Con tu cuenta de administrador, puedes configurar reglas en la consola de administración de Google. Para crear una, tienes que indicar en qué condiciones debe activarse y qué acciones deben realizarse cuando eso ocurra. Básicamente, una regla es una manera de indicar al sistema que, si ocurre x, haga y automáticamente.
Por ejemplo:
- Configura reglas para recibir notificaciones sobre actividades específicas que tienen lugar en tu dominio, como cuando se produzca un intento de inicio de sesión sospechoso, cuando se ponga en riesgo la seguridad de un dispositivo móvil o si otro administrador cambia algún ajuste.
- Configura reglas con la herramienta de investigación de seguridad para automatizar las acciones que se producen como respuesta a actividades que tienen lugar en tu dominio.
- Crea alertas personalizadas basadas en los datos de eventos de registro de tu organización.
Tipos de reglas y privilegios de administrador necesarios
En la página Reglas se pueden ver y configurar varios tipos de reglas, como las reglas de actividad, las de protección de datos, las definidas por el sistema y las de confianza.
Reglas de actividadLas reglas de actividad son reglas personalizadas que crean los administradores.
- Todas las ediciones de Google Workspace pueden hacer lo siguiente:
- Crea reglas que automatizan las notificaciones de las actividades de tu organización. Por ejemplo, puedes usar reglas de actividad para crear y gestionar alertas personalizadas basadas en los datos de eventos de registro de tu organización.
- Puedes acceder a las reglas de actividad desde la página Reglas o desde Informes > Auditoría e investigación > fuente de datos.
- Los administradores con una edición premium de Workspace pueden hacer lo siguiente:
- También puede crear reglas que automatizan acciones.
- También puedes acceder a las reglas de actividad desde la herramienta de investigación de seguridad.
Para obtener más información, consulta el artículo Acceso de administrador a reglas de actividad.
Las reglas de acción de ChromeOS son reglas personalizadas que los administradores crean en la página Reglas. Puedes usar estas reglas para impedir que los usuarios realicen determinadas acciones en ChromeOS, como copiar o pegar contenido de URLs específicas, o bloquear la captura o el uso compartido de pantallas desde endpoints de tu dominio utilizando Chrome.
La posibilidad de crear y ver reglas de acción de ChromeOS depende de la edición de Google Workspace que tengas, de tus privilegios de administrador y de la fuente de datos. Para crear o ver reglas de acción de ChromeOS, necesitas los siguientes privilegios:
- Servicios > Administración de Chrome > Configuración > Gestionar la configuración de usuario
Las reglas de protección de datos son reglas personalizadas que los administradores pueden crear desde la página Reglas. Sirven para recibir notificaciones cuando ocurran actividades concretas relacionadas con el uso de archivos de Drive en tu dominio.
Para crear o ver reglas de protección de datos, necesitas los siguientes privilegios:
- DLP > Ver regla de DLP
- DLP > Gestionar regla de DLP
Las reglas definidas por el sistema son las reglas predeterminadas que proporciona Google. Sirven para recibir notificaciones de actividades específicas que tienen lugar en tu dominio.
Para crear o ver reglas definidas por el sistema, necesitas el privilegio Informes.
Las reglas de confianza te dan mayor control sobre con quién colaboran tus usuarios. Puedes controlar con quién pueden compartir archivos de Drive, de quién pueden recibir archivos de Drive, a quién se puede invitar a un documento y quién puede añadir elementos a unidades compartidas.
Para saber qué privilegios de administrador necesitas para gestionar reglas de confianza, consulta el artículo Crear y gestionar reglas de confianza para compartir archivos de Drive.
Crear reglas
Para acceder a la página Reglas, ve a la página principal de la consola de administración y haz clic en Reglas. Aparecerá una lista con las diferentes reglas que se han configurado en tu organización. Puedes cambiar las reglas que se muestran haciendo clic en Añadir un filtro y filtrando la lista por varios criterios, como el tipo de regla, el nombre o el estado.
Para obtener más información e instrucciones detalladas, consulta estos artículos:
- Crear y gestionar reglas de actividad
- Acceso de administrador a las reglas de actividad
- Crear reglas de protección de datos
- Crear y gestionar reglas de acción de ChromeOS
- Ver y editar reglas definidas por el sistema
- Crear y gestionar reglas de confianza para controlar el uso compartido en Drive
Nota: Cuando crees una regla, también puedes usar una de las tarjetas de reglas de la parte superior de la página. Estas tarjetas te permiten crear reglas basadas en ejemplos de casos prácticos habituales. También puedes utilizarlas para revisar las reglas ya creadas. En una de las tarjetas de reglas, haz clic en Ver lista para ver las reglas disponibles, o bien haz clic en Crear regla para crear una.
Gestionar reglas
Ver las páginas Reglas y Detalles de la reglaPara acceder a la página Reglas, ve a la página principal de la consola de administración, en admin.google.com, y haz clic en Reglas. Aparecerá una lista con las diferentes reglas que se han configurado en tu organización. Puedes cambiar las reglas que se muestran haciendo clic en Añadir un filtro y filtrando la lista por varios criterios, como el tipo de regla, el nombre o el estado.
Nota: Para encontrar una regla más fácilmente, puedes ordenar las columnas de la página Reglas. En la página Reglas se incluyen los siguientes datos de cada regla:
- Nombre: muestra el nombre y la descripción de la regla.
- Estado: indica si una regla está activa o inactiva.
- Tipo de regla: especifica si se trata de una regla de actividad, de protección de datos, definida por el sistema o de confianza. Puedes consultar información adicional al respecto en la sección de más abajo.
- Aplicación: aplicación en la que se aplica la regla (por ejemplo, Drive, Chat y Gmail).
- Acciones: especifica qué ocurre si se cumplen las condiciones de una regla; por ejemplo, poner en cuarentena un mensaje, marcarlo como spam, eliminarlo o enviar una notificación por correo electrónico.
- Alertas: indica si una alerta está activada o desactivada.
- Última modificación: muestra la fecha y la hora en que se creó la regla o se modificó por última vez.
Consultar los detalles de una regla
Coloca el cursor sobre una fila y haz clic en Más . Las opciones disponibles dependen del Tipo de regla.
En el caso de una regla que no sea del sistema, puedes usar las siguientes opciones:
- Investigar regla: investiga una regla con la herramienta de investigación de seguridad.
- Vista rápida: muestra los detalles básicos de la regla.
- Ver regla: muestra todos los detalles y permite editar la regla.
- Copiar regla: copia la regla.
- Eliminar regla: elimina la regla.
En el caso de una regla del sistema, puedes usar las siguientes opciones:
- Ver regla: muestra todos los detalles y permite editar la regla.
- Restablecer regla: restablece la regla a sus condiciones predeterminadas.
Para obtener más información, consulta la sección Trabajar con reglas de DLP.
Puedes editar cualquier regla en la página Detalles de la regla, a la que puedes acceder haciendo clic en la fila correspondiente de la página Reglas. En la parte izquierda de la página, haz clic en Editar regla y, a continuación, sigue las instrucciones del asistente Editar regla.
Nota: No puedes modificar los filtros de las reglas. Solo puedes editar los destinatarios de la alerta. Si quieres utilizar filtros distintos, tendrás que crear otra regla.
Desde la página Reglas, puedes descargar los detalles de una regla en un archivo txt. En este archivo se incluirán todas las reglas relacionadas con un tipo de regla concreto.
- Haz clic en Descargar.
- En la ventana Detalles de la regla, elige el tipo de regla; por ejemplo, Regla de protección de datos o Regla de actividad.
- Haz clic en Descargar.
Iniciar investigaciones desde la página Reglas
Si tienes acceso a la herramienta de investigación de seguridad, puedes iniciar una investigación para analizar los resultados de las reglas que has creado. En la página Reglas, haz clic en Examinar para iniciar una investigación basada en la fuente de datos Eventos de registro de reglas. También puedes iniciar la misma investigación desde la herramienta de investigación. Para obtener más información e instrucciones, consulta el artículo Eventos de registro de reglas.
