Di halaman ini
- Menambahkan zona waktu rekan kerja ke kalender Anda
- Memeriksa ketersediaan seseorang untuk suatu acara
- Menyederhanakan undangan menggunakan grup
- Mengelola respons untuk acara besar
- Memberi tahu tamu tentang perubahan jadwal
- Mengizinkan orang lain mengelola acara Anda
- Membalas undangan kapan saja di mana saja
- Mengizinkan tamu mengubah acara
- Mengontrol siapa saja yang melihat kalender dan acara Anda
- Memeriksa apakah ruang rapat tersedia
Menambahkan zona waktu rekan kerja ke kalender Anda
Jika bekerja dengan orang di seluruh dunia, Anda perlu mengetahui kapan mereka tersedia.
Lihat waktu di negara lain dengan menambahkan jam dunia ke kalender Anda. Tambahkan zona waktu ke kalender sehingga Anda tahu kapan harus menyelenggarakan acara bersama anggota tim di seluruh dunia.
Menambahkan jam dunia ke Kalender
Tampilkan waktu saat ini dalam zona waktu pilihan Anda di sebelah kiri kalender:
- Di komputer, buka Google Kalender.
- Di kanan atas, klik Setelan
Setelan.
- Di "Jam dunia", klik Tampilkan jam dunia.
- Klik Tambahkan zona waktu
Setelan.Menambahkan zona waktu ke Kalender Anda
Tampilkan zona waktu sebagai kolom di kalender Anda untuk membantu menjadwalkan acara di seluruh zona waktu.
- Di komputer, buka Google Kalender.
- Di kanan atas, klik Setelan
- Di bagian "Zona Waktu", klik Tampilkan zona waktu sekunder.
- Klik Zona waktu sekunder
Mengubah zona waktu Anda untuk semua kalender
- Di komputer, buka Google Kalender.
- Di kanan atas, klik Setelan
- Di "Zona Waktu", klik Zona waktu utama
Memeriksa ketersediaan seseorang untuk suatu acara
Untuk mengoordinasikan jadwal dengan banyak orang di Google Kalender, gunakan waktu rapat yang disarankan sehingga Anda dapat melihat waktu yang sesuai bagi semua orang.
Mendapatkan waktu rapat yang disarankan
Jika seseorang telah membagikan kalendernya kepada Anda, atau merupakan bagian dari kantor, sekolah, atau organisasi lain, Anda dapat memeriksa waktu senggang atau sibuk orang tersebut ketika dia ditambahkan ke sebuah acara.
- Di komputer, buka Google Kalender.
- Di sebelah kiri, klik Telusuri orang.
- Ketik nama seseorang dan pilih orang yang ingin Anda temui.
- Di kiri atas, klik Buat
.
- Klik Waktu yang disarankan. Jika tamu yang diundang telah membagikan kalender kepada Anda, waktu kosong mereka untuk menghadiri rapat akan terlihat.
.
Menyederhanakan undangan menggunakan grup
Jika Anda ingin terus mengirim undangan email atau acara kepada orang yang sama, buat Google Grup untuk mereka. Saat menulis pesan di lain waktu, kirim email ke grup agar dapat diterima oleh semua orang sekaligus. Anda dapat menggunakan grup yang sama untuk menjadwalkan rapat Google Kalender.
Membuat grup
- Login ke Google Grup.
- Di bagian atas, klik Buat grup.
-
Masukkan informasi dan pilih setelan untuk grup.
- Klik Buat grup.
- Tunggu beberapa menit hingga grup baru aktif sebelum mengirim pesan ke grup tersebut. Jika tidak, Anda dapat menerima pemberitahuan bahwa pesan tidak dapat dikirim.
Mengirim email ke grup
- Di Gmail, klik Tulis.
- Di samping Kepada, masukkan nama label untuk grup.
- Tulis pesan, lalu klik Kirim.
Menjadwalkan rapat dengan grup di Kalender
Anggota grup saat ini dapat melihat acara di kalender mereka.
- Buka Google Kalender.
- Masukkan alamat email untuk grup sama seperti saat Anda menambahkan tamu.
Tips:
- Jika Anda memiliki akses "Lihat anggota" di grup dan membuat acara grup, setiap anggota akan mendapatkan email undangan.
- Jika Anda tidak memiliki akses “Lihat anggota”, grup akan mendapatkan undangan. Agar acara ditampilkan di kalender pengguna, setiap pengguna harus menerima undangan dari email undangan.
- Jika mengundang tamu dalam jumlah besar ke sebuah acara, Anda akan melihat pesan undangan sedang berlangsung hingga setiap tamu diundang.
Mengelola respons untuk acara besar
Menyelenggarakan acara dengan banyak tamu? Gunakan Google Kalender dan Google Spreadsheet untuk mengelola berbagai acara secara efektif. Jika membuat acara untuk grup besar, Anda dapat melihat dan mendownload balasan tamu, alamat email, dan catatan apa pun yang ditambahkan.
- Jika Anda merencanakan konferensi, periksa RSVP Anda untuk memastikan bahwa Anda memiliki ruangan yang tepat untuk acara.
- Meninjau daftar tamu untuk melihat apakah orang tertentu, seperti eksekutif atau klien penting, akan hadir.
- Gunakan milis untuk mengundang grup besar—Kalender akan otomatis mengundang semua anggota grup yang bergabung setelah undangan dikirimkan, dan otomatis menghapus anggota yang keluar dari grup.
- Lacak kehadiran di acara, seperti nama tamu, durasi kehadiran dalam acara, dan informasi kontak. Bagikan sheet login/logout untuk mengizinkan anggota tim dari jarak jauh melihat informasi yang dikumpulkan.
Melihat dan mengekspor daftar RSVP untuk grup besar
Penting: Untuk mengikuti langkah-langkah ini, Anda harus memiliki hak edit ke acara dengan peserta sebanyak 200 orang atau lebih.
Perhatikan: Anda hanya dapat melihat status RSVP anggota grup yang izin melihatnya Anda miliki.
- Di komputer, buka acara di kalender awal tempat acara tersebut dibuat.
- Pilih Ekspor tanggapan tamu ke Spreadsheet. Google Spreadsheet akan membuat daftar dari daftar RSVP terbaru.
- Untuk memperbarui informasi, ulangi langkah 2 di atas. Ekspor tersebut akan membuat tab baru di awal Spreadsheet asli dengan informasi terbaru.
Membuat sheet login digital
- Di Google Drive, klik
Baru, lalu pilih Google Spreadsheet
Spreadsheet kosong.
- Tambahkan header ke baris atas, seperti Nama, Email, dan Telah login (Y/T).
- Bawa komputer yang boleh digunakan untuk umum ke acara Anda dan buka spreadsheet ini. Kemudian, tamu dapat memasukkan informasi mereka saat tiba.
Memberi tahu tamu tentang perubahan jadwal
Beri tahu semua tamu sekaligus dengan email atau pesan chat.
- Beri tahu tamu tentang perubahan acara, seperti waktu yang baru, lokasi yang baru, atau pembatalan yang dilakukan.
- Mengirim pengingat atau daftar tugas kepada tamu sebelum acara.
- Mengirim pesan tindak lanjut yang meminta masukan atau memberikan rangkuman item tindakan setelah acara.
Memberi tahu tamu tentang perubahan acara
Penting: Fitur chat hanya tersedia jika Anda menggunakan Google Kalender melalui akun kantor atau sekolah.
- Di komputer, buka Google Kalender.
- Klik acara.
- Di samping jumlah tamu, pilih salah satu opsi:
- Chat dengan tamu
: Chat baru atau yang sudah ada akan terbuka. Hanya tamu yang mengaktifkan Chat di organisasi sekolah atau kantor yang disertakan dalam chat.
- Kirim email ke tamu
: Email baru akan terbuka. Semua tamu yang diundang disertakan dalam email.
- Chat dengan tamu
Mengizinkan orang lain mengelola acara Anda
Jika Anda sudah tidak memiliki tanggung jawab atas acara yang Anda buat, tetapkan acara ke orang lain agar acara tetap berjalan. Kemudian, mereka dapat mengubah acara sesuai kebutuhan.
Catatan: Anda hanya dapat mentransfer kepemilikan acara ke orang lain yang memiliki Akun Google.
Mentransfer kepemilikan acara Anda kepada orang lain di Kalender
Anggota grup saat ini dapat melihat acara di kalender mereka.
- Buka Google Kalender.
- Masukkan alamat email untuk grup sama seperti saat Anda menambahkan tamu.
Tips:
- Jika Anda memiliki akses "Lihat anggota" di grup dan membuat acara grup, setiap anggota akan mendapatkan email undangan.
- Jika Anda tidak memiliki akses “Lihat anggota”, grup akan mendapatkan undangan. Agar acara ditampilkan di kalender pengguna, setiap pengguna harus menerima undangan dari email undangan.
- Jika mengundang tamu dalam jumlah besar ke sebuah acara, Anda akan melihat pesan undangan sedang berlangsung hingga setiap tamu diundang.
Catatan: Pemilik baru harus menyetujui transfer kepemilikan acara dengan mengklik link dalam email otomatis. Anda tetap menjadi pemilik sebelum mereka menyetujuinya. Jika Anda membuat acara Kalender dengan link rapat di kalender seseorang, atau mentransfer acara ke kalender mereka, pastikan Anda memahami kebijakan konferensi video.
Membuat kalender tim
Selain kalender Anda sendiri, Anda dapat membuat kalender lain untuk melacak jadwal dan mengelola project.
- Lacak tanggal perjalanan bisnis dan jadwal liburan anggota tim.
- Melihat siapa saja di kantor atau yang bekerja dari jarak jauh kapan saja.
- Memeriksa kapan semua orang tersedia untuk acara dan rapat tingkat tim.
- Lihat project, tenggat waktu, dan acara lain yang sedang dikerjakan orang lain.
Membuat kalender tim
Anda hanya dapat membuat kalender baru dari browser, bukan dari aplikasi Google Kalender. Setelah kalender dibuat, Anda dapat menemukannya di browser dan di aplikasi.
- Di komputer, buka Google Kalender.
- Di sebelah kiri, di samping "Kalender lainnya", klik Tambahkan kalender lain
- Tambahkan nama dan deskripsi kalender Anda.
- Klik Buat kalender.
- Jika ingin membagikan kalender Anda, klik pada kalender tersebut di kotak kiri, lalu pilih Bagikan dengan orang-orang tertentu.
Berbagi kalender tim
- Di komputer, buka Google Kalender. Anda tidak dapat membagikan kalender dari aplikasi Google Kalender.
- Di sebelah kiri, temukan bagian “Kalender saya”. Untuk meluaskannya, klik Panah bawah
.
- Arahkan kursor ke kalender yang ingin dibagikan, lalu klik Lainnya
Setelan dan berbagi.
- Pada “Bagikan dengan orang-orang tertentu”, klik Tambahkan orang.
- Tambahkan alamat email seseorang atau alamat email grup Google. Gunakan menu drop-down untuk menyesuaikan setelan izin. Pelajari izin akses lebih lanjut.
- Klik Kirim.
- Penerima harus mengklik link yang dikirim melalui email untuk menambahkan kalender tersebut ke daftar miliknya. Pelajari cara menambahkan kalender orang lain.
.
Setelan dan berbagi.Tips: Untuk membagikan kalender yang bukan milik Anda, minta pemiliknya untuk memberi Anda izin “Mengubah dan mengelola fitur berbagi”.
Menghapus kalender
- Di komputer, buka Google Kalender.
- Di kanan atas, klik Setelan
- Di kolom sebelah kiri, cari kalender yang ingin Anda hapus.
- Klik nama kalender.
- Klik Hapus kalender
Membalas undangan acara kapan saja di mana saja
Khusus perangkat Android
Terlambat menghadiri acara dan harus memberi kabar kepada semua orang dengan cepat?
Kirimkan email yang telah dibuat atau disesuaikan kepada tamu acara dari aplikasi Google Kalender di perangkat seluler Anda.
Mengedit Respons cepat
- Di perangkat Android, buka aplikasi Kalender.
- Ketuk Menu
- Sentuh salah satu respons yang ada untuk mengedit atau mengganti teks.
- Ketuk Oke.
Mengirimkan Respons cepat
- Di perangkat Android, buka aplikasi Kalender.
- Buka acara.
- Klik Lainnya
- Pilih salah satu respons cepat, atau tulis pesan kustom.
Mengizinkan tamu mengubah acara
Untuk menghindari terlalu banyak email mengenai apakah tamu bisa menghadiri rapat, izinkan tamu mengubah acara agar mereka dapat memilih waktu yang tepat bagi mereka.
Mengizinkan tamu mengubah acara
- Di komputer, buka Google Kalender.
- Klik acara
.
- Di sebelah kanan, di bawah “Tamu dapat”, centang “Mengubah acara”.
- Klik Simpan.
.Catatan: Jika Anda mencentang “Tamu dapat mengubah acara”, mereka dapat mengedit semua kolom, melihat daftar tamu, memesan ruang, dan mengelola acara seperti Anda.
Mengizinkan tamu mengubah acara secara default
- Di Kalender, klik Setelan
- Di bagian Setelan acara, klik Izin tamu default, lalu pilih Ubah acara.
Mengontrol siapa saja yang melihat kalender dan acara Anda
Jika Anda belum aktif membagikan kalender kepada rekan kerja, mereka masih dapat melihatnya. Administrator memiliki akses penuh ke kalender Anda, terlepas dari cara Anda membagikan kalender atau acara. Anda dapat mengubah setelan default sehingga hanya orang yang dipilih yang dapat melihat kalender Anda.
Memilih siapa yang dapat melihat kalender secara manual
- Di Kalender, di sebelah kiri, buka Kalender saya.
- Di samping kalender Anda, klik Lainnya
- Untuk Izin akses untuk acara, pilih setelan berbagi yang diinginkan.
Anda masih dapat mengundang orang untuk melihat kalender menggunakan setelan Bagikan kepada orang atau grup tertentu.
Memeriksa apakah ruang rapat tersedia
Jika Anda sering menggunakan ruang rapat, tambahkan ruang tersebut ke kalender. Kemudian, Anda dapat memeriksa apakah ruang tersedia ketika Anda merencanakan rapat.
Menambahkan ruang rapat ke kalender
- Di komputer, buka Google Kalender.
- Di samping "Kalender lainnya", klik Tambahkan
- Centang kotak di samping ruang rapat yang ingin ditambahkan.
- (Opsional) Untuk mengganti nama ruang rapat:
- Di samping "Setelan untuk kalender lain", klik ruang rapat yang baru saja Anda tambahkan.
- Untuk "Nama", masukkan nama baru.
- Di bagian atas, klik Kembali
untuk kembali ke halaman beranda Kalender.
Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.