Crear y gestionar reglas desde la página Reglas

Usar reglas para configurar alertas y acciones

Con tu cuenta de administrador, puedes configurar reglas en la consola de administración de Google. Para crear una, tienes que indicar en qué condiciones debe activarse y qué acciones deben realizarse cuando eso ocurra. Básicamente, una regla es una manera de indicar al sistema que, si ocurre x, haga y automáticamente.

Por ejemplo:

  • Configura reglas para recibir notificaciones sobre actividades específicas que tienen lugar en tu dominio, como cuando se produzca un intento de inicio de sesión sospechoso, cuando se ponga en riesgo la seguridad de un dispositivo móvil o si otro administrador cambia algún ajuste.
  • Configura reglas con la herramienta de investigación de seguridad para automatizar las acciones que se producen como respuesta a actividades que tienen lugar en tu dominio.
  • Crea alertas personalizadas basadas en los datos de eventos de registro de tu organización, llamados anteriormente registros de auditoría.

En la página Reglas, se pueden ver y configurar varios tipos de reglas, como reglas de actividad, reglas de notificación, reglas de protección de datos, reglas definidas por el sistema y reglas de confianza. Para obtener más información e instrucciones, consulta las secciones disponibles más abajo.

Tipos de reglas y privilegios de administrador necesarios

Reglas de notificación

Las reglas de notificación son reglas personalizadas que los administradores pueden crear desde la página Reglas. Antes se denominaban alertas de reglas de notificación personalizadas y sirven para crear y gestionar alertas personalizadas que se basan en datos de eventos de registro de tu organización (antes llamados registros de auditoría).

La posibilidad de crear y ver reglas de notificación depende de la edición de Google Workspace que tengas y de tus privilegios de administrador. Para crear o ver reglas de notificación, necesitas el privilegio Notificación. Para obtener más información, consulta el artículo Acceso de administrador a reglas de notificación y de actividad.

Reglas de actividad

Las reglas de actividad son reglas personalizadas que los administradores pueden crear desde la herramienta de investigación de seguridad o desde la página Reglas. Con estas reglas, puedes automatizar acciones para que se realicen en respuesta a actividades que tienen lugar en tu dominio.

La posibilidad de crear y ver reglas de actividad depende de la edición de Google Workspace que tengas, de tus privilegios de administrador y de la fuente de datos. Para crear o ver reglas de actividad, necesitas los siguientes privilegios:

  • Centro de Seguridad > Reglas de actividad > Ver
  • Centro de Seguridad > Reglas de actividad > Gestionar

Para obtener más información, consulta el artículo Acceso de administrador a reglas de notificación y de actividad.

Reglas de protección de datos

Las reglas de protección de datos son reglas personalizadas que los administradores pueden crear desde la página Reglas. Sirven para recibir notificaciones cuando ocurran actividades concretas relacionadas con el uso de archivos de Drive en tu dominio.

Para crear o ver reglas de protección de datos, necesitas los siguientes privilegios:

  • DLP > Ver regla de DLP
  • DLP > Gestionar regla de DLP
Reglas definidas por el sistema

Las reglas definidas por el sistema son las reglas predeterminadas que proporciona Google. Sirven para recibir notificaciones de actividades específicas que tienen lugar en tu dominio.

Para crear o ver reglas definidas por el sistema, necesitas el privilegio Informes.

Reglas de confianza

Las reglas de confianza te dan mayor control sobre con quién colaboran tus usuarios. Puedes controlar con quién pueden compartir archivos de Drive, de quién pueden recibir archivos de Drive, a quién se puede invitar a un documento y quién puede añadir elementos a unidades compartidas.

Para saber qué privilegios de administrador necesitas para gestionar reglas de confianza, consulta el artículo Crear y gestionar reglas de confianza para compartir archivos de Drive.

Crear reglas

Para acceder a la página Reglas, ve a la página principal de la consola de administración y haz clic en Reglas. Aparecerá una lista con las diferentes reglas que se han configurado en tu organización. Puedes cambiar las reglas que se muestran haciendo clic en Añadir un filtro y filtrando la lista por varios criterios, como el tipo de regla, el nombre o el estado.

Para obtener más información e instrucciones detalladas, consulta estos artículos:

Nota: Cuando crees una regla, también puedes usar una de las tarjetas de reglas de la parte superior de la página. Estas tarjetas te permiten crear reglas basadas en ejemplos de casos prácticos habituales. También puedes utilizarlas para revisar las reglas ya creadas. En una de las tarjetas de reglas, haz clic en Ver lista para ver las reglas disponibles, o bien haz clic en Crear regla para crear una.

Gestionar reglas

Ver las páginas Reglas y Detalles de la regla

Para acceder a la página Reglas, ve a la página principal de la consola de administración, en admin.google.com, y haz clic en Reglas. Aparecerá una lista con las diferentes reglas que se han configurado en tu organización. Puedes cambiar las reglas que se muestran haciendo clic en Añadir un filtro y filtrando la lista por varios criterios, como el tipo de regla, el nombre o el estado.

Nota: Para encontrar una regla más fácilmente, puedes ordenar las columnas de la página Reglas. En la página Reglas se incluyen los siguientes datos de cada regla:

  • Nombre: muestra el nombre y la descripción de la regla.
  • Estado: indica si una regla está activa o inactiva.
  • Acciones: especifica qué ocurre si se cumplen las condiciones de una regla; por ejemplo, poner en cuarentena un mensaje, marcarlo como spam, eliminarlo o enviar una notificación por correo electrónico.
  • Alertas: indica si una alerta está activada o desactivada.
  • Tipo de regla: especifica si se trata de una regla de actividad, de protección de datos, de notificación, definida por el sistema o de confianza. Puedes consultar información adicional al respecto en la sección de más abajo.
  • Última modificación: muestra la fecha y la hora en que se creó la regla o se modificó por última vez.

Detalles de la regla

Puedes ver información sobre una regla en la página Detalles de la regla, a la que puedes acceder haciendo clic en la fila correspondiente de la página Reglas. En Detalles de la regla se muestra el nombre y la descripción de la regla, el alcance (por ejemplo, Todo el dominio), las condiciones que tiene y las acciones que se llevan a cabo (por ejemplo, enviar un correo a todos los superadministradores si se cumplen las condiciones de la regla).

Editar reglas

Puedes editar cualquier regla en la página Detalles de la regla, a la que puedes acceder haciendo clic en la fila correspondiente de la página Reglas. En la parte izquierda de la página, haz clic en Editar regla y, a continuación, sigue las instrucciones del asistente Editar regla.

Nota: No puedes modificar los filtros de las reglas. Solo puedes editar los destinatarios de la alerta. Si quieres utilizar filtros distintos, tendrás que crear otra regla.

Descargar reglas desde la página Reglas

Desde la página Reglas, puedes descargar los detalles de una regla en un archivo txt. En este archivo se incluirán todas las reglas relacionadas con un tipo de regla concreto.

  1. Haz clic en Descargar.
  2. En la ventana Detalles de la regla, elige el tipo de regla; por ejemplo, Regla de protección de datos o Regla de actividad.
  3. Haz clic en Descargar.

Iniciar investigaciones desde la página Reglas 

Si tienes acceso a la herramienta de investigación de seguridad, puedes iniciar una investigación para analizar los resultados de las reglas que has creado. En la página Reglas, haz clic en Examinar para iniciar una investigación basada en la fuente de datos Eventos de registro de reglas. También puedes iniciar la misma investigación desde la herramienta de investigación. Para obtener más información e instrucciones, consulta el artículo Eventos de registro de reglas: herramienta de investigación de seguridad.

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