團隊需要合作或參考相同的 Google 雲端硬碟檔案時，使用共用雲端硬碟是很有效的方法。不過，要想分辨哪些使用者能存取共用雲端硬碟中的檔案或資料夾、他們擁有的權限是哪一種，或是想找出變更存取權的方式時，您可能會感到混淆。
本頁面包含以下內容：
成員對檔案和資料夾的權限
- 共用雲端硬碟的所有成員都能查看該雲端硬碟中的所有檔案和資料夾。 如果您擁有資料夾的「管理員」存取權，就可以限制特定成員的存取權。
- 視存取層級而定，成員可能會擁有加註或編輯等更多權限。
- 如果成員擁有管理員權限 (也稱為「共用雲端硬碟管理員」) 或擔任 Google Workspace 管理員，就能將其他使用者新增為成員，並設定他們的存取層級。 系統會將要求加入共用雲端硬碟的成員要求傳送給所有管理員。
下表是各個存取層級允許的所有動作：
| 存取層級 | |||||
| 權限 | 主管 | 內容管理員 | 協作者 | 加註者 | 檢視者 |
|---|---|---|---|---|---|
| 可檢視檔案與資料夾 | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| 可在檔案中加註 | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |
| 可編輯檔案 | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| 可建立及新增檔案，可建立資料夾 | ✔ | ✔ | ✔* | ||
| 可在特定檔案中新增及移除使用者和群組 | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| 可還原 30 天內刪除並移到垃圾桶的檔案 | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| 可將檔案從我的雲端硬碟移至共用雲端硬碟 | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| 可將檔案和資料夾移至垃圾桶 | ✔ | ✔ | |||
| 可移動共用雲端硬碟中的檔案和資料夾 | ✔ | ✔ | |||
| 可在共用雲端硬碟中的特定資料夾新增或移除使用者和群組 | ✔ | ✔** | |||
| 可將資料夾從「我的雲端硬碟」移至共用雲端硬碟 | ✔ | ||||
| 可將共用雲端硬碟中的檔案移至另一個共用雲端硬碟 | ✔ | ||||
| 可新增或移除共用雲端硬碟的成員 | ✔ | ||||
| 可變更成員的存取層級 | ✔ | ||||
| 可將垃圾桶中的檔案永久刪除 | ✔ | ||||
| 可重新命名或變更主題 | ✔ | ||||
| 可刪除共用雲端硬碟 | ✔ | ||||
* 在 Google 雲端硬碟電腦版或 ChromeOS「檔案」應用程式的檔案中，「協作者存取權」僅提供讀取權限。如要讓使用者在 Google 雲端硬碟電腦版和 ChromeOS 中建立、上傳及編輯共用雲端硬碟中的檔案，請授予使用者「內容管理員」或「管理員」權限。
** 系統管理員或管理員可以禁止內容管理員共用資料夾。
共用雲端硬碟的存取權控管機制
貴機構必須支援這項功能，您才能使用。如需相關協助，請與管理員聯絡。
如果成員擁有管理員權限或擔任 Google Workspace 管理員，就能控管共用雲端硬碟中項目的存取權限。除了設定成員之外，他們也可以設定下列共用限制：
- 禁止與機構外使用者共用檔案
- 禁止與非成員使用者共用檔案
- 禁止特定成員存取資料夾
- 禁止擁有「內容管理員」存取權的成員共用資料夾
- 禁止內容管理員、協作者和具備加註者或檢視者權限的成員下載、複製或列印檔案。雲端硬碟電腦版會顯示這些檔案的 .gdrive 捷徑。
這些限制會覆寫檔案和資料夾共用設定 (請見下一節的說明)。如果管理員變更了共用雲端硬碟的限制設定，雲端硬碟檔案的存取權也會隨之更新。
舉例來說，如果共用雲端硬碟中的某個檔案原本與外部使用者共用，在共用雲端硬碟的設定更新為禁止與機構外人士共用之後，外部使用者就無法再存取該檔案。不過，外部使用者對該檔案的權限維持不變，如果再將設定變更為允許與外部使用者共用，他們就可以重新存取先前已共用的檔案。
共用屬於共用雲端硬碟的檔案和資料夾
除非共用雲端硬碟的共用設定禁止 (如上一節所述)，否則如果成員擁有管理員、內容管理員或協作者權限，就能與其他使用者和群組共用「檔案」，做法與共用「我的雲端硬碟」中的其他檔案相同。 如果管理員允許，成員也可以透過協作者共用功能，與沒有 Google 帳戶的使用者共用檔案。
具備「管理員」和「內容管理員」存取權的成員，可以與使用者和群組共用資料夾。不過，管理員和具備「管理員」存取權的使用者可以禁止其他人共用資料夾，或是限制共用資料夾的存取權，防止特定使用者存取資訊。
誰會收到存取權要求？
- 如果有人要求存取或加入共用雲端硬碟，系統會將要求傳送給具備「管理員」存取權的使用者。
- 當有人要求存取檔案或資料夾時，系統會將要求傳送給項目的建立者。如果建立者沒有共用檔案或資料夾的權限，系統會將要求傳送給擁有「管理員」存取權的成員。
如何把共用雲端硬碟中的資料夾與他人共用
如果您擁有共用雲端硬碟的「管理員」或「內容管理員」存取權，即可與其他使用者和群組共用特定資料夾。不過，管理員或擁有「管理員」權限的使用者，可以禁止「內容管理員」共用資料夾。擁有「管理員」權限的使用者可以控制特定資料夾的存取權，以保護資訊隱私。
當共用雲端硬碟中所有使用者都需要檢視權限，但只有特定人員需要編輯權限時，共用資料夾 (而非整個共用雲端硬碟) 就是合適的做法。例如：
- 您可以為行銷部門建立一個所有內部員工都能存取的共用雲端硬碟，其中一個資料夾專門用來放置廣告素材，並開放外部代理商存取這個資料夾。
- 如果某共用雲端硬碟的用途是為特定活動做準備，您可以向全體成員授予所有檔案的檢視權限，同時將特定文件的編輯權限授予負責相關活動的團隊，讓他們能編輯自己負責的部分。
資料夾的存取權設定不能比共用雲端硬碟嚴格。如果成員在共用雲端硬碟中擁有「加註者」存取權，則他們對其中的資料夾不能只有「檢視者」存取權。當您為檔案或資料夾的存取權設下更嚴格的限制，共用雲端硬碟的存取權也會變更為同等的限制。
您把共用雲端硬碟中的資料夾與使用者共用時，對方會收到通知，並可以在 Google 雲端硬碟的「與我共用」部分找到該資料夾。使用者可以透過捷徑，整理「我的雲端硬碟」中的共用資料夾。
在 Google 雲端硬碟電腦版中，您必須擁有「管理員」存取權，系統才會自動顯示直接與您共用的共用雲端硬碟和資料夾。如果您沒有管理員權限，請在「我的雲端硬碟」中建立共用資料夾或共用雲端硬碟的捷徑，以便在雲端硬碟電腦版中輕鬆存取。
注意：限制存取權資料夾是這些規則的例外狀況，因為擁有「管理員」存取權的成員可以限制特定階層的存取權。
共用雲端硬碟中的連結共用設定如何運作
除非共用雲端硬碟的共用設定禁止，否則您可以選擇透過連結共用檔案和資料夾，而非直接與使用者和群組共用。不過，當資料夾已透過連結共用時，您必須為其中的檔案和資料夾設下更嚴格的連結共用設定。如果在共用雲端硬碟中透過「這個群組中知道這個連結的任何使用者都能查看」選項共用資料夾，就無法使用「知道連結的使用者」選項共用當中的任何檔案或資料夾。如要避開這項限制，可以嘗試下列解決方法：
- 先使用「知道連結的使用者」共用項目，再透過「這個群組中知道這個連結的任何使用者都能查看」選項共用上層資料夾。
- 要求管理員透過 Drive API 先共用上層資料夾，再共用子資料夾。
將檔案或資料夾移至共用雲端硬碟
檔案或資料夾移至共用雲端硬碟後，仍會保有原本的共用權限，但如果共用雲端硬碟的共用設定較嚴格，存取權限可能會變更。如果檔案的存取權比共用雲端硬碟更嚴格，限制並不會放寬。舉例來說，如果檔案擁有者將檔案設為禁止下載、複製及列印，在檔案移至共用雲端硬碟後，這些限制將維持不變，即使共用雲端硬碟允許執行這些動作也一樣。
將檔案移至共用雲端硬碟並不會影響在檔案直接設定的共用權限或使用者角色，例如編輯者或檢視者。不過，系統並不會複製檔案從所屬資料夾沿用的權限。舉例來說，如果使用者擁有「我的雲端硬碟」中某個資料夾的共用權限，但無權存取其中的檔案，則當檔案從該資料夾移至共用雲端硬碟後，除非使用者是共用雲端硬碟的成員，否則將無法再存取那些檔案。
若將建立的檔案移至共用雲端硬碟，您仍然會是檔案建立者，但不再是擁有者。如果共用雲端硬碟的存取權有所變更，您可能會無法再存取先前建立的檔案。
將資料夾移入共用雲端硬碟可能會對內容存取權造成很大的影響，因此使用者必須同時擁有原始和目標雲端硬碟的管理員權限，才能將資料夾移入共用雲端硬碟，或在共用雲端硬碟之間移動資料夾。如果將資料夾移至共用雲端硬碟：
- 共用雲端硬碟中的所有成員都可以查看資料夾的內容，包含先前隱藏的檔案。您與其他使用者共用資料夾後，如果停止共用資料夾中的特定檔案，系統就會在「我的雲端硬碟」中隱藏檔案。
- 如果資料夾在移動前已與使用者直接共用，則這些使用者仍可存取該資料夾。在資料夾移動之後，原先具備「編輯者」資料夾存取權的使用者，將具備「內容管理員」權限。
- 如果使用者透過上層資料夾間接存取某個資料夾及其內容，可能會失去該資料夾的存取權。系統不會複製沿用上層資料夾權限的間接檔案權限。
將 Google 協作平台檔案移至共用雲端硬碟
將網站移至共用雲端硬碟並不會改變已發布網站的瀏覽權限，但會變更可以存取網站檔案的使用者：
- 如果網站的原始擁有者與共用雲端硬碟隸屬於同一個機構，則先前已共用檔案的使用者，依然可以存取與該網站相關的協作平台檔案。
- 如果網站的原始擁有者與共用雲端硬碟不屬於同一個機構，而且使用者並非共用雲端硬碟的成員，則使用者將無法存取網站檔案，即便先前已共用檔案也一樣。
將檔案移出共用雲端硬碟
如果您擁有共用雲端硬碟的管理員權限，就可以將共用雲端硬碟中的檔案和資料夾移至「我的雲端硬碟」或其他共用雲端硬碟。如要將共用雲端硬碟中的「檔案」移至另一個共用雲端硬碟，您必須擁有目標共用雲端硬碟的協作者、內容管理員或管理員權限。如要將共用雲端硬碟中的「資料夾」移至另一個共用雲端硬碟，您必須擁有目標共用雲端硬碟的管理員權限。
就像將檔案移入共用雲端硬碟一樣，從共用雲端硬碟移出檔案和資料夾時，存取權也會重新評估。如果是在同一個機構內部將共用雲端硬碟的檔案或資料夾移至「我的雲端硬碟」：
- 共用雲端硬碟的共用設定將會失效，檔案的原始共用設定則會生效。部分使用者可能會取得或失去存取權。舉例來說，假設您在銷售團隊的共用雲端硬碟中擁有一個檔案，銷售團隊的所有成員都擁有共用雲端硬碟和該檔案的檢視者權限。此外，您與五個銷售團隊成員直接共用該文件，授予他們編輯者權限。如果檔案移出銷售團隊的共用雲端硬碟，大部分銷售團隊成員都會失去存取權，但直接共用的五名使用者依然擁有編輯者權限。
- 檔案層級的限制會一直存在，除非特別予以變更或移除。舉例來說，如果檔案擁有者將檔案設為禁止下載、複製及列印，在檔案移出共用雲端硬碟後，這些限制仍會維持不變，即使新位置允許執行這些動作也一樣。
移除共用雲端硬碟檔案和資料夾的存取權
即使與使用者直接共用了雲端硬碟，您還是可以移除他們存取雲端硬碟中某些檔案或資料夾的權限，就像在「我的雲端硬碟」中一樣。(詳情請參閱「取消共用檔案或資料夾」)。移除後，共用雲端硬碟成員仍至少保有相應檔案或資料夾的檢視權限，但對於設有存取限制的資料夾則不適用。如要移除共用雲端硬碟成員的存取權，您需要將檔案或資料夾移出共用雲端硬碟，這項操作需要管理員權限。
注意：從共用雲端硬碟移除成員後，他們也無法再存取共用雲端硬碟中直接與其共用的任何檔案和資料夾。
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