Ruimtes gebruiken in Chat

Met ruimtes in Google Chat kan iedereen op dezelfde plek een onderwerp of teamproject bespreken. Deze ruimtes kunnen worden beheerd door een beheerder, de eigenaar of de beheerder van de ruimte. Leden kunnen gesprekken volgen, samenwerken aan documenten en vergaderingen plannen, allemaal binnen de ruimte.

Toepassingen voor zakelijk gebruik

Gebruik ruimtes om het volgende te doen:

• Gesprekken op één plek bewaren
• Groepen ordenen op basis van gedeelde bestanden, taken en planningen
• Aparte ruimtes gebruiken voor verschillende gesprekken

Bekijk meer informatie over hoe u een ruimte maakt.

Op schema blijven met inline gesprekken

Naast het hoofdgesprek in een ruimte kunnen berichten subgesprekken bevatten. Dit is handig voor als gesprekken over een ander onderwerp gaan of een onderwerp uitgebreider moet worden besproken.

Met inline gesprekken kunt u het volgende: Alle gesprekken in een ruimte bekijken vanaf het tabblad met gesprekken Berichten in een gesprek beantwoorden Gesprekken volgen

Praktische tips voor gesprekken:

• Zorg dat inline gesprekken over één onderwerp gaan. Als er over meerdere onderwerpen wordt gepraat, raden we u aan een nieuw gesprek te maken.
• Nodig andere gebruikers uit om bij te dragen aan het gesprek of informatie te bekijken die ze nodig hebben.
• Bekijk snel de regels en richtlijnen van een ruimte.

Bestanden en taken ordenen in ruimtes

Gebruik ruimtes om projecten te ordenen en er samen aan te werken met Google Workspace-tools, zoals Google Documenten, Agenda en Meet. De tabbladen Bestanden en Taken staan bovenaan het ruimtevenster.

	Op het tabblad Bestanden kunt u het volgende doen: Bestanden toevoegen Een bestand openen in een zijvenster Het bestand op een andere plek opslaan in Google Drive Direct naar het gesprek gaan waarin het bestand is bijgevoegd
	Op het tabblad Taken kunt u het volgende doen: Een taak maken Een taak markeren als afgerond Een taak toewijzen Een deadline toewijzen aan een taak Direct naar het gesprek gaan waarin de taak is bijgevoegd

Ruimtes maken en beheren

Als u een ruimte maakt, wordt u de eigenaar van die ruimte. Ruimte-eigenaren en -beheerders hebben de volgende rechten:

• Chatrollen toewijzen: Ruimte-eigenaren en -beheerders kunnen de rollen van andere gebruikers wijzigen.
• Berichtbeheer: Ruimte-eigenaren en -beheerders kunnen berichten verwijderen.

Best practices voor beheer

Doen	Vermijden
Update de richtlijnen en beschrijving van een ruimte als u deze instelt of in de volgende situaties (waar nodig): Als er meer gebruikers lid worden van de ruimte Als het gebruik van een ruimte wordt gewijzigd Als er een nieuwe organisatieregel geldt voor chats	Wijzig de richtlijnen niet zonder gebruikers te waarschuwen.
Verwijder chatberichten die niet voldoen aan de richtlijnen van uw organisatie of de ruimte.	Verwijder geen berichten zonder gebruikers te laten weten waarom hun bericht is verwijderd.
Voeg nieuwe gebruikers toe aan of nodig ze uit voor ruimtes die belangrijk of nuttig zijn voor hun werk. Voeg richtlijnen, regels of protocollen toe voor het gebruik van ruimtes in uw organisatie.	Ga er niet van uit dat gebruikers zelf wel de relevante ruimtes en richtlijnen vinden.

Iedereen op de hoogte houden via privé-, vindbare of open ruimtes

 Meer informatie over beschikbaarheid.

U kunt een ruimte privé maken en de toegang beperken tot specifieke leden. U kunt een ruimte ook vindbaar of open maken voor iedereen in uw organisatie.

U kunt open en vindbare ruimtes gebruiken voor onderwerpen die niet beperkt hoeven te zijn tot specifieke personen of teams. Zo is informatie transparanter en wordt het makkelijker om onderwerpen te bespreken en samen te werken.

U stelt het toegangsniveau voor een ruimte in wanneer u deze maakt. U kunt kiezen uit de volgende opties:

• Privé: Gebruikers in uw organisatie kunnen de ruimte niet vinden of eraan deelnemen, tenzij u ze toevoegt.
• Vindbaar: Gebruikers in uw organisatie kunnen de ruimte vinden. Berichten zijn alleen zichtbaar voor leden van de ruimte.
• Open: Gebruikers in uw organisatie kunnen de ruimte vinden, eraan deelnemen en voorbeelden van berichten bekijken.

Nadat u een ruimte heeft gemaakt, kunnen alleen u en andere eigenaren en beheerders van de ruimte het toegangsniveau wijzigen. Afhankelijk van hoe uw organisatie is ingesteld, kunt u in de geavanceerde instellingen aanpassen wie een ruimte kan vinden en eraan kan deelnemen door verschillende groepen gebruikers toe te voegen of te verwijderen. U kunt de volgende rechten instellen:

• Wie lid kan worden van een ruimte: Hiermee kan de geselecteerde groep gebruikers zonder goedkeuring lid worden van de ruimte. Er kan maar één groep worden ingesteld.
• Wie een ruimte kan vinden: Hiermee kan de geselecteerde groep gebruikers de ruimte vinden als ze door ruimtes browsen. Er kunnen meerdere groepen gebruikers worden ingesteld.
• Verzoeken om deel te nemen: Bepaalt of gebruikers die geen toestemming hebben om direct deel te nemen, een verzoek kunnen indienen om deel te nemen.

U kunt nieuwe leden toevoegen op de pagina Leden beheren of door de link van de ruimte naar een gebruiker te sturen.

Hier vindt u de link van een ruimte:

• In het dropdownmenu van de ruimte.
• In het systeembericht nadat een open ruimte is gemaakt of nadat deze een update heeft gekregen.

U kunt het volgende doen in het dropdownmenu van een ruimte: Leden bekijken en toevoegen Mensen en apps toevoegen Gegevens van de ruimte bekijken De link voor deze ruimte kopiëren Webhooks beheren (alleen ontwikkelaars)

Ga naar Het toegangsniveau van een ruimte wijzigen voor meer informatie over hoe u een ruimte privé, vindbaar of open maakt.

Best practices bij het maken van een ruimte

Voordat u ruimtes maakt, werkt u samen met uw beheerder om het volgende te doen:

1. Bepaal het bereik van de ruimte.
2. Bepaal het toegangsniveau op basis van waarvoor de ruimte wordt gebruikt:
   • Als de ruimte voor specifieke teams, projecten of groepen is, maakt u een privéruimte.
   • Als u berichten privé wilt houden voor leden, maar toch wilt dat anderen de ruimte kunnen vinden en verzoeken kunnen indienen om deel te nemen, maakt u een vindbare ruimte.
   • Als u de ruimte niet wilt beperken tot specifieke teams of gebruikers, maakt u een open ruimte.
3. Geef een duidelijke beschrijving van waar de ruimte voor bedoeld is. Met deze beschrijving kunnen gebruikers de ruimte makkelijker vinden via de zoekbalk.
4. Maak richtlijnen voor de ruimte. Als er eigenaren of beheerders van de ruimte zijn, bespreekt u de richtlijnen met hen, omdat zij deze moeten afdwingen. Als de ruimte klein is, heeft u mogelijk geen richtlijnen nodig.

Voorbeeldruimtes Groep over bedrijfscultuur Ruimte voor een bepaald team Ruimte voor projectplanning Sportteam van het bedrijf Bedrijfsnieuws Ruimte voor informele gesprekken Ruimte voor nieuwe werknemers IT-hulp Feedback voor het bedrijf

Meer informatie

• Aan de slag met Gmail
• Spiekbriefje voor Gmail
• Het toegangsniveau van een ruimte wijzigen
• Meer informatie over ruimtes