Edisi yang didukung untuk fitur ini: (Drive, Dokumen & Chat) Business Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Standard dan Education Plus; Enterprise Essentials dan Enterprise Essentials Plus. (Khusus Drive & Dokumen) Business Standard; Nonprofits; G Suite Business. Bandingkan edisi
Target audiens adalah kelompok orang—seperti departemen atau tim—yang dapat Anda rekomendasikan kepada pengguna untuk diajak berbagi item. Anda dapat menambahkan mereka ke setelan berbagi pengguna di layanan Google, seperti Google Drive, untuk mendorong pengguna berbagi item dengan audiens terbatas atau yang lebih spesifik, bukan seluruh organisasi Anda.
Mengapa menggunakan audiens target?
Audiens target memberi pengguna cara lain untuk berbagi item, selain berbagi link dengan seluruh organisasi Anda atau berbagi langsung dengan pengguna atau grup. Dengan audiens yang direkomendasikan admin, Anda dapat:
- Meningkatkan keamanan dan privasi data Anda—Audiens target memberi pengguna kontrol lebih terhadap seberapa luas item mereka dapat dibagikan. Kontrol ini dapat membantu meningkatkan keamanan data organisasi, dan privasi data pengguna, dengan mengurangi potensi pengguna tidak sengaja membagikan file, mengirimkan pesan di ruang Chat yang dapat ditemukan, atau item lainnya secara berlebihan.
- Memudahkan pengguna berbagi secara tepat—Audiens target dapat mengurangi kebutuhan pengguna untuk memasukkan grup dan pengguna tertentu guna diajak berbagi dan menanggapi permintaan akses. Sebaliknya, audiens target memungkinkan pengguna memperluas akses dengan mudah ke item tanpa perlu mengkhawatirkan keamanan, karena audiens tersebut disetujui oleh administratornya. Selain itu, berbagi dengan audiens target tidak akan mengirimkan notifikasi berbagi kepada anggota audiens, sehingga audiens tersebut tetap nyaman untuk berbagi secara luas.
Ketersediaan audiens target
Audiens target saat ini tersedia hanya untuk:
Fitur ini akan tersedia untuk layanan Google lainnya dalam rilis mendatang.
Cara kerjanya: Contoh untuk Drive
Audiens target memberikan cara yang mudah dan nyaman bagi pengguna untuk berbagi item dengan lebih tepat. Sebagai contoh, misalnya Anda ingin membuat audiens target untuk 3 tim Penjualan regional di perusahaan Anda sehingga mereka dapat lebih mudah berbagi link file Drive satu sama lain, tanpa harus membagikannya kepada seluruh perusahaan.
Buka bagian | Ciutkan semua & ke bagian atas
- Buat audiens target
Mulailah dengan menentukan nama dan deskripsi audiens. Untuk contoh ini, Anda dapat memberi nama audiens "Tim Penjualan" dan menambahkan deskripsi, seperti "Mencakup anggota semua tim Penjualan regional". Tim penjualan akan melihat nama dan deskripsi di setelan berbagi Drive mereka. Untuk mengetahui detailnya, lihat Membuat audiens target.
- Tambahkan anggota ke audiens target
Anda dapat menambahkan grup atau pengguna individu sebagai anggota. Untuk contoh ini, Anda akan menambahkan semua grup tim Penjualan regional sebagai anggota. Untuk mengetahui detailnya, lihat Menambahkan anggota ke audiens target.
- Terapkan audiens target ke layanan Google
Untuk contoh ini, Anda akan membuka setelan berbagi Drive di konsol Admin dan memilih unit organisasi induk bagi tim Penjualan untuk membuat kebijakan. Kemudian, Anda akan memilih audiens target "Tim Penjualan" untuk kebijakan Anda dan menariknya ke opsi berbagi utama (default) untuk file Drive. Untuk mengetahui detailnya, lihat Menetapkan audiens target untuk layanan Google.
Jika pengguna yang disertakan dalam kebijakan target audiens Anda ingin memberikan akses ke file di Drive, target audiens utama—dalam hal ini, Tim Penjualan—akan muncul sebagai opsi berbagi link pertama di bagian “Dapatkan Link” pada dialog berbagi file:
Pengguna dianjurkan untuk berbagi dengan audiens "Tim Penjualan". Namun, mereka masih dapat berbagi dengan target audiens lain yang tersedia, atau berbagi langsung dengan pengguna dan kelompok tertentu.
Pengguna juga dapat membatasi kemampuan menelusuri filenya hanya untuk anggota audiens target, dengan memilih opsi di setelan link:
Sebelum memulai
Meninjau informasi penting tentang target audiens
Buka bagian | Ciutkan semua & ke bagian atas
Saat membuat target audiens di konsol Admin, Anda hanya dapat menambahkan pengguna yang memiliki edisi Google Workspace yang mendukung target audiens.
Saat pengguna tanpa edisi yang didukung mencoba membagikan file Drive, mereka tidak akan melihat target audiens yang Anda buat sebagai opsi berbagi. Mereka hanya melihat pengguna dari seluruh organisasi Anda. target audiens utama (berisi semua pengguna organisasi Anda) adalah opsi berbagi default untuk pengguna yang tidak memiliki edisi yang didukung.
- Anda hanya dapat menggunakan audiens target sebagai opsi berbagi di setelan berbagi pengguna untuk layanan Google—misalnya, opsi berbagi link untuk Drive. Tidak seperti jenis grup lain yang dapat Anda buat, audiens target tidak dapat digunakan untuk tujuan lain, seperti milis, forum, atau mengonfigurasi akses ke layanan.
- Anda tidak dapat menggunakan audiens target sebagai anggota grup atau audiens target lain.
- Anda tidak dapat menentukan langsung pemilik dan menyetel opsi akses grup untuk audiens target.
- Pengguna tidak dapat membuat atau melakukan perubahan apa pun pada audiens target.
- Dibandingkan grup biasa, audiens target memiliki banyak manfaat untuk berbagi dengan audiens yang luas. Lihat "Mengapa menggunakan audiens target?" di atas.
Anda dapat menggunakan jenis grup apa pun sebagai anggota target audiens, seperti:
- Grup yang dibuat admin, seperti grup keamanan dan grup dinamis (jika disertakan dengan edisi Google Workspace Anda)
- Grup yang dibuat oleh non-admin, termasuk grup yang dibuat pengguna atau grup eksternal
Catatan: Saat ini, ruang Chat yang dapat ditemukan tidak dapat menyertakan anggota eksternal. Jika pengguna berbagi ruang yang dapat ditemukan dengan target audiens yang menyertakan anggota eksternal, anggota tersebut tidak dapat mengaksesnya.
Untuk mengetahui tips tentang menggunakan berbagai jenis grup Praktik terbaik untuk men-deploy audiens target.
Nama dan deskripsi audiens target muncul di setelan berbagi layanan Google untuk:
- Pengguna di organisasi yang tercakup dalam kebijakan yang Anda terapkan dengan target audiens
- Anggota audiens target saat item dibagikan kepada mereka
Penting (khusus Drive): Jika anggota berada di luar organisasi Anda, mereka dapat melihat detail audiens jika Anda mengizinkan pengguna berbagi item untuk layanan Google secara eksternal. Dalam kasus ini, pastikan nama dan deskripsi audiens tidak mengandung informasi sensitif atau rahasia.
- (Google Drive) Semua orang yang memiliki akses Pemberi Komentar atau Editor ke file yang berisi audiens target yang dipilih, meskipun mereka bukan anggota audiens.
Catatan: Audiens target untuk layanan Google tidak muncul di antarmuka Google Grup untuk pengguna, di groups.google.com
Agar audiens target tersedia bagi pengguna, Anda dapat membuat kebijakan untuk unit organisasi atau grup konfigurasi:
- Bagi pengguna Drive, Anda dapat membuat kebijakan untuk unit organisasi atau grup konfigurasi apa pun.
- Untuk ruang Chat yang dapat ditemukan, Anda hanya dapat membuat kebijakan untuk unit organisasi tingkat teratas.
Setelah Anda membuat kebijakan audiens target untuk pengguna, mereka dapat berbagi item apa pun yang mereka miliki dengan audiens target tersebut, seperti dokumen di Drive Saya atau ruang Chat yang dapat ditemukan.
Drive bersama selalu mendapatkan kebijakan target audiensnya dari unit organisasi tingkat teratas, bukan dari unit organisasi turunan. Perlu diperhatikan bahwa jika Anda membuat kebijakan target audiens untuk unit organisasi turunan, target audiens yang berbeda mungkin tersedia untuk file di Drive Saya milik pengguna dibandingkan dengan file di drive bersama.
| Untuk... | Anda memerlukan hak istimewa admin ini... |
|---|---|
|
Grup |
| Menambahkan pengguna individu sebagai anggota ke target audiens |
Grup dan Pengguna > Baca |
| Menerapkan target audiens ke layanan Google | Setelan Layanan atau hak istimewa setelan untuk layanan tertentu tersebut |
Anda dapat melihat data tindakan audiens target yang dilakukan pengguna dan admin:
- Untuk melihat tindakan pengguna dalam membuat, memperbarui, dan menghapus audiens target, buka log audit Grup Enterprise.
- Untuk melihat tindakan admin dalam membuat dan menghapus setelan audiens target (kebijakan) untuk layanan Google (seperti Drive dan Dokumen), buka log audit Admin.
Catatan: Untuk tindakan Perubahan Setelan Aplikasi, log audit Admin saat ini menampilkan ID audiens target, bukan namanya.
Meninjau praktik terbaik
Dalam panduan praktik terbaik kami, Anda akan menemukan rekomendasi untuk membuat audiens target, menambahkan anggota, dan membuat kebijakan audiens target. Anda juga akan menemukan contoh skenario deployment yang umum.
Lihat Praktik terbaik untuk men-deploy audiens target.