Suggerimenti per la collaborazione in Calendar

In questa pagina

• Aggiungere i fusi orari dei tuoi colleghi al calendario
• Verificare la disponibilità di qualcuno per un evento
• Semplificare gli inviti utilizzando un gruppo
• Gestire le risposte per eventi di grandi dimensioni
• Inviare notifiche di modifiche del programma agli invitati
• Consentire ad altri utenti di gestire il proprio evento
• Rispondere agli inviti ovunque ti trovi
• Consentire agli invitati di modificare gli eventi
• Stabilire chi può vedere il tuo calendario e i tuoi eventi
• Verificare la disponibilità di una stanza

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Aggiungere i fusi orari dei colleghi al calendario

Se lavori con collaboratori in diverse sedi nel mondo, devi sapere quando sono raggiungibili.

Scopri l'ora negli altri paesi aggiungendo gli orologi internazionali al tuo calendario. Aggiungi i fusi orari al tuo calendario per sapere quando organizzare eventi con membri del team dislocati in varie parti del mondo.

Scopri come

Aggiungere orologi internazionali a Calendar

Mostra l'ora attuale nei fusi orari scelti a sinistra del calendario:

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
3. In "Orologio internazionale", fai clic su Mostra orologio internazionale.
4. Fai clic su Aggiungi fuso orario  e scegli i fusi orari da visualizzare. 

Aggiungere un fuso orario a Calendar

Mostra i fusi orari come colonne nel calendario per pianificare meglio gli eventi nei vari fusi orari.

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
3. Nella sezione "Fuso orario", fai clic su Mostra fuso orario secondario.
4. Fai clic su Fuso orario secondario e scegli il tuo fuso orario.

Modificare il fuso orario per tutti i calendari

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
3. In "Fuso orario," fai clic su Fuso orario principale e scegli il tuo fuso orario.

 

Per saperne di più, visita il Centro assistenza Google Calendar

 

 

Verificare la disponibilità di qualcuno per un evento

Per coordinare i programmi con altre persone in Google Calendar, utilizza gli orari delle riunioni suggeriti per vedere quando tutti sono disponibili.

Scopri come

Consultare gli orari suggeriti per le riunioni

Puoi controllare se una persona che vuoi aggiungere a un evento è libera o meno se questa ha condiviso il proprio calendario con te o fa parte della tua scuola o organizzazione.

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. Fai clic su Cerca persone a sinistra.
3. Inizia a digitare il nome di una persona e scegli quella con cui vuoi incontrarti.
4. In alto a sinistra, fai clic su Crea .
5. Fai clic su Orari suggeriti. Se l'invitato ha condiviso il proprio calendario con te, vedrai gli orari in cui può partecipare.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza Google Calendar

 

 

Semplificare gli inviti utilizzando un gruppo

Se invii sempre email o inviti a eventi alle stesse persone, crea un gruppo Google apposito. La volta successiva che scrivi un messaggio, invia un'email al gruppo per raggiungere tutti contemporaneamente. Puoi utilizzare lo stesso gruppo per programmare riunioni in Google Calendar.

Scopri come

Creare un gruppo

1. Accedi a Google Gruppi.
2. In alto, fai clic su Crea gruppo.
3. Inserisci le informazioni e scegli le impostazioni per il gruppo.
4. Fai clic su Crea gruppo.
5. Devi attendere qualche minuto perché il nuovo gruppo risulti attivo e sia possibile inviare un messaggio al gruppo stesso. In caso contrario, potresti ricevere una notifica che indica che non è stato possibile consegnare il messaggio.

Inviare email a un gruppo

1. In Gmail, fai clic su Scrivi.
2. Accanto ad A, inserisci il nome dell'etichetta del gruppo.
3. Scrivi il messaggio e fai clic su Invia.

Programmare una riunione con un gruppo in Calendar

Gli attuali membri di un gruppo possono visualizzare un evento nel proprio calendario.

1. Vai a Google Calendar.
2. Inserisci l'indirizzo email di un gruppo nello stesso modo in cui aggiungeresti un invitato.

Suggerimenti:

• Se disponi dell'accesso "Visualizza membri" per un gruppo e crei un evento di gruppo, ogni membro riceve un'email di invito.
• Se non disponi dell'accesso "Visualizza membri", è il gruppo a ricevere un invito. Ogni utente deve accettare l'invito dalla relativa email affinché l'evento venga visualizzato sul suo calendario.
• Se inviti gruppi numerosi di persone a un evento, nell'evento stesso vedrai un messaggio di invio dell'invito in corso fino a quando ogni persona non viene invitata.

 

 

Gestire le risposte per eventi di grandi dimensioni

Stai organizzando un evento con molti partecipanti? Utilizza Google Calendar e Fogli Google per gestire in modo efficace eventi di qualsiasi dimensione. Quando crei un evento per un gruppo di grandi dimensioni, puoi visualizzare e scaricare le risposte degli invitati, gli indirizzi email ed eventuali note aggiunte.

• Se stai pianificando una conferenza, controlla i tuoi RSVP per assicurarti di avere lo spazio giusto per l'evento.
• Controlla la lista degli invitati per vedere se persone specifiche, ad esempio dirigenti o clienti importanti, saranno presenti.
• Utilizza una mailing list per invitare gruppi di grandi dimensioni: Calendar inviterà automaticamente tutti i membri del gruppo che si uniscono dopo l'invio dell'invito e rimuoverà automaticamente i membri che abbandonano il gruppo.
• Monitora la partecipazione agli eventi, ad esempio i nomi dei partecipanti, il tempo trascorso all'evento e le informazioni di contatto. Condividi il foglio presenze per consentire ai membri del team fuori sede di visualizzare le informazioni raccolte.

Scopri come

Visualizza ed esporta un elenco RSVP per un gruppo di grandi dimensioni

Importante: per seguire questi passaggi, hai bisogno dei diritti di modifica per un evento di 200 o più persone.

Nota: puoi visualizzare solo lo stato RSVP dei membri dei gruppi che puoi visualizzare.

1. Sul computer, apri l'evento nel calendario originale in cui è stato creato.
2. Seleziona Esporta le risposte degli invitati in Fogli. Fogli Google creerà un elenco dall'elenco RSVP più recente. 
3. Per aggiornare le informazioni, ripeti il passaggio 2. L'esportazione creerà una nuova scheda all'inizio del foglio originale con le informazioni più aggiornate.

Creare un foglio di accesso digitale

1. Su Google Drive, fai clic su Novità e seleziona Fogli GoogleFoglio di lavoro vuoto.
2. Nella riga in alto, aggiungi intestazioni quali Nome, Email e Accesso (Sì/No).
3. Porta all'evento un computer per uso pubblico in cui hai caricato il foglio di lavoro. Gli invitati potranno inserire le proprie informazioni all'arrivo.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza Google Calendar

 

 

Inviare notifiche di modifiche del programma agli invitati

Invia una notifica a tutti gli invitati contemporaneamente con un'email o un messaggio di chat.

• Informa gli invitati delle modifiche di un evento, ad esempio un nuovo orario, una nuova sede o un annullamento.
• Invia promemoria o checklist a tutti gli invitati prima dell'evento.
• Dopo un evento, invia un messaggio di follow-up per richiedere feedback o per riassumere le attività.

Scopri come

Aggiornare gli invitati con le modifiche degli eventi

Importante: la funzionalità di chat è disponibile solo se utilizzi Google Calendar tramite un account di lavoro o della scuola.

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. Fai clic su un evento.
3. Accanto al numero degli invitati, seleziona un'opzione:
   • Chatta con gli invitati : si apre una chat nuova o esistente. Sono inclusi solo gli invitati che hanno attivato Chat nell'organizzazione lavorativa o scolastica.
   • Invia email agli invitati : si apre una nuova email. Nell'email sono inclusi tutti gli invitati.

Calendar crea una chat di gruppo con gli invitati a un evento solo quando questi sono più di 50 (incluso l'organizzatore). Gli invitati esterni non vengono aggiunti alle chat di gruppo.

 

 

Consentire ad altri utenti di gestire il proprio evento

Se non sei più responsabile di un evento creato da te puoi assegnarlo a un'altra persona per far sì che venga mantenuto. Questa persona potrà cambiarlo, se necessario.

Nota: puoi trasferire la proprietà di un evento solo a una persona che ha un Account Google.

Scopri come

Trasferire la proprietà del tuo evento a un altro utente su Calendar

Gli attuali membri di un gruppo possono visualizzare un evento nel proprio calendario.

1. Vai a Google Calendar.
2. Inserisci l'indirizzo email di un gruppo nello stesso modo in cui aggiungeresti un invitato.

Suggerimenti:

• Se disponi dell'accesso "Visualizza membri" per un gruppo e crei un evento di gruppo, ogni membro riceve un'email di invito.
• Se non disponi dell'accesso "Visualizza membri", è il gruppo a ricevere un invito. Ogni utente deve accettare l'invito dalla relativa email affinché l'evento venga visualizzato sul suo calendario.
• Se inviti gruppi numerosi di persone a un evento, nell'evento stesso vedrai un messaggio di invio dell'invito in corso fino a quando ogni persona non viene invitata.

Nota: il nuovo proprietario deve accettare il trasferimento della proprietà dell'evento facendo clic su un link in un messaggio email automatico. Fino a quel momento, continuerai a essere il proprietario. Se crei un evento di Calendar con il link della riunione nel calendario di una persona o trasferisci un evento nel suo calendario, assicurati di aver compreso le norme relative alle videoconferenze.

 

 

Creare un calendario del team

Puoi creare altri calendari oltre al tuo per monitorare i programmi e gestire i progetti.

• Tieni traccia dei piani ferie e delle date dei viaggi di lavoro dei membri del team.
• Vedi chi è in ufficio e chi lavora da remoto in qualsiasi momento.
• Verifica la disponibilità di tutti per pianificare eventi e riunioni con l'intero team.
• Vedi su quali progetti, scadenze e altri eventi stanno lavorando le persone.

Scopri come

Creare un calendario del team

Puoi creare nuovi calendari solo da un browser e non dall'app Google Calendar. Una volta creato il calendario, puoi trovarlo sia nel browser sia nell'app.

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. A sinistra, accanto ad "Altri calendari", fai clic su Aggiungi altri calendari Crea nuovo calendario.
3. Aggiungi un nome e una descrizione per il tuo calendario.
4. Fai clic su Crea calendario.
5. Se vuoi condividere il tuo calendario, fai clic su di esso sulla barra a sinistra, quindi seleziona Condividi con persone specifiche.

Condividere un calendario del team

1. Sul computer, apri Google Calendar. Non puoi condividere calendari dall'app Google Calendar.
2. A sinistra, trova la sezione "I miei calendari". Per espanderla, fai clic sulla Freccia giù .
3. Passa il mouse sopra il calendario da condividere e fai clic su Altro Impostazioni e condivisione.
4. Nella sezione "Condividi con persone specifiche", fai clic su Aggiungi persone.
5. Aggiungi l'indirizzo email di una persona o di un gruppo Google. Utilizza il menu a discesa per modificare le impostazioni di autorizzazione. Scopri di più sulle autorizzazioni di accesso.
6. Fai clic su Invia.
7. Per aggiungere il calendario al suo elenco, il destinatario deve fare clic sul link inviato via email. Scopri come aggiungere il calendario di qualcun altro.

Suggerimento: per condividere un calendario di cui non hai la proprietà, devi chiedere al proprietario di concederti l'autorizzazione "Fare modifiche e gestire opzioni di condivisione".

Eliminare un calendario

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. In alto a destra fai clic su Impostazioni Impostazioni.
3. Nella colonna di sinistra, individua il calendario da eliminare.
4. Fai clic sul nome del calendario.
5. Fai clic su Rimuovi calendario  Elimina  Elimina definitivamente. 

 

 

Rispondere agli inviti agli eventi ovunque ti trovi

Solo dispositivi Android

Sei in ritardo per l'evento e devi informare rapidamente tutti?

Invia un'email precompilata o personalizzata agli invitati all'evento dall'app Google Calendar del tuo dispositivo mobile.

Scopri come

Modificare le risposte rapide

1. Apri l'app Calendario sul dispositivo Android.
2. Tocca Menu ImpostazioniImpostazioni generaliRisposte rapide.
3. Tocca le risposte predefinite esistenti per modificarne o sostituirne il testo.
4. Tocca OK.

Inviare una risposta rapida

1. Apri l'app Calendario sul dispositivo Android.
2. Apri un evento.
3. Tocca Altro  Invia email agli invitati.
4. Scegli una delle risposte rapide o scrivi un messaggio personalizzato.

 

 

Consentire agli invitati di modificare gli eventi

Per evitare il viavai di email quando devi verificare la disponibilità degli invitati a partecipare alle riunioni, consenti agli utenti di modificare l'evento in modo che possano scegliere un orario consono.

Scopri come

Consentire agli invitati di modificare un evento

1. Apri Google Calendar sul computer.
2. Fai clic su un eventoModifica evento .
3. A destra, sotto "Gli invitati possono", seleziona "Modificare l'evento".
4. Fai clic su Salva.

Nota: quando selezioni "Gli invitati possono modificare l'evento", questi potranno modificare tutti i campi, visualizzare l'elenco degli invitati, prenotare sale e gestire l'evento esattamente come puoi fare tu.

Consentire agli invitati di modificare gli eventi per impostazione predefinita

1. In Calendar, fai clic su Impostazioni  Impostazioni.
2. Nella sezione Impostazioni evento, fai clic su Autorizzazioni predefinite per gli invitati e seleziona Modificare l'evento.

 

 

Stabilire chi può vedere il tuo calendario e i tuoi eventi

Se non hai condiviso attivamente il calendario con i tuoi collaboratori, questi potranno comunque visualizzarlo. L'amministratore ha accesso completo al tuo calendario, indipendentemente da come condividi il calendario o gli eventi. Puoi modificare le impostazioni predefinite in modo che solo le persone che scegli possano visualizzare il tuo calendario.

Scopri come

Seleziona manualmente chi può visualizzare il tuo calendario

1. In Calendar, a sinistra, vai a I miei calendari.
2. Accanto al calendario, fai clic su Altro Impostazioni e condivisione.
3. In Autorizzazioni di accesso per gli eventi, seleziona le impostazioni di condivisione che preferisci.
   Puoi comunque invitare altre persone a visualizzare il tuo calendario utilizzando le impostazioni Condividi con persone o gruppi specifici.

Verificare la disponibilità di una stanza

Se utilizzi spesso una stanza, aggiungila al tuo calendario. Quindi, puoi controllare se c'è qualcuno quando pianifichi le riunioni.

Scopri come

Aggiungere una stanza al calendario

1. Apri Google Calendar sul computer.
2. Accanto ad "Altri calendari", fai clic su Aggiungi Sfoglia risorse.
3. Seleziona la casella accanto alla stanza che vuoi aggiungere.
4. (Facoltativo) Per rinominare una stanza:
   1. Accanto a "Impostazioni per altri calendari", fai clic sulla stanza che hai appena aggiunto.
   2. Inserisci un nuovo nome in "Nome".
5. In alto, fai clic su Indietro per tornare alla home page di Calendar.

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