Как управлять доступом к данным Рабочей статистики

Эта функция доступна в версиях Enterprise Plus и Enterprise Essentials Plus. Сравнение версий

Администратор может указать пользователей, чьи данные об использовании Google Workspace будут включаться в Рабочую статистику. Она доступна только пользователям с определенными правами.

Подготовка

Определите, какие данные будут доступны в Рабочей статистике

Чтобы данные пользователей были доступны в Рабочей статистике, для них должен быть включен этот сервис. По умолчанию Рабочая статистика включена для всех пользователей организации. Вы можете указать, какие данные следует включать в отчеты.

• Выключите или включите Рабочую статистику для определенных организационных подразделений. Если сервис включен для подразделения, данные его пользователей будут доступны в отчетах. Подробнее об организационных подразделениях…

• Включите Рабочую статистику для определенных групп. Вам нужно сделать это только в том случае, если вы хотите отфильтровать данные по определенной группе на главной странице Рабочей статистики, а в организационное подразделение, для которого включена Рабочая статистика, входят не все участники группы.

Обратите внимание!

• Данные агрегируются. В отчетах Рабочей статистики все данные пользователей агрегируются по командам. Посмотреть данные конкретного пользователя нельзя.

• Группы имеют приоритет над организационными подразделениями. Например, если пользователи входят в организационное подразделение, для которого Рабочая статистика отключена, а также являются участниками группы, для которой она включена, данные этих пользователей будут доступны в Рабочей статистике.

• Сбор данных о пользователях с лицензиями, отличными от Enterprise, нельзя выключить. Если вы выключите Рабочую статистику для организационного подразделения, в котором состоят пользователи с лицензиями, отличными от Google Workspace Enterprise, сбор данных Рабочей статистики для таких пользователей продолжится. Результаты будут показаны на главной странице сервиса в статистике каждого организационного подразделения, стоящего выше того, которое вы отключили.

• Включение Рабочей статистики не обеспечивает доступ к ней. Если вы включите Рабочую статистику для организационного подразделения или группы, данные их пользователей станут доступны в отчетах сервиса. Однако чтобы сотрудники могли просматривать данные, необходимо предоставить им соответствующие права.

Решите, как вы хотите фильтровать данные в Рабочей статистике

Выбрав пользователей, данные которых будут доступны в отчетах, вы можете настроить фильтрацию. Фильтровать данные можно по следующим типам команд:

• Организационные подразделения, для которых включена Рабочая статистика.
• Проектные команды, которые формируются на основе профилей пользователей в консоли администратора.
• Группы, которые вы добавили в список "Группы фильтрации" в консоли администратора.

Примечание. Вы можете предоставить сотрудникам права, позволяющие фильтровать данные по определенным типам команд. Подробнее о том, как предоставить доступ к Рабочей статистике…

Как определить минимальную численность команды для фильтрации

Фильтровать данные команды в Рабочей статистике можно, только если в нее входит не менее 10 человек. Ограничения по минимальному размеру команды делают невозможной идентификацию данных отдельных пользователей. Если в команду входит меньше 10 сотрудников, она не будет видна в фильтре по командам в Рабочей статистике. Однако данные такой команды будут включены в агрегированные данные для всех команд, в которые она входит по организационной структуре.

Пример. Предположим, у вас есть подразделение Продажи с 20 пользователями. У него есть дочернее организационное подразделение, которое называется Западный округ и насчитывает девять пользователей. Подразделение Западный округ не будет видно в фильтре команд, но его данные будут включены в показатели подразделения Продажи.

Шаг 1. Включите или отключите Рабочую статистику для организационных подразделений

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора выберите ПриложенияGoogle WorkspaceРабочая статистика.

   В правом верхнем углу серого поля нажмите Изменить статус сервиса .
   В левой части страницы появятся названия организации верхнего уровня и всех организационных подразделений.

3. При необходимости включите или выключите сервис для организационного подразделения:

   1. В левой части страницы выберите организационное подразделение.
   2. Для статуса сервиса выберите значение Вкл. или Выкл.
   3. Выберите один из вариантов:
      • Если для статуса сервиса установлено значение Унаследовано и вы хотите, чтобы настройка продолжала действовать при изменении параметров родительской организации, нажмите Переопределить.
      • Если установлено значение Переопределено, нажмите Наследовать, чтобы применить настройки родительской организации, или Сохранить, чтобы использовать новое значение параметра (даже если настройки родительской организации изменятся).
        Подробнее о структуре организации…

Примечание. Может потребоваться до 72 часов, чтобы организационные подразделения появились в Рабочей статистике.

Шаг 2. Включите Рабочую статистику для групп (необязательно)

Важно! Это необходимо только в том случае, если вы хотите фильтровать данные Рабочей статистики по определенной группе, а некоторые ее участники не входят в организационное подразделение, для которого включен этот сервис.

Отключить Рабочую статистику для групп нельзя. Однако вы можете отменить для группы статус сервиса Включено.

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора выберите ПриложенияGoogle WorkspaceРабочая статистика. 

3. В правом верхнем углу серого поля нажмите Изменить статус сервиса .
   В левой части страницы появятся названия организации верхнего уровня и всех организационных подразделений.

4. Найдите и выберите группу в разделе Группы слева.
5. Справа рядом с параметром Статус сервиса установите флажок Включено.

   Чтобы отключить активный статус сервиса для группы, снимите флажок Включено.

6. Нажмите Сохранить.

Шаг 3. Настройте фильтрацию данных по группам (необязательно)

Чтобы фильтровать данные по группам на главной странице Рабочей статистики, сначала необходимо добавить их в список "Группы фильтрации".

Для этого выполните следующие действия:

Чтобы получать более точную статистику, пользователи могут фильтровать данные в журналах аудита по группам. Чтобы группа появилась в фильтрах, ее нужно добавить в список "Группы фильтрации". Это позволяет избежать включения в результаты конфиденциальной информации, такой как религия и пол.

В статистику включаются данные о группе только с момента ее добавления в список групп фильтрации и до ее удаления. Журналы аудита, созданные до добавления группы в список "Группы фильтрации", фильтровать по группе нельзя.

Как управлять группами фильтрации

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора откройте страницу Группы фильтрации.
3. Нажмите Добавить группы.
4. Найдите группу: начните вводить ее название или адрес электронной почты, а затем выберите нужный вариант из списка предложений.
5. Если вы хотите добавить ещё одну группу, найдите и выберите ее.
6. Когда группы будут выбраны, нажмите Добавить.
7. Если вы хотите удалить группу, нажмите на значок Удалить группу рядом с ней.
8. Нажмите Сохранить.

Рабочая статистика рассчитывает данные участников группы со дня ее добавления. Однако прежде чем данные появятся на главной странице Рабочей статистики, может пройти до 12 часов.

Шаг 4. Определите состав проектных команд (необязательно)

Если вы хотите фильтровать данные по одной или нескольким проектным командам, убедитесь, что в консоли администратора задана структура подчиненности сотрудников организации. Эта структура формируется на основе поля Адрес электронной почты руководителя в профиле пользователя.

Если структура подчиненности в консоли не задана, выполните одно из следующих действий:

• Заполните поле Адрес электронной почты руководителя в профиле всех пользователей.
• Если вы определили руководителей своих пользователей в Microsoft Active Directory или на другом сервере LDAP, заполните поле Адрес электронной почты руководителя в профилях всех пользователей с помощью Google Cloud Directory Sync.

Дальнейшие действия

После включения Рабочей статистики предоставьте доступ к данным отчетов.