予定に追加する場合は、そのユーザーの空き時間を確認することができます。

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 左側にある [ユーザーを検索] をクリックします。
3. 招待するユーザーの名前を入力し、該当するユーザーを選択します。
4. 左上の作成アイコン  をクリックします。
5. [おすすめの時間] をクリックします。招待したゲストがあなたとカレンダーを共有している場合は、そのゲストの空き時間が表示されます。

詳しくは、Google カレンダー ヘルプセンターをご覧ください

 

 

グループを使用して招待状をまとめて送る

いつも同じメンバーにメールや予定の招待状を送信している場合は、Google グループを作成すると便利です。次にメールを作成するときは、そのグループにメールを送信すると、全員にまとめて連絡できます。同じグループを使用して、Google カレンダーで会議のスケジュールを設定することも可能です。

詳細

グループを作成する

1. Google グループにログインします。
2. 上部の [グループを作成] をクリックします。
3. グループの情報を入力し、設定を選択します。
4. [グループを作成] をクリックします。
5. 新しいグループにメールを送信する際は、そのグループが有効になるまで数分ほどお待ちください。グループが有効になる前にメールを送信すると、メールを配信できなかったことを示す通知が届くことがあります。

グループにメールを送信する

1. Gmail で [作成] をクリックします。
2. [宛先] の横にグループのラベル名を入力します。
3. メッセージを入力して [送信] をクリックします。

カレンダーでグループ会議のスケジュールを設定する

グループの現在のメンバーは、各自のカレンダーで予定を確認できます。

1. Google カレンダーを開きます。
2. ゲストを追加する場合と同じ要領で、グループのメールアドレスを入力します。

ヒント:

• [メンバーを表示] 権限があるユーザーがグループの予定を作成すると、各メンバーに招待メールが届きます。
• [メンバーを表示] 権限がないユーザーがグループの予定を作成した場合は、グループに招待状が届きます。ユーザーが招待メールから招待を承諾すると、その予定がそのユーザーのカレンダーに表示されるようになります。
• 大勢のゲストを予定に招待した場合は、各ゲストが招待を承諾するまで、招待が進行中であることを示すメッセージが表示されます。

 

 

大規模な予定に対する出欠の返事を管理する

多数のユーザーが参加する予定を管理する場合は、Google カレンダーと Google スプレッドシートを使えば、さまざまな規模の予定を効果的に管理できます。大人数のグループの予定を作成するときに、ゲストの返信、メールアドレス、追加されたメモを表示したり、ダウンロードしたりできます。

• 会議を計画する際に、出欠確認をチェックして予定に適したスペースを確保できます。
• ゲストの一覧で、役員や重要なクライアントといった特定のユーザーが参加するかどうかを確認できます。
• メーリング リストを使用して大人数のグループを招待する - 招待状の送信後にグループに参加したメンバーは予定に自動的に招待され、グループから退会したメンバーは予定から自動的に削除されます。
• 参加者の名前、イベントで過ごした時間、連絡先情報など、イベントの参加状況を確認します。出欠表を共有して、集めた情報を遠くにいるチームのメンバーに知らせます。

詳細

大人数のグループの出欠確認リストを表示して書き出す

重要: 下記の手順を行うには、ゲストが 200 人以上いる予定の編集権限が必要になります。

注: グループ メンバーの出欠確認の返答を確認できるのは、そのグループのメンバーを表示する権限がある場合に限られます。

1. パソコンで、予定の作成元のカレンダーから予定を開きます。
2. [ゲストの返答をスプレッドシートに書き出す] を選択します。Google スプレッドシートによって最新の出欠確認リストからリストが作成されます。
3. 情報を更新するには、上記の手順 2 を繰り返します。スプレッドシートに書き出すたびに、元のシートの先頭に最新情報が反映された新しいタブが作成されます。

デジタル出欠表を作成する

1. Google ドライブで、[新規] をクリックしてから [Google スプレッドシート] [空白のスプレッドシート] の順に選択します。
2. 名前、メールアドレス、ログイン状態などの見出しを一番上の行に追加します。
3. イベントに、このスプレッドシートを開いた状態で共用のパソコンを設置します。到着したゲストにこの情報を入力してもらいます。

詳しくは、Google カレンダー ヘルプセンターをご覧ください

 

 

スケジュールの変更をゲストに通知する

メールやチャット メッセージですべてのゲストに一度に通知できます。

• 日時や場所の変更、キャンセルなど、予定の変更をゲストに通知します。
• 予定の開催前に、ゲストにリマインダーや ToDo リストを送信します。
• 開催後に、フォローアップ メールを送信して、フィードバックの依頼やアクション アイテムの要約を行います。

詳細

予定の変更をゲストに通知する

重要: チャット機能は、仕事用または学校用アカウントで Google カレンダーを使用している場合にのみご利用いただけます。

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 目的の予定をクリックします。
3. ゲストの人数の横にあるオプションを選択します。
   • ゲストとチャット : 新規または既存のチャットが開きます。チャットには、職場や学校組織で Chat が有効になっているゲストのみ追加されます。
   • ゲストにメールを送信 : 新しいメールが開きます。招待されているゲスト全員がメールの宛先に追加されます。

ゲストの人数が主催者も含めて 50 人以下の場合、カレンダーで作成されるグループ チャットには、予定に招待されているゲストのみ追加されます。外部ゲストはグループ チャットには追加されません。

 

 

自分の予定の管理を他のユーザーに任せる

自分で作成した予定の担当者ではなくなった場合は、他のユーザーに担当を割り当てて、そのまま予定を実施できます。割り当てられたユーザーは、必要に応じて予定を変更できるようになります。

注: 予定のオーナー権限を移行できるのは、Google アカウントを持っている相手に対してのみです。

詳細

カレンダーの予定のオーナー権限を他のユーザーに移行する

グループの現在のメンバーは、各自のカレンダーで予定を確認できます。

1. Google カレンダーを開きます。
2. ゲストを追加する場合と同じ要領で、グループのメールアドレスを入力します。

ヒント:

• [メンバーを表示] 権限があるユーザーがグループの予定を作成すると、各メンバーに招待メールが届きます。
• [メンバーを表示] 権限がないユーザーがグループの予定を作成した場合は、グループに招待状が届きます。ユーザーが招待メールから招待を承諾すると、その予定がそのユーザーのカレンダーに表示されるようになります。
• 大勢のゲストを予定に招待した場合は、各ゲストが招待を承諾するまで、招待が進行中であることを示すメッセージが表示されます。

注: 新しい主催者は、自動送信されたメール内のリンクをクリックして予定のオーナー権限の譲渡を承諾する必要があります。新しい主催者が承諾するまで、主催者は元のままになります。他のユーザーのカレンダーに会議のリンクを追加して予定を作成したり、予定を転送したりする場合は、ビデオ会議のポリシーに関するページの内容をよく把握しておいてください。

 

 

チーム カレンダーを作成する

自分用のほかにもカレンダーを作成して、スケジュールやプロジェクトを管理できます。

• チームメンバーの休暇や出張のスケジュールを管理する
• オフィスにいるメンバー、外出中のメンバーを把握する
• チーム全体の予定や会議に全員が参加できる日時を確認する
• 各メンバーが関係するプロジェクト、締め切り、各種の予定を確認する

詳細

チーム カレンダーの作成

新しいカレンダーはブラウザでのみ作成できます。Google カレンダー アプリでは作成できません。作成した新しいカレンダーは、ブラウザとアプリの両方に表示されます。

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 左側の [他のカレンダー] の横で、「他のカレンダーを追加」アイコン  [新しいカレンダーを作成] をクリックします。
3. カレンダーの名前と説明を追加します。
4. [カレンダーを作成] をクリックします。
5. カレンダーを共有する場合は、左側のバーで共有するカレンダーをクリックし、[特定のユーザーとの共有] を選択します。

チーム カレンダーを共有する

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。Google カレンダー アプリでカレンダーを共有することはできません。
2. 画面左側に [マイカレンダー] セクションが表示されます。展開するには、下矢印 をクリックします。
3. 共有するカレンダーにカーソルを合わせ、その他アイコン [設定と共有] をクリックします。
4. [特定のユーザーとの共有] セクションで、[ユーザーを追加] をクリックします。
5. ユーザーまたは Google グループのメールアドレスを追加します。プルダウン メニューを使用して権限設定を変更します。詳しくは、アクセス権限についての記事をご覧ください。
6. [送信] をクリックします。
7. メールで送信したリンクを相手がクリックすると、このカレンダーが相手のカレンダー リストに表示されるようになります。詳しくは、他のユーザーの Google カレンダーを追加するをご覧ください。

ヒント: 自分がオーナーではないカレンダーを共有するには、そのカレンダーのオーナーに「変更および共有の管理権限」を付与してもらう必要があります。

カレンダーを削除する

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 右上の設定アイコン   [設定] をクリックします。
3. ページ左側で、削除するカレンダーを見つけます。
4. そのカレンダーの名前をクリックします。
5. 次のようにクリックします: カレンダーを削除  削除  完全に削除する。 

 

 

外出先で招待状に返信する

Android デバイスのみ

予定に間に合いそうもなく、他の参加者にすぐに連絡する必要がある場合

事前に書いておいた、またはカスタマイズしておいたメールを、モバイル デバイスの Google カレンダー アプリから予定のゲストに送信できます。

詳細

クイック返信を編集する

1. Android デバイスでカレンダー アプリを開きます。
2. メニュー アイコン  [設定] [全般] [クイック返信] をタップします。
3. すでにある返信文のいずれかをタップして、テキストを編集するか置換します。
4. [OK] をタップします。

クイック返信を送信する

1. Android デバイスでカレンダー アプリを開きます。
2. 予定を開きます。
3. その他アイコン [ゲストにメールを送信] をクリックします。
4. いずれかのクイック返信を選択するか、カスタム メッセージを入力します。

 

 

ゲストが予定を変更できるようにする

会議に参加してもらうゲストの空き時間を確認するためにメールで何度もやり取りしなくてすむよう、ゲストが自分の都合に合わせて予定を変更できるようにします。

詳細

ゲストが予定を変更できるようにする

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 目的の予定 編集アイコン  をクリックします。
3. 右側の [ゲストの権限] で [予定を変更する] をオンにします。
4. [保存] をクリックします。

注: [ゲストの権限] で [予定を変更する] をオンにすると、その予定のゲストはあなたと同じように、すべての項目の編集やゲストリストの表示、会議室の予約、予定の管理を行えるようになります。

デフォルトでゲストが予定を変更できるようにする

1. カレンダーを開いて、設定アイコン [設定] をクリックします。
2. [予定の設定] で [デフォルトのゲストの権限] をクリックし、[予定を変更する] を選択します。

 

 

カレンダーや予定を表示できるユーザーを管理する

カレンダーを同僚とアクティブ共有していない場合、同僚はあなたのカレンダーを表示できます。カレンダーや予定の共有方法に関係なく、管理者にはあなたのカレンダーへの完全なアクセス権が付与されます。デフォルト設定を変更して、選択したユーザーだけがカレンダーを閲覧できるようにすることができます。

詳細

カレンダーを表示できるユーザーを手動で選択する

1. カレンダーで、左側にある [マイカレンダー] に移動します。
2. カレンダーの横にあるその他アイコン [設定と共有] をクリックします。
3. [予定のアクセス権限] で、希望する共有設定を選択します。
   特定のユーザーをカレンダーに招待するには、[特定のユーザーまたはグループと共有] 設定を使用します。

会議室が利用可能かどうかを確認する

会議室を頻繁に使用する場合は、その会議室をカレンダーに追加します。これにより、会議の予定を立てるときにその会議室が混んでいるかどうかを確認できます。

詳細

カレンダーに会議室を追加する

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. [他のカレンダー] の横にある追加アイコン [リソースのブラウジング] をクリックします。
3. 追加する会議室の横にあるチェックボックスをオンにします。
4. （省略可）会議室の名前を変更するには:
   1. [他のカレンダーの設定] の横で、追加した会議室をクリックします。
   2. [名前] に新しい名前を入力します。
5. 上部の戻るアイコン をクリックしてカレンダーのホームページに戻ります。

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