Tipps für die Zusammenarbeit in Google Kalender

Themen auf dieser Seite

• Ihrem Kalender Zeitzonen von Kollegen hinzufügen
• Verfügbarkeit von Personen für einen Termin prüfen
• Einladungen mithilfe von Gruppen vereinfachen
• Antworten auf Termine mit vielen Gästen verwalten
• Gäste über Terminänderungen informieren
• Termine von anderen Nutzern verwalten lassen
• Von unterwegs auf Einladungen antworten
• Gästen erlauben, Termine zu bearbeiten
• Festlegen, wer Ihren Kalender und Ihre Termine sehen kann
• Verfügbarkeit eines Konferenzraums prüfen

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Ihrem Kalender Zeitzonen von Kollegen hinzufügen

Wenn Sie mit Menschen rund um den Globus zusammenarbeiten, müssen Sie wissen, wer wann erreichbar ist.

Sie können Ihrem Kalender Weltuhren hinzufügen, damit Sie sehen, wie spät es in anderen Ländern ist. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, sich in Ihrem Kalender Zeitzonen anzeigen zu lassen. So lassen sich Termine mit internationalen Teams leichter organisieren.

Weitere Informationen

In Google Kalender Weltuhren hinzufügen

Links im Kalender können Sie die Uhrzeit in der gewünschten Zeitzone anzeigen lassen:

1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
2. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“ Einstellungen.
3. Klicken Sie unter „Weltuhr“ auf Weltuhr anzeigen.
4. Klicken Sie auf Zeitzone hinzufügen  wählen Sie die gewünschte Zeitzone aus. 

Einem Kalender Zeitzonen hinzufügen

Zeitzonen als Spalten in Ihrem Kalender anzeigen, um Termine in mehreren Zeitzonen zu planen.

1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
2. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“ Einstellungen.
3. Klicken Sie im Bereich „Zeitzone“ auf Sekundäre Zeitzone anzeigen.
4. Klicken Sie auf „Sekundäre Zeitzone“ wählen Sie eine Zeitzone aus.

Zeitzone für alle Kalender ändern

1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
2. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“ Einstellungen.
3. Klicken Sie unter „Zeitzone“ auf „Primäre Zeitzone“ wählen Sie die Zeitzone aus.

 

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Kalender-Hilfe.

 

 

Verfügbarkeit von Personen für einen Termin prüfen

Wenn Sie in Google Kalender Termine mit anderen Personen abstimmen möchten, können Sie sich Termine für Besprechungen vorschlagen lassen. So sehen Sie, wer wann Zeit hat.

Weitere Informationen

Besprechungstermine vorschlagen lassen

Wenn jemand seinen Kalender für Sie freigegeben hat oder zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Bildungseinrichtung bzw. Ihrer Organisation gehört, können Sie die Verfügbarkeit dieser Person überprüfen, indem Sie sie einem Termin hinzufügen.

1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
2. Klicken Sie links auf Personen suchen.
3. Beginnen Sie mit der Eingabe eines Namens und wählen Sie die Person aus, mit der Sie sich treffen möchten.
4. Klicken Sie links oben auf „Eintragen“ .
5. Klicken Sie auf Zeitvorschläge. Wenn die eingeladene Person ihren Kalender für Sie freigegeben hat, können Sie ihre Terminübersicht sehen.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Kalender-Hilfe.

 

 

Einladungen mithilfe von Gruppen vereinfachen

Wenn Sie häufig E-Mails oder Besprechungseinladungen an dieselben Personen versenden, können Sie für diese Personen eine Google Groups-Gruppe erstellen. Wenn Sie das nächste Mal eine Nachricht schreiben, senden Sie eine E-Mail an die Gruppe, um alle Empfänger gleichzeitig zu erreichen. Sie können mit dieser Gruppe auch Besprechungen in Google Kalender planen.

Weitere Informationen

Gruppe erstellen

1. Melden Sie sich in Google Groups an.
2. Klicken Sie oben auf Gruppe erstellen.
3. Geben Sie Informationen für die Gruppe ein und wählen Sie Einstellungen aus.
4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.
5. Warten Sie nach dem Erstellen einer Gruppe einige Minuten, bis Sie eine Nachricht an sie senden. Andernfalls erhalten Sie eventuell eine Benachrichtigung, dass Ihre Nachricht nicht zugestellt werden konnte.

E-Mails an eine Gruppe senden

1. Klicken Sie in Gmail auf Schreiben.
2. Geben Sie neben An den Labelnamen für die Gruppe ein.
3. Verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf Senden.

Besprechung mit einer Gruppe in Google Kalender planen

Aktuelle Mitglieder einer Gruppe können sich einen Termin in ihrem Kalender ansehen.

1. Rufen Sie Google Kalender auf.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Gruppe ein, genauso wie Sie auch sonst Gäste hinzufügen.

Tipps:

• Tipp: Wenn Sie die Zugriffsberechtigung "Mitglieder anzeigen" für eine Gruppe haben und einen Gruppentermin erstellen, erhält jedes Mitglied eine Einladungs-E-Mail.
• Haben Sie diese Berechtigung nicht, erhält die Gruppe eine Einladung. Damit der Termin im Kalender eines Nutzers angezeigt wird, muss er die Einladung über die zugehörige E-Mail annehmen.
• Wenn Sie große Gruppen von Gästen zu einem Termin einladen, wird so lange eine Nachricht angezeigt, bis jeder Gast eingeladen wird.

 

 

Antworten auf Termine mit vielen Gästen verwalten

Sie müssen einen Termin mit vielen Gästen organisieren? Kein Problem mit Google Kalender und Google Tabellen. Sie haben die Möglichkeit, Antworten, E-Mail-Adressen und hinzugefügte Notizen der Gäste anzusehen und herunterzuladen.

• Sie planen eine Konferenz? Dann können Sie sich mithilfe der automatischen Antworten rechtzeitig um die richtigen Räumlichkeiten kümmern.
• In der Gästeliste sehen Sie, ob bestimmte Personen teilnehmen, zum Beispiel Vorstandsmitglieder oder wichtige Kunden.
• Wenn Sie viele Personen einladen, verwenden Sie am besten Mailinglisten. Mitglieder, die der Gruppe hinzugefügt werden, nachdem Sie die Einladung gesendet haben, werden automatisch eingeladen. Ebenso werden Personen, die die Gruppe verlassen, automatisch entfernt.
• Sie führen für Veranstaltungen Teilnehmerlisten, die die Namen und Kontaktdaten der Teilnehmer enthalten sowie die Dauer der Anwesenheit. Sie geben die An-/Abmeldeliste frei, damit Teammitglieder, die an anderen Standorten arbeiten, die erfassten Informationen ansehen können.

Weitere Informationen

Liste mit Zu- und Absagen für eine Gruppe anzeigen lassen und exportieren

Wichtig: Die folgenden Schritte können Sie nur durchführen, wenn es einen Termin mit mindestens 200 Personen gibt, für den Sie Bearbeitungsrechte haben.

Hinweis: Sie sehen nur die Antworten der Mitglieder von Gruppen, für die Sie Anzeigeberechtigungen haben.

1. Öffnen Sie auf Ihrem Computer den Termin in dem Kalender, in dem der Termin ursprünglich erstellt wurde.
2. Wählen Sie Antworten der Gäste nach Google Tabellen exportieren aus. In Google Tabellen wird daraufhin eine Liste mit den aktuellen Antworten der Gäste erstellt. 
3. Wenn Sie die Informationen aktualisieren möchten, wiederholen Sie Schritt 2. Durch den Export wird am Anfang der ursprünglichen Tabelle ein neues Tabellenblatt mit den aktuellen Informationen eingefügt.

Tabelle für die digitale Anmeldung erstellen

1. Klicken Sie in Google Drive auf Neu und danach auf Google Tabellen Leere Tabelle.
2. Fügen Sie in der obersten Zeile Überschriften hinzu, z. B. „Name“, „E-Mail-Adresse“ und „Teilgenommen (J/N)“.
3. Bringen Sie zu Ihrer Veranstaltung einen Computer mit, auf dem diese Tabelle geöffnet ist. Machen Sie diesen Computer für alle Teilnehmer zugänglich. Die Teilnehmer können ihre Informationen nach ihrer Ankunft eingeben.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Kalender-Hilfe

 

 

Gäste über Terminänderungen informieren

Sie können alle Gäste gleichzeitig per E-Mail oder Chat benachrichtigen.

• Sie informieren Gäste über Änderungen, z. B. über neue Zeiten, geänderte Orte oder wenn der Termin komplett abgesagt wurde.
• Sie senden den Gästen vor einem Termin eine Erinnerung oder eine Aufgabenliste.
• Sie senden im Anschluss an einen Termin eine Nachricht, in der Sie um Feedback bitten oder beschlossene Maßnahmen zusammenfassen.

Weitere Informationen

Gäste über Terminänderungen informieren

Wichtig: Die Chatfunktion ist nur verfügbar, wenn Sie Google Kalender über ein Konto eines Unternehmens oder einer Bildungseinrichtung verwenden.

1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
2. Klicken Sie auf einen Termin.
3. Wählen Sie neben der Anzahl der Gäste eine Option aus:
   • Mit Gästen chatten : Ein neuer oder vorhandener Chat wird geöffnet. Nur Gäste mit aktiviertem Chat in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Bildungseinrichtung können am Chat teilnehmen.
   • E-Mail an Gäste senden : Eine neue E-Mail wird geöffnet. Alle eingeladenen Gäste sind als Empfänger angegeben.

Google Kalender erstellt nur dann einen Gruppenchat mit Gästen, die zu einem Termin eingeladen wurden, wenn maximal 50 Gäste (einschließlich des Organisators) vorhanden sind. Externe Gäste werden nicht zu Gruppenchats hinzugefügt.

 

 

Termine von anderen Nutzern verwalten lassen

Wenn Sie für einen Termin, den Sie erstellt haben, nicht mehr verantwortlich sind, können Sie ihn einer anderen Person zuweisen. Sie kann den Termin dann nach Bedarf ändern.

Hinweis: Sie können Termine nur Personen zuweisen, die ein Google-Konto haben.

Weitere Informationen

Termin an einen anderen Nutzer in Google Kalender übertragen

Aktuelle Mitglieder einer Gruppe können sich einen Termin in ihrem Kalender ansehen.

1. Rufen Sie Google Kalender auf.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Gruppe ein, genauso wie Sie auch sonst Gäste hinzufügen.

Tipps:

• Tipp: Wenn Sie die Zugriffsberechtigung "Mitglieder anzeigen" für eine Gruppe haben und einen Gruppentermin erstellen, erhält jedes Mitglied eine Einladungs-E-Mail.
• Haben Sie diese Berechtigung nicht, erhält die Gruppe eine Einladung. Damit der Termin im Kalender eines Nutzers angezeigt wird, muss er die Einladung über die zugehörige E-Mail annehmen.
• Wenn Sie große Gruppen von Gästen zu einem Termin einladen, wird so lange eine Nachricht angezeigt, bis jeder Gast eingeladen wird.

Hinweis: Der neue Inhaber muss die Übertragung der Inhaberschaft akzeptieren, indem er in einer automatisch generierten E-Mail auf einen Link klickt. Bis dahin bleiben Sie der Inhaber. Wenn Sie einen Kalender-Termin mit einem Konferenzlink im Kalender einer anderen Person erstellen oder einen Termin in deren Kalender übertragen, informieren Sie sich über die Richtlinien für Videokonferenzen.

 

 

Teamkalender erstellen

Zusätzlich zu Ihrem eigenen Kalender können Sie andere Kalender erstellen, um Zeitpläne zu verfolgen und Projekte zu verwalten.

• Urlaube und Geschäftsreisen der Teammitglieder im Blick behalten
• Jederzeit sehen, wer im Büro ist oder von einem anderen Standort aus arbeitet
• Für Termine und Besprechungen, die das gesamte Team betreffen, die Verfügbarkeit aller Personen prüfen
• Sehen, an welchen Projekten und anderen Terminen gearbeitet wird

Weitere Informationen

Teamkalender erstellen

Sie können neue Kalender nur über einen Browser erstellen, nicht über die Google Kalender App. Nachdem der Kalender erstellt wurde, wird er im Browser und in der App angezeigt.

1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
2. Klicken Sie links neben „Weitere Kalender“ auf „Weitere Kalender hinzufügen“   Neuen Kalender einrichten.
3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Kalender ein.
4. Klicken Sie auf Kalender einrichten.
5. Wenn Sie Ihren Kalender freigeben möchten, klicken Sie in der linken Leiste auf den Namen des Kalenders und wählen Sie dann Für bestimmte Personen freigeben aus.

Teamkalender freigeben

1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender. Über die Google Kalender App ist es nicht möglich, Kalender freizugeben.
2. Suchen Sie links den Bereich „Meine Kalender“. Klicken Sie zum Maximieren auf den Drop-down-Pfeil .
3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Kalender, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf „Mehr“ Einstellungen und Freigabe.
4. Klicken Sie unter „Für bestimmte Personen freigeben“ auf die Option Personen hinzufügen.
5. Fügen Sie die E-Mail-Adresse einer Person oder Google-Gruppe hinzu. Wählen Sie über das Drop-down-Menü die gewünschten Berechtigungseinstellungen aus. Weitere Informationen zu Zugriffsberechtigungen
6. Klicken Sie auf Senden.
7. Der Empfänger muss auf den E-Mail-Link klicken, um den Kalender seiner Liste hinzuzufügen. Weitere Informationen

Tipp: Kalender, bei denen Sie nicht der Inhaber sind, können Sie nur freigeben, wenn Sie die Berechtigung „Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten“ haben.

Kalender löschen

1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
2. Klicken Sie oben rechts auf „Einstellungen“   Einstellungen.
3. Suchen Sie in der linken Spalte nach dem Kalender, den Sie löschen möchten.
4. Klicken Sie auf den Namen des Kalenders.
5. Klicken Sie auf Kalender entfernen  Löschen  Endgültig löschen. 

 

 

Von unterwegs auf Einladungen antworten

Nur für Android-Geräte

Sie schaffen es nicht rechtzeitig zu einem Termin und möchten die Wartenden schnell darüber informieren?

Dann senden Sie Ihren Gästen einfach eine vorformulierte oder benutzerdefinierte E-Mail über die Google Kalender App.

Weitere Informationen

Kurzantworten bearbeiten

1. Öffnen Sie die Google Kalender App auf Ihrem Android-Gerät.
2. Tippen Sie auf das Dreistrich-Menü  Einstellungen  Allgemein  Kurzantworten.
3. Tippen Sie auf eine der Antworten, um den Text zu bearbeiten oder zu ersetzen.
4. Tippen Sie auf OK.

Kurzantworten senden

1. Öffnen Sie die Google Kalender App auf Ihrem Android-Gerät.
2. Öffnen Sie einen Termin.
3. Klicken Sie auf Das Dreipunkt-Menü   E-Mail an Gäste senden.
4. Wählen Sie eine Ihrer Kurzantworten aus oder schreiben Sie eine Nachricht.

 

 

Gästen erlauben, Termine zu bearbeiten

Sie können verhindern, dass die Verfügbarkeit von Gästen für eine Besprechung erst in vielen E-Mails geklärt werden muss. Dazu erlauben Sie den Gästen einfach, den Termin selbst zu bearbeiten und einen Zeitraum auszuwählen, zu dem sie verfügbar wären.

Weitere Informationen

Gästen erlauben, einen Termin zu bearbeiten

1. Öffnen Sie Google Kalender auf einem Computer.
2. Klicken Sie auf einen Termin  „Termin bearbeiten“ .
3. Wählen Sie rechts unter „Gäste können“ die Option „Termin bearbeiten“ aus.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Wenn Sie die Option „Gäste können den Termin bearbeiten“ aktivieren, können die Nutzer alle Felder bearbeiten, die Gästeliste aufrufen, Räume buchen und den Termin verwalten – genauso wie Sie selbst.

Gästen standardmäßig erlauben, Termine zu bearbeiten

1. Klicken Sie in Google Kalender auf "Einstellungen"  Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Termineinstellungen auf Standardberechtigungen für Gäste und wählen Sie Termin bearbeiten aus.

 

 

Festlegen, wer Ihren Kalender und Ihre Termine sehen kann

Wenn Sie Ihren Kalender nicht für andere Personen aktiv freigegeben haben, können sie ihn weiterhin ansehen. Ihr Administrator hat vollen Zugriff auf Ihren Kalender, unabhängig davon, wie Sie den Kalender oder Ihre Termine freigeben. Sie können die Standardeinstellungen so ändern, dass nur von Ihnen ausgewählte Personen Ihren Kalender sehen können.

Weitere Informationen

Manuell auswählen, wer Ihren Kalender sehen kann

1. Klicken Sie in Google Kalender links auf Meine Kalender.
2. Klicken Sie neben Ihrem Kalender auf das Dreipunkt-Menü Einstellungen und Freigabe.
3. Wählen Sie unter Zugriffsberechtigungen für Termine Ihre bevorzugten Freigabeeinstellungen aus.
   Über die Einstellungen Für bestimmte Personen oder Gruppen freigeben können Sie weiterhin Personen dazu einladen, Ihren Kalender aufzurufen.

Verfügbarkeit eines Konferenzraums prüfen

Wenn Sie häufig einen Konferenzraum nutzen, fügen Sie ihn Ihrem Kalender hinzu. So können Sie bei der Planung von Besprechungen prüfen, ob er belegt ist.

Weitere Informationen

Dem Kalender einen Konferenzraum hinzufügen

1. Öffnen Sie Google Calendar auf einem Computer. 
2. Klicken Sie neben „Weitere Kalender“ auf „Hinzufügen“ Ressourcen ansehen.
3. Klicken Sie auf das Kästchen neben dem Konferenzraum, den Sie hinzufügen möchten.
4. Optional: So benennen Sie einen Konferenzraum um:
   1. Klicken Sie neben „Einstellungen für andere Kalender“ auf den Konferenzraum, den Sie gerade hinzugefügt haben.
   2. Geben Sie unter „Name“ einen neuen Namen ein.
5. Klicken Sie oben auf „Zurück“ , um zur Kalender-Startseite zurückzukehren.

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