Как использовать чат-группы в Google Chat

Чат-группы в Google Chat позволяют сотрудникам организации собираться онлайн и обсуждать общие темы и коллективные проекты. Управлять чат-группой может ее автор, а также администратор. Участники могут следить за обсуждениями, совместно работать над документами и организовывать встречи прямо в чат-группе.

Примеры использования в бизнесе

С помощью чат-групп вы можете:

• централизованно хранить цепочки обсуждений;
• создавать группы на основе общего доступа к файлам, задачам и расписаниям;
• обсуждать различные темы в отдельных группах.

Подробнее о том, как создавать чат-группы…

Цепочки в чате

Помимо основной беседы, в чат-группе можно создавать отдельные цепочки обсуждений. Их удобно использовать, когда дискуссия уходит в сторону или требуется более детальный разговор.

Благодаря этой функции вы можете: просматривать все цепочки в чат-группе на отдельной вкладке; отвечать на сообщения в цепочке; следить за обсуждениями.

Рекомендации:

• Не отвлекайтесь от основного обсуждения. Если беседа разделилась на несколько тем, лучше создайте новую цепочку для каждой из них.
• Приглашайте других пользователей, чтобы они могли сообщить дополнительные сведения или проверить информацию, которая имеет к ним отношение.
• Оперативно вносите изменения в правила чат-группы.

Организация работы с файлами и задачами

Создавайте чат-группы и совместно работайте над проектами с помощью таких инструментов Google Workspace, как Документы, Календарь и Meet. Вкладки с файлами и задачами находятся в верхней части окна чат-группы.

	На вкладке "Файлы" вы можете: добавлять файлы; открывать файлы на боковой панели; переходить к папке Google Диска, в которой хранится файл; переходить к цепочке сообщений, к которой прикреплен файл.
	На вкладке "Задачи" вы можете: создавать задачи; отмечать их как выполненные; назначать задачи; задавать срок выполнения задачи; переходить к цепочке сообщений, к которой прикреплена задача.

Создание чат-групп и управление ими

Пользователь, создавший чат-группу, становится ее менеджером. Рядом с его именем отображается значок . Менеджер имеет следующие права:

• Управление чат-группой – возможность изменять название, описание и правила чат-группы.
• Назначение ролей в чате – возможность предоставлять права управления другим пользователям.
• Управление участниками – возможность добавлять и удалять участников чат-группы.
• Управление сообщениями – возможность удалять сообщения.

Рекомендации по управлению чат-группами

Да	Нет
Своевременно меняйте правила и описания чат-групп, особенно если: в чат-группе появилось много новых пользователей; изменилась цель чат-группы; появилось новое правило организации, которое влияет на чат.	Не вносите изменения в правила, не предупредив пользователей.
Удаляйте сообщения, если они нарушают правила вашей организации или чат-группы.	Не удаляйте сообщения, не уведомив пользователя о причинах удаления.
Добавляйте и приглашайте новых пользователей, чье участие важно или полезно для обсуждения. При создании правил чат-групп учитывайте все инструкции, правила и протоколы организации.	Не ждите, что пользователи сами найдут нужные чат-группы и инструкции.

Уровни доступа к чат-группам

Вы можете использовать эту функцию, только если она поддерживается в вашей организации. Если вам требуется помощь, обратитесь к администратору. 

Темы, которые могут быть интересны всем, а не только определенным сотрудникам или командам, можно обсуждать в чат-группах, доступных для поиска. Так обмен информацией происходит более прозрачно. Это помогает повысить эффективность обсуждений и упрощает совместную работу.

Уровень доступа к чат-группе задается при ее создании. Вы можете выбрать один из следующих вариантов:

• Ограниченный – доступ имеют только приглашенные или добавленные напрямую пользователи.
• Для всей организации – все сотрудники организации имеют доступ к чат-группе и могут присоединиться, если у них есть ссылка.

После создания чат-группы уровень доступа могут изменить только ее менеджеры. Чтобы добавить пользователя, отправьте ему ссылку на чат-группу или воспользуйтесь окном Просмотр и добавление участников.

Ссылку на чат-группу можно найти:

• в окне Просмотр и добавление участников;
• в раскрывающемся меню заголовка чат-группы;
• в системном окне сообщения, которое появляется после создания или обновления чат-группы.

В раскрывающемся меню чат-группы можно: посмотреть и добавить участников; добавить пользователей и приложения; посмотреть информацию о чат-группе; скопировать ссылку на группу; управлять вебхуками (эта возможность доступна только разработчикам).

Чтобы узнать, как сделать чат-группу доступной для всех в организации, ознакомьтесь со статьей Как создавать чат-группы с разными уровнями доступа.

Рекомендации по созданию чат-группы

Прежде чем создавать чат-группу, совместно с администратором сделайте следующее:

1. Выберите область действия и тему чат-группы.
2. Определите уровень доступа исходя из цели чат-группы. Вы можете ограничить круг участников одной командой или наоборот открыть доступ всем, кто интересуется этой темой.
3. Дайте четкое описание чат-группы и ее целей. Так пользователи смогут быстрее находить интересующие их беседы с помощью поиска.

   Примечание. Только пользователи, приглашенные в чат-группу напрямую, могут найти ее с помощью строки поиска.

4. Создайте правила поведения для участников чат-группы. Обсудите правила с менеджерами чат-групп, потому что именно они будут следить за их выполнением. Для маленьких чат-групп правила могут и не понадобиться.

Примеры чат-групп Корпоративная культура Чат-группа команды Планирование проекта Спортсмены в компании Корпоративные новости Беседы на отвлеченные темы Чат-группа для новичков Техническая поддержка Отзывы о компании

Подробнее

• Начало работы с Gmail
• Памятка по работе с Gmail
• Как создавать чат-группы с разными уровнями доступа
• О чат-группах и групповых чатах