Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: (Drive, Documenten en Chat) Business Plus; Enterprise Standard en Enterprise Plus; Education Standard en Education Plus; Enterprise Essentials en Enterprise Essentials Plus. (Alleen Drive en Documenten) Business Standard, Nonprofits, G Suite Business. Versies vergelijken
Doelgroepen zijn groepen mensen, zoals afdelingen of teams, die u kunt aanraden aan gebruikers om items mee te delen. U kunt ze toevoegen aan de instellingen voor delen van gebruikers in een Google-service, zoals Google Drive of Chat, om te zorgen dat gebruikers items delen met een specifieker of beperkter publiek, in plaats van met uw hele organisatie.
Waarom doelgroepen gebruiken?
Doelgroepen bieden gebruikers een andere manier om hun items te delen, naast delen met uw hele organisatie of rechtstreeks delen met gebruikers of groepen. Met door de beheerder aanbevolen doelgroepen kunt u het volgende:
- De beveiliging en privacy van uw gegevens vergroten: Met doelgroepen hebben gebruikers meer controle over hoe breed ze items delen. Zo blijven de gegevens van uw organisatie beter beveiligd en blijven gebruikersgegevens meer privé, omdat er minder kans is dat gebruikers bestanden, vindbare ruimtes in Chat of andere items per ongeluk met te veel mensen delen.
- Gebruikers delen makkelijker items met de juiste mensen: Als u doelgroepen toevoegt, hoeven gebruikers geen specifieke groepen en gebruikers meer in te vullen om mee te delen en krijgen ze minder toegangsverzoeken. Met doelgroepen kunnen gebruikers makkelijk meer mensen toegang geven tot items, zonder zich zorgen te hoeven maken over de beveiliging van de items. De doelgroepen zijn immers goedgekeurd door de beheerder. Als gebruikers bovendien items delen met een doelgroep, krijgen de leden van de doelgroep geen deelmelding. Daarom zijn doelgroepen zeer geschikt om items breed te delen.
Beschikbaarheid van doelgroepen
Doelgroepen zijn momenteel alleen beschikbaar voor:
De functie komt in een latere release beschikbaar voor andere Google-services.
Hoe het werkt, een voorbeeld voor Drive
Doelgroepen bieden gebruikers een makkelijke en handige manier om items met de juiste mensen te delen. Stel dat u een doelgroep wilt maken voor de 3 regionale salesteams van uw bedrijf, zodat ze makkelijker links naar Drive-items met elkaar kunnen delen zonder dat de links worden gedeeld met het hele bedrijf.
Gedeelte openen | Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan
- De doelgroep maken
Geef eerst de naam en beschrijving van de doelgroep op. In dit voorbeeld kunt u de doelgroep Verkoopteams noemen en een beschrijving toevoegen als Bevat de leden van alle regionale verkoopteams. De medewerkers in de verkoopteams zien de naam en beschrijving in de instellingen voor delen in Drive. Zie Een doelgroep maken voor meer informatie.
- Leden toevoegen aan de doelgroep
U kunt groepen en individuele gebruikers toevoegen als leden van een doelgroep. In dit voorbeeld voegt u alle groepen die de medewerkers van uw regionale verkoopteams bevatten toe als lid. Zie Leden toevoegen aan een doelgroep voor meer informatie.
- De doelgroep toepassen op een Google-service
In dit voorbeeld gaat u naar de instellingen voor delen van Drive in de Beheerdersconsole en selecteert u de bovenliggende organisatie-eenheid met de verkoopteams om een beleidsregel te maken. Vervolgens selecteert u de doelgroep Verkoopteams voor het beleid en sleept u deze doelgroep naar de primaire (standaard) deeloptie voor Drive-bestanden. Zie Doelgroepen instellen voor een Google-service voor meer informatie.
Als een gebruiker die bij de doelgroep hoort andere gebruikers toegang wil geven tot een bestand in Drive, wordt de primaire doelgroep (in dit geval Salesteams) getoond als de primaire (eerste) optie voor links delen in het gedeelte 'Link ophalen' van het dialoogvenster om het bestand te delen:
Gebruikers wordt aangeraden te delen met de doelgroep Verkoopteams. Ze kunnen nog steeds items delen met andere beschikbare doelgroepen of ze rechtstreeks delen met specifieke gebruikers en groepen.
Gebruikers kunnen ook de mogelijkheid hun bestanden te zoeken beperken tot alleen leden van de doelgroep door deze optie te selecteren in de instellingen voor de link:
Voordat u begint
Belangrijke informatie over doelgroepen
Gedeelte openen | Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan
Als u een doelgroep maakt in de Beheerdersconsole, kunt u alleen gebruikers toevoegen die een Google Workspace-versie hebben waarin doelgroepen worden ondersteund.
Als een gebruiker zonder ondersteunde versie probeert een Drive-bestand te delen, ziet deze de doelgroepen die u maakt niet als deeloptie. Ze zien alleen gebruikers uit uw hele organisatie. De primaire doelgroep (bevat alle gebruikers van uw organisatie) is de standaardoptie voor delen voor gebruikers die geen ondersteunde versie hebben.
- U kunt doelgroepen alleen als deelopties gebruiken in de deelinstellingen van gebruikers voor een Google-service, zoals opties voor links delen in Drive. In tegenstelling tot de andere typen groepen die u kunt maken, kunnen doelgroepen niet voor andere doeleinden worden gebruikt, zoals mailinglijsten, forums of om toegang tot services in te stellen.
- U kunt doelgroepen niet gebruiken als lid van andere groepen of doelgroepen.
- U kunt voor doelgroepen geen eigenaren specificeren of rechtstreeks toegangsopties instellen.
- Gebruikers kunnen geen doelgroepen maken of wijzigen.
- Als u wilt delen met een breed publiek, kunt u beter een doelgroep dan een reguliere groep gebruiken. Zie Waarom doelgroepen gebruiken? hierboven.
U kunt elk type groep toevoegen als lid van een doelgroep, inclusief:
- Door beheerders gemaakte groepen, zoals beveiligingsgroepen en dynamische groepen (als dit mogelijk is in uw Google Workspace-versie)
- Groepen die niet door beheerders zijn gemaakt, zoals groepen die gebruikers maken en externe groepen
Opmerking: Momenteel kunnen vindbare ruimtes voor Chat geen externe leden bevatten. Als een gebruiker een vindbare ruimte deelt met een doelgroep die externe leden bevat, hebben deze leden er geen toegang toe.
Ga naar Praktische tips voor de implementatie van doelgroepen voor tips voor het gebruik van verschillende groepen.
De naam en beschrijving van een doelgroep worden weergegeven in de instellingen voor delen van een Google-service voor de volgende gebruikers:
- De gebruikers in uw organisatie waarop u een beleidsregel heeft toegepast met de doelgroep.
- Leden van een doelgroep als een item met ze wordt gedeeld.
Belangrijk: Als leden zich buiten uw organisatie bevinden, kunnen ze de gegevens van de doelgroep zien als u gebruikers toestaat items extern te delen voor een Google-service. Zorg in dit geval dat de naam en beschrijving van de doelgroep geen gevoelige of vertrouwelijke informatie bevatten.
- (Google Drive) Iedereen met de rol Reageerder of Bewerker voor een bestand waarvoor een doelgroep is geselecteerd, zelfs als ze geen lid zijn van de doelgroep.
Opmerking: Doelgroepen voor een Google-service worden niet getoond in de Google Groepen-interface voor gebruikers op groups.google.com.
Als u doelgroepen beschikbaar wilt maken voor gebruikers, maakt u een organisatie-eenheidbeleid voor een organisatie-eenheid of configuratiegroep:
- Voor Drive-gebruikers kunt u beleid maken voor elke organisatie-eenheid of configuratiegroep.
- Voor vindbare ruimtes in Chat, kunt u alleen een beleidsregel maken voor de organisatie op het hoogste niveau.
Nadat u een doelgroepenbeleid heeft gemaakt voor gebruikers, kunnen ze items waarvan ze de eigenaar zijn delen met die doelgroep, zoals een document in Mijn Drive of een vindbare ruimte in Chat.
Voor gedeelde Drives wordt altijd het doelgroepenbeleid overgenomen van de organisatie op het hoogste niveau, niet van onderliggende organisatie-eenheden. Als u doelgroepenbeleid maakt voor onderliggende organisatie-eenheden, zien gebruikers mogelijk andere doelgroepen voor bestanden in hun Mijn Drive dan in hun gedeelde Drives.
| Als u het volgende wilt doen... | Heeft u deze beheerdersrechten nodig... |
|---|---|
|
Groepen |
| Individuele gebruikers als lid toevoegen aan een doelgroep | |
| Een doelgroep toepassen op een Google-service | Service-instellingen of de instellingsrechten voor die specifieke service |
U kunt een overzicht bekijken van de acties op doelgroepen die gebruikers en beheerders hebben uitgevoerd:
- Ga naar het controlelogboek voor Enterprise-groepen om gebruikersacties te zien waarmee doelgroepen zijn gemaakt, geüpdatet of verwijderd.
- Ga naar het controlelogboek Beheerders om beheerdersacties te zien waarmee instellingen (beleidsregels) voor doelgroepen voor een Google-service (zoals Drive en Documenten) zijn gemaakt of verwijderd.
Opmerking: Bij de actie 'App-instelling gewijzigd' staat in het controlelogboek Beheerders momenteel de ID van een doelgroep in plaats van de naam.
Praktische tips
In de handleiding met praktische tips vindt u aanbevelingen om doelgroepen te maken, leden toe te voegen en beleid in te stellen. U vindt er ook voorbeelden van veelvoorkomende implementatiescenario's.
Zie Praktische tips voor de implementatie van doelgroepen.
