Ta funkcja jest dostępna w tych wersjach: (Dysk, Dokumenty i Google Chat) Business Plus; Enterprise Standard i Enterprise Plus; Education Standard i Education Plus; Enterprise Essentials i Enterprise Essentials Plus; (tylko Dysk i Dokumenty) Business Standard; Nonprofits; G Suite Business. Porównanie wersji
Grupy odbiorców to obejmujące zbiory osób (na przykład działy lub zespoły) grupy, które możesz polecać użytkownikom, tak by ci udostępniali im swoje elementy. Grupy te możesz dodać w usłudze Google (takiej jak Dysk Google lub Google Chat) do dotyczących użytkowników ustawień udostępniania, aby zachęcić ich do udostępniania elementów konkretnym odbiorcom lub ograniczonej ich grupie, a nie całej organizacji.
Dlaczego warto korzystać z grup odbiorców
Grupy odbiorców to kolejny sposób udostępniania elementów przez użytkowników, będący alternatywą dla udostępniania elementów całej organizacji oraz bezpośrednio konkretnym użytkownikom i grupom. Grupy odbiorców polecane przez administratora umożliwiają:
- Poprawę bezpieczeństwa i prywatności danych – grupy odbiorców dają użytkownikom większą kontrolę nad tym, jak szeroko chcą udostępniać swoje elementy. Pozwalają ograniczyć ryzyko przypadkowego udostępnienia plików, pokoi, do których użytkownik może dołączać, lub innych należących do użytkowników elementów niewłaściwym osobom, a tym samym zwiększyć zarówno bezpieczeństwo danych powiązanych z organizacją, jak i ochronę prywatności danych użytkownika.
- Łatwiejsze i celniejsze udostępnianie – grupy odbiorców ograniczają potrzebę wpisywania grup i konkretnych użytkowników podczas udostępniania elementów i odpowiadania na prośby o dostęp.W ten sposób grupy odbiorców pozwalają użytkownikom w prosty sposób zwiększyć dostęp do elementów bez martwienia się o bezpieczeństwo, ponieważ odbiorcy są zatwierdzeni przez administratora. Dodatkowo udostępnienie elementów grupie odbiorców nie powoduje wysłania powiadomień do jej członków, dzięki czemu ten sposób udostępniania jest dogodniejszy przy szerszej rzeszy odbiorców.
Dostępność grup odbiorców
Grupy odbiorców są obecnie dostępne tylko:
W kolejnych wersjach funkcja ta będzie dostępna w innych usługach Google.
Przykład działania: Dysk
Grupy odbiorców ułatwiają użytkownikom odpowiednie udostępnianie elementów. Załóżmy na przykład, że chcesz utworzyć grupę odbiorców dla 3 regionalnych zespołów sprzedaży w firmie, aby ich członkowie mogli łatwiej udostępniać pliki Dysku za pomocą linków sobie nawzajem, ale nie całej firmie.
Otwórz sekcję | Zwiń wszystko i przejdź na górę strony
- Tworzenie grupy odbiorców
Zacznij od określenia nazwy i dodania opisu grupy. W tym przykładzie możesz nazwać grupę odbiorców „Zespoły sprzedaży” i dodać opis typu „Zawiera członków wszystkich regionalnych zespołów sprzedaży”. Twoje zespoły sprzedaży zobaczą nazwę i opis w ustawieniach udostępniania Dysku. Więcej informacji znajdziesz w artykule Tworzenie grupy odbiorców.
- Dodawanie członków grupy odbiorców
Jako członków możesz dodawać grupy lub poszczególnych użytkowników. W tym przykładzie jako członków dodasz wszystkie grupy regionalnych zespołów sprzedaży. Więcej informacji znajdziesz w artykule Dodawanie i usuwanie członków grup odbiorców.
- Stosowanie grupy odbiorców do usługi Google
W tym przykładzie otworzysz ustawienia udostępniania Dysku w konsoli administracyjnej i wybierzesz nadrzędną jednostkę organizacyjną dla zespołów sprzedaży, aby utworzyć zasadę. Dla utworzonej zasady wybierz grupę odbiorców „Zespoły sprzedaży” i przeciągnij grupę na pozycję głównej (domyślnej) opcji udostępniania plików na Dysku. Więcej informacji znajdziesz w artykule Ustawianie grup odbiorców w usłudze Google.
Gdy użytkownik uwzględniony w zasadzie grupy odbiorców spróbuje udostępnić plik na Dysku, główna grupa odbiorców – w tym przypadku „Zespół sprzedaży” – wyświetli się jako pierwsza opcja udostępniania linków w sekcji „Pobierz link” okna udostępniania pliku:
Użytkownicy będą zachęcani do udostępnienia linku grupie odbiorców „Zespół sprzedaży”. Nadal jednak będą mieli możliwość udostępniania go innym dostępnym grupom odbiorców lub bezpośrednio konkretnym użytkownikom lub grupom.
Użytkownicy mogą też ograniczyć zakres osób, które mają możliwość wyszukiwania plików, do członków grupy odbiorców. W tym celu muszą wybrać odpowiednią opcję w ustawieniach linku:
Zanim zaczniesz
Ważne informacje o grupach odbiorców
Otwórz sekcję | Zwiń wszystko i przejdź na górę strony
Gdy utworzysz grupę odbiorców w konsoli administracyjnej, możesz dodawać tylko użytkowników, którzy mają wersję Google Workspace obsługującą grupy odbiorców.
Gdy użytkownik bez obsługiwanej wersji usługi spróbuje udostępnić plik na Dysku, nie zobaczy jako opcji udostępniania utworzonej przez Ciebie grupy odbiorców. Będzie widzieć tylko użytkowników z całej organizacji. Domyślną opcją udostępniania w przypadku użytkowników, którzy nie mają obsługiwanej wersji usługi, jest główna grupa odbiorców (obejmuje wszystkich użytkowników w organizacji).
- Grup odbiorców możesz używać tylko jako opcji udostępniania w ustawieniach udostępniania użytkowników w usłudze Google, na przykład opcji udostępniania linków na Dysku. W odróżnieniu od innych typów grup, które można tworzyć, grup odbiorców nie można używać do żadnych innych celów, takich jak listy adresowe, fora czy konfigurowanie dostępu do usług.
- Nie możesz używać grup odbiorców jako członków innych grup ani grup odbiorców.
- Dla grup odbiorców nie można określić właścicieli ani bezpośrednio ustawić opcji dostępu do grupy.
- Użytkownicy nie mogą tworzyć ani zmieniać grup odbiorców.
- Grupy odbiorców lepiej nadają się do udostępniania szerszemu gronu użytkowników niż zwykłe grupy. Przeczytaj sekcję Dlaczego warto korzystać z grup odbiorców powyżej.
Jako członków grupy odbiorców możesz użyć grup dowolnego typu, takich jak:
- grupy utworzone przez administratorów – np. grupy zabezpieczeń i grupy dynamiczne (jeśli są dostępne w używanej wersji Google Workspace);
- grupy utworzone przez użytkowników bez uprawnień administratora, w tym grupy utworzone przez użytkowników w Twojej organizacji lub poza nią.
Uwaga: obecnie pokoje Google Chat, do których użytkownik może dołączać, nie mogą zawierać użytkowników zewnętrznych. Jeśli użytkownik udostępni pokój możliwy do znalezienia grupie odbiorców, do której należą użytkownicy zewnętrzni, nie będą oni mieli do niego dostępu.
Wskazówki na temat korzystania z różnych typów grup znajdziesz w artykule Sprawdzone metody wdrażania grup odbiorców.
Nazwa i opis grupy odbiorców są widoczne w ustawieniach udostępniania usługi Google dla:
- użytkowników w organizacji, do których zostały zastosowane zasady z grupami odbiorców;
- Członków grupy odbiorców po udostępnieniu im danego elementu.
Ważne (dotyczy tylko Dysku): jeśli członkowie pochodzą spoza Twojej organizacji, będą mogli zobaczyć szczegóły grupy odbiorców, gdy zezwolisz użytkownikom na udostępnianie elementów usługi Google poza organizację. W takim wypadku pamiętaj, aby nazwa i opis grupy odbiorców nie zawierały poufnych informacji.
- (Dysk Google) każdej osoby z uprawnieniami komentującego lub edytującego do pliku z wybraną grupą odbiorców, nawet jeśli nie należy do tej grupy.
Uwaga: grupy odbiorców w usłudze Google nie są wyświetlane w interfejsie użytkownika Grup dyskusyjnych Google na stronie groups.google.com.
Aby udostępnić grupy odbiorców użytkownikom, utwórz zasadę dla jednostki organizacyjnej lub grupy konfiguracji:
- W przypadku użytkowników Dysku możesz tworzyć zasady dla dowolnych jednostek organizacyjnych lub grup konfiguracji.
- W przypadku pokoi Google Chat, do których użytkownik może dołączać, możesz utworzyć zasadę tylko dla jednostki organizacyjnej najwyższego poziomu.
Gdy utworzysz zasadę grupy odbiorców dla użytkowników, mogą oni udostępniać tej grupie dowolne należące do nich elementy, np. dokumenty z Mojego dysku lub pokój Google Chat, do którego użytkownik może dołączać.
Dyski współdzielone zawsze dziedziczą zasady grup odbiorców z jednostki organizacyjnej najwyższego poziomu (nie z jednostki podrzędnej). Jeśli utworzysz zasady grup odbiorców dla podrzędnych jednostek organizacyjnych, w przypadku plików z Mojego dysku użytkowników mogą być dostępne inne grupy niż w przypadku plików na dyskach współdzielonych.
| Czynność | Potrzebne uprawnienia administratora |
|---|---|
|
Grupy |
| Dodawanie pojedynczych użytkowników jako członków grupy odbiorców. | |
| Ustawianie grupy odbiorców dla usługi Google. | Ustawienia usług lub uprawnienia dotyczące ustawień konkretnej usługi. |
Możesz zobaczyć rejestr działań, które użytkownicy i administratorzy wykonali w związku z grupami odbiorców:
- Aby zobaczyć działania użytkowników dotyczące tworzenia, aktualizowania i usuwania grup odbiorców, otwórz dziennik kontrolny Grup dyskusyjnych Google Enterprise.
- Aby zobaczyć działania administracyjne związane z tworzeniem i usuwaniem ustawień grup odbiorców (zasad) w usłudze Google (takiej jak Dysk czy Dokumenty), otwórz dziennik kontrolny administratora.
Uwaga: obecnie w dzienniku kontrolnym administratora obok działania „Zmiana ustawienia aplikacji” jest widoczny identyfikator grupy odbiorców, a nie jej nazwa.
Sprawdzone metody
Przewodnik ze sprawdzonymi metodami zawiera rekomendacje dotyczące tworzenia grup odbiorców, dodawania członków i tworzenia zasad grup odbiorców. Znajdziesz w nim również przykłady typowych wdrożeń.
Zapoznaj się z artykułem Sprawdzone metody wdrażania grup odbiorców.