รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ (ไดรฟ์ เอกสาร และ Chat) Business Plus, Enterprise Standard และ Enterprise Plus, Education Standard และ Education Plus, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus (ไดรฟ์และเอกสารเท่านั้น) Business Standard, Nonprofits, G Suite Business เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
กลุ่มเป้าหมายคือกลุ่มคน เช่น แผนกหรือทีมที่คุณแนะนำให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์ด้วยได้ คุณจะเพิ่มกลุ่มดังกล่าวไปยังการตั้งค่าการแชร์ของผู้ใช้ในบริการของ Google เช่น Google ไดรฟ์ หรือ Chat เพื่อส่งเสริมให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์กับกลุ่มเป้าหมายที่เจาะจงและจำกัดมากขึ้นแทนการแชร์กับทั้งองค์กรได้
เหตุผลที่ควรใช้กลุ่มเป้าหมาย
กลุ่มเป้าหมายเป็นอีกวิธีหนึ่งในการแชร์ นอกเหนือจากการแชร์ให้ทั้งองค์กรหรือการแชร์ให้ผู้ใช้หรือกลุ่มโดยตรง เมื่อใช้งานกลุ่มเป้าหมายที่แนะนำโดยผู้ดูแลระบบ คุณจะทำสิ่งต่อไปนี้ได้
- เพิ่มความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล - กลุ่มเป้าหมายช่วยให้ผู้ใช้ควบคุมได้มากขึ้นว่าจะแชร์รายการออกไปในวงกว้างเพียงใด ซึ่งจะช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลองค์กร รวมถึงความเป็นส่วนตัวของข้อมูลผู้ใช้โดยการลดโอกาสที่ผู้ใช้จะแชร์ไฟล์ พื้นที่ทำงานที่ค้นพบได้ของ Chat หรือรายการอื่นๆ มากเกินไปโดยไม่ได้ตั้งใจ
- ทำให้การแชร์อย่างเหมาะสมทำได้ง่ายขึ้น - กลุ่มเป้าหมายช่วยให้ผู้ใช้ลดความจำเป็นจะที่ต้องเข้ากลุ่ม รวมทั้งไม่จำเป็นต้องแชร์และตอบกลับคำขอเข้าถึงอยู่บ่อยๆ โดยกลุ่มเป้าหมายจะช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงรายการได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องกังวลเรื่องความปลอดภัยเนื่องจากผู้ดูแลระบบเป็นผู้อนุมัติกลุ่มเป้าหมายเหล่านี้แล้ว นอกจากนั้นระบบจะไม่ส่งการแจ้งเตือนการแชร์ไปยังสมาชิกกลุ่มเป้าหมายเมื่อมีการแชร์ ช่วยให้สะดวกต่อการแชร์กับสมาชิกในวงกว้าง
ความพร้อมใช้งานของกลุ่มเป้าหมาย
ปัจจุบันกลุ่มเป้าหมายใช้งานได้เฉพาะในกรณีต่อไปนี้
โดยฟีเจอร์นี้จะใช้กับบริการอื่นๆ ของ Google ได้ในรุ่นถัดไป
หลักการทำงาน: ตัวอย่างสําหรับไดรฟ์
กลุ่มเป้าหมายเป็นวิธีที่ง่ายและสะดวกสําหรับผู้ใช้ในการแชร์รายการต่างๆ ได้อย่างเหมาะสมยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น การสร้างกลุ่มเป้าหมายให้กับทีมขายระดับภูมิภาคของบริษัท 3 ทีม เพื่อให้พวกเขาสามารถแชร์ลิงก์ไฟล์ในไดรฟ์ได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องแชร์กับทั้งบริษัท
เปิดส่วน | ยุบทั้งหมดและกลับไปด้านบนสุด
- สร้างกลุ่มเป้าหมาย
เริ่มต้นโดยระบุชื่อและคำอธิบายของกลุ่มเป้าหมาย สำหรับตัวอย่างนี้คุณอาจตั้งชื่อกลุ่มเป้าหมายว่า "ทีมขาย" และเพิ่มคำอธิบายเช่น "รวมสมาชิกของทีมขายในภูมิภาคทั้งหมด" ทีมขายของคุณก็จะเห็นชื่อและคำอธิบายในการตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อสร้างกลุ่มเป้าหมาย
- เพิ่มสมาชิกไปยังกลุ่มเป้าหมาย
คุณสามารถเพิ่มกลุ่มหรือผู้ใช้รายบุคคลเป็นสมาชิกได้ สำหรับตัวอย่างนี้คุณอาจเพิ่มกลุ่มของทีมขายในภูมิภาคทั้งหมดเป็นสมาชิก โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเพิ่มสมาชิกไปยังกลุ่มเป้าหมาย
- ปรับใช้กลุ่มเป้าหมายเข้ากับบริการของ Google
สำหรับตัวอย่างนี้คุณต้องไปที่การตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ในคอนโซลผู้ดูแลระบบและเลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุดสำหรับทีมขายเพื่อสร้างนโยบาย จากนั้นจึงเลือกกลุ่มเป้าหมาย "ทีมขาย" สำหรับนโยบายและลากกลุ่มไปยังตัวเลือกการแชร์หลัก (ค่าเริ่มต้น) สำหรับไฟล์ในไดรฟ์ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อกำหนดกลุ่มเป้าหมายสำหรับบริการของ Google
เมื่อผู้ใช้ที่รวมอยู่ในนโยบายกลุ่มเป้าหมายต้องการให้สิทธิ์เข้าถึงไฟล์ในไดรฟ์ "ทีมขาย" ซึ่งเป็นกลุ่มเป้าหมายหลักในกรณีนี้จะปรากฏเป็นตัวเลือกการแชร์ลิงก์ลำดับแรกในส่วน "รับลิงก์” ของกล่องโต้ตอบการแชร์ของไฟล์
แนะนำให้ผู้ใช้แชร์ร่วมกับกลุ่มเป้าหมาย "ทีมขาย" แต่ยังสามารถเลือกที่จะแชร์กับกลุ่มเป้าหมายอื่นๆ ที่มี หรือจะแชร์โดยตรงกับผู้ใช้บางรายและกลุ่มบางกลุ่มก็ได้
ผู้ใช้ยังสามารถจำกัดความสามารถในการค้นหาไฟล์ให้เฉพาะสมาชิกของกลุ่มเป้าหมายได้โดยเลือกตัวเลือกในการตั้งค่าลิงก์
ข้อควรปฏิบัติก่อนที่จะเริ่มต้น
ตรวจสอบข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมาย
เปิดส่วน | ยุบทั้งหมดและกลับไปด้านบนสุด
เมื่อสร้างกลุ่มเป้าหมายในคอนโซลผู้ดูแลระบบ คุณจะเพิ่มได้เฉพาะผู้ใช้ที่มี Google Workspace รุ่นที่รองรับกลุ่มเป้าหมายเท่านั้น
เมื่อผู้ใช้ที่ไม่มีรุ่นที่รองรับพยายามแชร์ไฟล์ในไดรฟ์ ผู้ใช้จะไม่เห็นกลุ่มเป้าหมายที่คุณสร้างเป็นตัวเลือกการแชร์ แต่จะเห็นเฉพาะผู้ใช้จากทั้งองค์กรเท่านั้น กลุ่มเป้าหมายหลัก (ประกอบด้วยผู้ใช้ทั้งหมดขององค์กร) เป็นตัวเลือกการแชร์เริ่มต้นสําหรับผู้ใช้ที่ไม่มีรุ่นที่รองรับ
- คุณใช้กลุ่มเป้าหมายเป็นตัวเลือกในการตั้งค่าการแชร์ของผู้ใช้สำหรับบริการของ Google ได้เพียงอย่างเดียว เช่น ตัวเลือกการแชร์ลิงก์สำหรับไดรฟ์ แต่จะใช้สำหรับจุดประสงค์อื่นๆ ไม่ได้ เช่น รายชื่ออีเมล ฟอรัม หรือการกำหนดค่าการเข้าถึงบริการ ซึ่งต่างจากกลุ่มประเภทอื่นที่สร้างได้
- คุณจะใช้กลุ่มเป้าหมายเป็นสมาชิกของกลุ่มหรือกลุ่มเป้าหมายอื่นไม่ได้
- คุณจะระบุเจ้าของและกำหนดตัวเลือกการเข้าถึงกลุ่มสำหรับกลุ่มเป้าหมายโดยตรงไม่ได้
- ผู้ใช้จะสร้างหรือแก้ไขกลุ่มเป้าหมายไม่ได้
- กลุ่มเป้าหมายมีประโยชน์ในการแชร์กับผู้ใช้ในวงกว้างมากกว่ากลุ่มปกติ โปรดดู "เหตุผลที่ควรใช้กลุ่มเป้าหมาย" ด้านบน
คุณสามารถใช้กลุ่มประเภทใดก็ได้เป็นสมาชิกกลุ่มเป้าหมาย ซึ่งรวมถึง
- กลุ่มที่ผู้ดูแลระบบสร้างขึ้น เช่น กลุ่มความปลอดภัยและกลุ่มแบบไดนามิก (หากรวมอยู่ในรุ่น Google Workspace)
- กลุ่มที่ผู้ดูแลระบบไม่ได้สร้างขึ้น รวมถึงกลุ่มที่ผู้ใช้สร้างหรือกลุ่มภายนอก
หมายเหตุ: ขณะนี้พื้นที่ทํางานที่ค้นพบของ Chat ยังรวมสมาชิกภายนอกไม่ได้ หากผู้ใช้แชร์พื้นที่ทํางานที่ค้นพบได้กับกลุ่มเป้าหมายที่มีสมาชิกภายนอก สมาชิกภายนอกดังกล่าวจะเข้าถึงพื้นที่ทํางานไม่ได้
โปรดดูเคล็ดลับเกี่ยวกับการใช้กลุ่มประเภทต่างๆ ที่แนวทางปฏิบัติแนะนำสำหรับการใช้กลุ่มเป้าหมาย
ชื่อและคำอธิบายของกลุ่มเป้าหมายจะปรากฏในการตั้งค่าการแชร์ของบริการของ Google สำหรับบุคคลต่อไปนี้
- ผู้ใช้ในองค์กรที่คุณใช้นโยบายที่มีกลุ่มเป้าหมาย
- สมาชิกของกลุ่มเป้าหมายเมื่อมีการแชร์ไฟล์ให้
ข้อสำคัญ (ไดรฟ์เท่านั้น): หากสมาชิกอยู่นอกองค์กร สมาชิกดังกล่าวจะเห็นรายละเอียดของกลุ่มเป้าหมายได้ก็ต่อเมื่อคุณอนุญาตให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์สำหรับบริการของ Google ไปยังภายนอกเท่านั้น ในกรณีนี้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อและคำอธิบายของกลุ่มเป้าหมายไม่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ
- (Google ไดรฟ์) ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงแบบผู้แสดงความคิดเห็นหรือผู้แก้ไขจะเข้าถึงไฟล์ที่เลือกกลุ่มเป้าหมายไว้ได้ แม้ว่าจะไม่ใช่สมาชิกของกลุ่มเป้าหมายก็ตาม
หมายเหตุ: กลุ่มเป้าหมายสําหรับบริการของ Google จะไม่ปรากฏในอินเทอร์เฟซของ Google Groups สําหรับผู้ใช้ที่ลิงก์ groups.google.com
หากต้องการให้ผู้ใช้นํากลุ่มเป้าหมายไปใช้ได้ ให้สร้างนโยบายสําหรับหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มการกําหนดค่าดังนี้
- สําหรับผู้ใช้ไดรฟ์ คุณสามารถสร้างนโยบายสําหรับหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มใดก็ได้
- สําหรับพื้นที่ทํางานที่ค้นพบได้ของ Chat คุณสามารถสร้างนโยบายเฉพาะสําหรับหน่วยขององค์กรระดับบนสุด
เมื่อคุณสร้างนโยบายกลุ่มเป้าหมายสําหรับผู้ใช้แล้ว ผู้ใช้จะแชร์รายการที่ผู้ใช้เป็นเจ้าของกับกลุ่มเป้าหมายนั้นได้ เช่น เอกสารในไดรฟ์ของฉันหรือพื้นที่ทำงานที่ค้นพบได้ของ Chat
ไดรฟ์ที่แชร์มักจะได้รับนโยบายกลุ่มเป้าหมายจากหน่วยขององค์กรระดับบนสุด ไม่ใช่หน่วยขององค์กรย่อย หากคุณสร้างนโยบายกลุ่มเป้าหมายสำหรับหน่วยขององค์กรย่อย ไฟล์ใน "ไดรฟ์ของฉัน" กับไฟล์ใน "ไดรฟ์ที่แชร์" อาจมีกลุ่มเป้าหมายต่างกัน
| การดำเนินการ | คุณต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบเหล่านี้... |
|---|---|
|
กลุ่ม |
| เพิ่มผู้ใช้แต่ละคนเป็นสมาชิกในกลุ่มเป้าหมาย | |
| ใช้กลุ่มเป้าหมายกับบริการของ Google | การตั้งค่าบริการหรือสิทธิ์การตั้งค่าสำหรับบริการนั้นๆ |
คุณจะดูบันทึกการดำเนินการที่ผู้ใช้และผู้ดูแลระบบทำกับกลุ่มเป้าหมายได้โดยทำดังนี้
- หากต้องการดูการดําเนินการที่ผู้ใช้สร้าง อัปเดต และลบกลุ่มเป้าหมาย โปรดดูหัวข้อบันทึกการตรวจสอบ Groups Enterprise
- หากต้องการดูการดําเนินการที่ผู้ดูแลระบบสร้างและลบการตั้งค่ากลุ่มเป้าหมาย (นโยบาย) สําหรับบริการของ Google (เช่น ไดรฟ์และเอกสาร) โปรดดูหัวข้อบันทึกการตรวจสอบผู้ดูแลระบบ
หมายเหตุ: ขณะนี้ บันทึกการตรวจสอบผู้ดูแลระบบจะแสดงเป็นรหัสของกลุ่มเป้าหมายแทนการแสดงชื่อ ในกรณีที่เป็นการดำเนินการเปลี่ยนการตั้งค่าแอปพลิเคชัน
ดูแนวทางปฏิบัติแนะนำ
คุณสามารถดูคำแนะนำในการสร้างกลุ่มเป้าหมาย เพิ่มสมาชิก และสร้างนโยบายของกลุ่มเป้าหมายได้ในแนวทางปฏิบัติแนะนำของเรา นอกจากนี้คุณยังดูตัวอย่างสถานการณ์การใช้งานทั่วไปได้อีกด้วย
โปรดดูหัวข้อแนวทางปฏิบัติแนะนำสำหรับการใช้กลุ่มเป้าหมาย
