يمكنك استخدام المساحات في Google Chat لتجميع المستخدمين في مكان واحد لمناقشة موضوع أو مشروع جماعي. وبإمكان أحد المشرفين على المساحة أو مالكها أو مديرها إدارتها. ويمكن للأعضاء متابعة سلاسل المحادثات، والتعاون بشأن المستندات، وترتيب الاجتماعات، كل ذلك في المساحة.
حالات استخدام النشاط التجاري
حالات استخدام النشاط التجارييمكنك استخدام المساحات إذا كنت تريد:
- الاحتفاظ بسلاسل المحادثات في مكان واحد
- تنظيم المجموعات حول الملفات والمهام والجداول الزمنية اَلمشتركة
- الاحتفاظ بمساحات مخصَّصة للمحادثات على اختلافها
تعرَّف على كيفية إنشاء مساحة.
التركيز على أداء المهام من خلال سلاسل المحادثات المضمَّنة
بالإضافة إلى المحادثة الرئيسية في المساحة، يمكن أن تتضمّن الرسائل محادثات فرعية تُسمّى سلاسل المحادثات. تكون سلاسل المحادثات الفرعية مفيدة عندما تخرج المحادثات عن الموضوع أو تتطلب مناقشة متعمّقة.
 |
باستخدام سلاسل المحادثات المضمَّنة، يمكنك إجراء ما يلي:
|
أفضل الممارسات في سلسلة المحادثات:
- احرص على أن تكون سلاسل المحادثات المضمَّنة متعلّقة بالموضوع. وإذا توفّرت عدة محادثات، ننصحك بإنشاء سلسلة محادثات جديدة.
- يمكنك دعوة المستخدمين الآخرين للمساهمة أو مراجعة المعلومات التي تؤثر في شؤونهم.
- مراجعة قواعد المساحة وإرشاداتها بسرعة.
تنظيم الملفات والمهام باستخدام المساحات
يمكنك استخدام المساحات لتنظيم المشاريع التي تستخدم أدوات Google Workspace، مثل "مستندات Google" و"تقويم Google" وMeet، وكذلك للتعاون في هذه المشاريع. تظهر علامتا التبويب "الملفات" و"المهام" في أعلى نافذة المساحة.
|
في علامة التبويب "الملفات"، يمكنك إجراء ما يلي:
|
|
|
في علامة التبويب "مهام Google"، يمكنك إجراء ما يلي:
|
إنشاء مساحات وإدارتها
إذا أنشئت مساحة تصبح مالكها. يحصل مالكو المساحات ومدرائها على الامتيازات التالية:
- تخصيص أدوار Chat: يمكن لمالكي المساحات ومدرائها تغيير أدوار المستخدمين الآخرين.
- التحكّم في الرسائل: يمكن لمالكي المساحات ومديريها حذف الرسائل.
أفضل ممارسات الإدارة
| الإجراءات التي يمكن تنفيذها | الإجراءات التي يجب تجنّبها |
|---|---|
|
تعديل إرشادات المساحة ووصفها عند إعداد مساحة أو حسب الحاجة،
|
إجراء تغييرات على الإرشادات بدون تنبيه المستخدمين. |
| إزالة رسائل المحادثة التي تخالف إرشادات مؤسستك أو إرشادات المساحة. | إزالة الرسائل بدون إبلاغ المستخدم بالسبب وراء إزالة رسالته. |
| إضافة مستخدمين جُدد ودعوتهم إلى المساحات المهمّة أو المفيدة لعملهم. ويمكنك تضمين أي إرشادات أو قواعد أو بروتوكولات تَخُص استخدام المساحات في مؤسستك. | توقّع أن يعثر المستخدمون بشكل استباقي على المساحات والإرشادات ذات الصلة بأنفسهم. |
إبقاء الجميع على دراية بآخر المستجدات من خلال مساحات خاصة أو قابلة للاكتشاف أو مفتوحة
تعرَّف على المزيد من المعلومات عن مدى التوفُّر.
يمكنك ضبط المساحة لتكون خاصة وإتاحة الوصول إليها حصريًا لأعضاء محدّدين، أو يمكنك ضبط المساحة ليكون بإمكان الجميع في مؤسستك العثور عليها أو الوصول إليها.
يمكنك استخدام المساحات المفتوحة والقابلة للاكتشاف للمواضيع التي لا تقتصر على أشخاص أو فرق مُحدَّدة. مع المساحات المفتوحة والقابلة للاكتشاف، تصبح المعلومات أكثر شفافية، مما يُسهِّل إجراء المناقشات والتعاون حول مواضيع معيّنة.
يمكنك ضبط مستوى الوصول إلى مساحة عند إنشائها. ويمكنك التحديد من بين الخيارات التالية:
- خاصة: لا يمكن للمستخدمين في مؤسستك العثور على المساحة أو الانضمام إليها ما لم تتم إضافتهم.
- قابلة للاكتشاف: يمكن للمستخدمين في مؤسستك العثور على المساحة، ولا تظهر الرسائل إلا لأعضائها.
- مفتوحة: يمكن للمستخدمين في مؤسستك العثور على المساحة والانضمام إليها، بالإضافة إلى معاينة الرسائل.
بعد إنشاء مساحة، لا يمكن لأحد غيرك أنت والمالكين والمدراء الآخرين تغيير مستوى الوصول إليها. استنادًا إلى طريقة إعداد مؤسستك، قد تتمكّن من تخصيص المستخدمين الذين يمكنهم العثور على مساحة والانضمام إليها من خلال إضافة مجموعات مختلفة من المستخدمين أو إزالتها في الإعدادات المتقدّمة. يمكنك ضبط الأذونات التالية:
- المستخدمون الذين يمكنهم الانضمام إلى مساحة: يَسمح لمجموعة المستخدمين المحدّدة بالانضمام إلى المساحة بدون موافقة. يمكن ضبط مجموعة واحدة فقط.
- مَن يمكنه العثور على مساحة: يَسمح لمجموعة المستخدمين المحدّدة بالعثور على المساحة عند تصفّح المساحات. ويمكن ضبط عدة مجموعات من المستخدمين.
- طلب الانضمام: يُسمح بتحديد ما إذا كان بإمكان المستخدمين الذين ليس لديهم إذن بالانضمام مباشرةً طلب الانضمام.
يمكنك إضافة أعضاء جدد في صفحة إدارة الأعضاء أو عن طريق إرسال رابط المساحة إلى المستخدم.
يمكنك العثور على رابط المساحة في:
- القائمة المنسدلة لرأس المساحة
- رسالة النظام بعد إنشاء مساحة مفتوحة أو تعديلها
|
من القائمة المنسدلة للمساحة، يمكنك تنفيذ ما يلي:
|
لمعرفة كيفية ضبط مساحة لتكون خاصّة أو قابلة للاكتشاف أو مفتوحة، انتقِل إلى تغيير مستوى الوصول إلى المساحة.
أفضل الممارسات عند إنشاء مساحة
قبل إنشاء مساحة، يُرجى التعاون مع المشرف لتنفيذ ما يلي:
- اختيار نطاق المساحة.
- تحديد مستوى الوصول بناءً على الغرض الذي تُستخدَم فيه المساحة:
- إذا كانت المساحة مخصّصة لفِرق أو مشاريع أو مجموعات معيّنة، يمكنك إنشاء مساحة خاصة.
- إذا أردت الحفاظ على خصوصية الرسائل بين الأعضاء مع السماح في الوقت نفسه للمستخدمين الآخرين بالعثور على المساحة وإرسال طلبات للانضمام إليها، يمكنك إنشاء مساحة قابلة للاكتشاف.
- إذا كنت لا تريد حصر المساحة على فِرق أو مستخدمين محدّدين، يمكنك إنشاء مساحة مفتوحة.
- إنشاء وصف واضح للغرض الذي أنشئت لأجله المساحة، لأنّ وصف المساحة يساعد على تسهيل عثور المستخدمين على مساحتك من خلال شريط البحث.
- إنشاء مجموعة من الإرشادات لمساحتك. في حال وجود مالكين أو مديرين للمساحة، ناقِش الإرشادات معهم، فهم مَن سيتولّون مسؤولية تطبيقها. أمّا إذا كانت المساحة صغيرة، فقد لا تحتاج إلى إرشادات.
أمثلة على المساحات
|
مزيد من المعلومات