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En tant qu'administrateur, vous pouvez spécifier les données d'utilisation Google Workspace des utilisateurs disponibles dans le tableau de bord Work Insights. Seuls les utilisateurs disposant des droits appropriés peuvent accéder au tableau de bord.
Choisir les données à mettre à disposition dans Work Insights
Pour que les données des utilisateurs soient disponibles dans le tableau de bord Work Insights, vous devez vous assurer que Work Insights est bien activé pour ces utilisateurs. Par défaut, Work Insights est activé pour l'ensemble de votre organisation. Toutefois, vous pouvez choisir les données spécifiques que vous souhaitez collecter pour le tableau de bord :
- Activez ou désactivez Work Insights pour des unités organisationnelles spécifiques. Si Work Insights est activé pour une unité organisationnelle, les données concernant ses utilisateurs sont disponibles dans le tableau de bord Work Insights. En savoir plus sur les unités organisationnelles
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Activez Work Insights pour des groupes spécifiques. Vous devez effectuer cette opération uniquement si vous souhaitez filtrer les données selon un groupe spécifique dans le tableau de bord Work Insights, et si tous les membres du groupe ne font pas déjà partie d'une unité organisationnelle pour laquelle Work Insights est activé.
Important :
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Les données sont agrégées : toutes les données des utilisateurs sont agrégées par équipe dans le tableau de bord Work Insights. Vous ne pouvez pas afficher les données d'un utilisateur individuel.
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Les groupes prévalent sur les unités organisationnelles : par exemple, si les utilisateurs se trouvent dans une unité organisationnelle pour laquelle Work Insights est désactivé, mais également dans un groupe pour lequel cette fonctionnalité est activée, les données de ces utilisateurs sont disponibles dans Work Insights.
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La collecte de données pour les utilisateurs disposant de licences autres qu'Enterprise ne peut pas être désactivée : si vous désactivez Work Insights pour une unité organisationnelle dont font partie des utilisateurs disposant de licences autres que Google Workspace Enterprise, Work Insights continuera à collecter les données pour ces utilisateurs. Dans le tableau de bord de Work Insights, ces données s'affichent pour toutes les unités organisationnelles de niveau supérieur à celle que vous avez désactivée.
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L'activation de Work Insights ne constitue pas une autorisation d'accès : si vous activez Work Insights pour une unité organisationnelle ou un groupe, les données de ses membres sont disponibles dans Work Insights. Pour permettre aux utilisateurs d'accéder à Work Insights, vous devez leur attribuer des droits.
Déterminer la manière dont vous souhaitez filtrer les données dans Work Insights
Une fois que vous avez sélectionné les données des utilisateurs à mettre à disposition dans Work Insights, vous pouvez choisir comment filtrer les données dans le tableau de bord. Vous pouvez filtrer les données en fonction des types d'équipe suivants :
- Les unités organisationnelles pour lesquelles vous avez activé Work Insights
- Les équipes de responsables définies en fonction des profils des utilisateurs dans la console d'administration
- Les groupes que vous avez autorisés dans la console d'administration
Remarque : Vous pouvez attribuer des droits à d'autres membres du personnel pour filtrer les données en fonction de types d'équipes spécifiques. Pour en savoir plus, consultez Accorder l'accès à Work Insights.
Comprendre la taille minimale d'équipe requise pour le filtrage
Vous pouvez filtrer les données d'une équipe séparément dans le tableau de bord Work Insights uniquement si celle-ci compte au moins 10 membres. Cette taille minimale permet d'éviter l'identification des données d'un utilisateur individuel. Si une équipe n'atteint pas ce prérequis, elle n'apparaît pas dans le filtrage par équipe du tableau de bord Work Insights. Toutefois, les données de cette équipe sont incluses dans les données agrégées des équipes situées au-dessus d'elle dans la structure organisationnelle.
Exemple : Supposons qu'une unité organisationnelle appelée Service commercial compte 20 utilisateurs. Service commercial comprend une unité organisationnelle enfant appelée Sud-Ouest, qui compte 9 utilisateurs. L'unité organisationnelle Sud-Ouest n'apparaît pas dans le filtrage par équipe, mais ses données seront incluses dans les statistiques de l'unité organisationnelle Service commercial.
Étape 1 : Activez ou désactivez Work Insights pour les unités organisationnelles
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Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
- Dans la console d'administration, accédez à Applications
Google Workspace
En haut à droite de la zone grisée, cliquez sur Modifier le service
.
L'organisation racine et les unités organisationnelles qu'elle contient s'affichent sur la gauche. -
(Facultatif) Pour activer ou désactiver un service pour une unité organisationnelle :
- Sur la gauche, sélectionnez l'unité organisationnelle souhaitée.
- Pour modifier l'état du service, sélectionnez Activé ou Désactivé.
- Choisissez une option :
- Si l'état du service est défini sur Hérité et que vous souhaitez conserver le paramètre mis à jour, même si le paramètre parent est modifié, cliquez sur Remplacer.
- Si l'état du service est défini sur Remplacé, cliquez sur Hériter pour rétablir le paramètre parent, ou cliquez sur Enregistrer pour conserver le nouveau paramètre, même si le paramètre parent est modifié.
Remarque : En savoir plus sur la structure organisationnelle
Remarque : Un délai de 72 heures peut être nécessaire pour que les unités organisationnelles s'affichent dans le tableau de bord Work Insights.
(Facultatif) Étape 2 : Activez Work Insights pour les groupes
Important : Vous ne devez effectuer cette opération que si vous souhaitez filtrer les données en fonction d'un groupe spécifique dans Work Insights, et que tous les membres de ce groupe ne font pas partie d'une unité organisationnelle pour laquelle Work Insights est activé.
Vous ne pouvez pas désactiver Work Insights pour les groupes. Toutefois, si vous activez Work Insights pour un groupe, vous pouvez supprimer ou retirer son état "Activé".
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Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
- Dans la console d'administration, accédez à Applications
-
En haut à droite de la zone grisée, cliquez sur Modifier le service
L'organisation racine et les unités organisationnelles qu'elle contient s'affichent sur la gauche. - À gauche, sous Groupes, recherchez ou sélectionnez un groupe.
- À droite, à côté d'État du service, cochez l'option Activé.
Vous pouvez également supprimer l'état "activé" du groupe en décochant l'option Activé.
- Cliquez sur Enregistrer.
(Facultatif) Étape 3 : Configurez le filtrage par groupe
Pour filtrer les données par groupe dans le tableau de bord Work Insights, vous devez d'abord autoriser les groupes.
Pour autoriser des groupes dans Work Insights:
Le filtrage des journaux d'audit à l'aide d'un groupe Google permet de générer des statistiques et d'améliorer les performances, car seuls les groupes sélectionnés font l'objet d'un suivi. Vous devez ajouter explicitement ces groupes à la liste d'autorisation de vos groupes de filtrage, car les résultats peuvent inclure des informations sensibles telles que la religion, le genre et d'autres données.
Les résultats du groupe de filtrage ne peuvent être renvoyés qu'après l'ajout du groupe, jusqu'à sa suppression. Les journaux d'audit et les événements créés avant l'ajout du groupe ne peuvent pas être filtrés à l'aide de celui-ci.
Gérer votre liste d'autorisation de groupes de filtrage
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Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
- Dans la console d'administration, accédez à la page Groupes de filtrage.
- Cliquez sur Ajouter des groupes.
- Recherchez un groupe en saisissant les premiers caractères de son nom ou de son adresse e-mail. Lorsque vous avez trouvé le groupe, sélectionnez-le.
- (Facultatif) Pour ajouter un autre groupe, recherchez-le et sélectionnez le groupe.
- Une fois les groupes sélectionnés, cliquez sur Ajouter.
- (Facultatif) Pour supprimer un groupe, cliquez sur Supprimer le groupe
.
- Cliquez sur Enregistrer.
Work Insights calcule les données pour les membres du groupe à partir du jour où vous ajoutez le groupe, mais il peut s'écouler jusqu'à 12 heures avant que les données n'apparaissent dans le tableau de bord Work Insights.
Étape 4 : Définissez les équipes des responsables
Si vous souhaitez filtrer les données en fonction d'une ou de plusieurs équipes de responsables, assurez-vous que leur structure hiérarchique est définie dans la console d'administration. Cette structure est basée sur le champ Adresse e-mail du responsable de chaque profil utilisateur.
Si votre structure hiérarchique n'est pas déjà définie dans la console d'administration, effectuez l'une des opérations suivantes :
- Dans le champ Adresse e-mail du responsable du profil de chaque utilisateur, saisissez l'adresse e-mail de leur responsable.
- Si vous avez défini les responsables de vos utilisateurs dans Microsoft Active Directory ou tout autre serveur LDAP, renseignez le champ Adresse e-mail du responsable pour chaque utilisateur à l'aide de Google Cloud Directory Sync.
Étapes suivantes
Après avoir activé Work Insights, autorisez l'accès au tableau de bord Work Insights.
