Gerenciar grupos

Criar Caixas de entrada colaborativas


Este artigo é destinado aos administradores. Para gerenciar seus grupos, acesse a Ajuda do Grupos do Google.
Este recurso requer ativação Grupos do Google para empresas.

Use as Caixas de entrada colaborativas no Grupos do Google. Com as permissões adequadas, os participantes da Caixa de entrada colaborativa podem atribuir conversas uns aos outros para facilitar o rastreamento.

Por exemplo, você pode criar um grupo para sua equipe de suporte técnico ou atendimento ao cliente com o endereço suporte@seu-dominio.com, adicionar os funcionários como participantes e permitir que pessoas fora da organização enviem mensagens ao grupo.

Ao receber uma mensagem, a equipe de suporte tem as seguintes opções:

  • Atribuir a responsabilidade pelas conversas aos participantes do grupo
  • Definir um dos status resolvidos para as conversas, como "Concluído", "Duplicados" ou "Nenhuma ação necessária"
  • Pesquisar as conversas de acordo com o status da resolução ou usuário

Etapa 1: criar um grupo

Como usar o Admin Console
  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Grupos.
  3. No canto superior esquerdo, clique em Criar grupo.
  4. Digite as seguintes informações e depois clique em Próxima:
     
    Configuração Descrição
    Nome
    Nome que identifica o grupo em listas e mensagens. Siga estas diretrizes:
    • Os nomes podem ter até 73 caracteres.
    • Use nomes que deixem clara a finalidade do grupo.

     

     

    Descrição

    A finalidade do grupo ou como ele é usado. Essas informações aparecem na página "Sobre" do grupo. Você pode incluir dados sobre os participantes e o conteúdo, perguntas frequentes, links para grupos relacionados, entre outras opções.

    E-mail do grupo

    ​Endereço de e-mail usado para o grupo. Se houver mais de um domínio, selecione o apropriado na lista. Os endereços de e-mail podem ter até 63 caracteres. Esse limite não inclui o domínio do endereço, como @gmail.com.

    Algumas palavras são reservadas e não podem ser usadas em endereços de e-mail. Veja os detalhes em Palavras que não podem ser usadas em endereços de e-mail. Ao criar grupos em groups.google.com, consulte as palavras reservadas.

    Se você está criando um grupo com uma conta do trabalho ou da escola, o endereço de e-mail pode incluir um sufixo, como -criado-pelo-usuario. Por exemplo, se o nome do grupo for treinamento, o endereço de e-mail poderá ser treinamento-criado-pelo-usuario@seu_domínio.

    Proprietários do grupo (Opcional) Procure o nome ou endereço de e-mail dos usuários que terão a função de proprietário.
  5. Escolha as configurações para os participantes com as funções "Proprietário", "Gerente" e "Participante". Em seguida, escolha se o grupo está aberto para toda a organização e pessoas fora da organização (usuários externos):

    Configuração

    Descrição

    Tipo de acesso

    Selecione um tipo de acesso pré-configurado ou escolha as configurações manualmente:

    • Público: aberto para qualquer pessoa na sua organização. Dependendo das configurações, também pode ser aberto para pessoas fora da organização. É possível que os grupos com a configuração "Público" recebam mais mensagens de spam, porque remetentes mal-intencionados muitas vezes enviam spam para endereços de e-mail que encontram em sites públicos.
    • Equipe: aberto para uma equipe específica na sua organização. Por exemplo, para um departamento interno.
    • Somente anúncio: usado para transmitir informações para um grupo. Por exemplo, para divulgar notícias da empresa.
    • Restrito: selecione para criar um grupo particular com funcionários que compartilham informações particulares ou confidenciais.
    • Personalizado: mostra que as configurações foram feitas manualmente.

    Configurações de acesso

    Escolha configurações para cada categoria de usuários. Estas configurações determinam o que as pessoas podem fazer no grupo. Você também pode definir permissões com base em funções para o grupo no Grupos do Google (groups.google.com). Saiba mais sobre as funções de grupo.

    Observação:a categoria "Externo" inclui qualquer pessoa fora da sua organização. Pessoas externas não precisam ser participantes de um grupo.

    • Entrar em contato com os proprietários: quem tem permissão para enviar e-mail diretamente aos proprietários do grupo.
    • Ver participantes: quem tem permissão para ver os participantes do grupo.
    • Ver conversas: quem tem permissão para ver as conversas postadas no grupo. As pessoas fora da sua organização que não são participantes (usuários externos) só poderão ver as conversas se as opções de compartilhamento do Grupos para empresas estiverem definidas como Público na Internet.
    • Publicar postagens: quem tem permissão para publicar mensagens no grupo.

    Configurações de inscrição

    Escolha se as pessoas com função de proprietário, gerente ou participante podem adicionar participantes ao grupo diretamente, enviar convites e aprovar solicitações de participação.

    Quem pode participar do grupo

    Escolha como adicionar pessoas ao grupo:

    • Qualquer pessoa da organização pode pedir: as pessoas na organização precisam pedir para participar do grupo e ser aprovadas.
    • Qualquer pessoa na organização pode participar: as pessoas na organização podem se adicionar ao grupo diretamente.
    • Apenas usuários convidados: as pessoas só poderão participar do grupo se tiverem sido convidadas. 

    Permitir participantes fora da sua organização

    Desative esta configuração para impedir a adição de pessoas externas ou ative-a para permitir pessoas externas no grupo.

    Observação: no Grupos do Google, você poderá adicionar pessoas externas a grupos no Google Admin Console, seja qual for a configuração de associação externa, se for um administrador.

     

  6. Clique em Criar grupo.Antes de enviar a primeira mensagem, aguarde alguns minutos até que o grupo seja ativado. Caso contrário, você receberá uma notificação informando que não foi possível entregar sua mensagem.
Usar o Grupos do Google
  1. Faça login no Grupos do Google.
  2. No canto superior esquerdo, clique em Criar grupo.
  3. Digite as informações e escolha as configurações do grupo.
    Referência de configurações.
  4. Clique em Criar grupo.

Antes de enviar a primeira mensagem, aguarde alguns minutos até que o grupo seja ativado. Caso contrário, você receberá uma notificação informando que não foi possível entregar sua mensagem.

Próxima etapa: definir o tipo de grupo como Caixa de entrada colaborativa


Referência de configurações

Informações do grupo

Opção Descrição
Nome do grupo
Nome que identifica o grupo em listas e mensagens. Siga estas diretrizes:
  • Os nomes podem ter até 73 caracteres.
  • Use nomes que deixem clara a finalidade do grupo.

 

 

E-mail do grupo

​Endereço de e-mail usado para o grupo. Se houver mais de um domínio, selecione o apropriado na lista. Os endereços de e-mail podem ter até 63 caracteres. Esse limite não inclui o domínio do endereço, como @gmail.com.

Algumas palavras são reservadas e não podem ser usadas em endereços de e-mail. Veja os detalhes em Palavras que não podem ser usadas em endereços de e-mail. Ao criar grupos em groups.google.com, consulte as palavras reservadas.

Se você está criando um grupo com uma conta do trabalho ou da escola, o endereço de e-mail pode incluir um sufixo, como -criado-pelo-usuario. Por exemplo, se o nome do grupo for treinamento, o endereço de e-mail poderá ser treinamento-criado-pelo-usuario@seu_domínio.

Descrição do grupo

A finalidade do grupo ou como ele é usado. Essas informações aparecem na página "Sobre" do grupo. Você pode incluir dados sobre os participantes e o conteúdo, perguntas frequentes, links para grupos relacionados, entre outras opções.

Configurações de privacidade

Opção  Descrição
Quem pode pesquisar pelo grupo

Escolha a seguir quem pode encontrar o grupo ao pesquisar por nome, endereço de e-mail ou conversas:

  • Participantes do grupo: essa opção só aparecerá se você tiver feito login em uma conta escolar ou de trabalho e o administrador permitir que os proprietários ocultem os grupos do diretório.
  • Participantes da organização: essa opção só aparecerá se você tiver feito login em uma conta escolar ou de trabalho.
  • Qualquer pessoa na Web: essa opção só aparecerá se você tiver feito login em uma conta escolar ou de trabalho e o administrador tiver tornado os grupos públicos.

 

Quem pode participar do grupo

Escolha uma das seguintes opções:

  • Somente usuários convidados: as pessoas precisam ser convidadas para participar do grupo. Elas não podem se adicionar nem pedir para participar.
  • Qualquer pessoa da organização pode pedir para participar: as pessoas na sua organização podem pedir para serem adicionadas ao grupo. Essa opção só aparecerá se você tiver feito login em uma conta escolar ou de trabalho.
  • Qualquer pessoa da organização pode participar: as pessoas na sua organização podem se adicionar ao grupo.Essa opção só aparecerá se você tiver feito login em uma conta escolar ou de trabalho.
  • Qualquer pessoa pode pedir: qualquer pessoa na Web pode pedir para ser adicionada ao grupo. Essa opção só aparecerá se você tiver feito login em uma conta escolar ou de trabalho e seu administrador tiver definido a opção para os proprietários dos grupos permitirem participantes externos.
  • Qualquer pessoa pode participar: qualquer pessoa na Web pode se adicionar ao grupo. Essa opção só aparecerá se você tiver feito login em uma conta escolar ou de trabalho e seu administrador tiver definido a opção para os proprietários dos grupos permitirem participantes externos.
Quem pode ver as conversas Selecione quem pode ver as conversas postadas no grupo.
Quem pode postar Selecione quem pode enviar mensagens para o endereço de e-mail do grupo.
Quem pode ver os participantes Selecione quem pode ver a lista de participantes do grupo. 

Adicionar participantes

Opção Descrição
Participantes do grupo Os nomes ou os endereços de e-mail das pessoas que serão adicionadas e terão a função "Participante".
Todas as pessoas do grupo têm a função de participante. As permissões definidas para essa função são automaticamente concedidas aos gerentes e proprietários.
Gerentes do grupo Os nomes ou os endereços de e-mail das pessoas que serão adicionadas e terão a função "Gerente". 

Por padrão, os gerentes têm os mesmos recursos que os proprietários, exceto os seguintes:

  • Excluir o grupo
  • Transformar outro participante em proprietário
  • Alterar a função de um proprietário para gerente ou participante 

Os proprietários de grupos podem definir qualquer permissão como exclusiva dos proprietários, limitando ainda mais o que os gerentes podem fazer. No entanto, os gerentes sempre podem ajustar as configurações do grupo por conta própria.

Um grupo não pode ter a função "Gerente" de outro grupo.

Proprietários do grupo Os nomes ou os endereços de e-mail das pessoas que serão adicionadas e terão a função "Proprietário".  

Os participantes com a função "Proprietário" podem fazer o seguinte:

  • Enviar mensagens para o grupo
  • Adicionar ou remover participantes do grupo, inclusive proprietários
  • Alterar a função de um participante (por exemplo, para "Proprietário")
  • Alterar as configurações do grupo
  • Excluir o grupo
  • Exportar as associações e mensagens do grupo

A função "Proprietário" pode ser atribuída a qualquer participante do grupo. No entanto, um grupo não pode ter a função "Proprietário" de outro grupo.

Mensagem de boas-vindas Uma mensagem enviada por e-mail às pessoas adicionadas ao grupo sem terem sido convidadas. Só está disponível quando a opção "Adicionar participantes diretamente" está ativada.
Mensagem do convite Uma mensagem enviada por e-mail às pessoas convidadas para participar do grupo. Os convidados clicam em um link no convite para participar. Só está disponível quando a opção "Adicionar participantes diretamente" está desativada
Inscrição

As preferências para receber e-mails do grupo. Veja as opções:

  • Cada e-mail: cada mensagem é enviada por e-mail assim que é postada no grupo.
  • E-mail de resumos: vários e-mails com os resumos de até 150 mensagens são enviados a cada dia.
  • Resumo por e-mail: vários e-mails com até 25 mensagens completas são enviados a cada dia.
  • Nenhum e-mail: nenhuma mensagem de e-mail é enviada pelo grupo.

Para receber os resumos das mensagens de um grupo de uma das duas maneiras acima, você precisa ativar o histórico de conversas do grupo.

Adicionar participantes diretamente

Você pode adicionar participantes ao grupo diretamente ou convidar pessoas para participar.

Quando a opção "Adicionar participantes diretamente" está ativada, os usuários especificados são adicionados ao grupo com as configurações de inscrição selecionadas. Os participantes podem alterar as próprias configurações de inscrição.

Quando a opção "Adicionar participantes diretamente" está desativada, os usuários especificados recebem um convite por e-mail para participar do grupo. Eles só são adicionados depois que aceitam esse convite.

Etapa 2: ativar os recursos da Caixa de entrada colaborativa para o grupo

  1. Faça login no Grupos do Google.
  2. Clique no nome de um grupo.
  3. À esquerda, clique em Configurações do grupo.
  4. Em Ativar recursos adicionais do Grupos do Google, selecione Caixa de entrada colaborativa.

Antes de enviar a primeira mensagem, aguarde alguns minutos até que o grupo seja ativado. Caso contrário, você receberá uma notificação informando que não foi possível entregar sua mensagem.

Isso foi útil?
Como podemos melhorá-lo?

Precisa de mais ajuda?

Faça login e veja mais opções de suporte para resolver o problema rapidamente.