Conseils pour collaborer dans Agenda

Sur cette page

• Ajouter les fuseaux horaires de vos collègues à votre agenda
• Vérifier la disponibilité d'une personne pour un événement
• Simplifier les invitations à l'aide d'un groupe
• Gérer les réponses aux grands événements
• Informer les invités d'un changement concernant un événement
• Confier la gestion de votre événement à quelqu'un d'autre
• Répondre aux invitations où que vous soyez
• Autoriser les invités à modifier des événements
• Contrôler qui peut voir votre agenda et vos événements
• Vérifier la disponibilité d'une salle de réunion

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Ajouter les fuseaux horaires de vos collègues à votre agenda

Si vous travaillez avec des collaborateurs partout dans le monde, vous devez savoir à quel moment ils sont disponibles.

Déterminez l'heure dans d'autres pays en ajoutant des horloges internationales à votre agenda. Ajoutez des fuseaux horaires à votre agenda pour savoir quand organiser des événements avec les membres d'une équipe répartis dans différents pays.

En savoir plus

Ajouter des horloges d'autres fuseaux horaires dans Agenda

Affichez l'heure actuelle dans les fuseaux horaires de votre choix à gauche de votre agenda :

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres Paramètres.
3. Dans "Horloge mondiale", cliquez sur Afficher l'horloge mondiale.
4. Cliquez sur Ajouter un fuseau horaire  sélectionnez les fuseaux horaires que vous souhaitez afficher.

Ajouter un fuseau horaire à votre agenda

Affichez les fuseaux horaires sous forme de colonnes dans votre agenda pour planifier plus facilement les événements sur plusieurs fuseaux horaires.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres Paramètres.
3. Dans la section "Fuseau horaire", cliquez sur Afficher le fuseau horaire secondaire.
4. Cliquez sur Fuseau horaire secondaire choisissez un fuseau horaire.

Modifier le fuseau horaire de tous vos agendas

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres Paramètres.
3. Dans "Fuseau horaire", cliquez sur Fuseau horaire principal choisissez un fuseau horaire.

 

Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus

 

 

Vérifier la disponibilité d'une personne pour un événement

Pour coordonner les plannings des utilisateurs de Google Agenda, recueillez des propositions d'horaires de réunion afin de trouver un créneau horaire susceptible de convenir à tout le monde.

En savoir plus

Obtenir des propositions d'horaires pour une réunion

Si une personne a partagé son agenda avec vous, ou qu'elle fait partie de votre organisation, vous pouvez vérifier si elle est disponible ou occupée lorsque vous l'invitez à un événement.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts.
3. Saisissez les premières lettres du nom de la personne à inviter.
4. En haut à gauche, cliquez sur Créer .
5. Cliquez sur Horaires proposés. Si l'invité que vous avez sélectionné a partagé son agenda avec vous, vous verrez ses disponibilités.

Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus

 

 

Simplifier les invitations à l'aide d'un groupe

Si vous envoyez très fréquemment à un même groupe de personnes des messages ou des invitations à des événements, rassemblez ces personnes dans un groupe Google. La prochaine fois que vous rédigerez un message, adressez-le au groupe pour l'envoyer à tous ses membres simultanément. Vous pouvez utiliser le même groupe lorsque vous planifiez des réunions Google Agenda.

En savoir plus

Créer un groupe

1. Connectez-vous à Google Groupes.
2. En haut de la page, cliquez sur Créer un groupe.
3. Saisissez les informations relatives au groupe et choisissez les paramètres.
4. Cliquez sur Créer un groupe.
5. Patientez quelques minutes avant d'envoyer un message au groupe, le temps que celui-ci soit opérationnel. S'il ne l'est pas, vous recevrez une notification indiquant que votre message n'a pas pu être transmis.

Envoyer un e-mail à un groupe

1. Dans Gmail, cliquez sur Nouveau message.
2. À côté de À, saisissez un nom pour le libellé du groupe.
3. Rédigez votre message et cliquez sur Envoyer.

Planifier une réunion avec un groupe dans Agenda

Les membres actuels d'un groupe peuvent consulter un événement dans leur agenda.

1. Accédez à Google Agenda.
2. Saisissez l'adresse e-mail d'un groupe, comme vous le feriez pour inviter une personne.

Conseils :

• Si vous disposez de l'accès "Afficher la liste des membres" pour un groupe et que vous créez un événement de groupe, chacun des membres reçoit une invitation par e-mail.
• Si vous ne disposez pas de l'accès "Afficher la liste des membres", le groupe reçoit une invitation. Pour que l'événement s'affiche dans l'agenda d'un utilisateur, chaque utilisateur doit accepter l'invitation figurant dans l'e-mail d'invitation.
• Si vous invitez un grand nombre de personnes à un événement, vous verrez un message indiquant que l'invitation est en cours jusqu'à ce que chaque invité ait reçu l'invitation.

 

 

Gérer les réponses aux grands événements

Vous organisez un événement avec un grand nombre d'invités ? Utilisez conjointement Google Agenda et Google Sheets pour gérer efficacement tous vos événements, quelle que soit leur importance. Lorsque vous créez un événement pour un grand groupe de personnes, vous pouvez visualiser et télécharger les réponses, les adresses e-mail et les éventuels commentaires des invités.

• Si vous organisez une conférence, consultez les réponses reçues afin de réserver un espace adapté à l'événement.
• Consultez votre liste d'invités pour savoir si certaines personnes, telles que des cadres dirigeants ou des clients importants, seront présentes.
• Utilisez une liste de diffusion pour inviter un grand groupe de personnes. Agenda invitera automatiquement tous les membres qui rejoignent le groupe après l'envoi de l'invitation, et retirera automatiquement les membres qui le quittent.
• Suivez les informations de participation aux événements, comme le nom des participants, leurs coordonnées et le temps qu'ils ont consacré à l'événement. Partagez la feuille de présence pour que les membres de votre équipe qui ne sont pas sur place puissent étudier les informations collectées.

En savoir plus

Afficher et exporter la liste des réponses pour un grand groupe d'invités

Important : Pour suivre cette procédure, vous devez être autorisé à modifier un événement comptant 200 participants ou plus.

Remarque : Vous pouvez uniquement afficher l'état des réponses des membres des groupes que vous êtes autorisé à voir.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez l'événement via l'agenda dans lequel il a été créé.
2. Sélectionnez Exporter les réponses des invités dans Sheets. Google Sheets crée une liste à partir de la liste de réponses la plus récente.
3. Pour mettre à jour les informations, répétez l'étape 2 ci-dessus. L'exportation créera un nouvel onglet au début de la feuille d'origine avec les informations les plus récentes.

Créer une feuille de présence numérique

1. Dans Google Drive, cliquez sur Nouveau et sélectionnezGoogle SheetsFeuille de calcul vierge.
2. Ajoutez des en-têtes sur la première ligne, par exemple "Nom", "Adresse e-mail" et "Participe (O/N)".
3. Pendant l'événement, affichez cette feuille de calcul sur un ordinateur accessible au public. Les participants pourront ainsi renseigner la fiche à leur arrivée.

Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus

 

 

Informer les invités d'un changement concernant un événement

Informez simultanément tous vos invités par un e-mail ou via un message de chat.

• Informez vos invités de tout changement apporté à un événement : nouvel horaire, changement de lieu ou éventuelle annulation.
• Envoyez à vos invités un rappel ou une liste des tâches à accomplir avant l'événement.
• Envoyez un message de suivi pour recueillir les commentaires des participants ou récapituler les actions à effectuer à la suite d'un événement.

Découvrir comment

Informer les invités des modifications apportées à un événement

Important : La fonctionnalité de chat n'est disponible que si vous utilisez Google Agenda avec un compte professionnel ou scolaire.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Cliquez sur un événement.
3. Sélectionnez l'une des options suivantes à côté du nombre d'invités :
   • Discuter avec les invités  : un chat (existant ou nouveau) s'ouvre. Seuls sont inclus dans le chat les invités de votre entreprise ou de votre établissement scolaire ayant activé Chat.
   • Envoyer un e-mail aux invités  : le nouvel e-mail qui s'ouvre inclut tous les invités.

Agenda ne crée un chat de groupe avec les invités d'un événement que s'il n'y a pas plus de 50 invités (y compris l'organisateur). Les invités externes ne sont pas ajoutés aux chats de groupe.

 

 

Confier la gestion de votre événement à quelqu'un d'autre

Si vous ne vous occupez plus d'un événement que vous avez créé, vous pouvez l'attribuer à quelqu'un d'autre et éviter ainsi de le supprimer. Votre remplaçant pourra alors y apporter des modifications.

Remarque : Vous pouvez uniquement transférer la propriété d'un événement à quelqu'un possédant un compte Google.

En savoir plus

Transférer la propriété de votre événement à une autre personne dans Agenda

Les membres actuels d'un groupe peuvent consulter un événement dans leur agenda.

1. Accédez à Google Agenda.
2. Saisissez l'adresse e-mail d'un groupe, comme vous le feriez pour inviter une personne.

Conseils :

• Si vous disposez de l'accès "Afficher la liste des membres" pour un groupe et que vous créez un événement de groupe, chacun des membres reçoit une invitation par e-mail.
• Si vous ne disposez pas de l'accès "Afficher la liste des membres", le groupe reçoit une invitation. Pour que l'événement s'affiche dans l'agenda d'un utilisateur, chaque utilisateur doit accepter l'invitation figurant dans l'e-mail d'invitation.
• Si vous invitez un grand nombre de personnes à un événement, vous verrez un message indiquant que l'invitation est en cours jusqu'à ce que chaque invité ait reçu l'invitation.

Remarque : Pour accepter le transfert de propriété de l'événement, le nouveau propriétaire doit cliquer sur un lien contenu dans l'e-mail qui lui est envoyé de manière automatique. Vous restez propriétaire de l'événement tant qu'il ne l'a pas accepté. Si vous créez un événement Agenda comprenant un lien de réunion dans l'agenda d'une autre personne, ou si vous transférez un événement vers son agenda, assurez-vous de bien comprendre les règles de visioconférence.

 

 

Créer un agenda d'équipe

En plus de votre agenda personnel, vous pouvez créer d'autres agendas pour planifier et gérer des projets.

• Connaître les dates de congés de vos collaborateurs et les déplacements professionnels prévus.
• Savoir qui se trouve au bureau ou travaille à distance.
• Déterminer si tous vos collaborateurs peuvent assister à un événement ou une réunion d'équipe.
• Identifier les projets, les échéances et autres événements sur lesquels chacun travaille.

En savoir plus

Créer un agenda d'équipe

Vous ne pouvez créer un agenda que depuis un navigateur. Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans l'application Google Agenda. Une fois l'agenda créé, il est visible à la fois dans un navigateur et dans l'application.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. À gauche, à côté de "Autres agendas", cliquez sur Ajouter d'autres agendas   Créer un agenda.
3. Attribuez un nom à votre agenda et ajoutez une description.
4. Cliquez sur Créer l'agenda.
5. Si vous souhaitez partager votre agenda, cliquez dessus dans la barre de gauche, puis sélectionnez Partager avec des personnes en particulier.

Partager un agenda d'équipe

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda. Il n'est pas possible de partager des agendas depuis l'application Google Agenda.
2. Sur la gauche, accédez à la section "Mes agendas". Pour la développer, cliquez sur la flèche vers le bas .
3. Passez la souris sur l'agenda que vous souhaitez partager, puis cliquez sur Plus Paramètres et partage.
4. Dans la section "Partager avec des personnes en particulier", cliquez sur Ajouter des contacts.
5. Ajoutez l'adresse e-mail d'une personne ou d'un groupe Google. Le menu déroulant permet de modifier les paramètres d'autorisation. En savoir plus sur les autorisations d'accès
6. Cliquez sur Envoyer.
7. Le destinataire doit cliquer sur le lien envoyé par e-mail pour ajouter l'agenda à sa liste. Découvrez comment ajouter l'agenda d'une autre personne.

Conseil : Pour partager un agenda qui ne vous appartient pas, vous devez demander à son propriétaire de vous accorder l'autorisation "Apporter des modifications et gérer le partage".

Supprimer un agenda

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Paramètres.
3. Dans la colonne de gauche, recherchez l'agenda que vous souhaitez supprimer.
4. Cliquez sur le nom de l'agenda.
5. Cliquez sur  Supprimer l'agenda  Supprimer  Supprimer définitivement. 

 

 

Répondre aux invitations à un événement où que vous soyez

Appareils Android uniquement

Vous êtes en retard à un événement et souhaitez prévenir tout le monde rapidement ?

Envoyez aux invités un e-mail standard ou personnalisé depuis l'application Google Agenda de votre appareil mobile.

En savoir plus

Modifier les réponses rapides

1. Sur votre appareil Android, ouvrez l'application Agenda.
2. Appuyez sur Menu   Paramètres  Paramètres généraux  Réponses rapides.
3. Appuyez sur l'une des réponses existantes pour la modifier.
4. Appuyez sur OK.

Envoyer une réponse rapide

1. Sur votre appareil Android, ouvrez l'application Agenda.
2. Ouvrez un événement.
3. Cliquez sur Plus   Envoyer un e-mail aux invités.
4. Choisissez l'une de vos réponses rapides ou rédigez un message personnalisé.

 

 

Autoriser les invités à modifier des événements

Pour éviter que de nombreux e-mails soient échangés à propos de la disponibilité des invités à vos réunions, autorisez les invités à modifier l'événement afin qu'ils puissent choisir l'heure qui leur convient.

En savoir plus

Autoriser les invités à modifier un événement

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Cliquez sur un événement  Modifier l'événement .
3. À droite, sous "Les invités peuvent", cochez la case "Modifier l'événement".
4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Lorsque vous cochez la case "Les invités peuvent modifier l'événement", ces derniers peuvent, tout comme vous, modifier tous les champs, consulter la liste des invités, réserver des salles et gérer l'événement.

Autoriser les invités à modifier les événements par défaut

1. Dans Agenda, cliquez sur Paramètres   Paramètres.
2. Dans la section Paramètres des événements, cliquez sur Autorisations par défaut des invités, puis sélectionnez Modifier l'événement.

 

 

Contrôler qui peut voir votre agenda et vos événements

Même si vous n'avez pas partagé activement votre agenda avec vos collègues, ces derniers peuvent le consulter. Votre administrateur dispose d'un accès complet à votre agenda, quel que soit le mode de partage que vous avez choisi pour cet agenda ou pour vos événements. Vous pouvez modifier les paramètres par défaut afin que seules les personnes de votre choix puissent voir votre agenda.

Découvrir comment

Sélectionner manuellement les personnes autorisées à consulter votre agenda

1. Dans Agenda, sur la gauche, accédez à Mes agendas.
2. À côté de votre agenda, cliquez sur Plus Paramètres et partage.
3. Dans Autorisations d'accès aux événements, sélectionnez les paramètres de partage de votre choix.
   Vous pouvez toujours inviter des personnes à consulter votre agenda via les paramètres Partager avec des personnes ou des groupes spécifiques.

Vérifier la disponibilité d'une salle de réunion

Si vous utilisez fréquemment une salle de réunion, ajoutez-la à votre agenda. Vous pouvez ensuite vérifier si elle est occupée lorsque vous planifiez des réunions.

Découvrir comment

Ajouter une salle de réunion à votre agenda

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda. 
2. À côté de "Autres agendas", cliquez sur Ajouter Parcourir les ressources.
3. Cochez la case à côté de la salle de réunion que vous souhaitez ajouter.
4. (Facultatif) Pour renommer une salle de réunion :
   1. À côté de "Paramètres des autres agendas", cliquez sur la salle de réunion que vous venez d'ajouter.
   2. Dans le champ "Nom", saisissez un nouveau nom.
5. En haut de l'écran, cliquez sur Retour pour revenir à la page d'accueil de Google Agenda.

_{Google, Google Workspace et les marques et logos associés sont des marques de Google LLC. Tous les autres noms de sociétés et de produits sont des marques des sociétés auxquelles ils sont associés.}