Cómo administrar grupos

Crear bandejas de entrada colaborativas


Este artículo está dirigido a administradores. Para gestionar tus propios grupos, visita el Centro de Ayuda de Grupos de Google.
Para usar esta función, debes activar Grupos de Google para empresas.

Puedes usar las bandejas de entrada colaborativas en Grupos de Google. Los miembros de la bandeja de entrada colaborativa que tengan los permisos adecuados pueden asignarse conversaciones entre sí para hacer un seguimiento.

Por ejemplo, puedes crear un grupo para tu servicio de asistencia técnica o de atención al cliente con la dirección asistencia@tu-dominio.com y, después, añadir a tu personal de asistencia como miembros del grupo y permitir que personas ajenas a la organización envíen mensajes al grupo.

Cuando el personal de asistencia recibe un mensaje, puede:

  • Asignar la responsabilidad de las conversaciones a miembros del grupo.
  • Definir el estado de las conversaciones resueltas: completadas, duplicadas o no es necesaria ninguna acción.
  • Buscar conversaciones por estado de resolución o por usuario asignado

Paso 1: Crea un grupo

Usar la consola de administración
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Grupos.
  3. En la parte superior izquierda, haz clic en Crear grupo.
  4. Introduce la información que se solicita más abajo y haz clic en Siguiente.
     
    Ajuste Descripción
    Nombre
    Nombre que identifica al grupo en listas y mensajes. Sigue estas directrices:
    • Los nombres pueden tener hasta 73 caracteres.
    • Utiliza nombres que te permitan identificar la finalidad del grupo fácilmente.

     

     

    Descripción

    Finalidad del grupo o cómo se utiliza. Estos datos aparecen en la página Información del grupo. Puedes incluir, por ejemplo, información sobre los miembros del grupo, el contenido del grupo, preguntas frecuentes, enlaces a grupos relacionados, etc.

    Correo electrónico del grupo

    ​Dirección de correo electrónico utilizada para el grupo. Si aparece más de un dominio en la lista, selecciona el que te interese. Las direcciones de correo electrónico pueden tener un máximo de 63 caracteres. Este límite no incluye el dominio de la dirección, por ejemplo, @gmail.com.

    Algunas palabras están reservadas y no se pueden utilizar como direcciones de correo electrónico. Para obtener más información, consulta Palabras que no se pueden utilizar en direcciones de correo electrónico y, si creas el grupo en groups.google.com, consulta Palabras reservadas.

    Si creas tu grupo con una cuenta del trabajo o de un centro educativo, es posible que tu dirección de correo electrónico incluya un sufijo, como "-personal". Por ejemplo, si el nombre de tu grupo es formación, la dirección de correo electrónico real sería formación-personal@tu_dominio.

    Propietarios del grupo (Opcional) Busca el nombre o la dirección de correo electrónico de los miembros del grupo que tendrán la función de propietario.
  5. Configura los ajustes de los miembros del grupo con las funciones de propietario, administrador y miembro. A continuación, elige si el grupo estará abierto a toda la organización y a usuarios externos:

    Ajuste

    Descripción

    Tipo de acceso

    Selecciona un tipo de acceso predefinido o elige los ajustes manualmente:

    • Público: abierto a cualquier miembro de tu organización. En función de los ajustes definidos, también puede estar abierto a personas ajenas a tu organización. Los grupos que activen este ajuste recibirán más mensajes de spam, ya que los remitentes malintencionados suelen enviar spam a direcciones de correo electrónico que aparecen en sitios web de acceso público.
    • Equipo: abierto a un equipo concreto de tu organización. Selecciona esta opción para crear el grupo de un equipo o de un departamento interno determinado.
    • Solo anuncio: se utiliza para enviar información a un grupo. Por ejemplo, con este ajuste puedes hacer que reciban notificaciones sobre la empresa.
    • Restringido: opción de grupo privado para empleados que compartan información privada o sensible.
    • Otro: muestra que los ajustes se han configurado manualmente.

    Configuración de acceso

    Elige los ajustes de cada categoría de usuarios. Estos ajustes determinan lo que los usuarios pueden hacer en el grupo, aunque también puedes definir en Grupos de Google (groups.google.com) permisos según la función que tenga cada usuario en el grupo. Consulta información sobre las funciones de grupo.

    Nota: La categoría Externa incluye a cualquier persona ajena a tu organización, sean o no miembros del grupo.

    • Contactar con propietarios: quién puede enviar directamente un correo electrónico a los propietarios de un grupo.
    • Ver miembros: quién puede ver los miembros del grupo.
    • Ver conversaciones: quién puede ver las conversaciones publicadas en el grupo. Los usuarios que no sean miembros del grupo y sean ajenos a tu organización (en la categoría Externa) solo pueden ver las conversaciones si, en las opciones para compartir de Grupos para empresas, se ha seleccionado el ajuste Público en Internet.
    • Publicar contenido: quién puede publicar mensajes en el grupo. 

    Configuración de miembro

    Elige si los integrantes de un grupo que tengan la función de propietario, gestor o miembro pueden añadir usuarios directamente, invitarlos o aprobar solicitudes para que se unan.

    Quién puede unirse al grupo

    Elige una opción para añadir usuarios al grupo:

    • Cualquier persona de la organización puede solicitarlo: los usuarios de la organización deben pedir permiso para unirse al grupo y ser aceptados.
    • Cualquier usuario de la organización puede unirse: los usuarios de la organización pueden añadirse al grupo directamente.
    • Solo usuarios invitados: solo pueden unirse al grupo los usuarios a los que se ha invitado. 

    Admitir miembros ajenos a la organización

    Desactiva este ajuste si no quieres permitir que se añadan usuarios externos o actívalo para admitir usuarios externos en el grupo.

    Nota: Si eres administrador de Grupos de Google, puedes añadir usuarios externos a grupos desde la consola de administración de Google, independientemente de si se permiten o no miembros externos.

     

  6. Haz clic en Crear grupo.Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.
Usar Grupos
  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. En la parte superior izquierda, haz clic en Crear grupo.
  3. Introduce la información y elige la configuración del grupo.
    Referencia de los ajustes
  4. Haz clic en Crear grupo.

Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.

Siguiente paso: Selecciona Bandeja de entrada colaborativa como tipo de grupo


Referencia de los ajustes

Información del grupo

Opción Descripción
Nombre del grupo
Nombre que identifica al grupo en listas y mensajes. Sigue estas directrices:
  • Los nombres pueden tener hasta 73 caracteres.
  • Utiliza nombres que te permitan identificar la finalidad del grupo fácilmente.

 

 

Correo electrónico del grupo

​Dirección de correo electrónico utilizada para el grupo. Si aparece más de un dominio en la lista, selecciona el que te interese. Las direcciones de correo electrónico pueden tener un máximo de 63 caracteres. Este límite no incluye el dominio de la dirección, por ejemplo, @gmail.com.

Algunas palabras están reservadas y no se pueden utilizar como direcciones de correo electrónico. Para obtener más información, consulta Palabras que no se pueden utilizar en direcciones de correo electrónico y, si creas el grupo en groups.google.com, consulta Palabras reservadas.

Si creas tu grupo con una cuenta del trabajo o de un centro educativo, es posible que tu dirección de correo electrónico incluya un sufijo, como "-personal". Por ejemplo, si el nombre de tu grupo es formación, la dirección de correo electrónico real sería formación-personal@tu_dominio.

Descripción del grupo

Finalidad del grupo o cómo se utiliza. Estos datos aparecen en la página Información del grupo. Puedes incluir, por ejemplo, información sobre los miembros del grupo, el contenido del grupo, preguntas frecuentes, enlaces a grupos relacionados, etc.

Configuración de la privacidad

Opción  Descripción
¿Quién puede buscar el grupo?

Elige quién puede encontrar el grupo buscando por nombre, dirección de correo electrónico o conversaciones:

  • Miembros del grupo: si has iniciado sesión con tu cuenta del trabajo o de un centro educativo, esta opción solo aparece si el administrador ha seleccionado la opción de permitir que los propietarios de los grupos puedan ocultar grupos en el directorio.
  • Miembros de la organización: esta opción solo se muestra si has iniciado sesión con tu cuenta del trabajo o de un centro educativo.
  • Cualquier usuario en la Web: si has iniciado sesión con tu cuenta del trabajo o de un centro educativo, esta opción solo aparece si el administrador ha seleccionado la opción de que los grupos sean públicos.

 

Quién puede unirse al grupo

Elige una opción:

  • Solo usuarios invitados: los usuarios solo pueden unirse al grupo mediante invitación. No pueden añadirse ellos mismos ni solicitar unirse.
  • Cualquier persona de la organización puede preguntar: los usuarios de tu organización pueden solicitar que se les añada al grupo. Esta opción solo está disponible cuando inicias sesión con tu cuenta del trabajo o de un centro educativo.
  • Cualquier usuario de la organización puede unirse: las personas de tu organización pueden añadirse directamente al grupo. Esta opción solo está disponible cuando inicias sesión con tu cuenta del trabajo o de un centro educativo.
  • Todos los usuarios pueden solicitarlo: cualquier usuario de la Web puede solicitar que se le añada al grupo. Si has iniciado sesión con tu cuenta del trabajo o de un centro educativo, esta opción solo está disponible si el administrador ha seleccionado la opción de que los propietarios de grupos puedan admitir a miembros externos.
  • Cualquiera puede unirse: cualquier usuario de la Web puede añadirse directamente al grupo. Si has iniciado sesión con tu cuenta del trabajo o de un centro educativo, esta opción solo está disponible si el administrador ha seleccionado la opción de que los propietarios de grupos puedan admitir a miembros externos.
Quién puede ver las conversaciones Selecciona quién puede ver las conversaciones publicadas en el grupo.
Quién puede publicar Selecciona quién puede enviar mensajes a la dirección de correo electrónico del grupo.
Quién puede ver a los miembros Selecciona quién puede ver la lista de miembros del grupo. 

Añadir miembros

Opción Descripción
Miembros del grupo Los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres añadir y asignar el rol de miembro.
Todos los miembros de un grupo tienen el rol de miembro. Los permisos que se asignan al rol de miembro se aplican automáticamente a los administradores y propietarios.
Administradores del grupo Los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres añadir y asignar el rol de administrador. 

De forma predeterminada, los administradores pueden hacer todo lo que hacen los propietarios, excepto lo siguiente:

  • Eliminar el grupo.
  • Cambiar el rol de un miembro por el de propietario.
  • Cambiar el rol de un propietario por el de administrador o miembro. 

Los propietarios del grupo pueden configurar cualquier permiso solo para el propietario, limitando así lo que pueden hacer los administradores. Sin embargo, los administradores siempre pueden cambiar la configuración del grupo.

Un grupo no puede ser administrador de otro.

Propietarios del grupo Los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres añadir y asignar el rol de propietario.  

Los miembros con el rol de propietario tienen los siguientes permisos:

  • Enviar mensajes al grupo.
  • Añadir o quitar miembros, incluidos los propietarios.
  • Cambiar el rol de un miembro (por ejemplo, de miembro a propietario).
  • Cambiar la configuración del grupo.
  • Eliminar el grupo.
  • Exportar suscripciones y mensajes del grupo.

Puedes asignar el rol de propietario a cualquier miembro del grupo. Sin embargo, un grupo no puede tener el rol de propietario de otro grupo.

Mensaje de bienvenida Un mensaje que se envía por correo electrónico a los usuarios cuando se añaden al grupo sin ser invitados. Esta opción solo está disponible si el ajuste "Añadir miembros directamente" está activado.
Mensaje de invitación Un mensaje que se envía a los usuarios en la invitación por correo electrónico para unirse al grupo. Los invitados pueden hacer clic en un enlace que hay en la invitación para unirse. Esta opción solo está disponible si el ajuste "Añadir miembros directamente" está desactivado
Suscripción

Preferencias de los correos electrónicos que se reciben del grupo. Estas son las opciones disponibles:

  • Cada correo: los mensajes se envían individualmente a medida que se publican en el grupo.
  • Compilación: combinación de resúmenes de hasta 150 mensajes en correos electrónicos individuales que se envían cada día.
  • Resumen: combinación de hasta 25 mensajes completos en correos electrónicos individuales que se envían cada día.
  • No recibir correo electrónico: no se envían los mensajes del grupo.

Para recibir resúmenes o compilaciones de los mensajes de un grupo, debes activar el historial de conversaciones del grupo.

Añadir miembros directamente

Opción que determina si se añaden miembros al grupo directamente o si deben recibir una invitación para unirse.

Al activar Añadir miembros directamente, los usuarios que indiques se añadirán al grupo con los ajustes de suscripción que selecciones, aunque podrán cambiarlos más adelante si quieren.

Al desactivar Añadir miembros directamente, los usuarios que indiques recibirán una invitación por correo electrónico para unirse al grupo. Solo se añaden al grupo después de aceptar la invitación.

Paso 2: Activa las funciones de la bandeja de entrada colaborativa en el grupo

  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. Haz clic en el nombre de un grupo.
  3. A la izquierda, haz clic en Configuración del grupo.
  4. En Habilitar funciones adicionales de Grupos de Google, selecciona Bandeja de entrada colaborativa.

Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.

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