Consejos para colaborar en Calendar

Secciones de esta página

• Añadir zonas horarias de compañeros de trabajo a un calendario
• Consultar la disponibilidad de alguien para un evento
• Simplificar las invitaciones mediante un grupo
• Gestionar respuestas a eventos grandes
• Informar a los invitados sobre cambios en la programación
• Delegar la gestión de eventos
• Responder a invitaciones desde cualquier lugar
• Permitir que los invitados modifiquen eventos
• Controlar quién ve tu calendario y tus eventos
• Comprobar si hay una sala de reuniones disponible

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Añadir zonas horarias de compañeros de trabajo a un calendario

Si trabajas con personas de otras partes del mundo, debes saber cuándo están disponibles.

Añade husos horarios a tu calendario para ver qué hora es en otros países. Luego, añade zonas horarias a tu calendario para saber cuándo organizar eventos con los miembros del equipo que se encuentran en otras partes del mundo.

Más información

Añadir relojes internacionales a Calendar

Mostrar la hora actual en las zonas horarias que elijas a la izquierda del calendario:

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración Configuración.
3. En "Husos horarios", haz clic en Mostrar husos horarios.
4. Haz clic en Añade una zona horaria  elige las zonas horarias que quieras ver. 

Añadir zonas horarias a Calendar

Mostrar las zonas horarias como columnas en tu calendario para ayudarte a programar eventos en todas las zonas horarias.

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración Configuración.
3. En el campo "Zona horaria", haz clic en Mostrar la zona horaria secundaria.
4. Haz clic en Zona horaria secundaria selecciona tu zona horaria.

Cambiar la zona horaria de todos tus calendarios

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración Configuración.
3. En "Zona horaria", haz clic en Zona horaria principal selecciona tu zona horaria.

 

Más información en el Centro de Ayuda de Google Calendar

 

 

Consultar la disponibilidad de alguien para un evento

Para coordinar las agendas de usuarios de Google Calendar y consultar su disponibilidad para reunirse, puedes utilizar las sugerencias sobre horas de reunión.

Más información

Recibir sugerencias sobre horas de reunión

Si una persona ha compartido su calendario contigo, o si pertenece a tu organización, puedes saber si está libre u ocupada cuando la añades a un evento.

1. En un ordenador, abre Google Calendar.
2. En la parte izquierda, haz clic en Buscar a gente.
3. Empieza a escribir el nombre de una persona y elige la persona con la que quieras reunirte.
4. Arriba a la izquierda, haz clic en Crear .
5. Haz clic en Sugerencias de horas. Si el invitado ha compartido su calendario contigo, verás en qué horario podría asistir.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Calendar

 

 

Simplificar las invitaciones mediante un grupo

Si siempre envías correos electrónicos o invitaciones a eventos a las mismas personas, crea un grupo de Google con ellas. La próxima vez que redactes un mensaje, envía un correo electrónico al grupo para llegar a todos sus integrantes a la vez. Puedes utilizar el mismo grupo para organizar reuniones en Google Calendar.

Más información

Crear un grupo

1. Inicia sesión en Grupos de Google.
2. En la parte superior, haz clic en Crear grupo.
3. Introduce la información y elige la configuración del grupo.
4. Haz clic en Crear grupo.
5. Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.

Enviar correos electrónicos a grupos

1. En Gmail, haz clic en Redactar.
2. Junto a Para, introduce el nombre de la etiqueta del grupo.
3. Escribe el mensaje y haz clic en Enviar.

Programar reuniones en grupo en Calendar

Los miembros de un grupo pueden ver un evento en su calendario.

1. Ve a Google Calendar.
2. Introduce la dirección de correo electrónico de un grupo del mismo modo que añadirías a cualquier invitado.

Notas:

• Si tienes acceso "Ver miembros" a un grupo y creas un evento para ese grupo, cada miembro recibirá un correo electrónico de invitación.
• Si no tienes acceso "Ver miembros", el grupo recibirá una invitación. Para que el evento se muestre en el calendario de un usuario, cada usuario debe aceptar la invitación del correo electrónico de invitación.
• Si invitas a grupos grandes de invitados a un evento, verás un mensaje de invitación en curso hasta que no se invite a cada uno de los invitados.

 

 

Gestionar respuestas a eventos grandes

¿Vas a organizar un evento con muchos asistentes? Con Google Calendar y Hojas de cálculo de Google, puedes gestionar eventos de todo tipo de manera eficaz. Cuando creas un evento con un grupo grande de personas, puedes ver y descargar respuestas de invitados, direcciones de correo electrónico y cualquier nota que se añada al evento.

• Si quieres organizar una conferencia, comprueba las confirmaciones de asistencia para asegurarte de que dispones del sitio adecuado para celebrar el evento.
• Revisa la lista de invitados para ver si asistirán determinadas personas, como ejecutivos o clientes importantes.
• Utiliza una lista de distribución para invitar a grupos grandes: Calendar invitará automáticamente a cualquier miembro del grupo que se una tras enviar la invitación y quitará automáticamente a los miembros que dejen el grupo.
• Lleva un registro de la asistencia a eventos, como los nombres de los asistentes, el tiempo que estuvieron en el evento y sus datos de contacto. Comparte la hoja de cálculo de asistencia/salida para que los miembros del equipo que estén lejos puedan ver la información recabada.

Más información

Ver y exportar listas de confirmaciones de asistencia de grupos numerosos

Importante: Para llevar a cabo estos pasos, debes contar con derechos de edición para un grupo de 200 personas o más.

Nota: Solo verás el estado de confirmación de asistencia de los miembros de los grupos que tengas permiso para ver.

1. En el ordenador, abre el evento en el calendario donde se creó originalmente.
2. Selecciona Exportar respuestas de invitados a Hojas de cálculo. Hojas de cálculo de Google creará una lista a partir de la lista de confirmación de asistencia más reciente. 
3. Para actualizar la información, repite el paso 2 anterior. La exportación creará una nueva pestaña al principio de la hoja de cálculo original con la información actualizada.

Crear una hoja de registro de asistencia digital

1. En Google Drive, haz clic en Nuevo y selecciona Hojas de cálculo de GoogleHoja de cálculo en blanco.
2. Añade encabezados en la fila superior; por ejemplo, Nombre, Correo electrónico y Ha asistido (S/N).
3. Cuando se celebre el evento, utiliza un ordenador accesible al público donde esté abierta esta hoja de cálculo. Los invitados podrán introducir su información cuando lleguen.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Calendar

 

 

Informar a los invitados sobre cambios en la programación

Avisa a todos tus invitados a la vez mediante un correo o un mensaje de chat.

• Notifica a los invitados del evento las novedades, incluidos los cambios de horario y ubicación o las cancelaciones.
• Antes de un evento, envía recordatorios o listas de tareas a los invitados.
• Una vez que haya tenido lugar, envía un mensaje de seguimiento para pedir opiniones o resumir los puntos tratados.

Más información

Notificar a los invitados los cambios en los eventos

Importante: La función de chat solo está disponible si usas Google Calendar con una cuenta de trabajo o de centro educativo.

1. En tu ordenador, abre Google Calendar.
2. Haz clic en un evento.
3. Junto al número de invitados, selecciona una opción:
   • Chatear con invitados : se crea un chat o se abre el que ya tenías. En el chat solo se incluyen los invitados de la organización de tu trabajo o de tu centro educativo que tienen habilitado Chat.
   • Enviar un correo a los invitados : se abre un nuevo correo en el que se incluyen todos los invitados.

Calendar solo crea un chat de grupo con las personas invitadas a un evento cuando no son más de 50 (incluido el organizador). Los invitados externos no se añaden a los chats de grupo.

 

 

Delegar la gestión de eventos

Si ya no eres el responsable de un evento que has creado, puedes mantener el evento y asignarlo a otra persona. El nuevo responsable del evento podrá realizar las modificaciones necesarias.

Nota: Solo puedes transferir la propiedad de un evento a alguien que tenga una cuenta de Google.

Más información

Transferir la propiedad de tu evento a otra persona en Calendar

Los miembros de un grupo pueden ver un evento en su calendario.

1. Ve a Google Calendar.
2. Introduce la dirección de correo electrónico de un grupo del mismo modo que añadirías a cualquier invitado.

Notas:

• Si tienes acceso "Ver miembros" a un grupo y creas un evento para ese grupo, cada miembro recibirá un correo electrónico de invitación.
• Si no tienes acceso "Ver miembros", el grupo recibirá una invitación. Para que el evento se muestre en el calendario de un usuario, cada usuario debe aceptar la invitación del correo electrónico de invitación.
• Si invitas a grupos grandes de invitados a un evento, verás un mensaje de invitación en curso hasta que no se invite a cada uno de los invitados.

Nota: El nuevo propietario debe aceptar la transferencia de propiedad del evento haciendo clic en un enlace incluido en un correo electrónico automático. El evento seguirá siendo de tu propiedad hasta que acepte. Si creas un evento de Calendar con un enlace a una reunión en el calendario de otra persona o transfieres un evento a su calendario, asegúrate de que conoces las políticas de videoconferencia.

 

 

Crear un calendario de equipo

Además de tu propio calendario, puedes crear otros calendarios para controlar las agendas y gestionar proyectos.

• Las fechas previstas de las vacaciones y los viajes de trabajo de los miembros del equipo.
• Quién está trabajando en la oficina o de forma remota.
• Cuándo están todos disponibles para participar en reuniones o eventos con todo el equipo.
• En qué proyectos o actividades están trabajando los demás y con qué plazos de finalización.

Más información

Crear calendarios de equipo

Solo puedes crear calendarios nuevos desde un navegador, no desde la aplicación de Google Calendar. Cuando se cree el calendario, lo verás en el navegador y en la aplicación.

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. A la izquierda, junto a "Otros calendarios", haz clic en Añadir otros calendarios   Crear un calendario.
3. Añade el nombre y la descripción del calendario.
4. Haz clic en Crear calendario.
5. Si quieres compartir tu calendario, haz clic en él en la barra izquierda y selecciona Compartir con determinadas personas.

Compartir calendarios de equipo

1. En un ordenador, abre Google Calendar. No es posible compartir calendarios desde la aplicación Google Calendar.
2. Busca la sección "Mis calendarios" en el lateral izquierdo de la página. Para mostrarla, haz clic en la flecha hacia abajo .
3. Coloca el cursor sobre el nombre del calendario que quieres compartir y haz clic en Más Configurar y compartir.
4. En la sección "Compartir con determinadas personas", haz clic en Añadir personas.
5. Añade la dirección de correo electrónico de una persona o un grupo de Google. Utiliza el menú desplegable para ajustar la configuración de sus permisos.Más información sobre los permisos de acceso
6. Haz clic en Enviar.
7. El destinatario tendrá que hacer clic en el enlace del correo para añadir el calendario a su lista. Más información sobre cómo añadir el calendario de otra persona

Nota: Para compartir un calendario que no te pertenece, debes pedir al propietario que te conceda permiso "Hacer cambios y gestionar el uso compartido".

Eliminar calendarios

1. En un ordenador, abre Google Calendar.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración Configuración.
3. Busca en la columna de la izquierda el calendario que quieres eliminar.
4. Haz clic en el nombre del calendario.
5. Haz clic en Quitar calendario Eliminar Eliminar definitivamente.

 

 

Responder a invitaciones a eventos desde cualquier lugar

Solo dispositivos Android

¿Llegas tarde a un evento y necesitas avisar ya al resto?

Envía un correo electrónico personalizado o escrito de antemano a los invitados al evento desde la aplicación Google Calendar de tu dispositivo móvil.

Más información

Editar respuestas rápidas

1. En tu dispositivo Android, abre la aplicación Calendar.
2. Toca Menú   Ajustes  General  Respuestas rápidas.
3. Toca una respuesta rápida para editar o sustituir el texto.
4. Toca Aceptar.

Enviar respuestas rápidas

1. En tu dispositivo Android, abre la aplicación Calendar.
2. Abre un evento.
3. Toca Más   Enviar un correo a los invitados.
4. Elige una de tus respuestas rápidas o escribe un mensaje personalizado.

 

 

Permitir que los invitados modifiquen eventos

Para evitar que los invitados a tus reuniones te envíen una gran cantidad de correos electrónicos sobre su disponibilidad, puedes dejar que ellos mismos cambien el evento para que puedan elegir la hora que más les convenga.

Más información

Dejar que los invitados editen eventos

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Haz clic en un evento Editar evento .
3. A la derecha, en "Los invitados pueden", marca "Editar el evento".
4. Haz clic en Guardar.

Nota: Si seleccionas "Los invitados pueden modificar el evento", podrán editar todos los campos, ver la lista de invitados, reservar salas y gestionar el evento igual que tú.

Dejar que los invitados editen eventos de forma predeterminada

1. En Calendar, haz clic en el icono de la rueda dentada   Configuración.
2. En la sección Configuración del evento, haz clic en Permisos de invitados predeterminados y selecciona Modificar evento.

 

 

Controlar quién ve tu calendario y tus eventos

Aunque no hayas compartido tu calendario de forma activa con tus compañeros de trabajo, podrán verlo igualmente. Tu administrador tiene acceso completo a tu calendario, independientemente de cómo compartas el calendario y los eventos. Puedes cambiar tu configuración predeterminada para que solo puedan ver tu calendario las personas que elijas.

Más información

Seleccionar manualmente quién puede ver tu calendario

1. En la parte izquierda de Calendar, ve a Mis calendarios.
2. Junto a tu calendario, haz clic en Más Configurar y compartir.
3. En Permisos de acceso a los eventos, selecciona la configuración de uso compartido que prefieras.
   Puedes seguir invitando a otras personas a ver tu calendario mediante la opción Compartir con personas o grupos específicos.

Comprobar si hay una sala de reuniones disponible

Si utilizas a menudo una sala de reuniones, añádela a tu calendario. Así, podrás comprobar si está ocupada cuando estés planeando reuniones.

Más información

Añadir una sala de reuniones a tu calendario

1. En un ordenador, abre Google Calendar.
2. Junto a "Otros calendarios", haz clic en Añadir Explorar recursos.
3. Marca la casilla situada junto a la sala de reuniones que quieras añadir.
4. (Opcional) Para cambiar el nombre de una sala de reuniones, sigue estos pasos:
   1. Junto a "Configuración de otros calendarios", haz clic en la sala de reuniones que acabas de añadir.
   2. En "Nombre", escribe otro nombre.
5. En la parte superior, haz clic en Atrás para volver a la página principal de Calendar.

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