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Utilizzare Spazi in Google Workspace

Puoi utilizzare Spazi di Google Chat per riunire tutti i tuoi interlocutori in un solo luogo in cui parlare di un argomento o di un progetto del team. Ogni spazio può essere gestito da un amministratore o dall'utente che lo ha creato. Nello spazio, i membri possono seguire i thread delle conversazioni, collaborare su documenti e organizzare riunioni.

"" Casi d'uso aziendali

Utilizza gli spazi se vuoi:

  • Conservare i thread delle conversazioni in un unico posto
  • Organizzare i gruppi in base a file condivisi, attività e pianificazioni
  • Mantenere spazi dedicati a conversazioni diverse

Scopri come creare uno spazio.

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Tenere d'occhio ogni sviluppo con i thread incorporati

Oltre alla conversazione principale che si tiene in uno spazio, i messaggi possono contenere conversazioni secondarie chiamate thread. I thread sono utili quando le conversazioni vanno fuori tema o richiedono discussioni approfondite.

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Con i thread incorporati puoi:

  • Visualizzare tutti i thread di uno spazio nella scheda Chat
  • Rispondere ai messaggi nel thread
  • Seguire i thread

Best practice per i thread:

  • Fai in modo che i thread incorporati siano incentrati sull'argomento trattato. Se le conversazioni si differenziano, valuta l'opportunità di creare un nuovo thread.
  • Invita gli altri utenti a contribuire o a rivedere le informazioni che li riguardano.
  • Esamina rapidamente le regole e le linee guida di uno spazio.

Organizzare file e attività usando gli spazi

Puoi sfruttare gli spazi per organizzare e collaborare a progetti in cui vengono usati gli strumenti di Google Workspace, come Documenti Google, Calendar e Meet. Le schede File e Attività si trovano nella parte superiore della finestra dello spazio.

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Nella scheda File puoi:

  • Aggiungere file
  • Aprire un file in una finestra laterale
  • Spostarti nella posizione in cui un file è archiviato su Google Drive
  • Passare direttamente al thread a cui è allegato un file
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Nella scheda Attività puoi:

  • Creare un'attività
  • Contrassegnare un'attività come completata
  • Assegnare un'attività
  • Assegnare una data di scadenza per il completamento di un'attività
  • Passare direttamente al thread a cui è collegata un'attività

" "Creare e gestire gli spazi

Quando crei uno spazio, ne diventi il gestore. Puoi distinguere un gestore da un utente grazie all'icona "" accanto al suo nome. I gestori degli spazi hanno i seguenti privilegi:

  • Gestione dello spazio: i gestori degli spazi possono modificare il nome, la descrizione e le linee guida di uno spazio.
  • Assegnazione di ruoli di Chat: i gestori degli spazi possono assegnare i privilegi di gestione ad altri utenti.
  • Gestione dei membri: i gestori degli spazi possono aggiungere o rimuovere utenti da uno spazio.
  • Controllo dei messaggi: i gestori degli spazi possono eliminare i messaggi.

Best practice per la gestione

Azioni consigliate Azioni non consigliate

Aggiornare le linee guida e la descrizione di uno spazio durante la sua configurazione o nei casi opportuni:

  • Quando aumenta il numero degli utenti di uno spazio.
  • Quando cambia l'utilizzo di uno spazio.
  • Quando la chat diventa soggetta a una nuova regola dell'organizzazione.
Cambiare le linee guida senza avvisare gli utenti.
Rimuovere i messaggi di chat che violano le linee guida dell'organizzazione o quelle dello spazio. Rimuovere messaggi senza spiegare il motivo all'utente interessato.
Aggiungere e invitare nuovi utenti a entrare in spazi importanti o utili per il loro lavoro. Includere linee guida, regole o protocolli per l'uso degli spazi nell'organizzazione. Lasciare agli utenti il compito di cercare spazi di loro interesse o linee guida sull'uso degli spazi.

Mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda grazie agli spazi rilevabili

Con gli spazi rilevabili, puoi stabilire il livello di accesso necessario per accedere a uno spazio durante la sua creazione. Puoi scegliere tra:

  • Limitato: lo spazio è accessibile solo per gli utenti aggiunti e invitati direttamente.
  • Tutti nell'organizzazione: tutti gli utenti dell'organizzazione hanno accesso allo spazio e possono partecipare con il link.

Nota: al momento non è possibile cambiare il livello di accesso dopo aver creato uno spazio. Puoi comunque aggiungere o rimuovere persone da uno spazio con restrizioni, ma non ti è consentito rendere aperto uno spazio limitato né trasformare uno spazio aperto in uno spazio limitato. I nuovi membri possono essere aggiunti nella finestra Visualizza e aggiungi membri oppure inviando loro il link di condivisione dello spazio.

Puoi trovare il link di condivisione dello spazio:

  • Nella finestra Visualizza e aggiungi membri.
  • Nel menu a discesa dell'intestazione dello spazio.
  • Nella finestra del messaggio di sistema visualizzato dopo la creazione o l'aggiornamento di uno spazio rilevabile.
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Dal menu a discesa dello spazio puoi:

  • Visualizzare e aggiungere membri
  • Aggiungere persone e bot
  • Visualizzare i dettagli dello spazio
  • Copiare il link allo spazio
  • Gestire i webhook (solo sviluppatore)

 Per informazioni su come rendere rilevabile uno spazio, leggi Creare spazi con livelli di accesso diversi.

Best practice per la creazione di uno spazio rilevabile

Prima di creare spazi, collabora con l'amministratore per:

  1. Decidere l'ambito dello spazio.
  2. Determinare il livello di accesso in base all'utilizzo dello spazio: impostarlo come chiuso se è destinato a team, progetti e gruppi o come aperto se ospita discussioni basate su argomenti di interesse generale.
  3. Creare una descrizione chiara dello scopo dello spazio. La descrizione dello spazio consentirà agli utenti di trovarlo più facilmente tramite la barra di ricerca.
  4. Creare una serie di linee guida per lo spazio. Discuti le linee guida con gli eventuali gestori dello spazio, che avranno il compito di applicarle. Se lo spazio è piccolo, le linee guida potrebbero non essere necessarie.

Esempi di spazi

  • Gruppo culturale aziendale
  • Spazio di gruppo per un team
  • Spazio per la pianificazione di un progetto
  • Squadra sportiva aziendale
  • Notizie aziendali
  • Spazio per la pausa caffè
  • Spazio per i nuovi assunti
  • Assistenza IT
  • Feedback sull'azienda

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Ulteriori informazioni

 

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